葛榮亮

隨著信息時代的發(fā)展，無紙化辦公理念逐漸得以普及，高職院校數(shù)字化校園的建設(shè)也正漸漸趨于成熟。一個高職院校正常運轉(zhuǎn)的背后是龐大的數(shù)據(jù)群支持，其中包括了高職院校的學(xué)生以及老師還有其他職工，同時高職院校內(nèi)部的各種渠道的不同，也會應(yīng)生大量的統(tǒng)計類報表，從而產(chǎn)生繁多而又復(fù)雜的數(shù)據(jù)，因此高職院校的離校管理需要一套完整的管理體系，從而實現(xiàn)計算機的自動化管理。但是這一系統(tǒng)的確定，還需要根據(jù)學(xué)校的自身情況來定制。近年來，高職院校每年的學(xué)生人數(shù)不斷增加，學(xué)生入校、日常管理、離校等相關(guān)信息量十分龐大，管理起來相對復(fù)雜并且繁瑣，這對管理人員來說工作壓力十分大。其中較為復(fù)雜的流程是學(xué)生的離校過程，每年的6月都有幾千名學(xué)生辦理離校手續(xù)，在短短的一個月甚至只有十幾天的時間內(nèi)，學(xué)生根據(jù)學(xué)校發(fā)放的離校通知單，需要依次到各個部門辦理離校事宜，每個部門都需要對前來辦理的學(xué)生進行蓋章確認(rèn)，只有離校通知單上所有部門都蓋章確認(rèn)過，該學(xué)生才算將離校手續(xù)辦理成功，可以正常離校。而實際上，有很多學(xué)生的離校手續(xù)并不能一次辦成，因為學(xué)生在到部門辦理之前并不知道圖書是否已經(jīng)還清，財務(wù)是否沒有欠費情況，還有很多學(xué)生所有的離校事情都已辦理卻還是需要到各個部門排隊蓋章。由此可見，傳統(tǒng)的離校辦理流程不僅給學(xué)校管理人員帶來巨大的工作量，也給學(xué)生造成極大的不便。為了提高高職院校學(xué)生離校管理工作的效率，高職院校理應(yīng)在原有的辦公系統(tǒng)上進行擴展，開發(fā)一款專門用于處理學(xué)生離校工作的管理系統(tǒng)。

1 關(guān)于一站式服務(wù)體系四化

1.1注重功能服務(wù)化

為創(chuàng)新高校學(xué)生教育管理服務(wù)模式，按照江蘇省教育廳《關(guān)于在全省普通高校推廣建設(shè)“一站式”學(xué)生事務(wù)與發(fā)展中心的通知》精神要求，學(xué)生事務(wù)與發(fā)展中心建設(shè)要從最大程度地方便學(xué)生角度出發(fā)，以“便捷、專業(yè)、高效、共享”為服務(wù)宗旨，建立健全高?！耙陨鸀楸?、文化育人”學(xué)生工作平臺，為師生提供多渠道、無差別、全方位和全過程的便捷服務(wù) ，努力實現(xiàn)“服務(wù)育人”。高校一站式服務(wù)不僅僅是服務(wù)方式和服務(wù)地點的改變，更是服務(wù)意識的提升和服務(wù)觀念的創(chuàng)新。

1.2 注重信息智能化

一站式服務(wù)更注重信息智能化，以服務(wù)驅(qū)動打破部門管理界限，建立快捷、順暢的業(yè)務(wù)流程，在統(tǒng)一平臺，服務(wù)有序規(guī)范接人，隨著現(xiàn)代高校教育行業(yè)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)類應(yīng)用的普及，學(xué)生一體化管理與服務(wù)系統(tǒng)整合與集中了單點、零散的、以學(xué)生為主體的管理與服務(wù)業(yè)務(wù)，形成面向?qū)W生具有生命周期的、統(tǒng)一的、一站式服務(wù)體系，并最終實現(xiàn)學(xué)生工作的“精細(xì)化管理”與“人性化服務(wù)” ，實現(xiàn)讓師生“少跑路、少進門、少找人、少看臉”。

1.3 工作流程可視化

在一站式服務(wù)平臺上 ，用戶可以直觀查看流程的節(jié)點、工作流和服務(wù)執(zhí)行進程，服務(wù)部門在流程規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，服務(wù)可視化、過程可監(jiān)控、結(jié)果可期待。平臺的自助功能，增強了其交互性 ，進一步加強了部門與用戶之間的溝通，提高了用戶的主體性和參與意識，更好地滿足了用戶的需求。

