張婷婷

摘 要：工程資料是反映工程實(shí)體最終成果的重要性文件，本文通過(guò)對(duì)工程檔案資料管理中存在的問(wèn)題論述，為確保工程資料的時(shí)效性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性需注意的事項(xiàng)及有效的控制措施，加強(qiáng)建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工五方單位資料管理工作。

關(guān)鍵詞：專(zhuān)業(yè)技能資料管理電子聲像檔案審計(jì)與檔案

1 熟悉相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)

1.1 法律法規(guī)

工程資料不符合要求，將導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行工程驗(yàn)收。工程資料的形成與工程質(zhì)量驗(yàn)收過(guò)程有著不可分割的關(guān)系，建筑工程質(zhì)量驗(yàn)收是依據(jù)《建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》和配套的工程專(zhuān)業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范執(zhí)行的。除了驗(yàn)收規(guī)范，還需要平時(shí)不斷學(xué)習(xí)并熟悉：《建筑法》、《檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等等。

1.2 建筑材料、施工技術(shù)、項(xiàng)目管理、工程預(yù)算

熟悉地基與基礎(chǔ)、砌體、鋼筋混凝土、鋼結(jié)構(gòu)、防水等工程的分類(lèi)、施工工藝流程及施工要點(diǎn)，明確哪些施工節(jié)點(diǎn)需要形成資料。了解項(xiàng)目管理的程序、組織機(jī)構(gòu)、目標(biāo)控制、現(xiàn)場(chǎng)管理的概念和基本內(nèi)容，結(jié)合本工程的建立整套資料的管理體系。熟悉監(jiān)理資料管理工作流程，熟悉建筑構(gòu)造、建筑設(shè)備及工程預(yù)算的基本知識(shí)，值得注意的是工程計(jì)價(jià)方式不同，經(jīng)濟(jì)技術(shù)簽證資料的形成方式也不同。

1.3 計(jì)算機(jī)、資料軟件、公文寫(xiě)作

熟練使用計(jì)算機(jī)、辦公室及資料軟件，適應(yīng)當(dāng)代新形勢(shì)下的工程檔案資料管理。掌握公文寫(xiě)作與文秘工作的基本知識(shí)，在工程實(shí)踐中，公文寫(xiě)作中運(yùn)用最多的是通知、函、回復(fù)和請(qǐng)示，各申報(bào)表、變更單的寫(xiě)作格式也應(yīng)規(guī)范；在資料信息處理中，文件的收發(fā)、傳遞、管理及立卷歸檔工作都相當(dāng)重要。

2 五方責(zé)任主體項(xiàng)目資料管理中的問(wèn)題及重點(diǎn)

2.1 建設(shè)單位

項(xiàng)目初期，在工程招標(biāo)與勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求。向參與工程建設(shè)的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位提供與建設(shè)工程有關(guān)的原始資料。本單位采購(gòu)的建筑材料、構(gòu)配件和設(shè)備，應(yīng)保證建筑材料、構(gòu)配件和設(shè)備符合設(shè)計(jì)文件和合同要求，并保證相關(guān)質(zhì)量證明文件的齊全完整、真實(shí)有效。

項(xiàng)目前期的綜合資料辦理種類(lèi)多、周期長(zhǎng)，需要辦理人員需要細(xì)心、不耐其煩，其中要注意施工圖設(shè)計(jì)審查報(bào)告還應(yīng)具備審查批準(zhǔn)書(shū)及設(shè)計(jì)單位的回復(fù)。另外，在施工中遇到建筑節(jié)能、設(shè)計(jì)方案等變動(dòng)時(shí)，涉及很多資料相應(yīng)更改，應(yīng)做好已作廢資料的處理，千萬(wàn)不要混淆。

