王崗

摘 要：本文通過筆者十幾年檔案管理經(jīng)驗(yàn)，闡述了對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的規(guī)范性和必要性，并對(duì)目前國內(nèi)大部分地區(qū)集中統(tǒng)一檔案管理中存在的現(xiàn)實(shí)問題提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望對(duì)我國完善檔案管理體制有所幫助。

關(guān)鍵詞：職工檔案；集中；管理

《中華人民共和國檔案法》總則第五條規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用；第三章第十條規(guī)定：對(duì)國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。由此可見，實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理是非常必要的。

一、職工檔案集中統(tǒng)一管理的意義

職工檔案是用人單位、社會(huì)保障、人事組織部門在招聘、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、技能提升培訓(xùn)、考核獎(jiǎng)懲、選拔任用中組建的有關(guān)職工本人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是公民在工作以后足跡的記錄簿。做好職工檔案統(tǒng)一管理工作，是保障職工合法權(quán)益和促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的必然要求。

1.促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化。檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，改變了原來職工檔案由各單位自行保管、各自為政的現(xiàn)象，統(tǒng)一了檔案管理分類、組卷、編目和排列等，使其案卷管理、存放都符合管理要求。原來單位檔案管理人員大多為兼職人員，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，致使本單位檔案散、亂存放，甚至沒有專門的檔案庫房，檔案材料隨便亂放，加上人員變動(dòng)頻繁，有些老舊檔案都無從查起。集中統(tǒng)一管理，配備專職檔案管理人員，能夠使本區(qū)域企業(yè)的檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化管理，改變了分散保管時(shí)檔案分類不統(tǒng)一，案卷不符合規(guī)范要求的現(xiàn)象，能使企業(yè)的檔案管理工作走上制度化管理軌道上來。

2.有利于改善檔案的保護(hù)條件。由于檔案管理對(duì)庫房等硬件要求較高，單位在分散管理檔案時(shí)，為了檔案存放達(dá)標(biāo)，要投入很大的物力和財(cái)力來進(jìn)行庫房改造建設(shè)，而大部分單位又因財(cái)力和物力不足而不能為檔案提供較好的保管條件，采用簡單的普通辦公室或檔案櫥柜甚至紙箱進(jìn)行檔案存放，很容易受潮、霉?fàn)€、蟲咬，從而使檔案得不到很好的保護(hù)。實(shí)行檔案集中管理后，大型綜合檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理應(yīng)用方面無疑使管理更加規(guī)范有效，對(duì)管理的檔案實(shí)行統(tǒng)一編排和統(tǒng)籌規(guī)劃，解決了檔案經(jīng)費(fèi)、檔案庫房、檔案設(shè)備和人員配制以及一系列的安全防護(hù)設(shè)施等問題，大大延長了檔案的使用壽命，而且為單位和社會(huì)各項(xiàng)工作保存了更完善的檔案資料。

3.極大節(jié)約檔案應(yīng)用管理成本。首先，解決了工作人員隊(duì)伍龐大且業(yè)務(wù)水平參差不齊的現(xiàn)象，集中統(tǒng)一檔案管理只需配備少量專職檔案管理人員，通過信息化手段就可實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理控制。通過檔案管理軟件進(jìn)行編制案卷目錄、全引目錄等檔案管理的各種檢索工具，確保了在日常提供檔案利用時(shí)，做到檢索準(zhǔn)確、及時(shí)。其次，硬件建設(shè)方面節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，目前大部分地區(qū)公共就業(yè)服務(wù)部門已經(jīng)對(duì)企業(yè)職工檔案實(shí)行免費(fèi)管理，這就使的企業(yè)有更多的人員和資金投入到企業(yè)發(fā)展中去。最后，由于集中管理，在本區(qū)域內(nèi)職工流動(dòng)時(shí)，減少了檔案調(diào)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，在檔案室內(nèi)就可以實(shí)現(xiàn)材料的轉(zhuǎn)移和信息變更，避免了檔案多次外流，信息重復(fù)審核登記的過程。

二、職工檔案集中統(tǒng)一管理的弊端

檔案的集中管理充分發(fā)揮了檔案集中化、專業(yè)化、精細(xì)化的管理優(yōu)勢，體現(xiàn)了“整合資源、統(tǒng)一管理、規(guī)范利用、信息共享”的原則。但是在檔案管理體系不完善的情況下，也有它的不足之處。