1.4 系統(tǒng)服務(wù)便捷化

構(gòu)建統(tǒng)一的服務(wù)支撐平臺，系統(tǒng)設(shè)計既要采用超前思維，用到先進的技術(shù)和方法，在一定的時期內(nèi)保持系統(tǒng)的先進性，減少了管理組織層級，各業(yè)務(wù)部門直接面對師生用戶開展工作，加快信息傳遞過程，避免信息失真，達到最大的平均無故障時間，使行政服務(wù)突破了時間、空間的限制，免除師生往返奔波，讓師生隨時隨地享受服務(wù)。移動特性又進一步增加了一站式服務(wù)的靈活性，多樣化的接入模式和接入終端的支持，克服了傳統(tǒng)桌面系統(tǒng)的不足 ，隨時隨地享受一站式服務(wù)所帶來的便捷 、高效

2 高職院校離校管理系統(tǒng)構(gòu)建

2.1建設(shè)目標(biāo)

由于學(xué)生離校的時候信息難以統(tǒng)計，給各部門和學(xué)生帶來很大不便，因此需要建立一個與學(xué)工處、財務(wù)處、保衛(wèi)處、圖書館、團委、黨委組織部、信息化建設(shè)與管理處、教務(wù)處等多個部門系統(tǒng)聯(lián)動的畢業(yè)生離校系統(tǒng)。實現(xiàn)學(xué)生離校過程的自動化、信息化，優(yōu)化管理工作流程，提高管理與服務(wù)工作效率，為學(xué)生離校提供便利的服務(wù);保證離校數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性和有效流轉(zhuǎn)，并可為校友網(wǎng)站提供權(quán)威數(shù)據(jù)源。

（1）離校信息即時提醒，為離校學(xué)生提供離校通知、公告、安排等信息服務(wù);

（2）支持?jǐn)?shù)據(jù)接口整合，學(xué)生離校涉及到其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠快捷地推送到本系統(tǒng)，可展示其他系統(tǒng)推送的學(xué)生離校詳情。

（3）支持離校模板的自定義，不同類型的學(xué)生可設(shè)置不同的離校模板。

（4）提供靈活多樣的離校信息統(tǒng)計，統(tǒng)計的信息可以按照學(xué)院、專業(yè)、班級統(tǒng)計學(xué)生離校手續(xù)的辦理情況，給決策者提供必要的數(shù)據(jù)支撐。

（5）支持學(xué)生自助離校，圖形化的離校辦理過程，學(xué)生可查看所有離校手續(xù)的個人辦理情況，針對有問題的辦理環(huán)節(jié)可針對性地處理，不必逐個部門去辦理。

離校管理系統(tǒng)旨在讓學(xué)生跑路辦理業(yè)務(wù)變成信息在校園網(wǎng)上的流動，學(xué)生盡量少跑路和不跑路就可以辦理離校手續(xù)，同時方便領(lǐng)導(dǎo)快捷的查看和跟蹤學(xué)生離校過程，實現(xiàn)數(shù)字化離校。

2.2建設(shè)內(nèi)容

實現(xiàn)學(xué)生離校的數(shù)字化流程處理一站式服務(wù)，具體功能要求如下：

2.2.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護

對離校系統(tǒng)中所有需要用到的數(shù)據(jù)進行維護和查看。

（1）學(xué)生基礎(chǔ)信息管理：對學(xué)院、專業(yè)、班級、圖書、繳費、貸款等信息管理與維護，支持學(xué)生信息的批量導(dǎo)入導(dǎo)出等。

（2）權(quán)限管理：通過對角色進行功能授權(quán)，實現(xiàn)對指定類型用戶權(quán)限的集中管理。可新增、修改和刪除角色信息，

（3）年度管理：對離校年度進行維護，可新增離校年度，并設(shè)定是否啟用。

2.2 .2離校流程管理

系統(tǒng)管理員對離校前準(zhǔn)備、離校所需要辦理的業(yè)務(wù)和離校單進行自定義，定義好離校流程之后，啟動生成離校單，方便學(xué)生快速辦理離校手續(xù)，節(jié)約資源，提高工作效率。

（1）離校信息發(fā)布：發(fā)布有關(guān)離校的公告及各類通知，包括離校通知、離校辦理流程、畢業(yè)生注意事項等。

（2）離校流程配置：配置離校需要辦理的環(huán)節(jié)、開放時間、節(jié)點、優(yōu)先級設(shè)置等。

（3）離校單：結(jié)合學(xué)生具體情況實時生成離校單，包括離校單頁面設(shè)置，預(yù)覽及導(dǎo)出，條形碼設(shè)置等。

2.2.3 離校現(xiàn)場辦理

辦理人員通過掃描二代身份證、一卡通、個人條碼或者學(xué)號查詢快速識別學(xué)生身份，一目了然地看到畢業(yè)生的個人信息及各類項目的辦理情況。根據(jù)授權(quán)情況，對學(xué)生離校環(huán)節(jié)進行審核，出具審核意見。