建設(shè)單位是編報(bào)工程檔案的責(zé)任單位，大多數(shù)都是自行負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查工程文件的形成、收集和立卷歸檔工作。在施工期間應(yīng)督促勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工各單位按規(guī)范要求做好各自的資料管理工作，定期檢查，建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度。

項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，相關(guān)資料要移交物業(yè)公司。由于大多物業(yè)公司資料管理意識(shí)淡薄，資料管理混亂，建設(shè)方除了要做好資料移交工作外，還應(yīng)在簽訂合同時(shí)補(bǔ)充資料管理的相關(guān)要求，為項(xiàng)目后期的運(yùn)行、維護(hù)提供幫助。

2.2 勘察、設(shè)計(jì)單位

勘察、設(shè)計(jì)單位主要是按合同和規(guī)范要求提供建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)文件。在工程實(shí)踐中，由于設(shè)計(jì)單位的人員不穩(wěn)定，存在設(shè)計(jì)變更通知單資料混亂，電子文件也無(wú)法收集齊全等現(xiàn)象。對(duì)此，應(yīng)及時(shí)溝通，加強(qiáng)信息交流。

2.3 監(jiān)理單位

監(jiān)理單位的資料相對(duì)簡(jiǎn)單，主要包括監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理通知、監(jiān)理工作日志、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。但是監(jiān)理人員的簽字工作普遍滯后，常常出現(xiàn)簽錯(cuò)、漏簽的現(xiàn)象，導(dǎo)致部分資料跟不上施工現(xiàn)場(chǎng)的進(jìn)度。

2.4 施工單位

施工日志很重要，天氣、工作內(nèi)容、時(shí)間、事件等都有訊可查，容易被大家忽視。

電梯和消防通風(fēng)不僅僅要具備檢驗(yàn)資料，還應(yīng)有隱蔽資料。欄桿如何固定？塑鋼窗的如何固定？均要做隱蔽資料。

分戶驗(yàn)收的工作量大、耗時(shí)長(zhǎng)，如何保質(zhì)保量順利完成分戶驗(yàn)收資料？成立分戶驗(yàn)收專(zhuān)項(xiàng)小組，分工協(xié)作，派專(zhuān)員負(fù)責(zé)收集分戶驗(yàn)收的原始數(shù)據(jù)、表格填寫(xiě)、各單位簽字及蓋章等工作。

2.5 常見(jiàn)的主要問(wèn)題

在工程建設(shè)過(guò)程中工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人及其變化情況應(yīng)納入檔案管理。這點(diǎn)容易被忽視，應(yīng)該在項(xiàng)目中做好記錄。

各項(xiàng)資料要完善閉合。如砼的澆灌時(shí)間，施工日記，監(jiān)理日記，旁站記錄、砼試塊取樣時(shí)間均要實(shí)事求是的閉合。

資料員更換頻繁，人員交接工作不到位導(dǎo)致資料遺失、返工，相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)資料不熟悉甚至不會(huì)，水電安裝與土建資料完全脫節(jié)，造成資料整理成冊(cè)工作困難。如何穩(wěn)定專(zhuān)業(yè)人才，解決專(zhuān)業(yè)人才少？提高要求和薪資，加強(qiáng)管理和培訓(xùn)，增加晉升渠道等等。

3 建設(shè)電子文件與電子檔案管理

建設(shè)電子文件數(shù)量越來(lái)越大，工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時(shí)歸檔。目前許多項(xiàng)目的電子文件歸檔確實(shí)沒(méi)紙質(zhì)版本做得規(guī)范，一些電子文件都存在缺失，這需要平時(shí)的積累和良好的收集習(xí)慣。需要長(zhǎng)期保存的電子文件，載體不宜用移動(dòng)硬盤(pán)、優(yōu)盤(pán)，應(yīng)采用光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)?，F(xiàn)在以感光材料、磁介質(zhì)、光盤(pán)為記錄介質(zhì)的電子工程檔案也將逐步規(guī)范采用。

