肖秋會(huì) 詹欣然

摘要：本文對(duì)國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）的內(nèi)容進(jìn)行了解讀，重點(diǎn)分析了相關(guān)的術(shù)語和定義、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能要求、電子文件的歸檔、電子檔案的管理等核心內(nèi)容，并對(duì)該標(biāo)準(zhǔn)提出了個(gè)人的修改意見。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔電子檔案管理規(guī)范

Abstract： In this paper， the content of the national standard Specification on Electronic Documents Ar？ chiving and Electronic Records Management is ex？ plained. This paper focuses on the analysis of terms and definitions， the functional requirements for busi？ ness system that form electronic documents， the ar？ chiving of electronic documents ， the management of electronic records and？so？on. Moreover， this paper put forwards some personal opinions for the revision of this standard.

Key words： Electronic documents； Archiving； Electronic records； Specification.

2002年12月4日，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）（以下簡稱為2002年《規(guī)范》），并于2003年5月1日實(shí)施。[1]該標(biāo)準(zhǔn)明確界定了電子文件、元數(shù)據(jù)、遷移等關(guān)鍵性術(shù)語的概念，規(guī)定了電子文件的歸檔管理流程以及電子文件的存儲(chǔ)載體和存儲(chǔ)格式，對(duì)于規(guī)范我國電子文件的歸檔管理發(fā)揮了重要作用。隨著我國各項(xiàng)電子業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，電子文件的類型、格式及生成環(huán)境發(fā)生了很大變化，2002年《規(guī)范》已經(jīng)不能滿足電子文件歸檔與電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。2016年8月29日，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局與國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布了新的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）（以下簡稱為2016年《規(guī)范》），2017年3月1日開始實(shí)施，[2]代替2002年《規(guī)范》。本文分析了2016年《規(guī)范》在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容方面的特點(diǎn)，并指出其不足之處。

一、2016年《規(guī)范》的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)

與2002年《規(guī)范》相比，2016年《規(guī)范》的整體結(jié)構(gòu)具有如下特點(diǎn)：第一，新增了“業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)”這一章，從前端著手，對(duì)電子文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能進(jìn)行了較為全面的規(guī)定；第二，改節(jié)為章，擴(kuò)充細(xì)化。例如，“電子文件的歸檔范圍”從原來第六章“電子文件的收集與積累”下的一個(gè)小節(jié)擴(kuò)充為單獨(dú)的一章；第三，跨章合并，聚合內(nèi)容。在原第九章增加了“電子檔案備份”“電子檔案元數(shù)據(jù)的維護(hù)”這兩個(gè)小節(jié)，強(qiáng)調(diào)了備份及元數(shù)據(jù)維護(hù)對(duì)于電子檔案安全管理的重要性，并將電子檔案的存儲(chǔ)、備份、利用、統(tǒng)計(jì)、元數(shù)據(jù)維護(hù)這幾個(gè)部分統(tǒng)一歸并為“電子檔案的管理”，層次分明。具體見表1。

二、2016年《規(guī)范》的內(nèi)容特點(diǎn)與變化

2016年《規(guī)范》在總則部分明確規(guī)定，電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)納入單位的信息化建設(shè)規(guī)劃，并從全程管理理念和前端控制原則出發(fā)，規(guī)定了電子文件形成或辦理部門、檔案部門、保密部門、信息化部門等與電子文件形成、歸檔及管理和維護(hù)相關(guān)的各個(gè)部門的職責(zé)；將適用范圍從2002年《規(guī)范》的“黨政機(jī)關(guān)”擴(kuò)大至“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織”。2016年《規(guī)范》所依據(jù)和參考的標(biāo)準(zhǔn)文件數(shù)量在2002年《規(guī)范》的基礎(chǔ)上大幅增加擴(kuò)充，共增加了22個(gè)標(biāo)準(zhǔn)性文件，其中有10個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)，8個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，4個(gè)國際標(biāo)準(zhǔn)，提升了標(biāo)準(zhǔn)的適用性和支撐的廣泛性。除此之外，2016年《規(guī)范》的內(nèi)容更為充實(shí)，對(duì)指導(dǎo)我國現(xiàn)階段電子文件歸檔及電子檔案管理具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作用。具體如下：

