郭俊

（大全集團(tuán)有限公司，江蘇 鎮(zhèn)江 212200）

0 引言

本文以大全集團(tuán)的貨款平臺(tái)為研究對(duì)象，分析其銷售全過程現(xiàn)狀以及解決方案，然后對(duì)貨款管理方案的關(guān)鍵點(diǎn)以及提升價(jià)值展開詳細(xì)的探討，實(shí)現(xiàn)貨款平臺(tái)全過程管理，以此供相關(guān)人士參考借鑒。

1 銷售全過程分析

1.1 銷售全過程背景

目前大全集團(tuán)貨款業(yè)務(wù)的銷售活動(dòng)管理主要通過營(yíng)銷系統(tǒng)完成，簽訂合同前駐外人員通過營(yíng)銷系統(tǒng)維護(hù)活動(dòng)信息。一旦合同簽訂后，貨款業(yè)務(wù)合同的維護(hù)以及執(zhí)行在金蝶EAS中完成，實(shí)現(xiàn)銷售全過程的管理。銷售全過程管理預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)為：銷售全過程數(shù)據(jù)集成共享，駐外人員實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目狀況，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)施相應(yīng)的管理工作，以此來提高貨款平臺(tái)的工作效率和管理水平。其中數(shù)據(jù)集成共享包括營(yíng)銷系統(tǒng)與報(bào)價(jià)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成以及營(yíng)銷系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)集成[1]。

1.2 銷售全過程現(xiàn)狀

目前，大全集團(tuán)的貨款平臺(tái)中營(yíng)銷、報(bào)價(jià)以及SAP系統(tǒng)相互獨(dú)立，同時(shí)各系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能沒有特定的邏輯關(guān)系，系統(tǒng)之間的信息集成不足，不能有效將商機(jī)管理、項(xiàng)目立項(xiàng)、投標(biāo)報(bào)價(jià)、報(bào)價(jià)管理以及合同管理串聯(lián)起來。SAP系統(tǒng)中執(zhí)行合同維護(hù)、分批訂單以及應(yīng)收賬款記錄等數(shù)據(jù)信息不能及時(shí)反饋到營(yíng)銷系統(tǒng)中，從而影響到營(yíng)銷系統(tǒng)中商機(jī)管理以及項(xiàng)目推進(jìn)工作，最后不便于駐外人員查找銷售活動(dòng)信息，影響到大全集團(tuán)貨款業(yè)務(wù)的發(fā)展[2]。

1.3 銷售全過程解決方案

根據(jù)上文提到銷售全過程存在的問題，制定出以下解決方案：首先，建立和規(guī)范客戶維護(hù)數(shù)據(jù)以及維護(hù)流程，尤其是做好SAP系統(tǒng)的規(guī)范編制和管理，統(tǒng)一客戶更新機(jī)制；其次，營(yíng)銷系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)集成，有效整合商機(jī)管理、報(bào)價(jià)管理以及合同管理，并且還能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息、客戶資源、應(yīng)收賬款記錄、合同執(zhí)行情況等數(shù)據(jù)的交互，進(jìn)而達(dá)到銷售全過程信息共享的預(yù)期目標(biāo)；最后，營(yíng)銷系統(tǒng)以及SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)通過BI數(shù)據(jù)抽取，作為報(bào)表展現(xiàn)數(shù)據(jù)源，并且營(yíng)銷系統(tǒng)、報(bào)價(jià)系統(tǒng)以及SAP系統(tǒng)通過接口集成實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享功能。實(shí)施該解決方案，報(bào)價(jià)系統(tǒng)中的報(bào)價(jià)申請(qǐng)、報(bào)價(jià)執(zhí)行到報(bào)價(jià)結(jié)果能夠?qū)崿F(xiàn)閉環(huán)處理，實(shí)現(xiàn)合同履約狀態(tài)下內(nèi)外部人員信息共享。此外，EAS系統(tǒng)中應(yīng)收賬款信息能夠及時(shí)的反饋到營(yíng)銷系統(tǒng)中，然后制定提醒機(jī)制，記錄應(yīng)收賬款執(zhí)行的情況，進(jìn)而加強(qiáng)催收過程管理[3]。

