楊寧，張榮鳳，李鵬，郭歡

（北京航天長征飛行器研究所,北京 100076）

我單位固定資產(chǎn)標(biāo)簽因帶有LOGO、格式特殊、種類多、批量較小等特點，以往在外協(xié)單位使用打印的方式制作，流程多、周期長，出現(xiàn)遺漏和差錯不容易發(fā)現(xiàn)，特別是在應(yīng)急使用時工作比較被動。通過對現(xiàn)有的資產(chǎn)標(biāo)簽和通用辦公軟件、打印設(shè)備的研究，提出了一種快速制作二維碼標(biāo)簽的應(yīng)用方案。

1 二維碼設(shè)備標(biāo)簽的制作需求

根據(jù)我單位近年的資產(chǎn)標(biāo)簽的情況，對二維碼設(shè)備標(biāo)簽的制作要求如下。

自動生成二維碼圖片。為方便設(shè)備盤點和出入庫管理，在設(shè)備標(biāo)簽中采用二維碼，方便使用掃描槍進(jìn)行出入庫和盤點管理。

適應(yīng)多種標(biāo)簽格式。我單位根據(jù)固定資產(chǎn)類別有多種格式的標(biāo)簽，包括普通儀器設(shè)備標(biāo)簽、涉密資產(chǎn)標(biāo)簽、大型設(shè)備標(biāo)簽、小型資產(chǎn)標(biāo)簽等多種專用標(biāo)簽格式，因此需要有靈活的自定義模板功能。

操作簡單通用化。一般情況下我單位每次打印幾十張標(biāo)簽，1年打印幾百張標(biāo)簽，多的時候一次打印幾百張標(biāo)簽，1年打印幾千張標(biāo)簽。因此最好使用通用的打印機和打印軟件，操作過程應(yīng)簡單易懂，同時需要兼顧打印效率。

滿足排版打印的特殊要求。標(biāo)簽需要帶有帶企業(yè)彩色logo；常用標(biāo)簽尺寸相對于常用A4紙張很小，需要能夠?qū)崿F(xiàn)自動排版，節(jié)約標(biāo)簽紙張。標(biāo)簽紙張需要適應(yīng)一定的高溫，避免粘貼在計算機服務(wù)器等發(fā)熱量大的設(shè)備時標(biāo)簽翹邊或脫落。

2 二維碼標(biāo)簽制作方案

2.1 總體技術(shù)方案

總體思路是標(biāo)簽?zāi)０逶O(shè)計和打印軟件使用office等常用軟件制作模板并進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，使用免費軟件生成二維碼圖片軟件，采用通用的噴墨打印機將標(biāo)簽排版后打印到A4幅面的不干膠紙上。流程如圖1所示。

圖1 二維碼標(biāo)簽打印制作流程

2.2 打印設(shè)備及紙張選型

傳統(tǒng)的標(biāo)簽打印一般采用專用標(biāo)簽打印機和配套標(biāo)簽軟件，成卷打印的方式。如果標(biāo)簽帶有彩色文字和圖片，一般先成卷印刷后套打文字，字體顏色為色帶顏色。本方案中使用通用打印機打印標(biāo)簽。

目前市場上彩色打印機主要分為激光、噴墨、熱升華等多種類型，其中激光打印機和噴墨打印機的使用率都很高，都可以滿足標(biāo)簽打印的基本要求。綜合考慮打印設(shè)備采用通用的普通彩色打印機，另外不干膠標(biāo)簽紙厚度一般是普通紙的2～3倍，因此需要選用可使用厚紙的打印機型號。

針對噴墨、激光等不同類型的打印機，需要選擇對應(yīng)類型的不干膠標(biāo)簽紙，目前國外廠家的材質(zhì)的性能較好，考慮到標(biāo)簽的粘性和耐熱性，目前應(yīng)用較多的有類似薄塑料的PVC紙，綜合性能較好的PET紙。

2.3 打印軟件選型

目前我單位標(biāo)簽制作通過外協(xié)單位使用Word模板的方式，需要逐個復(fù)制粘貼標(biāo)簽信息。這種方式首先從管理流程上復(fù)雜，周期很長，實際制作時工作量很大，非常容易產(chǎn)生差錯。這種方式制作的標(biāo)簽不支持帶二維碼圖片。

