王 冬

(無錫商業(yè)職業(yè)技術學院， 江蘇 無錫 214153)

高校實驗室是高校開展教學、科研和社會服務的重要載體,涉及到人、財、物、場地、設備與信息技術管理等方方面面。隨著國家教育經費投入的不斷增加,用于高校實驗室新建、改建、擴建的投入也不斷增加。與資金大量投入形成鮮明對比的是高校在實驗室成本管理方面還存在著諸多不足。高校實驗室成本按動因分類,可分為建設成本、管理成本、運行成本三類。建設成本主要指實驗室建設初期為使實驗室達到預定可運行狀態(tài)所發(fā)生的各類投入,包括設計、施工、設備設施、裝修裝飾等各項支出,按成本性態(tài)劃分,建設成本屬于固定成本范疇；管理成本主要指為維持實驗室正常運轉所發(fā)生的非實驗性的各項支出,主要包括管理人員工資、儀器設備維護維修費用、可能的物資損耗、折舊等,管理成本在一定范圍內相對穩(wěn)定,按成本性態(tài)劃分屬于半變動成本范疇；運行成本主要指實驗室實現其功能所發(fā)生的實驗物資、低值易耗品、水電等各項消耗,運行成本與實驗室的運行時間高度相關,按成本性態(tài)劃分屬于變動成本范疇。

1 高校實驗室成本管理問題分析

從成本動因分類看,高校實驗室成本管理存在的問題可歸納為建設成本、管理成本和運行成本三類。

1.1 統(tǒng)籌規(guī)劃欠缺,建設成本不經濟

高校實驗室建設統(tǒng)籌規(guī)劃欠缺主要表現為高校在實驗室建設中缺乏全局觀和發(fā)展觀,一是未能從全校角度統(tǒng)籌實驗室建設功能和建設需求,導致功能相近或可以進行功能合并的實驗室存在重復建設和閑置問題,二是實驗室建設缺乏對未來發(fā)展規(guī)劃的通盤考慮,導致后期改擴建成本額外增加。

無必要的重復建設和實驗資源的閑置是高校實驗室建設成本不經濟的首要原因。目前高校實驗室以切塊管理模式居多,為了各自實驗活動開展的便利,各二級院系在實驗室建設中更多的是關注有沒有的問題,加之論證審批環(huán)節(jié)信息不對稱導致高校一些通用性的實驗室,特別是依托電腦開展實驗活動的實驗室重復建設問題尤為嚴重[1]。還有的學校傾向于圍繞課程設置單科實驗室,忽略了單科實驗室專業(yè)口徑窄、功能單一、共用性差的問題,一個實驗室只能為一門課程服務,實驗室使用效率不高,實驗資源閑置現象嚴重。

整體建設規(guī)劃意識欠缺,改擴建成本偏高是高校實驗室建設成本不經濟的另一個原因。有的高校在實驗室建設過程中,缺乏長遠意識,在實驗室設計和建設過程中未能有效考慮實驗室后期改造升級對現有基礎建設和設備的有效利用及后期改造的便利,造成原有投入的浪費和后期改造的高成本[2]。建設成本不經濟在設備選型上同樣存在,由于前期建設經費的制約,以夠用原則配置的設備往往在后期改造中淪為“雞肋”。用之,與實驗室整體需求不配套,棄之,在物理壽命上還不到年限,學校資產管理系統(tǒng)中很多設備閑置都起因于此[3]。

1.2 信息化程度不高,管理成本偏高

高校實驗室信息化程度不高主要表現為實驗室管理手段落后,未能有效利用信息化手段實現實驗室日常管理、實驗室運行數據采集與應用、設備維護與維修及實驗物資管理等工作的信息化,導致管理效率偏低,管理成本偏高[4]。

人工費用是實驗室管理成本的動因之一,也是高校實驗室管理成本偏高的主要影響因素。當前多數高校實驗室日常管理仍處于傳統(tǒng)管理模式階段,實驗室開關門依靠實驗室管理員,實驗資源調配與使用嚴重依賴線下途徑辦理,實驗室運行數據采集與應用未能有效利用互聯網+等新技術,實驗室管理人員忙于日常低水平重復勞動,其整體人工效能偏低,人工成本居高不下導致實驗室管理成本偏高[5]。