檔案歸檔應(yīng)一式三份，一份封存保管，一份異地保存（包括電子文檔），一份提供利用，面對(duì)突發(fā)性災(zāi)害，檔案有必要異地備份。

4 建設(shè)聲像檔案管理

模塊建立：媒體入庫(kù)、分類(lèi)管理、信息檢索、匯總查詢、攝影者管理、用戶管理、幫助；

查詢方式：專(zhuān)題專(zhuān)項(xiàng)查詢、時(shí)間分類(lèi)查詢、工程名稱(chēng)查詢；

收集對(duì)策：統(tǒng)一整理格式標(biāo)準(zhǔn)、盡量避免檔案素材“空檔”；

目錄編制：統(tǒng)一命名標(biāo)準(zhǔn)、注意上傳歸類(lèi)疏忽；

安全保管：做好基礎(chǔ)備份、定期不定期檢查修正、做好軟硬件的適時(shí)更新、做好系統(tǒng)使用的權(quán)限管理；

5 建設(shè)工程投資審計(jì)與檔案管理工作

建設(shè)工程投資審計(jì)主要針對(duì)政府投資的項(xiàng)目，貫穿于整個(gè)建設(shè)工程：項(xiàng)目規(guī)劃、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同簽訂、質(zhì)量安全進(jìn)度管理等。

在立項(xiàng)審批階段，項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告容易被忽視，可行性研究報(bào)告未被論證，會(huì)出現(xiàn)較多的問(wèn)題，不過(guò)大多適用于政府工程。項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)對(duì)工程造價(jià)的影響比重很大，對(duì)此環(huán)節(jié)開(kāi)展跟蹤審計(jì)可以控制設(shè)計(jì)質(zhì)量，從而達(dá)到控制建設(shè)成本、遏制設(shè)計(jì)浪費(fèi)的目的。其實(shí)勘察設(shè)計(jì)現(xiàn)在還處于不成熟、技術(shù)處理薄弱的狀況，我們可以收集相關(guān)單位及人員執(zhí)業(yè)資格記錄，整理數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)相同的錯(cuò)誤。在招投標(biāo)階段，招標(biāo)階段的施工圖紙的設(shè)計(jì)深度往往達(dá)不到要求，導(dǎo)致設(shè)計(jì)變更、簽證、核定單數(shù)量大。對(duì)于投標(biāo)文件，除了中標(biāo)單位的相關(guān)資料，未中標(biāo)并排名靠前的單位資料也應(yīng)該保存，可作為后期的備選，特別是技術(shù)標(biāo)，里面的技術(shù)方案都有很好的參考價(jià)值，商務(wù)標(biāo)也能在特殊時(shí)段做好的對(duì)比。在合同簽訂階段，合同如果不夠規(guī)范和嚴(yán)密，可能給單位帶來(lái)直接或間接地經(jīng)濟(jì)損失，給竣工結(jié)算埋下隱患。

項(xiàng)目質(zhì)量、安全、進(jìn)度管理跟蹤審計(jì)的資料，大部分由施工單位提供，在工程檔案收集整理和管理中應(yīng)堅(jiān)持以下原則：1）工程資料必須真實(shí)反映工程實(shí)施過(guò)程的真實(shí)情況；2）建設(shè)單位作為工程建設(shè)項(xiàng)目的所有者和組織者，在工程資料收集整理方面，負(fù)有組織和統(tǒng)籌的責(zé)任，應(yīng)當(dāng)對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中的資料檔案質(zhì)量把好關(guān)；3）所有生成資料和管理資料的人員，一定要認(rèn)真履行職責(zé)，在關(guān)鍵問(wèn)題上要堅(jiān)持原則，抵制弄虛作假的行為。

6 結(jié)論

面臨建設(shè)工程各個(gè)領(lǐng)域的檔案管理工作，我們應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，確保工程檔案資料的時(shí)效性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。

參考文獻(xiàn)

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