計劃使用Word定制標(biāo)簽?zāi)０鍢邮剑瑥腅xcel中關(guān)聯(lián)讀取設(shè)備信息。在使用時先編輯好Excel數(shù)據(jù)文件，結(jié)合免費的二維碼生成工具將設(shè)備信息批量生成二維碼圖片，然后使用Word的郵件合并功能批量打印，實現(xiàn)可自動排版的二維碼設(shè)備標(biāo)簽的快速制作。

3 二維碼標(biāo)簽制作過程

經(jīng)過多次實驗，找到一種制作設(shè)備標(biāo)簽的可行的方法，可利用現(xiàn)有設(shè)備和軟件快速打印生成各類設(shè)備標(biāo)簽。

3.1 定制模板文件

需要預(yù)先定義的模板文件包括Excel數(shù)據(jù)源文件和Word標(biāo)簽?zāi)０逦募蓚€文件，然后在Word模板文件中定義數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

3.1.1 定制Excel數(shù)據(jù)源文件

Excel數(shù)據(jù)源文件，是指包含需要打印標(biāo)簽的設(shè)備信息的Excel文件。定制Excel格式的數(shù)據(jù)源文件比較簡單，確定規(guī)范統(tǒng)一格式的Excel設(shè)備信息文件。

定制標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)源文件最關(guān)鍵的一點是保證正確的標(biāo)題格式。Excel文件的第一行相當(dāng)于數(shù)據(jù)的標(biāo)題行，因此不要在第一行寫文件標(biāo)題，標(biāo)題字段最好不要有空格，順序沒有關(guān)系。從Excel文件的內(nèi)容區(qū)看，最基本要求是不能有空行（否則會打印出空白標(biāo)簽），當(dāng)然不能有合并單元格。

如果打印帶二維碼的標(biāo)簽，需要在Excel文件中增加一行二維碼條路徑列，按照規(guī)則填寫對應(yīng)的二維碼文件，注意文件目錄需要用雙斜線隔開。

3.1.2 定制Word模板文件

Word格式的標(biāo)簽文件定制是實現(xiàn)自動排版最關(guān)鍵的步驟，包括三部分內(nèi)容：標(biāo)簽文件的頁面設(shè)置、標(biāo)簽外觀和尺寸、標(biāo)簽整體的對齊方式和版式。

首先，需要確定打印模板的頁面設(shè)置。經(jīng)過多次驗證，我們發(fā)現(xiàn)使用郵件合并打印時，打印后的文件將會繼承模板頁面設(shè)置、標(biāo)簽版式的設(shè)置信息。因此將小標(biāo)簽的模板幅面定義A4紙張。

標(biāo)簽?zāi)０宓亩ㄖ品椒ㄅc后續(xù)的打印排版密切相關(guān)。Word郵件合并后，自動采用分節(jié)符將每個標(biāo)簽隔開。因此需要采用替換分節(jié)符的方式打破一頁一個標(biāo)簽文件的限制，實現(xiàn)一行一個標(biāo)簽文件，然后進(jìn)一步實現(xiàn)一行多個標(biāo)簽的自動排版。主要技術(shù)方式有三種：使用分欄+連續(xù)的分節(jié)符，并調(diào)整分欄間距；按單個標(biāo)簽定義表格虛框占位，并整體設(shè)定表格的版式；按單個標(biāo)簽定義文本框并設(shè)置版式，標(biāo)簽以表格的形式嵌入到文本框中。經(jīng)過驗證，第一種方式分欄+連續(xù)的分節(jié)符，分欄精度差，不容易操作；第二種方式帶虛框的表格，表格間隙調(diào)整和拆分困難；第三種標(biāo)簽文件定義為文本框內(nèi)嵌表格的方式，通過調(diào)整頁面設(shè)置、文本框大小、文本框版式和對齊方式等參數(shù)，可以在Word中比較完美的實現(xiàn)打印后標(biāo)簽文件的自動排版工作。

單個標(biāo)簽的一般使用文本框內(nèi)嵌入表格的方式。首先定制對應(yīng)的文本框，尺寸比標(biāo)簽表格尺寸略大5mm，主要目的是方便排版和調(diào)整標(biāo)簽之間的行列間距，可將文本框線條顏色定義為透明，方便裁剪標(biāo)簽，然后在文本框內(nèi)插入表格，用表格繪制準(zhǔn)確尺寸的標(biāo)簽?zāi)０澹蚓€線行設(shè)置、文本設(shè)置、企業(yè)logo等。