實驗室管理信息化水平低,缺乏有效降低設備維護維修及實驗物資管理費用的措施是實驗室管理成本偏高的另一原因。特別是隨著實驗室功能的多樣化和規(guī)模的增大,設備的運行狀態(tài)、實驗物資的庫存情況將產生大量數據,單純依靠傳統(tǒng)的手工臺賬進行管理不僅低效而且管理成本極大。因管理手段落后,帶來的設備維護不及時、實驗物資短缺、材料或配件不恰當購置、實驗物資過期等問題將必然導致實驗室管理成本偏高[6]。

1.3 定額管理開展不力,創(chuàng)新程度不夠,運行成本偏高

高校實驗室定額管理開展不力,實驗物資使用缺乏標準,導致實驗物資使用浪費是實驗室運行成本偏高的主要原因。實驗物資雖然不像固定資產價值大,但它范圍廣、品種多、用量大,是實驗室運行成本的重要構成部分。但因高校實驗項目種類多,項目與項目之間差異性較大,項目不同,實驗物資耗用種類和數量均不一樣,給高校實驗室開展定額管理帶來較大的難度。目前,多數高校對實驗室運行成本的定額管理還停留在用水、用電、用房定額管理的初級階段,而既無使用定額壓力,又缺少績效考核推動的高校實驗物資管理尚處于粗放管理階段。實驗物資使用的不經濟,必然帶來實驗室運行成本的偏高。

高校實驗室創(chuàng)新程度不夠主要表現為實驗室在利用新工藝、新材料、新儀器、新技術等方面敏感性不強,節(jié)約型的新工藝、新材料、新儀器、新技術的使用沒有做到與時俱進,導致運行成本偏高。利用節(jié)約型新工藝、新材料、新儀器對運行成本的影響主要是通過選用更合理的工藝、更經濟的材料、更耐用的儀器來降低實驗過程中的物資消耗,降低實驗室運行成本。新技術應用對實驗室運行成本的影響主要指高校實驗室在采用云技術、虛擬仿真等新技術取代傳統(tǒng)的以實物進行展示、驗證等功能的實驗項目時所帶來的降低運行成本優(yōu)勢。

2 高校實驗室成本管理舉措

2.1 強化統(tǒng)籌規(guī)劃,源頭控制降低建設成本

加強統(tǒng)籌管理,抓好“三個統(tǒng)一”,源頭控制降低建設成本。一是設立歸口管理部門,統(tǒng)一立項管理,避免重復建設。高校實驗室歸口管理部門可以單獨建制設立,也可以作為高校職能部門的內設機構,但無論哪一種都需明確其實驗室建設與管理的歸口管理職能。對于各種實驗室類型和各種建設資金來源,凡是實驗室建設的立項審批都必須 進行歸口管理,經歸口部門確認符合立項標準和條件的再進入到學校層面的審批環(huán)節(jié)。杜絕因資金來源渠道不同、審批主體不一以及信息不對稱等原因產生的實驗室重復建設問題。二是統(tǒng)一規(guī)劃,做好實驗室建設整體推進工作,降低實驗室搬遷和改造費用。將實驗室建設規(guī)劃融入學校中長期發(fā)展規(guī)劃,圍繞學校辦學方向和人才培養(yǎng)及科研服務的重點工作統(tǒng)籌學校實驗室建設方向和布局規(guī)劃,做好實驗室中長期建設和分年度建設安排,做到建一個成一個,減少二次搬遷,避免反復改造。三是統(tǒng)一考核管理,提高建設成本的效用。高校實驗室歸口管理部門應針對不同類型的實驗室,圍繞實驗室綜合利用、教科研服務、實驗室管理、社會服務與創(chuàng)新等方面設立針對性的評價指標,從學校層面對各實驗室運行效果和貢獻進行量化考核和評價,將考核結果與二級院系年度考評和后期實驗室建設立項等掛鉤,通過績效考核促進實驗室建設管理與服務水平的提升,讓沉落的建設成本更經濟[7]。

2.2 推進信息化建設,管理創(chuàng)新，降低管理成本

實施信息化管理既是高校實驗室提升管理水平的重要途徑,也是降低高校實驗室管理成本的不二選擇。高校實驗室信息化管理工作是一個系統(tǒng)工程,從建設功能上看,它涉及到實驗室建設管理、實驗室人員管理、實驗教學常規(guī)管理、日常辦公管理、實驗室考核管理、儀器設備維修與管理、實驗物資與低值易耗品管理、基本數據管理、實驗室開放管理及系統(tǒng)維護等功能模塊,各功能模塊的有效實施既離不開前期良好的工作基礎,也不可能一蹴而就。因此,借助于信息化管理系統(tǒng)降低實驗室管理成本是一個漸進的過程,高校實驗室管理部門可根據各自校情采取一次規(guī)劃、分步實施的策略加以實施[8]。