（一）全面修訂了術(shù)語及定義

2016年《規(guī)范》對(duì)術(shù)語進(jìn)行了全面修訂，主要體現(xiàn)為：

第一，新增了9個(gè)術(shù)語，分別是“電子檔案”“組件”“可靠性”“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”“電子檔案管理系統(tǒng)”“移交”“歸檔”“登記”“轉(zhuǎn)換”，澄清了相關(guān)概念。其中：（1）“電子檔案”是“具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件”，明確了電子文件與電子檔案之間的聯(lián)系與區(qū)別。（2）“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”是“形成或管理機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)”。該定義準(zhǔn)確闡述了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的性質(zhì)和特點(diǎn)，體現(xiàn)了前端控制的管理理念及對(duì)電子文件形成環(huán)境的重視。（3）“電子檔案管理系統(tǒng)”的定義為“對(duì)電子檔案（3.2）進(jìn)行采集（3.11）、歸檔（3.12）、編目、管理和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)”。（4）“組件”是“構(gòu)成電子文件、電子檔案且獨(dú)立存在的一個(gè)比特流。示例：文書類電子檔案的組件包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等”。該定義明確了電子文件的結(jié)構(gòu)，對(duì)其完整收集和歸檔具有重要指導(dǎo)作用。（5）“可靠性”是“電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事物、活動(dòng)或事實(shí)的性質(zhì)”。（6）“移交”是“按照國家規(guī)定將電子檔案（3.2）的保管權(quán)交給國家檔案館的過程”。（7）“歸檔”是“將具有憑證、查考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件（3.1）及其元數(shù)據(jù)（3.3）管理權(quán)限向檔案部門提交的過程”。該定義明確了歸檔的對(duì)象、范圍、性質(zhì)和要求。（8）“登記”是“電子檔案進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)（3.10）時(shí)賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)符的行為”?！暗怯洝笔请娮游募跉w檔過程中成為電子檔案必須履行的一項(xiàng)法定程序，新增這個(gè)術(shù)語十分必要。

第二，修訂了8個(gè)基本術(shù)語與定義。如：將“元數(shù)據(jù)”的定義修改為“描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)”，修改后的術(shù)語定義與國家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)文件管理第1部分：通則》（GB/T 26162.1：2010）和國際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文件文件管理第一部分：通則》（ISO15489-1：2001）保持了一致。

第三，刪除了“背景信息”“邏輯歸檔”“物理歸檔”這3個(gè)術(shù)語，將“背景信息”歸入“元數(shù)據(jù)”范疇。2016年《規(guī)范》刪除或者說回避了對(duì)“邏輯歸檔”“物理歸檔”這兩種歸檔方式的區(qū)分，它所規(guī)定的電子文件歸檔方式到底是怎樣的？ 8.2.2作了如下規(guī)定：“應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔”。

（二）對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出了檔案化管理的功能要求

2016年《規(guī)范》的5.1專門對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出了歸檔管理的功能要求：業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)該具備形成、收集、整理、歸檔電子文件的功能，以及保存修改信息，生成歸檔數(shù)據(jù)包，跟蹤、審計(jì)電子文件的功能。另外，要求業(yè)務(wù)系統(tǒng)在電子文件流轉(zhuǎn)期間能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)其元數(shù)據(jù)的收集，并且保持元數(shù)據(jù)與電子文件之間的關(guān)聯(lián)。這項(xiàng)規(guī)定有助于從前端著手對(duì)形成流轉(zhuǎn)階段的電子文件進(jìn)行控制，以確保對(duì)后端歸檔保存的電子檔案進(jìn)行管理和四性的維護(hù)，充分體現(xiàn)了電子文件管理的前端控制思想。

（三）重視元數(shù)據(jù)的歸檔及維護(hù)

元數(shù)據(jù)與電子文件不可分割，它對(duì)于電子文件的四性確認(rèn)和維護(hù)，以及電子檔案的發(fā)現(xiàn)、組織與檢索及提供利用都具有重要的作用。2016年《規(guī)范》較為詳細(xì)地規(guī)定了元數(shù)據(jù)歸檔的相關(guān)內(nèi)容，并對(duì)元數(shù)據(jù)維護(hù)提出了相關(guān)要求：

1.指明了歸檔元數(shù)據(jù)的類型及范圍。規(guī)定文書類、科技類、郵件類、網(wǎng)頁和社交媒體類、各種專業(yè)類電子文件的元數(shù)據(jù)歸檔范圍參考《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）執(zhí)行。另外，針對(duì)聲像類電子文件具體列出了應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)的類型。

2.規(guī)定了元數(shù)據(jù)鑒定工作細(xì)則。要求在元數(shù)據(jù)鑒定過程中，負(fù)責(zé)人要確保元數(shù)據(jù)的數(shù)量準(zhǔn)確、齊全、完整，保證電子文件及其元數(shù)據(jù)之間的一一對(duì)應(yīng)，確保元數(shù)據(jù)的完整性。

3.規(guī)定了不同種類的元數(shù)據(jù)的歸檔格式，與不同歸檔接口相對(duì)應(yīng)的歸檔格式，以及聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、應(yīng)用軟件形成的電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔格式。