1.單位和部門對(duì)職工信息管理難度大。職工檔案集中移交到上級(jí)檔案管理部門檔案庫房管理，單位在今后的職工管理中，職工的一些信息不能動(dòng)態(tài)掌握，且個(gè)人材料報(bào)送歸檔麻煩。如果單位人力資源部門人員變動(dòng)頻繁，對(duì)檔案業(yè)務(wù)了解不透，無法及時(shí)將歸檔材料進(jìn)行分類，檔案管理人員在接收材料時(shí)也不清楚，勢必造成檔案材料的不完整。作為檔案管理部門，幾十萬份檔案統(tǒng)一存放管理，出現(xiàn)同名同姓人員非常普遍，如果檔案信息沒有明顯區(qū)分，工作人員稍有疏忽，難免出現(xiàn)歸檔材料錯(cuò)亂、調(diào)錯(cuò)檔案的現(xiàn)象。

2.檔案庫房建設(shè)應(yīng)用要求標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格。檔案保管環(huán)境直接關(guān)系到檔案的保存質(zhì)量和應(yīng)用效果，隨著檔案載體的不斷豐富，如何妥善保管檔案成為集中統(tǒng)一檔案管理工作中的新挑戰(zhàn)。集中統(tǒng)一管理的檔案，庫房要求面積大、安全性強(qiáng)、人員素質(zhì)高，同時(shí)還需標(biāo)準(zhǔn)化的軟件系統(tǒng)來規(guī)范管理檔案。防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲這檔案庫房的“八防”要求，尤其對(duì)場所建設(shè)和人員業(yè)務(wù)水平提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

3.檔案信息安全保密性有待提高。檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理從整體說安全性有了明顯提高，但從管理層面上講，工作人員的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，除去工作失誤造成的影響外，檔案材料在接收入庫以及管理的過程中，信息增減、涂改、偽造、信息泄露等安全性問題，也擺在了管理者的面前。

三、加強(qiáng)職工檔案集中統(tǒng)一管理的有效措施

檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理初期，由于需要收集匯總、審核編排檔案，基礎(chǔ)工作量大且業(yè)務(wù)繁鎖，但規(guī)范建成統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)后，在后期的檔案管理應(yīng)用中會(huì)達(dá)到事辦功倍的效果。

1.加強(qiáng)工作人員職業(yè)道德修養(yǎng)。設(shè)立專職檔案管理崗位，配備專業(yè)檔案管理人員，定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的政策、規(guī)定，采取多種方式加強(qiáng)檔案知識(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化檔案管理服務(wù)能力，使檔案管理工作逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)要加強(qiáng)工作人員的職業(yè)道德教育，既要有較高的政治素質(zhì)，還要有埋頭苦干、無私奉獻(xiàn)的道德情操和堅(jiān)持原則、從嚴(yán)把關(guān)工作的態(tài)度。健全責(zé)任落實(shí)和監(jiān)督機(jī)制，實(shí)行雙人雙崗互相監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化保密意識(shí)，防止里外串通搞破壞。

2.信息化促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。檔案接收后應(yīng)立即進(jìn)行數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換，組建信息完備的職工檔案信息庫，有條件的可以在管理系統(tǒng)加入數(shù)碼照片管理模塊，對(duì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和安全性，為維護(hù)檔案真實(shí)面貌提供可靠憑證。檔案管理應(yīng)堅(jiān)持紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的雙軌制原則，對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、安全、保密等環(huán)節(jié)進(jìn)行同步記錄，確保各類檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管有序。

3.提高檔案管理工作的安全性。一要把好檔案入庫審核關(guān)。嚴(yán)格按照檔案管理的要求，認(rèn)真細(xì)致的收集歸檔的材料，對(duì)于涂改、缺頁等不符合質(zhì)量要求的檔案材料堅(jiān)決不予接收入庫。二要把好材料整理歸檔關(guān)。在全面整理檔案的基礎(chǔ)上，把職工的“三齡一歷”核定作為職工檔案的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核審查，并做確認(rèn)記錄。三要把好檔案出庫關(guān)。檔案的借閱、外借或調(diào)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，在出庫前要認(rèn)真對(duì)照檔案目錄核對(duì)檔案材料，無誤后與接收人員做好記錄交接，封存轉(zhuǎn)檔，歸還檔案要與調(diào)出記錄逐一核對(duì)，與原始記錄不一致的退回補(bǔ)全，切實(shí)維護(hù)檔案管理的嚴(yán)肅性。

四、結(jié)束語

檔案集中統(tǒng)一管理并不僅僅是簡單的檔案實(shí)物集中存放，而是要進(jìn)行規(guī)范有序的管理應(yīng)用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的依賴和檔案管理的要求越來越高，檔案管理部門應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)改進(jìn)和處理。只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，才能更好地滿足人們對(duì)檔案管理工作日益增長的現(xiàn)實(shí)要求，才能更好的服務(wù)于各項(xiàng)工作。

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