（1）事務(wù)辦理：系統(tǒng)為學(xué)工管理老師提供離校環(huán)節(jié)學(xué)生財務(wù)結(jié)清、圖書歸還、貸款還款、宿舍退宿、戶口遷移、組織關(guān)系轉(zhuǎn)移的快速辦理。支持批量辦理。

（2）離校審核：學(xué)工管理老師按照學(xué)生在某個離校點的手續(xù)辦理情況對學(xué)生的離校手續(xù)辦理情況進行標(biāo)記，系統(tǒng)按照學(xué)生離校手續(xù)的完成情況更新學(xué)生的離校手續(xù)辦理狀態(tài)，支持對學(xué)生離校手續(xù)辦理狀態(tài)的恢復(fù)操作。系統(tǒng)支持離校批量審核操作。

（3）證書發(fā)放：要求該功能與教務(wù)系統(tǒng)對接，師生可以查看到學(xué)生證書是否發(fā)放、發(fā)放類別等具體情況。

2.2.4統(tǒng)計分析

系統(tǒng)應(yīng)提供完善的數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計分析功能，形成直觀統(tǒng)計匯總圖表，供各級管理人員實時的了解學(xué)生的離校情況，便于進行事中控制，協(xié)調(diào)資源分配。提供的分析內(nèi)容應(yīng)包括對離校進度的統(tǒng)計、對離校率的統(tǒng)計、對欠費情況的統(tǒng)計和查詢、對每個離校項目的情況進行統(tǒng)計等。

3 關(guān)于一站式服務(wù)對育人的啟示

從教育管理到指導(dǎo)服務(wù)是高校人才培養(yǎng)的一個巨變，高校一站式服務(wù)不單純是技術(shù)層面的改變，更應(yīng)該是高校在教育管理理念上的一個改變和突破，學(xué)生一體化管理與服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)旨在為學(xué)校建立起一個架構(gòu)先進、簡單實用、安全穩(wěn)定、維護便捷的基于智慧校園的學(xué)生綜合管理平臺，梳理并優(yōu)化學(xué)生管理工作流程，為相關(guān)職能部門和個人提供實時數(shù)據(jù)的查詢與分析功能，實現(xiàn)學(xué)生系統(tǒng)與學(xué)校其它系統(tǒng)的聯(lián)動，提高學(xué)生管理工作的效率和管理水平。

3.1從行政化向服務(wù)化轉(zhuǎn)變

教育與管理一直是傳統(tǒng)意義上的高校學(xué)生事務(wù)的工作重心，學(xué)生工作者一般也較少去體驗學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活，服務(wù)的需求也偏少，而學(xué)生一站式服務(wù)的模式也真正從學(xué)生的角度出發(fā)，以服務(wù)為宗旨，充分認(rèn)識到學(xué)生是主體，發(fā)揮學(xué)生自我成長，自我管理，自我服務(wù)的重要性。傳統(tǒng)服務(wù)以管理為主，各自為政，服務(wù)在管理中體現(xiàn)，用戶體驗性差、服務(wù)效率低、行政化現(xiàn)象突出。一站式服務(wù)以平臺化的建設(shè)思路，面向廣大師生在?！吧芷凇钡姆?wù)，進行服務(wù)化的改造，注重用戶體驗，實現(xiàn)垂直應(yīng)用到綜合服務(wù)的轉(zhuǎn)型。用戶不再需要往返多個部門，無需關(guān)心流程涉及哪個業(yè)務(wù)部門、哪個經(jīng)辦人員，只需登錄一站式服務(wù)平臺，即可自助完成所需的服務(wù)。

3.2 從流程化向價值化轉(zhuǎn)變

在設(shè)計一站式服務(wù)時，學(xué)校作為服務(wù)與價值的供給方不應(yīng)該是唯一的視角，因此，一站式服務(wù)模式不僅涉及流程再造，還涉及流程再造的不同維度。校方在供給服務(wù)時的常規(guī)思維是我能夠提供什么，缺少換位思考即學(xué)生對服務(wù)和在校體驗的需要是什么的思考。所以，在以校方的視角進行流程再造時，需同時以學(xué)生的視角對與學(xué)生相關(guān)的價值環(huán)節(jié)進行平行分析，較好的做法是由學(xué)生群體設(shè)計一個在校體驗的價值鏈，并將基于學(xué)生需求的價值鏈與學(xué)校服務(wù)供給的價值鏈進行工作模塊整合。學(xué)生事務(wù)一站式服務(wù)不是與學(xué)生相關(guān)事務(wù)的簡單加總與歸并，價值鏈整合的意義在于根據(jù)學(xué)校發(fā)展、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)生群體變化等不斷發(fā)現(xiàn)價值并再造價值鏈。由價值鏈整合催生的學(xué)生認(rèn)同事務(wù)流程再造對大學(xué)帶來的優(yōu)勢不僅體現(xiàn)在學(xué)生服務(wù)政策和工作理念的人性化上，還表現(xiàn)在學(xué)生事務(wù)工作人員的可持續(xù)專業(yè)化發(fā)展上，最重要的是為學(xué)生工作取得了很好的和，塑造了最新的學(xué)校學(xué)生關(guān)系體系，間接地提升了學(xué)校的社會聲譽。

