章劉成, 陳寅平, 尹 龍, 尤婷婷

(哈爾濱商業(yè)大學(xué) 經(jīng)管綜合實踐中心, 黑龍江 哈爾濱 150028)

教育部于2007年開始實施“大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃”(簡稱“國創(chuàng)計劃”),即以面向大學(xué)生立項的形式,資助在校大學(xué)生開展研究性學(xué)習(xí)和創(chuàng)新性實驗,開展創(chuàng)業(yè)計劃設(shè)計、企業(yè)運作可行性研究、模擬企業(yè)運行和真實創(chuàng)業(yè)等實踐活動[1]。項目實施以來,全國共有730多所高校的25萬余名大學(xué)生參加,覆蓋理、工、農(nóng)、醫(yī)、文、法等12個學(xué)科門類,成為高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程中覆蓋面最廣、影響最大的項目[2-4]。2012年,我校通過教育部遴選,成為黑龍江省首批實施國家級大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃項目的省屬高校。

1 問題的提出

截至目前,我校共完成國家級立項175項、省級266項、校級573項。學(xué)校平均每年自籌資金開展大約120項左右的校級項目,對“國創(chuàng)計劃”的重視和支持力度,我校立項規(guī)模位居全省高校前列?！皣鴦?chuàng)計劃”基本覆蓋全校各學(xué)科、各專業(yè)的學(xué)生。年均參與學(xué)生在900人左右,約占大二、大三年級學(xué)生的7.5%。2012—2017年,全校累計11 000多名學(xué)生,1 350多個項目參與申報。累計聘請校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)評審專家、現(xiàn)場評審專家350多人次,“國創(chuàng)計劃”成為學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的重要實踐平臺。通過多年的項目運行和管理,發(fā)現(xiàn)了以下問題[5-9]。

“國創(chuàng)計劃”申報項目和人員設(shè)汲范圍廣、項目質(zhì)量參差不起、不易篩選;專家邀約難度大、協(xié)調(diào)工作繁瑣;受時間、空間制約,師生交流有限;項目審核、答辯、立項,公正性難以掌控;項目進度管控難度大,無法按時保質(zhì)完成項目;如何合理支配項目經(jīng)費,經(jīng)費管理難度大;項目時間跨度大、程序復(fù)雜,無法有效控制進度及時間安排;項目內(nèi)容覆蓋領(lǐng)域廣、數(shù)量大,匯總統(tǒng)計難度大;紙質(zhì)材料長期保存不易,參考查詢困難等。

作為“國創(chuàng)計劃”的管理部門,我校竭誠為學(xué)生和指導(dǎo)教師服務(wù),通過有效的管理使每一個有價值、有意義的項目順利開展下去,使更多的學(xué)生有機會參與進來,激勵學(xué)生的創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識,打造創(chuàng)新文化,培育學(xué)生的創(chuàng)業(yè)意識和創(chuàng)業(yè)技能,進而全面提髙教學(xué)質(zhì)量[10]。為有效解決以上問題,適應(yīng)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃管理工作的需要,2012年,我校開始創(chuàng)新管理手段、探索建立高效的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項目過程管理機制、運用信息技術(shù)設(shè)計開發(fā)了“哈爾濱商業(yè)大學(xué)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃智能管理系統(tǒng)”并于2013年投入使用和運行。

2 “國創(chuàng)計劃”項目智能管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及功能

管理系統(tǒng)功能貫穿于“國創(chuàng)計劃”的全部流程,包括項目申報、評審、立項發(fā)布、項目合同、進展記錄、中期報告、結(jié)題報告、成果跟蹤及項目的經(jīng)費管理、項目實施過程中學(xué)生與指導(dǎo)教師互動交流,以及院系級專家分類評審。系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動匯總和統(tǒng)計查詢,項目進度能實施監(jiān)控,真正實現(xiàn)了項目管理全程的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化[11]。管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 “國創(chuàng)計劃”項目智能管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

2.1 項目申報、評審的信息化管理

(1) 申報管理。保證項目申報通知發(fā)放的及時、準(zhǔn)確。一方面,教學(xué)實驗設(shè)備管理中心根據(jù)教育部、省教育廳文件制定通知并發(fā)布到學(xué)院、學(xué)工辦、團委等各個部門,做到信息發(fā)布的快速、準(zhǔn)確、落實到人,并充分調(diào)動教師和學(xué)生的積極性,以班級為單位大力宣傳,為項目申報、遴選做準(zhǔn)備。另一方面,在大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)計劃項目管理網(wǎng)站第一時間發(fā)布申報通知,學(xué)生和教師可以通過網(wǎng)站獲取相應(yīng)的信息。