1.4 解決方案的關(guān)鍵點(diǎn)

銷售全過程解決方案的關(guān)鍵點(diǎn)如下：（1）客戶信息以營(yíng)銷系統(tǒng)作為統(tǒng)一源頭，駐外人員只能通過營(yíng)銷系統(tǒng)了解客戶信息；（2）項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)審核成功后，項(xiàng)目信息中應(yīng)該明確指出銷售人員的業(yè)績(jī)分配比例，后續(xù)合同金額的分配就可以參考營(yíng)銷系統(tǒng)的項(xiàng)目信息，制定出更加合理的分配比例；（3）營(yíng)銷系統(tǒng)的“項(xiàng)目+產(chǎn)品（代表制造公司）”和SAP系統(tǒng)中的“項(xiàng)目+銷售組織”建立項(xiàng)目和合同的對(duì)應(yīng)關(guān)系。從而能夠?qū)崿F(xiàn)客戶信息的集中管理，使其只能通過營(yíng)銷系統(tǒng)管理客戶信息，保障了客戶信息的唯一性和機(jī)密性。此外，通過該方案大全集團(tuán)駐外銷售人員能夠借助營(yíng)銷系統(tǒng)，查詢項(xiàng)目立項(xiàng)信息以及對(duì)應(yīng)合同履約狀態(tài)，從而管理好后續(xù)合同維護(hù)工作。并且建立營(yíng)銷立項(xiàng)與銷售合同的對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)銷售全過程管理，使得商機(jī)管理、項(xiàng)目立項(xiàng)、投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同管理以及訂單執(zhí)行等環(huán)節(jié)能夠有序的開展下去。

2 貨款管理方案分析

2.1 貨款管理方案實(shí)施的前提條件

首先，貨款平臺(tái)的營(yíng)銷系統(tǒng)是銷售部客戶的唯一源頭，營(yíng)銷系統(tǒng)必須與SAP整合到一起，將客戶信息的同步到SAP系統(tǒng)的合同管理中（以組織機(jī)構(gòu)代碼證必填排重）；其次，報(bào)價(jià)系統(tǒng)只接受來自營(yíng)銷系統(tǒng)發(fā)出的報(bào)價(jià)申請(qǐng)，沒有經(jīng)過營(yíng)銷系統(tǒng)的申請(qǐng)不可以啟動(dòng)報(bào)價(jià)。此外，中標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)經(jīng)過項(xiàng)目支持確定后回傳到SAP系統(tǒng)；最后，營(yíng)銷系統(tǒng)立項(xiàng)每個(gè)產(chǎn)品只在一個(gè)公司，每個(gè)項(xiàng)目都要按照要求記錄到銷售合同中[4]。

2.2 管理方案概述

建立應(yīng)收計(jì)劃平臺(tái)，從合同維護(hù)作為起點(diǎn)維護(hù)應(yīng)收計(jì)劃，從合同約定維度和公司考核維度分別制定跟進(jìn)計(jì)劃執(zhí)行狀況，并針對(duì)計(jì)劃執(zhí)行偏差分析。同時(shí)還要銜接責(zé)任界定功能，針對(duì)偏差部分進(jìn)行責(zé)任界定，并確定后續(xù)措施。所以管理方案中，應(yīng)該綜合考慮合同約定維度以及公司考核維度制定應(yīng)收計(jì)劃，當(dāng)應(yīng)收計(jì)劃下達(dá)的具體責(zé)任人時(shí)，需要及時(shí)反饋應(yīng)收賬款信息，實(shí)際應(yīng)收賬款對(duì)比應(yīng)收計(jì)劃，然后與履約、財(cái)務(wù)集成更新執(zhí)行情況，進(jìn)行偏差分析。該方案能夠提高應(yīng)收管理水平，確保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性，同時(shí)根據(jù)應(yīng)收計(jì)劃制定、下達(dá)、追蹤、回籠、偏差分析構(gòu)建一個(gè)完整的貨款全過程管理體系。因此可以根據(jù)平臺(tái)前端反饋的信息，及時(shí)更新和接收每筆貨款會(huì)回籠中存在的問題，便于后續(xù)問題的處理以及平臺(tái)的優(yōu)化升級(jí)。

