孔亞萍

摘要：建立檔案協(xié)作組是新時期學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的需要。某區(qū)教育系統(tǒng)通過建立10個半官方性質(zhì)的檔案協(xié)作組，全面推進了學(xué)校檔案工作管理制度的規(guī)范化，有效提升了學(xué)校檔案管理員的業(yè)務(wù)水平，并且在推動區(qū)域檔案信息化方面積累了不少有益的經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案檔案協(xié)作組檔案管理

某區(qū)隸屬于南方沿海經(jīng)濟發(fā)達省份，區(qū)內(nèi)共有170余所中小學(xué)和200余所幼兒園，其中相當(dāng)多的學(xué)校有著悠久的歷史和豐富的檔案記錄。為了有效保管和利用這些珍貴的歷史記錄，建立健全學(xué)校檔案管理工作成為必然。

為了緩解在學(xué)校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面的壓力，區(qū)教育局、檔案局于2007年3月在教育系統(tǒng)按地域范圍成立了10個檔案工作協(xié)作組，十余年來開展的一系列工作，有效推動了該區(qū)學(xué)校檔案工作的健康協(xié)調(diào)發(fā)展。

一、在教育系統(tǒng)建立檔案工作協(xié)作組的現(xiàn)實意義

該區(qū)教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組的建立，對推進學(xué)校檔案工作，發(fā)揮各學(xué)校優(yōu)秀檔案管理員的示范、輻射作用，以及形成檔案工作合力讓更多的人參與到學(xué)校檔案工作的管理與指導(dǎo)中來，都起到了有效的推動作用。

（一）有利于促進組內(nèi)各校檔案工作整體水平的提高

成立協(xié)作組改變了以前各單位相對封閉的工作環(huán)境，給檔案工作提供了一個相互交流、互為促進的工作平臺。[1]協(xié)作組成員單位都是本區(qū)內(nèi)地理位置相近的學(xué)校，在檔案工作內(nèi)容、性質(zhì)、發(fā)展模式等方面的共同特點明顯，相互之間交流檔案工作經(jīng)驗更加切合實際。通過相互學(xué)習(xí)交流，總結(jié)出符合自身特點的檔案工作方法，可以促進組內(nèi)各校檔案工作整體水平的提高。

（二）有利于形成合力，使量多面廣的學(xué)校檔案工作得到更大支持

檔案協(xié)作組在成立之初，得到了當(dāng)時各片區(qū)教育管理負責(zé)人的大力支持，他們熱心推選出本片區(qū)范圍內(nèi)責(zé)任感強的行政領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任協(xié)作組組長，接受區(qū)教育局辦公室的直接領(lǐng)導(dǎo)，為協(xié)作組增添了一定的官方色彩與行政權(quán)力。同時，區(qū)檔案局也積極參與了協(xié)作組的組建工作，檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科推薦了工作能力突出的20位檔案管理員任協(xié)作組副組長，這些副組長的工作得到了相關(guān)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

（三）有利于更好地發(fā)揮示范、輻射作用，培養(yǎng)一批精通業(yè)務(wù)的檔案工作者

協(xié)作組活動的開展，有助于優(yōu)秀檔案工作者找到作為專業(yè)人士的職業(yè)價值感，提高對檔案工作崗位的歸屬感，更好地發(fā)揮示范、輻射作用。此外，協(xié)作組的工作加強了學(xué)校檔案工作者與同行們的交流與聯(lián)系，通過相互學(xué)習(xí)，相互促進，取長補短，共享資源，提高了他們的業(yè)務(wù)水平和解決問題的能力。

（四）有利于緩解檔案行政管理部門在業(yè)務(wù)指導(dǎo)及理論研究方面的壓力

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)往往由區(qū)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門在唱“獨角戲”。協(xié)作組的成立，健全了學(xué)校檔案工作的基層網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了檔案指導(dǎo)服務(wù)從“點對點服務(wù)、各自為政”向“點對面、面對面、點面結(jié)合”的分級管理模式的轉(zhuǎn)型，有效提高了檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督的效率，使檔案行政管理部門有更多的時間和精力進行檔案工作理論研究，有重點的抓新知識、新內(nèi)容的培訓(xùn)，以此提高新形勢下檔案管理人員的整體素質(zhì)。[2]

