張文霞

摘要：知識(shí)服務(wù)的檔案管理是基于企業(yè)檔案管理模式慢慢轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)的，但是二者又存在著不同。企業(yè)最開(kāi)始對(duì)于員工進(jìn)行管理，在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中，收集員工所需要的一些信息、資料，然后進(jìn)行分類(lèi)，整理。這就是最原始檔案管理的雛形。知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式也是與此類(lèi)似的，將用戶(hù)作為服務(wù)對(duì)象，用戶(hù)的需求作為服務(wù)的導(dǎo)向。建立相關(guān)的檔案管理體系，只是在這個(gè)體系中，將知識(shí)服務(wù)作為第一要素，整個(gè)管理模式都是為了知識(shí)的應(yīng)用。本文主要討論知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，為更好建設(shè)知識(shí)服務(wù)型檔案管理模式打下基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：知識(shí)服務(wù) 檔案管理 模式 理論分析

隨著社會(huì)的發(fā)展，知識(shí)服務(wù)在生活中變的越來(lái)越重要。只是現(xiàn)階段，大家都還沒(méi)有意識(shí)到知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的重要性。檔案信息能夠幫助員工更好地為公司產(chǎn)生效益，良好的管理能夠加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)信息的使用效率。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案信息已經(jīng)不僅僅只是為員工提供信息的參考了。檔案信息要能夠幫助員工更快地、更高效地去解決問(wèn)題。這也是知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式的區(qū)別。

一、知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的定義

知識(shí)服務(wù)的檔案管理是一個(gè)新興的概念，是基于以往的檔案管理模式提出的新的檔案管理模式與方法。主要以編碼式的知識(shí)管理模式和檔案保管模式兩種概念組成。從企業(yè)檔案的管理價(jià)值上看，不能夠只看到檔案本身的價(jià)值，通過(guò)收集以及整理檔案，只能夠?qū)⑿畔⒊尸F(xiàn)給用戶(hù)。但是，如果在收集整理檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候，能夠?qū)?shù)據(jù)加以計(jì)算，進(jìn)行分類(lèi)等操作，就能將信息之間的各種聯(lián)系體現(xiàn)出來(lái)。在用戶(hù)使用的過(guò)程中，就能夠方便地進(jìn)行利用。這就是知識(shí)服務(wù)型檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)，能夠幫助用戶(hù)節(jié)省時(shí)間和精力，實(shí)現(xiàn)真正的服務(wù)。

二、知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的現(xiàn)狀

因?yàn)橹R(shí)服務(wù)的檔案管理模式是從企業(yè)檔案管理模式演變過(guò)來(lái)的，所以現(xiàn)在的知識(shí)服務(wù)檔案管理模式依然能夠看到很多企業(yè)檔案管理的影子。但是，從實(shí)際的企業(yè)以及相關(guān)部門(mén)的檔案管理情況來(lái)看，兩種模式的差異小之又小。由于知識(shí)服務(wù)型的檔案管理屬于新生事物，大家對(duì)其還不是很了解，甚至很多人根本就沒(méi)有聽(tīng)說(shuō)過(guò)這樣的一種檔案管理模式。所以，現(xiàn)在的知識(shí)服務(wù)型檔案管理模式的服務(wù)人員之中，本身對(duì)于這個(gè)概念就不是很了解。讓一些不懂的人去處理這項(xiàng)工作，肯定不能很好地完成。其次，是對(duì)于該模式的應(yīng)用，由于受眾也就是用戶(hù)對(duì)于這樣的概念也不是很了解，所以在使用過(guò)程中，也并不能區(qū)分其中差異?？梢钥隙ǖ氖?，在未來(lái)的發(fā)展上，知識(shí)服務(wù)型的檔案管理模式能夠在使用過(guò)程中慢慢改善用戶(hù)的體驗(yàn)，利用更加完美的體驗(yàn)逐步加強(qiáng)自身的知名度。

三、知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式在運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題