做好歷史成本分析是利用信息化管理手段降低實驗室管理成本的前期準備。實驗室管理成本是實驗室維持正常運轉所發(fā)生的非實驗性的各項支出,主要包括管理人員工資、儀器設備維護維修費用、可能存在的房屋設備租金等。對實驗室歷史管理成本進行分析,主要目的是確定實驗室管理成本的主要影響要素,并分析該要素的主要成本動因,為后期實施信息化管理降低實驗室管理成本找準方向。

針對實驗室歷史管理成本分析結果,搭建具有針對性的實驗室信息化管理系統(tǒng),分步分期解決實驗室管理中的低效和盲區(qū)是降低實驗室管理成本的關鍵。以實驗室儀器設備維修為例,傳統(tǒng)管理模式下可能存在的維修不及時,備件管理無序損耗大,維修檔案不健全導致一次維修重復結算、維修未出質保期再次維修等問題均會導致實驗室管理成本偏高。通過實驗室信息化管理系統(tǒng)報修模塊的遠程監(jiān)控、在線跟蹤功能可有效解決重點儀器和設備維修不及時的問題,通過維修記錄的線上登記和維修檔案的自動生成系統(tǒng)可有效防止因維修檔案不健全而產生的維修成本額外增加等問題。當然,將儀器設備維修管理納入實驗室信息化管理系統(tǒng)是一個差別化管理的環(huán)節(jié),不同類型的儀器設備應區(qū)別對待,鑒于信息化改造投入成本的考慮,不可能、也沒有必要對全部設備實施遠程監(jiān)控和在線跟蹤。如一些單位價值不高、不易損壞、即將更新的儀器設備則沒有必要進行遠程監(jiān)控和在線跟蹤管理。

2.3 實施定額管理,過程控制降低運行成本

高校實驗室定額管理旨在通過對實驗活動中實驗物資、低值易耗品、水電等項目制定用量標準,對實驗物資、低值易耗品、水電等用量進行控制,降低實驗室運行成本。實驗室定額管理看起來比較簡單,但前期準備工作卻十分繁瑣,需要投入大量的工作。從實施流程上看,高校實驗室定額管理共分編制準備、定額測算、定額編制三個階段。

2.3.1 編制準備

(1) 編制人員組成問題。由于高校實驗室面向不同的專業(yè)領域,定額編制不僅專業(yè)性強,涉及的范圍也很廣,這就對編制人員構成提出很高的要求。較為穩(wěn)妥的做法是在學校實驗室歸口管理部門統(tǒng)一領導下,面向不同專業(yè)群,組建多個定額編制小組,小組成員可由學校實驗室歸口管理部門、專業(yè)群實驗室骨干業(yè)務人員、專業(yè)群專家等3～5人組成。

(2) 定額編制原則的確定。定額編制應本著前松后緊和民主集中兩個原則。前松后緊原則指定額編制應盡可能符合實際,定額管理的前期采取適度寬松的定額指標,定額管理的中后期再逐步調整。民主集中原則指最終指標的出臺應按照編制小組初定、相關實驗人員集中征求意見、編制小組酌情調整、校方批準發(fā)布的流程進行。

(3) 定額單位的確定。從實驗物資、低值易耗品、水電等費用的成本動因角度看,學生人數、水電用量、檢測時間、機器工時、作業(yè)準備時間、單位實驗物資消耗量等均可能被選為定額單位。具體選擇時應將占比最大、最直接的驅動動因確定為定額單位為宜。

(4) 信息收集。實驗室歷史信息是編制定額的重要參考依據之一,信息收集時間范圍一般以近兩年的數據為宜,信息收集空間范圍以目標實驗室為主,條件許可的話也可適度參考同類高校的同類實驗室相關數據[9]。信息收集的具體內容包括儀器設備運行記錄、實驗報告、用料清單、能力驗證記錄、實驗室開出記錄等。

2.3.2 定額測算

實驗室實驗物資、低值易耗品、水電等費用的定額測算是理論數據與現場實際監(jiān)測綜合運用的過程,一方面編制小組需要根據前期收集的歷史成本資料編制不同實驗項目的定額標準,另一方面還需要對一些數據不健全或明顯與實際不符合的數據通過現場實際監(jiān)測等手段來確定定額標準。

