陳繼英

摘 要：目前醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)存在電子文檔存儲不規(guī)范、保存空間載體不安全、工作思想意識欠缺、數(shù)據(jù)文檔管理系統(tǒng)滯后等問題。因此我們要完善電子文檔的安全性、保密性管理，加強(qiáng)醫(yī)務(wù)工作人員的思想意識，完善醫(yī)院電子文檔的制度和法律法規(guī)建設(shè)，確保醫(yī)院各個(gè)部門各項(xiàng)工作有效地進(jìn)行下去。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；管理；制度

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A doi：10.3969/j.issn.1009-6922.2018.03.016

文章編號：1009-6922（2018）03-79-04

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，推動了電子檔案信息化進(jìn)程不斷加快，使得原來手工檔案管理模式逐漸向著電子文檔方式轉(zhuǎn)變。醫(yī)院是國家和政府重點(diǎn)關(guān)注的對象，不同于一般的單位企業(yè)，醫(yī)院中各種類型病人和醫(yī)務(wù)工作者的檔案管理工作相當(dāng)繁瑣和復(fù)雜。繁重的管理檔案工作會極大地降低醫(yī)務(wù)人員的工作效率，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案歸類錯誤、保存的檔案丟失等情況。為了有效提高電子檔案信息系統(tǒng)的安全保護(hù)能力，加強(qiáng)電子檔案信息安全管理，促進(jìn)檔案事業(yè)快速發(fā)展。

一、目前醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)存在的不足

眾所周知，現(xiàn)代社會中隨著電子化、網(wǎng)絡(luò)化和大數(shù)據(jù)應(yīng)用的廣泛發(fā)展，科學(xué)的利用醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)能夠保證檔案管理工作的高效性和完善性。但是，在管理醫(yī)院的電子檔案工作中，存在著電子文檔存儲不規(guī)范，保存空間載體不安全，檔案數(shù)據(jù)安全思想意識欠缺，數(shù)據(jù)文檔管理系統(tǒng)滯后等問題。正因?yàn)榇嬖谶@樣一系列的問題和難題，使得醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)工作遭受著重大的考驗(yàn)。

（一）電子文檔存儲不規(guī)范

在科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，電子文檔的使用得到了大多數(shù)人的認(rèn)可，但是有一部分醫(yī)務(wù)工作者沒有形成科學(xué)有效的電子文檔歸類管理的觀念，有些電子文檔在使用完成以后被隨意放置、錯亂放置或者不規(guī)范放置，這樣就造成了存儲空間的極大浪費(fèi)，同時(shí)查找相關(guān)病例數(shù)據(jù)資料十分麻煩，還可能使得數(shù)據(jù)文檔丟失，給醫(yī)院的管理工作帶來極大的損失。對電子文檔的處理形式，目前醫(yī)院還沒有采用做出硬性規(guī)定，由此帶來的問題是電子文件數(shù)據(jù)格式、版式?jīng)]有標(biāo)準(zhǔn)可依，并且各個(gè)軟件之間的差異導(dǎo)致了文件在格式、編碼、讀取方式和編輯手段的諸多不同，從而影響跨電子文檔的管理、閱讀和正常的調(diào)閱，給歸檔管理造成困難。

（二）保存空間載體不安全

由于電子文檔普遍具有存儲載體不固定性、保存路徑可轉(zhuǎn)換性和文檔信息傳輸?shù)拈_放性等特性，越來越多的醫(yī)務(wù)部門或者科室通過網(wǎng)絡(luò)或者U盤來傳遞文檔信息，這極有可能使得網(wǎng)絡(luò)病毒或者互聯(lián)網(wǎng)上的不法分子惡意地破壞計(jì)算機(jī)中保存的文件，造成文件信息無法正常讀取或者遭受到嚴(yán)重地?fù)p壞，更有甚者將會使得整個(gè)醫(yī)院的電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)無法正常地運(yùn)行或者癱瘓。特別是醫(yī)院檔案自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候并沒有考慮到電子檔案管理工作的特殊性、安全性和技術(shù)性，僅僅只是將歸檔文件簡單地保存在計(jì)算機(jī)存儲器上，萬一存儲載體信息系統(tǒng)發(fā)生問題，電子文檔將會不可逆轉(zhuǎn)的遭到破壞。

（三）工作人員認(rèn)識欠缺

目前大多數(shù)的醫(yī)務(wù)工作人員對于電子文檔如何有效、安全保存的問題沒有足夠的思想意識，一些醫(yī)院的檔案管理人員對于電子檔案管理和保存都是抱著無所謂或者是可有可無的思想，對于現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)保存查找技術(shù)沒有過多地認(rèn)知和了解，甚至一些工作人員存在排斥的態(tài)度，對于醫(yī)院專門舉行的電子管理培訓(xùn)班都絲毫不感興趣，不想接觸新鮮的事物，還是原地踏步。這些問題都將嚴(yán)重影響醫(yī)院進(jìn)步，使現(xiàn)代化電子檔案管理系統(tǒng)無法有效使用。