知識(shí)服務(wù)的檔案管理在實(shí)施過(guò)程中存在著一定的問(wèn)題。當(dāng)然，新興事物都會(huì)伴隨著一定的問(wèn)題，認(rèn)真分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，就能更加完善整個(gè)模式在用戶(hù)使用工程中的體驗(yàn)。

（一）管理人員的素質(zhì)較低

正如前文分析的那樣，由于本身的管理檔案的人員對(duì)于這個(gè)新的概念不了解，導(dǎo)致在服務(wù)過(guò)程中不能夠?qū)⒅R(shí)服務(wù)這個(gè)核心概念體現(xiàn)出來(lái)。在理想的知識(shí)服務(wù)檔案管理模式中，管理人員應(yīng)該具備簡(jiǎn)單的知識(shí)、數(shù)據(jù)整理以及分析能力。但是在目前的形勢(shì)下，管理人員的素質(zhì)還是較低的，不能夠滿(mǎn)足對(duì)于數(shù)據(jù)的處理，導(dǎo)致在用戶(hù)使用過(guò)程中不能感受到該有的體驗(yàn)。這樣的服務(wù)會(huì)掩蓋原本理念上的先進(jìn)，致使知識(shí)服務(wù)型檔案管理模式與原始的檔案管理模式變得沒(méi)有差別。

（二）知識(shí)檔案管理模式整體還比較落后

雖然理念是先進(jìn)的，但是現(xiàn)實(shí)是殘酷的。如果想實(shí)現(xiàn)真正的知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式，務(wù)必要投入大量的人力以及物力，這是單一企業(yè)無(wú)法負(fù)擔(dān)的。這樣就造成檔案管理還是沿用現(xiàn)在比較落后的模式。不能夠充分地發(fā)掘出檔案中信息的潛在價(jià)值。

四、改進(jìn)知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的方法

在知道了存在的問(wèn)題之后，我們應(yīng)該積極地加以改正。針對(duì)知識(shí)型檔案管理模式在實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出以下的解決辦法。

（一）加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)

對(duì)于管理人員的培訓(xùn)是打造知名度的關(guān)鍵，只有良好的體驗(yàn)才能吸引用戶(hù)，有了用戶(hù)之后，就能打造知名度。所以，對(duì)于管理人員的培訓(xùn)是至關(guān)重要的。首先是對(duì)于管理人員的理念灌輸，其次是處理數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)知識(shí)以及技能的培訓(xùn)。在這樣系統(tǒng)的培訓(xùn)之后，就能很好地提供應(yīng)有的服務(wù)，才能達(dá)到理念中所要求的服務(wù)。

（二）加大人力物力的投入

其次就是加大人力物力的投入，只有專(zhuān)業(yè)的人員和相應(yīng)的設(shè)備才能保證知識(shí)服務(wù)型檔案管理模式的要求。如果一個(gè)企業(yè)不能負(fù)擔(dān)，可以考慮聯(lián)合幾個(gè)企業(yè)一起建立這樣的檔案管理模式。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式也會(huì)越來(lái)越重視，對(duì)于這方面的需求也會(huì)越來(lái)越大。所以，在當(dāng)下，我們就要將眼光放的長(zhǎng)遠(yuǎn)，做好準(zhǔn)備迎接隨時(shí)變化的信息革命。雖然現(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)有了新的變化，但是還是不能滿(mǎn)足日益進(jìn)步的社會(huì)需求。我們可以聯(lián)系大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將檔案管理與信息化結(jié)合起來(lái)，讓數(shù)據(jù)信息處理變得更加快捷，也能節(jié)省人力物力。這樣，不論是對(duì)于企業(yè)或者相關(guān)部門(mén)等檔案管理方而言，還是對(duì)于用戶(hù)而言，都有著長(zhǎng)遠(yuǎn)的益處。這樣看，知識(shí)服務(wù)的檔案管理方式，前景是很光明的。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄒曉娜.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論分析[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——決策科學(xué)化與民主化學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2017.

[2]舒雪冬.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式理論分析[J].檔案管理，2015，（02）.

[3]茹志娜.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式理論探索[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017，（03）.

[4]田潔.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式理論研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（09）.

（作者單位：山東省菏澤技師學(xué)院）