3.3.從數(shù)據(jù)化向訴求化轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)分析則符合新公共服務(wù)的需求。大數(shù)據(jù)分析通過對碎片化信息的捕獲和處理獲得共性的偏好和習(xí)慣數(shù)據(jù)，通過對數(shù)據(jù)的加工實現(xiàn)數(shù)據(jù)增值，進而服務(wù)于決策。學(xué)生工作同樣蘊藏著大數(shù)據(jù)，學(xué)生從招生入學(xué)到畢業(yè)離校的在校印跡包含著學(xué)生學(xué)習(xí)、生活中與學(xué)校眾多事務(wù)、行政部門工作交集的數(shù)據(jù)。對這些數(shù)據(jù)進行分析，不僅可以獲得高校學(xué)生事務(wù)相關(guān)工作的整體需求與發(fā)展趨勢，更能前瞻性地預(yù)見未來工作的增長點，適應(yīng)環(huán)境的變化，提前布局謀劃，滿足的學(xué)生多元化需求，從而改善學(xué)校的公共服務(wù)能力。大數(shù)據(jù)作用的發(fā)揮依賴于青年一代行為方式的網(wǎng)絡(luò)化。對高校而言，學(xué)校的事務(wù)和行政性崗位將根據(jù)流程再造和大數(shù)據(jù)的價值發(fā)現(xiàn)重新設(shè)置，崗位結(jié)構(gòu)和分布將更為科學(xué);同時，根據(jù)對事務(wù)性工作流的分析可以更為合理的安排一站式服務(wù)的工作時間，提升工作的針對性，進而為學(xué)校贏得積極的外部評價。對學(xué)生而言，細(xì)致貼心的一站式服務(wù)將使學(xué)生獲得更為人性化的體驗和難忘的校園記憶。同時，學(xué)生也會在學(xué)校事務(wù)性工作環(huán)節(jié)中獲得潛移默化的責(zé)任與職業(yè)教育，并學(xué)會對其他個體的尊重，養(yǎng)成對公共服務(wù)不斷優(yōu)化的認(rèn)知。

3.4從模式化向統(tǒng)籌化轉(zhuǎn)變

學(xué)生信息源多且種類豐富，采集方式多種多樣，表格與信息的錄入也千差萬別，由于每個部門的功能權(quán)限范圍不同，部門間信息采集相對獨立，因此各個系統(tǒng)采用的信息格式各不相同，造成了學(xué)生數(shù)據(jù)孤島問題，而業(yè)務(wù)分散，涉及跨部門業(yè)務(wù)協(xié)同困難，學(xué)校按照不同屬性業(yè)務(wù)，將其學(xué)生管理工作分散到各個管理部門，學(xué)生處主要管理學(xué)生的迎新、獎學(xué)金、助學(xué)金、勤工助學(xué)、貸款、補助等，團委主要管理學(xué)生的各類活動。而具體到某些流程時，又會涉及到其他部門。學(xué)生畢業(yè)離校時，需要到財務(wù)處、圖書館等多個部門進行離校手續(xù)辦理，而一站式服務(wù)模式整合資源，將部門工作合并，促進部門之間的整合，加強隊伍合作，提升工作效率。

高校一站式服務(wù)要確立“以人為本服務(wù)引領(lǐng)”的工作理念，尊重學(xué)生的主體地位，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，推進“管理育人”到“服務(wù)育人”的轉(zhuǎn)變。一站式服務(wù)不是信息化的終點，而僅僅是一個新的信息化時代的開始。只有以服務(wù)為核心，尊重學(xué)生體驗，提供個性服務(wù)，拓寬服務(wù)渠道，提高服務(wù)質(zhì)量，提升核心競爭力，促進全員參與信息化，才能不斷推進高校信息化事業(yè)的持續(xù)、健康、快速發(fā)展。

（作者單位：湖北工業(yè)大學(xué)）