（四）數(shù)據(jù)文檔管理系統(tǒng)滯后

在現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)中心管理方式下，快速的數(shù)據(jù)文件傳輸、多樣性的文檔類型和巨大數(shù)量的文件規(guī)模是大數(shù)據(jù)應(yīng)用管理的特點(diǎn)。利用大數(shù)據(jù)模式進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的分類收集和查找匹配處理，是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的難點(diǎn)和需要突破的重點(diǎn)。對于醫(yī)院的工作人員的薪金管理數(shù)據(jù)檔案、病人就診情況檔案和醫(yī)療事故發(fā)生數(shù)量統(tǒng)計(jì)等方面，就是因?yàn)闆]有相對應(yīng)的專業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析軟件，才導(dǎo)致在查找相應(yīng)的數(shù)據(jù)文檔的時(shí)候，不能快速地查找出相應(yīng)的資料，這就使得檔案管理上出現(xiàn)極大的不便，甚至是浪費(fèi)巨大的人力和物力在不必要的地方上。

二、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)的對策建議

目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異的發(fā)展，各種各樣的電子文檔歸類管理軟件或者商用軟件在各類平臺上得到了廣泛的應(yīng)用。但是，對于醫(yī)院的電子文檔管理方面，國家或者當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)部門并沒有相關(guān)的法律來規(guī)范電子文檔的存儲。除此之外，雖然醫(yī)院有關(guān)部門具有一些檔案的管理?xiàng)l例或者辦法，但是在實(shí)際的電子文檔管理操作中卻存在無序性、隨意性和雜亂性。因此，我們需要研究一套有效的電子檔案管理系統(tǒng)來完善相關(guān)文檔的歸類管理工作，使得醫(yī)院的工作效率有大幅度的提高。醫(yī)院電子檔案管理規(guī)劃的目標(biāo)是：依靠國家和當(dāng)?shù)卣畔⒒幕A(chǔ)設(shè)施設(shè)備條件，加大運(yùn)用各種政府部門網(wǎng)上平臺、社會公眾網(wǎng)平臺和各種網(wǎng)絡(luò)資源，通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方法，集中建設(shè)和完善適應(yīng)醫(yī)院各個(gè)單位一定時(shí)期內(nèi)電子檔案管理規(guī)劃要求的網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)符合電子檔案管理要求的應(yīng)用軟件，加強(qiáng)館藏檔案資源電子化、增量檔案數(shù)據(jù)化，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院電子檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理、多渠道分方位利用電子檔案信息資源和大眾化社會共享服務(wù)。

（一）完善電子文檔的安全性、保密性管理

各個(gè)醫(yī)院部門都保存了各自工作人員、病人信息、藥物產(chǎn)品信息、設(shè)備儀器等重要的文件信息。電子文檔檔案管理系統(tǒng)的安全隱患包括數(shù)據(jù)盜取、黑客入侵、供電系統(tǒng)中斷、保存載體破壞、非法人員訪問、計(jì)算機(jī)惡性病毒、操作系統(tǒng)過度負(fù)載、偽造人員身份、管理權(quán)限丟失、數(shù)據(jù)惡性篡改、操作規(guī)范失誤等。為了有效地避免這些信息遭受不必要的人為的、不可逆轉(zhuǎn)的損壞，醫(yī)院各個(gè)部門的電子檔案應(yīng)該做好安全性、保密性工作，同時(shí)加強(qiáng)管理工作的力度，采取相應(yīng)的安全防范技術(shù)措施和有效的管理手段來消除這些安全隱患。例如，對于不同類型的電子文檔應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行不同方式的保存處理，禁止其他無關(guān)的工作人員隨意拷貝，在計(jì)算機(jī)上標(biāo)注出能夠代表其內(nèi)容的檢索標(biāo)識或者名稱。同時(shí)，對于醫(yī)院的電子檔案管理要進(jìn)行定期的檢查，對于重要的文件，在相對應(yīng)的載體上注明特別保密和保密期限。將醫(yī)院的電子檔案的秘密級別進(jìn)行多重等級劃分，分為絕密、機(jī)密、秘密、公開四等，切實(shí)的落實(shí)好安全性的工作，保證萬無一失。在醫(yī)院檔案系統(tǒng)保障體系的建設(shè)中，主要是從兩個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)。首先是通過電子信息安全等級的保護(hù)要求，完整配備高等級的軟硬件設(shè)施，采用高科技的安全保障技術(shù)措施和方法，使得電子檔案管理系統(tǒng)的要求達(dá)到二級（系統(tǒng)審計(jì)保護(hù)級）甚至是二級以上的安全措施保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。其次建立醫(yī)院各個(gè)部門的健全和完善電子文檔案館安全管理?xiàng)l例法規(guī)制度，并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。