根據(jù)我校項目管理辦法的相關(guān)規(guī)定,采取“3+2”的申報管理方式,即項目申報實行院級、校級、省級3級申報,學(xué)生在先行申報院級項目的基礎(chǔ)上,經(jīng)過學(xué)院專家組評審,學(xué)院推薦出校級項目,再經(jīng)過學(xué)校專家組評審,學(xué)校擬推薦出省級、國家級項目。對于推薦的校級項目,我校實行二級管理,由教學(xué)實驗設(shè)備管理中心和學(xué)院共同管理項目,結(jié)合實驗室開放、學(xué)生競賽、本科畢業(yè)論文等實踐環(huán)節(jié),優(yōu)化管理。利用大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)計劃項目管理系統(tǒng),優(yōu)化申報過程,實現(xiàn)申報過程的無紙化,學(xué)生在系統(tǒng)中填寫申報材料,院級和校級專家在系統(tǒng)中完成項目的評定工作。

(2) 評審管理。 我?！皣鴦?chuàng)計劃”的評審流程為學(xué)生網(wǎng)上申報、學(xué)院初評、學(xué)校匿名評審、學(xué)校會議答辯評審,確?！肮?、公平、公開”評選出高質(zhì)量的項目。評審依據(jù)為以重點學(xué)科、品牌專業(yè)、特色專業(yè)、戰(zhàn)略專業(yè)為重點,逐步覆蓋到各個專業(yè)的思路進行評選工作。通過這些措施,爭取在短時間內(nèi)讓大部分在校生都能得到項目研究的鍛煉。通過幾年的積累,在管理系統(tǒng)中建立專家?guī)?通過系統(tǒng)隨機抽取專家實現(xiàn)項目的匿名評審,保證了項目評選的公平、公正性。

(3) 項目來源的管理。目前我校項目的來源主要包括:依據(jù)本專業(yè)的辦學(xué)特色擬定的研究性課題,各精品(優(yōu)秀)課程建設(shè)團隊結(jié)合課程教學(xué)模式改革需要擬定的體現(xiàn)研究性、創(chuàng)新性的科研課題,各實驗教學(xué)中心公布的研究課題,學(xué)生個人或團隊根據(jù)研究專長獨立選擇的課題,依托學(xué)生自主管理實驗室、學(xué)生創(chuàng)新工作室、學(xué)生專業(yè)社團的模擬商業(yè)運作、社會調(diào)研項目和其他有價值的研究與實踐項目等。通過信息化管理系統(tǒng)對項目進行分類管理,避免項目內(nèi)容的重復(fù),確保新申請項目的創(chuàng)新性。

(4) 多向選擇的實現(xiàn)。通過信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)學(xué)生、導(dǎo)師的多向選擇。即先由學(xué)院對指導(dǎo)教師和學(xué)生的資質(zhì)進行審查,指導(dǎo)教師和學(xué)生根據(jù)研究課題和項目進行雙向選擇。專家組再根據(jù)師生的雙向選擇結(jié)果對項目進行評審和論證,最后由通過面試的負責(zé)人組建學(xué)生研究團隊。項目負責(zé)人、成員及導(dǎo)師進行多向選擇,優(yōu)化組合研究團隊。

2.2 項目過程管理

(1) 開題管理。系統(tǒng)將利用CNKI的查重檢測系統(tǒng)對所有項目的開題報告進行查重,組織專家對項目研究的各個環(huán)節(jié)進行預(yù)期指導(dǎo),對可能出現(xiàn)的問題及時糾正。組織專家對項目研究過程描述、經(jīng)費預(yù)算、成員分工等方面進行詳細指導(dǎo),對需要更換成員、負責(zé)人或指導(dǎo)教師的項目商議后及時更換,以確保項目研究的順利進行。

(2) 中期檢查。項目研究時間過半,項目負責(zé)人可以在系統(tǒng)內(nèi)直接提交中期檢查報告,內(nèi)容包括任務(wù)完成情況、困難和問題、下一步工作計劃等。管理部門將組織中期檢查,并提出改進建議。項目運行過程中因各種原因出現(xiàn)的項目參與人員變動、更換題目及內(nèi)容等情況,需要項目負責(zé)人先在系統(tǒng)內(nèi)填寫相應(yīng)的變更書面申請,指導(dǎo)教師審核通過后,等待學(xué)院和管理部門的審批。項目執(zhí)行期內(nèi),項目組因無法克服原因終止項目研究,項目負責(zé)人可在系統(tǒng)內(nèi)直接提交申請,指導(dǎo)教師審核通過后,等待管理人員的審核通過。被替換的學(xué)生和未完成項目的指導(dǎo)教師將在系統(tǒng)內(nèi)被標(biāo)記,不能參與下一年度的項目申報。

(3) 結(jié)題。項目完成后,項目組應(yīng)在系統(tǒng)內(nèi)完成大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項目綜合研究報告,并附上研究記錄等相關(guān)材料和研究成果、實物等,管理部門組織專家進行結(jié)題驗收。當(dāng)項目提供的驗收材料與數(shù)據(jù)不完整、不真實、無故未完成預(yù)期成果、擅自更改項目研究目標(biāo)和內(nèi)容時,項目驗收將不合格。驗收未通過的項目成員和指導(dǎo)教師將會在系統(tǒng)內(nèi)被標(biāo)記,2年內(nèi)不得再次申報大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃項目。