標(biāo)簽文件的對齊方式和版式設(shè)置非常重要，調(diào)整文本框的版式和對齊方式是實現(xiàn)標(biāo)簽打印的排版優(yōu)化的關(guān)鍵點。選中標(biāo)簽文本框，點鼠標(biāo)右鍵，設(shè)置文本框格式→版式，選擇嵌入型；右下角“高級”設(shè)置中，文字環(huán)繞的版式，也是選擇嵌入型。這樣設(shè)置后，如果水平方向位置足夠，文本框標(biāo)簽會向自動右側(cè)方向排，如果水平空間不夠則會自動換行。

最后，結(jié)合標(biāo)簽?zāi)０宓奈谋究虻某叽绲恼{(diào)整，對打印頁面設(shè)置進(jìn)行聯(lián)合調(diào)整，以獲得最合理的頁面邊距和文本框尺寸。

3.1.3 關(guān)聯(lián)模板和數(shù)據(jù)源

Excel數(shù)據(jù)源模板和Word格式的模板定義好后，將Excel數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)到模板中。

首先關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)源文件，通過下拉菜單郵件－選擇收件人－使用現(xiàn)有列表，選擇已經(jīng)定義好的Excel數(shù)據(jù)源文件以及對應(yīng)的sheet。如果有多個不同大?。ǜ袷剑┑臉?biāo)簽，建議Word格式的標(biāo)簽?zāi)０蹇梢苑譃槎鄠€Word，關(guān)聯(lián)使用一個同Excel文件的多個sheet作為數(shù)據(jù)源，可減少模板數(shù)量。

然后在Word格式的標(biāo)簽?zāi)０逦募嘘P(guān)聯(lián)Excel對應(yīng)的數(shù)據(jù)sheet。在關(guān)聯(lián)好數(shù)據(jù)表后，使用“插入合并域”的功能，關(guān)聯(lián)該數(shù)據(jù)標(biāo)的屬性字段。標(biāo)簽?zāi)０逦募谐霈F(xiàn)類似“?資產(chǎn)編號?”的字符，這實際是Word自動定義的域。字體與定義的一致，可以復(fù)制域文本轉(zhuǎn)移到其它位置，也可以使用預(yù)覽功能顯示最終結(jié)果的樣式。

由于Word標(biāo)簽?zāi)０逵涗浀氖菙?shù)據(jù)源文件的絕對路徑，無法記錄相對路徑，因此應(yīng)先把使用目錄規(guī)劃好，再定義關(guān)聯(lián)關(guān)系，數(shù)據(jù)源文件不要隨便更換目錄。否則即使數(shù)據(jù)源文件模板文件在同一目錄，Word也找不到，還需要再次重新定義關(guān)聯(lián)關(guān)系。

定制好Word標(biāo)簽?zāi)０搴虴xcel標(biāo)簽數(shù)據(jù)源，可使用模擬數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)簽生成和打印排版等功能測試，調(diào)試完成后固化模板。

3.2 標(biāo)簽制作打印

制作二維碼的資產(chǎn)標(biāo)簽主要包括三個步驟，將資產(chǎn)信息填寫到Excel數(shù)據(jù)源文件，用二維碼工具批量生成二維碼圖片，使用Word郵件合并功能排版打印。

3.2.1 填寫Excel數(shù)據(jù)源文件

打開Excel格式的標(biāo)簽數(shù)據(jù)源文件，按格式逐行填寫（或粘貼）標(biāo)簽的信息，參考圖2標(biāo)簽數(shù)據(jù)源文件示例，規(guī)則表格無空行。

3.2.2 生成二維碼圖片（圖3）

使用免費軟件二維碼生成器ZZY．QR批量生成二維碼圖片。一般取設(shè)備編號作為生成二維碼編碼即可，可根據(jù)標(biāo)簽的實際尺寸調(diào)整模塊大小。另外在二維碼中央可加入企業(yè)logo圖片。

圖2 標(biāo)簽文件外觀示例

圖3 生成二維碼

打印資產(chǎn)標(biāo)簽時，需要使用此軟件批量生成二維碼編碼的功能。從Excel文件中復(fù)制設(shè)備信息直接粘貼到編輯框即可，一行信息生成一個二維碼圖片文件，按照指定的前綴命名規(guī)范保存到指定的的路徑。