2.3.3 定額編制

定額編制主要任務是完成定額編制的成文工作,包括定額初稿編制、定額驗證、定額終稿撰寫三個階段。定額編制一般通過對定額分類列表進行展示,并配上定額編制說明。說明部分主要包括定額適用范圍、定額定義、定額組成及定額補貼等事項。其中定額補貼是對考核主體承擔非常規(guī)工作或特殊情況下可能產生的額外支出的補貼[2]。定額驗證是就定額初稿中的定額標準征求意見和消除爭議的工作,定額驗證可采取兩種方式進行,一種是會議驗證法,一種是實際操作法。會議驗證法主要是通過召集實驗室相關人員就定額標準進行討論、修改,消除爭議的過程,經過二上二下的討論和修改,將反映較大、理由較充分的定額及時進行調整。而對于會議驗證法無法解決的問題則通過實際操作法進行驗證,由定額編制方和實驗人員一起通過專門實驗的方法確定最終的定額標準。定額終稿撰寫階段則根據定額驗證的結果對定額初稿進行修改,完成定額編制。

2.4 建設創(chuàng)新型實驗室,創(chuàng)新驅動降低運行成本

加大節(jié)約型新工藝、新材料、新儀器的應用,依托新技術建設虛擬仿真模擬實驗室是建設創(chuàng)新型實驗室,以創(chuàng)新驅動降低實驗室運行成本的主要途徑。高校實驗室應樹立創(chuàng)新意識,加強對外交流和研究,及時了解行業(yè)內新工藝、新材料、新儀器應用情況,結合高校自身情況,探索實驗室運行成本降低新途徑。如在基礎有機化學實驗室管理中,可以在實驗過程和效果允許的情況下,使用新型塑料或聚四氟乙烯材質的器皿減少儀器破損,降低實驗室的運行成本。還可以通過優(yōu)化實驗流程、優(yōu)化實驗參數,在不改變實驗內容和過程,也不影響實驗教學效果的情況下,降低實驗過程中物資的消耗,降低實驗室運行成本[10]。

運用云技術、虛擬仿真等新技術建立虛擬仿真模擬實驗室,取代傳統(tǒng)的以實物進行展示、驗證等功能的實驗項目是新時期實驗室降低運行成本的另一主流途徑。虛擬仿真模擬實驗室,是在一定的軟、硬件基礎上,通過計算機系統(tǒng),依托網絡技術、多媒體技術和虛擬現實等技術構建的數字化仿真實驗環(huán)境,置于其中的實驗人員可以像在真實環(huán)境下完成預定的實驗項目,并取得類似的實驗效果[11]。

從成本視角看,虛擬仿真模擬實驗室在不需要消耗或消耗較少實驗物資的情況下實現傳統(tǒng)實驗室的教科研功能,可顯著降低實驗物資消耗量較大的實驗室運行成本。虛擬仿真模擬實驗室對實驗室運行成本的降低主要表現在以下三個方面：一是直接減少實驗過程中實驗物資的消耗,二是可以避免傳統(tǒng)實驗模式下實驗成功率低重復實驗導致的實驗物資高消耗,三是虛擬仿真模擬實驗室較傳統(tǒng)實驗室更具效率,可顯著提高實驗室的使用效率和人員效率,帶來運行成本的降低。如基于計算流體力學CFD(Computational Fluid Dynamics)的虛擬實驗室,運用計算機技術將原本需要通過實物進行的實驗數字化,提高了產品研發(fā)速度,降低了研發(fā)成本,彌補了實物實驗的局限性。

利用新技術降低實驗室運行成本要從項目實施總成本角度衡量項目的可行性。使用云技術、虛擬仿真等新技術取代傳統(tǒng)實驗方式時前期建設成本相對較大,實驗室會額外增加設備購置費、系統(tǒng)設計費等支出[12]。但項目建成后,將會有效降低實驗物資的消耗,顯著降低運行成本及管理成本,在降低實驗項目總成本方面具有較大的優(yōu)勢,特別對一些基礎性的、開出面比較廣的實驗項目而言,成本降低效果尤其明顯。

3 結語

高校實驗室成本管理是一個系統(tǒng)工程,也是高校實驗室管理中易被忽視的環(huán)節(jié)。實驗室成本管理既涉及到實驗室前期規(guī)劃,又關系到實驗室后期的運行與管理。實驗室成本管理的關鍵是通過對歷史成本信息的對標分析,發(fā)現實驗室成本管理中的盲點或薄弱點,并就盲點或薄弱點所處環(huán)節(jié)從建設成本、管理成本和運行成本三個方面加以控制,最終實現實驗室成本降低,高校資金使用效率提升的成本管理目標。