4.規(guī)定了電子檔案元數(shù)據(jù)維護(hù)的相關(guān)內(nèi)容，包括：元數(shù)據(jù)的維護(hù)范圍、維護(hù)措施、維護(hù)目標(biāo)等。

（四）明確規(guī)范了電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能，重視電子檔案安全保障

2016年《規(guī)范》詳細(xì)規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)的管理配置、電子檔案管理、安全管理、系統(tǒng)管理及紙質(zhì)檔案管理這5個(gè)方面的基本功能，并從制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施和日常管理3個(gè)方面對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的安全管理進(jìn)行了規(guī)范，強(qiáng)調(diào)了安全保障工作的重要性。

（五）詳細(xì)規(guī)定了電子文件的歸檔流程與時(shí)間、歸檔方式和歸檔文件格式

2016年《規(guī)范》詳細(xì)闡述了電子文件歸檔與編目的要求：

1.規(guī)定了電子文件的歸檔流程。8.1.1規(guī)定，“電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點(diǎn)、鑒定、登記、填寫電子文件的歸檔登記表等主要?dú)w檔程序”。

2.規(guī)定了電子文件鑒定工作的內(nèi)容及要求：負(fù)責(zé)人不僅要對(duì)電子文件及元數(shù)據(jù)本身鑒定，也需要對(duì)電子文件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、存儲(chǔ)介質(zhì)等進(jìn)行鑒定。實(shí)際上包括內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面的要求。

3.指明了電子文件的歸檔時(shí)間和歸檔方式。8.2.1規(guī)定，“電子文件形成或者辦理部門應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交歸檔，歸檔時(shí)間不得遲于電子文件形成后的第2年6月”。8.2.2規(guī)定，“應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或者專用離線存儲(chǔ)介質(zhì)，采用在線歸檔或者離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及元數(shù)據(jù)的歸檔”。8.2.3對(duì)歸檔接口做了較為具體的規(guī)定。

4.詳細(xì)規(guī)定了不同種類的電子文件的歸檔格式。8.3規(guī)定了文本及位圖文件類、版式文件類、數(shù)據(jù)庫類、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造類、照片類、公務(wù)電子郵件類以及各種專業(yè)軟件生成的電子文件的歸檔格式，操作性較強(qiáng)。8.4還專門規(guī)定了電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔格式。

5.規(guī)定了電子檔案編目流程及檔號(hào)的編制規(guī)范，要求“檔號(hào)應(yīng)能唯一標(biāo)識(shí)全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案”。

（六）詳細(xì)規(guī)定了電子文件收集與整理的內(nèi)容及要求

1.明確了電子文件及其元數(shù)據(jù)收集與整理的時(shí)間及責(zé)任部門。7.1.1規(guī)定，電子文件的收集“應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成”，收集部門為“電子文件形成部門”，這與4.3部門職責(zé)與分工前后呼應(yīng)。

2.細(xì)化了電子文件完整性的要求。7.1.2要求“同一業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的電子文件應(yīng)齊全、完整”，并詳細(xì)列舉了聲像類、郵件類、網(wǎng)頁和社交媒體類、各種專業(yè)類電子文件的完整性要求。

3.明確規(guī)定了電子文件的保管期限及分類方案，規(guī)范了電子文件紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)建設(shè)，電子文件的排序、命名與關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)等具體要求。

（七）詳細(xì)規(guī)定了電子檔案存儲(chǔ)、備份、統(tǒng)計(jì)和利用等基本工作內(nèi)容

1.細(xì)化了電子檔案存儲(chǔ)方面的要求，存儲(chǔ)對(duì)象包括電子檔案、元數(shù)據(jù)及電子檔案管理系統(tǒng)。如9.1.3規(guī)定“在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案”。

2.增加了電子檔案備份的規(guī)定，包括：備份方案和備份策略、備份管理，離線備份與災(zāi)難備份。如9.2.2提出了電子檔案近線備份與災(zāi)難備份的基本要求，包括備份的方式、備份的范圍、相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。

3.增加了電子檔案利用、統(tǒng)計(jì)方面的要求。如9.3.1提出“電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定”。

可見，2016年《規(guī)范》高度重視電子檔案備份和元數(shù)據(jù)維護(hù)工作，加強(qiáng)了對(duì)電子檔案安全保障方面的規(guī)范性要求。

（八）規(guī)定了電子檔案處置的相關(guān)要求

1.細(xì)化了電子檔案的鑒定與審查方面的規(guī)范。如10.1.5“到期電子檔案移交進(jìn)館前，應(yīng)進(jìn)行解密審查”部分屬于新增內(nèi)容，該部分與《中華人民共和國保密法》（2010）保持一致，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)與法律法規(guī)的銜接。