3.2.3 生成Word標(biāo)簽文件（圖4）

打開Word格式的標(biāo)簽?zāi)０逦募?，利用Word郵件合并的功能，自動生成標(biāo)簽文件。選擇下拉菜單“郵件”，“完成并合并”－“編輯單個文檔”。系統(tǒng)根據(jù)關(guān)聯(lián)的Excel數(shù)據(jù)源文件信息，自動新建一個文件名為“信函xx”的Word文件，包含一組用分節(jié)符隔開的標(biāo)簽文件。

打開標(biāo)簽?zāi)０逦募r，如果數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)正常，會提示“是否運行sql命令”，選“是”。如果沒有出現(xiàn)此提示，一般是數(shù)據(jù)源文件的絕對路徑變更，需要“使用現(xiàn)有數(shù)據(jù)源”手工關(guān)聯(lián)Excel數(shù)據(jù)源文件對應(yīng)的sheet。

使用郵件合的“編輯單個文檔”功能生成全部標(biāo)簽文件，標(biāo)簽是一個個的分節(jié)符隔開的，一頁只有一個標(biāo)簽，還需要進(jìn)一步完成標(biāo)簽的排版優(yōu)化。查找替換文件中的分節(jié)符（^b），將分節(jié)符替換為空。由于預(yù)先設(shè)置好了單個標(biāo)簽文件的頁面邊距、標(biāo)簽對象的對齊方式和版式，標(biāo)簽會自動先橫向排版，滿一行后自動排下一行。標(biāo)簽中的二維碼圖片經(jīng)常不會自動更新，需要點中圖片后按F9刷新圖片。

4 應(yīng)用效果

使用Word和Excel相結(jié)合的方制作二維碼設(shè)備標(biāo)簽，與傳統(tǒng)的標(biāo)簽打印機的方式相比有很多優(yōu)勢。

圖4 生成Word格式的標(biāo)簽文件

操作方便易學(xué)。特別適合多種規(guī)格的標(biāo)簽尺寸定制和調(diào)整。對于大部分操作人員來說，只需要新掌握Word郵件打印功能、替換分節(jié)符號的方法，很容易上手。對于超長名稱的設(shè)備，也方便手工調(diào)整。

制作周期短。采用了自主打印標(biāo)簽的方式，方便隨時打印標(biāo)簽。例如在設(shè)備領(lǐng)用的同時，可以及時打印設(shè)備標(biāo)簽?？梢悦黠@縮短標(biāo)簽制作周期，有助于優(yōu)化設(shè)備管理流程。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性提高。模板文件和數(shù)據(jù)源文件關(guān)聯(lián)，不需要重復(fù)錄入，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性大大提高。以往采用Excel文件向Word文件粘貼的方式錯誤率很高，可能因串行、漏行等原因造成數(shù)據(jù)錯誤。

制作費用低。以往委托外協(xié)單位制作，采用大量的人工操作，標(biāo)簽的制作成本較高。利用通用的打印設(shè)備，通過數(shù)據(jù)自動關(guān)聯(lián)和自動排版技術(shù)的應(yīng)用，不需要新的軟硬件投資，使得設(shè)備、打印耗材和人工費用都得到很好的控制。

保證了數(shù)據(jù)安全。設(shè)備和資產(chǎn)信息一直在單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)，充分保證了數(shù)據(jù)的安全性，避免某些敏感的設(shè)備信息的泄露。

5 結(jié)語

使用Word和Excel相結(jié)合的方式，可以方便的制作二維碼設(shè)備標(biāo)簽，實現(xiàn)標(biāo)簽信息的及時更新。標(biāo)簽?zāi)０宥ㄖ旗`活，不但可以用于各類資產(chǎn)標(biāo)簽的打印，也可用于人力、檔案等包含圖片的標(biāo)簽和文件的批量制作，含對應(yīng)圖片和二維碼的請柬、門票、參賽證等，可以大大提高工作效率。

[1]郭曉莉．“郵件合并”輕松搞定成績通知單——Word2010實用功能 [J]．信息與電腦 (理論版 )，2015．1：16-18．

[2]張景川．Excel2010數(shù)據(jù)表與Word2010郵件合并在學(xué)生成績通知單制作中的應(yīng)用[J]．山西煤炭管理干部學(xué)院學(xué)報 ,2015．2：180-182．