3 貨款平臺(tái)管理全過程分析

大全集團(tuán)貨款平臺(tái)貨款管理步驟為：維護(hù)應(yīng)收計(jì)劃、應(yīng)收計(jì)劃更新、應(yīng)收下達(dá)、催收反饋、應(yīng)收計(jì)劃更新、責(zé)任界定（資金成本）以及逾期貨款。下面根據(jù)貨款管理步驟具體分析大全集團(tuán)貨款平臺(tái)管理。

3.1 維護(hù)應(yīng)收計(jì)劃

維護(hù)應(yīng)收計(jì)劃中貨款性質(zhì)、合同約定回款日期以及考核日期尤為重要，應(yīng)收計(jì)劃回款日期主要通過合同條款以及公司規(guī)定記錄更新。因此，在實(shí)施大全集團(tuán)貨款平臺(tái)全過程管理之前，維護(hù)應(yīng)收計(jì)劃需要具備以下要素：（1）根據(jù)合同簽訂回款日期制定應(yīng)收計(jì)劃和催收下達(dá)，作為逾期和偏差分析的基準(zhǔn)；（2）所有銷售合同的不同貨款性質(zhì)，都能制定對(duì)應(yīng)的收款計(jì)劃；（3）根據(jù)大全集團(tuán)考核起始日期和截止日期來計(jì)算是否符合傭金結(jié)算條件[5]。

3.2 應(yīng)收計(jì)劃更新

應(yīng)收計(jì)劃更新中關(guān)鍵元素有到貨日期、合同約定回款日期。其中到貨日期的確定是基于履約計(jì)劃到貨節(jié)點(diǎn)和合同條款更新應(yīng)收計(jì)劃系統(tǒng)應(yīng)該按照合同約定將所有貨款業(yè)務(wù)拆分成多個(gè)不同合同，然后根據(jù)到貨時(shí)間關(guān)聯(lián)天數(shù)計(jì)算到貨款。如果存在分批發(fā)貨，則以最后一次到貨作為合同約定回款日期計(jì)算應(yīng)收基數(shù)。通過與履約計(jì)劃集成，可以實(shí)現(xiàn)計(jì)劃回款日期與貨物到貨日期的集成。

3.2 應(yīng)收計(jì)劃下達(dá)

應(yīng)收計(jì)劃下達(dá)包括計(jì)劃下達(dá)日期的確定、收款階段應(yīng)收比率以及催收人員分配。針對(duì)各貨款合同，可以在維護(hù)應(yīng)收計(jì)劃中制定催收日期，并且可以根據(jù)到貨節(jié)點(diǎn)計(jì)算出到貨款。當(dāng)一個(gè)合同對(duì)應(yīng)多個(gè)履約計(jì)劃時(shí)，應(yīng)該在WBS中維護(hù)到貨款項(xiàng)目，從而及時(shí)下達(dá)貨款應(yīng)收計(jì)劃，責(zé)任到人。應(yīng)收計(jì)劃下達(dá)必須滿足以下前提條件：收款計(jì)劃中可以根據(jù)到貨情況以及簽訂合同的信息，及時(shí)更新維護(hù)可催收日期，跟進(jìn)人員可以根據(jù)可催收日期執(zhí)行催收查詢時(shí)間，為后續(xù)應(yīng)收計(jì)劃催收反饋以及應(yīng)收更新做好鋪墊[6]。