2.增加了電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方面的規(guī)范，包含電子檔案與元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與遷移的情境、轉(zhuǎn)換與遷移的流程與要求。如10.2.6規(guī)定，電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移之后需要重新對(duì)電子檔案及元數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

3.細(xì)化了電子檔案的移交與銷毀規(guī)范，包括移交流程、移交單位、移交方式，銷毀流程等。如10.3細(xì)化了電子文件的銷毀流程，并規(guī)定“將被銷毀的電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫”。

三、2016年《規(guī)范》的不足及改進(jìn)建議

綜上所述，2016年《規(guī)范》大幅修訂了相關(guān)術(shù)語、明確規(guī)定了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能、高度重視元數(shù)據(jù)歸檔及維護(hù)、加強(qiáng)了電子檔案備份等安全保障要求、規(guī)定了電子檔案鑒定與審查以及遷移、轉(zhuǎn)換等處置規(guī)范，使其內(nèi)容更為充實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)，具有針對(duì)性和可操作性。

筆者認(rèn)為2016年《規(guī)范》尚存在一些待完善的地方：

第一，部分內(nèi)容有待細(xì)化。如對(duì)于處在破產(chǎn)、合并等特殊時(shí)期的歸檔單位，2016年《規(guī)范》及參考標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案移交與接收辦法》[3]在移交時(shí)間、移交范圍、移交流程與接收對(duì)象等方面的指導(dǎo)性和參考性不足。

第二，遷移和轉(zhuǎn)換這兩個(gè)術(shù)語的界定有待商榷。關(guān)于遷移，OAIS對(duì)“數(shù)字遷移”定義為“開放檔案信息系統(tǒng)為了長期保存數(shù)字信息對(duì)其進(jìn)行的轉(zhuǎn)換。它區(qū)別于一般的轉(zhuǎn)換，具有以下三個(gè)特征：（1）旨在保存需要保存的全部信息內(nèi)容；（2）新的檔案信息（包）替代舊的檔案信息（包）；（3）轉(zhuǎn)換的控制和責(zé)任歸屬于開放檔案信息系統(tǒng)”。[4]In？ terPARES將“遷移”定義為“將文件從一個(gè)系統(tǒng)或存儲(chǔ)介質(zhì)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)或存儲(chǔ)介質(zhì)的一個(gè)過程，以確保在系統(tǒng)和文件介質(zhì)隨時(shí)間丟失或老化的情況下，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件的持續(xù)訪問”。[5]IFLA（國際圖書館協(xié)會(huì)聯(lián)合會(huì)）的數(shù)字信息保存報(bào)告將“遷移”定義為“從一種硬件/軟件環(huán)境到另一種硬件/軟件環(huán)境，或從一種計(jì)算機(jī)技術(shù)到另一種計(jì)算機(jī)技術(shù)的定期轉(zhuǎn)移”。[6]關(guān)于轉(zhuǎn)換，OAIS將“轉(zhuǎn)換”定義為“在數(shù)字遷移過程中對(duì)檔案信息包的內(nèi)容信息或者保存描述信息的一種改變”。[7]維基百科將“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換”定義為“在計(jì)算機(jī)技術(shù)中，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換是將數(shù)據(jù)從一種格式或結(jié)構(gòu)改變?yōu)榱硪环N格式或結(jié)構(gòu)的過程”。[8]可見，根據(jù)OAIS對(duì)于遷移和轉(zhuǎn)換的定義，遷移是隨著技術(shù)的變化和更新而定期地轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的一種處理過程，轉(zhuǎn)換是遷移的一種手段。綜合上述各方的定義，本文建議將“遷移”定義為：在維護(hù)電子檔案真實(shí)性、完整性和可用性的前提下，定期將電子檔案從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)、從一種存儲(chǔ)介質(zhì)轉(zhuǎn)移到另一種存儲(chǔ)介質(zhì)、或者從一種格式（結(jié)構(gòu)）轉(zhuǎn)換為另一種格式（結(jié)構(gòu)）的處理過程。建議將《規(guī)范》中“轉(zhuǎn)換”定義修改為：在維護(hù)電子檔案真實(shí)性、完整性和可用性前提下，在數(shù)字遷移過程中改變檔案信息包的內(nèi)容信息或者保存描述信息的處理過程。

*本文為教育部人文社會(huì)科學(xué)重點(diǎn)研究基地重大項(xiàng)目“我國檔案安全保障體系構(gòu)建的理論與實(shí)踐研究”資助成果之一，項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：15JJD870002。

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