2.3 項目的輔助、督促和監(jiān)督環(huán)節(jié)的信息化管理

(1) 輔助環(huán)節(jié)管理。通過系統(tǒng)提供有關(guān)“國創(chuàng)計劃”的線上培訓(xùn)與講座,學(xué)生可根據(jù)自己的需要獲取相應(yīng)的幫助內(nèi)容[12]。系統(tǒng)還提供了實驗室開放平臺的鏈接,放寬了實驗室開放和實驗設(shè)備借出條件等措施,以便輔助項目研究順利開展[13]。

(2) 督促環(huán)節(jié)。系統(tǒng)根據(jù)項目任務(wù)書,結(jié)合項目的進度情況,進行人性化消息提示,保證項目完成,促使項目組成員根據(jù)項目的研究內(nèi)容、進度安排及成員分工情況,按時完成各環(huán)節(jié)的任務(wù)。

(3) 監(jiān)督環(huán)節(jié)。項目組成員可以在管理系統(tǒng)內(nèi)提交工作日志、小組會議記錄、導(dǎo)師指導(dǎo)記錄、調(diào)研記錄等材料。管理部門依此審核項目進度的合理性、經(jīng)費使用的合理性及階段性成果的可評價性等。

2.4 項目經(jīng)費的信息化管理

經(jīng)費管理采用“項目負責(zé)人、導(dǎo)師和院長審核、管理部門審批”的經(jīng)費報賬流程,即項目負責(zé)人嚴格按照“經(jīng)費管理辦法”的相關(guān)要求填寫報銷單后,由指導(dǎo)教師、院長分別審核無誤后,管理部門進行審批,合格后方可到財務(wù)部門進行經(jīng)費報賬。在這一過程中,項目負責(zé)人可以直接在管理系統(tǒng)上填寫支出類別、支出金額、支出項目等信息,指導(dǎo)教師和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進行網(wǎng)上審核簽字,學(xué)生便可以根據(jù)系統(tǒng)生成的報銷序列號,下載打印報銷單。通過信息化管理簡化了報銷流程,方便了師生。同時也對經(jīng)費支出進行了實時統(tǒng)計,方便管理部門使用。

3 “國創(chuàng)計劃”項目信息化管理的成效

截至2017年底,項目運行良好、成果豐碩,其中869項通過了結(jié)題驗收,研究成果在省級以上學(xué)術(shù)期刊發(fā)表論文1 000多篇,其中包括核心期刊33篇、申請專利30余項(其中發(fā)明專利2項)、完成商業(yè)計劃書324份、研究報告499份、完成設(shè)計作品26項。通過驗收項目材料的組織、學(xué)術(shù)論文和研究報告的撰寫以及商業(yè)計劃書設(shè)計等,學(xué)生的寫作能力、科學(xué)方法運用能力及創(chuàng)新思維培養(yǎng)都得到極大提升。

“國創(chuàng)計劃”項目實現(xiàn)了全過程信息化管理,項目指導(dǎo)教師、項目學(xué)生和學(xué)校管理機構(gòu)實現(xiàn)了實時對接,信息傳送、經(jīng)費管理及成果展示等實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化,提高了工作效率和項目管理質(zhì)量。“國創(chuàng)計劃”成為學(xué)生成就創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)夢想的重要支撐[14]。通過管理信息系統(tǒng)智能交互,學(xué)生在項目進程中與指導(dǎo)教師、學(xué)院專家進行實時交流溝通,許多項目已經(jīng)成為學(xué)生展現(xiàn)創(chuàng)業(yè)夢想最直接、最有效的途徑之一。在與學(xué)生座談時,學(xué)生說在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐過程中真實感受到創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)的艱辛與喜悅,在創(chuàng)新研究中展現(xiàn)自己的才華,在創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練中實現(xiàn)自己的夢想,受益良多。也有一些學(xué)生參與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項目的研究感覺負擔(dān)重、責(zé)任大,但是從中體會到了很多,最大的感悟是認識到團隊精神的重要?！皣鴦?chuàng)計劃”給了學(xué)生一個近距離接觸自主創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的機會,為學(xué)生提供了施展和鍛煉能力的舞臺。

4 結(jié)語

通過智能管理系統(tǒng)的開發(fā)和實踐,實現(xiàn)了對整個項目全程監(jiān)控、確保高效高質(zhì)完成項目管理工作,實現(xiàn)了人性化的信息提示交流，確保了工作任務(wù)及時完成,實現(xiàn)了日志功能、監(jiān)督學(xué)生的項目完成進度,實現(xiàn)專家遠程評閱、網(wǎng)絡(luò)匿名評審、網(wǎng)上答辯,實現(xiàn)經(jīng)費的預(yù)算及支出控制,實現(xiàn)了結(jié)果自動匯總和查詢等功能,從而為保證我校國家級、省級、校級項目的實施和管理更加有序、科學(xué)和高效,為創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式、建立高效的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃項目管理機制做出有益探索和實踐。

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