3.3 應(yīng)收計(jì)劃催收反饋

應(yīng)收計(jì)劃催收反饋中包括催收信息的更新以及確認(rèn)計(jì)劃反饋。催收人員反饋確認(rèn)計(jì)劃回收日期，并且可以作為后續(xù)跟蹤計(jì)劃。因此，針對(duì)每筆應(yīng)收計(jì)劃下達(dá)后，對(duì)應(yīng)的接收催款人按照收款信息更新應(yīng)收賬款，并且記錄催收反饋中存在的問題。應(yīng)收計(jì)劃催收反饋中更新的確認(rèn)日期可以作為后續(xù)催款的依據(jù)，既不會(huì)更改到原計(jì)劃日期，還不會(huì)影響到逾期計(jì)算。其中包括催收信息的更新以及確認(rèn)計(jì)劃反饋，反饋主要用于貨款回收偏差分析以及責(zé)任界定參考。通過一線催款人員獲取計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)展情況，便于及時(shí)跟蹤處理催收反饋中出現(xiàn)的問題。以合同號(hào)S09717為例，2016年9月10號(hào)為確認(rèn)回款日期，確認(rèn)回款金額為40000元，出現(xiàn)驗(yàn)收未完成的問題[7]。

3.4 應(yīng)收更新

應(yīng)收計(jì)劃更新包括問題處理結(jié)果、貨款收款信息以及貨款認(rèn)領(lǐng)。接收催收反饋中出現(xiàn)的問題并及時(shí)處理，然后將貨款收款信息傳遞到貨款系統(tǒng)中，并及時(shí)確認(rèn)貨款財(cái)務(wù)部門在應(yīng)收計(jì)劃更新中起到重要的作用，及時(shí)維護(hù)更新收款信息，然后便于銷售部將收款信息拆分到合同和收款性質(zhì)。進(jìn)而能夠達(dá)到收款系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成的效果，確保收款信息的真實(shí)可靠[8]。

3.5 偏差分析

偏差分析主要包括逾期責(zé)任以及責(zé)任資金成本的核算。偏差分析的關(guān)鍵在于逾期偏差的計(jì)算，每筆逾期偏差確定具體責(zé)任人員。其中逾期責(zé)任是基于應(yīng)收計(jì)劃日期和實(shí)際回收日期統(tǒng)計(jì)逾期情況，逾期責(zé)任又分為銷售代表責(zé)任和各業(yè)務(wù)部門責(zé)任。如果涉及到責(zé)任部門，一般需要采用責(zé)任界定流程。偏差分析實(shí)現(xiàn)貨款偏差責(zé)任明晰，及時(shí)計(jì)算偏差產(chǎn)生的獎(jiǎng)懲信息，進(jìn)而促進(jìn)逾期貨款回籠改進(jìn)。比如以合同號(hào)S09717為例，該合同簽訂時(shí)間為2016年3月1號(hào)，公司考核日期為2016年10月31號(hào)，其中銷售代表為楊某，應(yīng)收金額為200000元，但是合同逾期天數(shù)為35天，偏差金額為200000元，產(chǎn)生的責(zé)任資金為35000元（200000*35*0.005）。

4 結(jié)論

綜上所述，大全集團(tuán)貨款平臺(tái)管理流程主要有：應(yīng)收計(jì)劃維護(hù)、應(yīng)收計(jì)劃更新、應(yīng)收下達(dá)、催收反饋、應(yīng)收更新以及偏差分析等。通過營(yíng)銷系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成，加強(qiáng)貨款平臺(tái)全過程管理，能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)收貨款管理系統(tǒng)化，確保貨款信息的真實(shí)可靠。將其應(yīng)用到貨款平臺(tái)中，能夠提高貨款平臺(tái)的工作效率和管理水平。