（二）提高醫(yī)務(wù)工作人員的思想認(rèn)識

針對醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作人員對于檔案的歸檔意識不明確這一問題，醫(yī)院有關(guān)部門需要安排特定的培訓(xùn)課程來加強(qiáng)全體工作者的思想意識，開展相關(guān)電子檔案管理軟件使用培訓(xùn)，同時(shí)建立起有效的獎懲措施，確保醫(yī)院中的醫(yī)務(wù)工作者具有強(qiáng)烈的電子文檔歸檔意識，提高醫(yī)院的整體工作水平。首先，對于各類型的檔案要按照工作范圍來進(jìn)行具體地歸類劃分，將不同保密等級、不同工作部門、不同病患類型進(jìn)行有效地標(biāo)識和儲存，便于搜索查找。其次，加強(qiáng)電子文檔管理相關(guān)制度的建設(shè)，把工作責(zé)任落實(shí)到每個(gè)電子檔案的管理工作人員，建立起一套科學(xué)化、嚴(yán)格化、安全度極高的工作行政流程。最后，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)工作人員對于專業(yè)電子文檔管理軟件的熟練使用程度，這樣才能真正的提高他們實(shí)際工作的效率，避免不必要的工作疏漏，從而更好地為醫(yī)院病人提供高效可靠的服務(wù)。醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者在收集病患的病例檔案的相關(guān)信息、規(guī)劃整理信息和提取信息的過程中，還應(yīng)該采取一體化的措施，在電子檔案管理的工作中實(shí)施和采取對應(yīng)的考核機(jī)制，特別是在目前大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作者具備專業(yè)的醫(yī)療知識以外，還要求不斷豐富電子文檔管理的知識、不斷提升自身的技能，做到不斷進(jìn)取，此外醫(yī)院管理者應(yīng)該對相關(guān)工作人員進(jìn)行適時(shí)激勵，增加工作積極性。通過這三個(gè)方面的意識形態(tài)的加強(qiáng)，才能夠行之有效地提高醫(yī)務(wù)工作者的思想意識，確保醫(yī)院能夠順利地完成電子檔案的管理工作。

（三）完善醫(yī)院電子文檔的制度和法律法規(guī)

目前，國家已經(jīng)通過了相關(guān)電子文檔管理的法律法規(guī)，例如《電子文件檔案與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行方法》。因此，醫(yī)院各個(gè)部門應(yīng)該以此為法律基礎(chǔ)，制定符合各個(gè)部門實(shí)際要求的電子文檔規(guī)章制度，將電子文檔進(jìn)行整理，包括分類、價(jià)值鑒定、開放審查、保密措施等，用規(guī)范化的條文明確記錄下來，形成科學(xué)有效有序的管理制度。同時(shí)，檔案管理者要加大后期對不同類型檔案文件的檢查、整理和有效利用。在查找醫(yī)院電子文件或者數(shù)字檔案信息之前，要求必須安排專業(yè)人員進(jìn)行工作，通過文檔技術(shù)查驗(yàn)，譬如完整性、準(zhǔn)確性、清晰度，以便讓醫(yī)務(wù)工作者能夠有效檢索、閱讀和理解電子檔案信息，確診病人的癥狀。另外還要注重電子文檔的安全保存措施，保存載體中的原始內(nèi)容數(shù)據(jù)應(yīng)該和與查找單元建立有效和持久的聯(lián)系，防止有人隨意進(jìn)入保存載體不負(fù)責(zé)任地對文檔進(jìn)行拷貝、修改、刪除，定期對計(jì)算機(jī)載體進(jìn)行殺毒防范，防止無關(guān)人員非法修改，采取安全保密技術(shù)措施，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，根據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)的管理制度，立即對檔案管理者進(jìn)行嚴(yán)厲的懲處，并且勒令其找回原始文檔數(shù)據(jù)。

三、總結(jié)

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的推動下，電子檔案管理是一種普遍的趨勢，它廣泛的應(yīng)用在了各個(gè)社會領(lǐng)域，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理方法，它具有極大的優(yōu)越性。雖然目前還存在著電子文檔管理不夠完善等問題，但是利大于弊，我們應(yīng)當(dāng)采取有效的措施來克服這些問題，并且完善電子文檔管理的相關(guān)工作，建立起切實(shí)的保障制度，加強(qiáng)醫(yī)務(wù)工作人員的思想意識，在確定醫(yī)院檔案信息的系統(tǒng)安全保護(hù)措施等級時(shí)，醫(yī)院應(yīng)規(guī)定按病人服務(wù)安全保護(hù)等級和醫(yī)務(wù)工作人員的系統(tǒng)服務(wù)安全的等級，對管理存在的一些問題要認(rèn)真、嚴(yán)肅、有效地解決，從而促進(jìn)醫(yī)院各個(gè)部門的電子文檔管理，使得醫(yī)院的工作可以更加有效的完成，保證病人的身心健康不會因?yàn)獒t(yī)院的管理問題造成障礙，保證醫(yī)院各個(gè)部門各項(xiàng)工作有效進(jìn)行。