二、教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組的主要工作內(nèi)容

該區(qū)教育系統(tǒng)檔案協(xié)作組建立以來，采取了有力的措施著力增強檔案工作的針對性和實效性。

（一）研究共性，整體提高

成立檔案協(xié)作組是加強學(xué)校檔案工作共性研究，促進學(xué)校檔案工作整體提高的需要。區(qū)教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組是按照各校所在的地理區(qū)域來劃分的，交通方便，檔案工作共性大，檔案協(xié)作組利用這種共性，廣泛開展學(xué)術(shù)講座、學(xué)術(shù)研討等活動，使檔案工作者了解國內(nèi)外檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀和趨勢，并與學(xué)校檔案工作實際結(jié)合，共同探討學(xué)校檔案工作中出現(xiàn)的新問題的解決方法和對策，有效促進了組內(nèi)所有學(xué)校檔案工作整體水平的提高。

（二）建章立制，強化規(guī)范

1.制訂了學(xué)校檔案工作規(guī)范。規(guī)范中明確了各成員學(xué)校的義務(wù)和職責(zé)，規(guī)定了檔案的收集范圍、歸檔文件材料的質(zhì)量要求、保管期限的確定、信息化管理要求等。逐步建立健全了區(qū)學(xué)校檔案管理六大工作制度，對原有各校的不成體系的文件材料歸檔范圍和保管期限表進行整理和調(diào)整，統(tǒng)一制定了區(qū)學(xué)校檔案分類方案。

2.建立和落實了聯(lián)系匯報制度。一方面要求協(xié)作組內(nèi)各學(xué)校主動、及時地向協(xié)作組匯報本校檔案工作情況，使協(xié)作組能及時、全面地掌握本組各校檔案工作開展情況，為協(xié)作、監(jiān)督和指導(dǎo)工作提供依據(jù)；另一方面，協(xié)作組經(jīng)常向區(qū)教育局辦公室及區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科反映情況，并提出解決問題的辦法和措施，使上級部門能及時、全面地掌握基層學(xué)校檔案工作方方面面的情況，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

3.落實和健全檔案工作年檢制度。在協(xié)作組成立之前，學(xué)校的檔案年檢工作以學(xué)校自查，區(qū)檔案局和教育局聯(lián)合抽查的方式來開展，由于區(qū)內(nèi)學(xué)校眾多，抽查的范圍小，不能很好地實現(xiàn)建立檔案年檢制度的初衷。協(xié)作組建立以后，在各學(xué)校全面展開了檔案年檢工作，保障了年檢的質(zhì)量，并在促進學(xué)校檔案工作的提升方面起到了積極的推動作用。

（三）加強交流，提升水平

1.組織檔案管理崗前培訓(xùn)。每年的7-8月，協(xié)作組均會組織檔案管理崗前培訓(xùn)，由區(qū)檔案局出面邀請省、市檔案局的專家為各校新入職的檔案工作者進行崗前培訓(xùn)，使廣大檔案工作者深入系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識，并初步具備從事學(xué)校檔案工作的能力。

2.開展學(xué)校檔案管理專題培訓(xùn)。每年5月，教育系統(tǒng)組織系統(tǒng)內(nèi)部的檔案操作實務(wù)培訓(xùn)，邀請各協(xié)作組的業(yè)務(wù)組長輪流主持培訓(xùn)活動，業(yè)務(wù)組長在培訓(xùn)中將自己的工作經(jīng)驗及切身體會與參訓(xùn)者進行分享，使得檔案培訓(xùn)活動具有較強的針對性。

3.利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理工作交流。協(xié)作組充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，建立多種交流學(xué)習(xí)的平臺，如區(qū)教育系統(tǒng)檔案工作QQ群、博客，開展網(wǎng)上調(diào)查討論活動。另外，目前該區(qū)已有100多所學(xué)校建立了檔案網(wǎng)站，實現(xiàn)了在線檔案查詢和瀏覽，加強學(xué)校檔案管理互動，為檔案工作經(jīng)驗交流打造了更廣闊的平臺。

4.組織檔案法律法規(guī)競賽。為提高學(xué)校檔案工作者檔案法制觀念，加快教育系統(tǒng)檔案工作的法制化、規(guī)范化進程，推進法治建設(shè)，該區(qū)經(jīng)常以協(xié)作組為單位，組織系統(tǒng)內(nèi)的檔案法律法規(guī)競賽活動，形成了積極向上、和諧的競爭氛圍。

三、學(xué)校檔案工作協(xié)作組建設(shè)與實踐成效

自建立檔案工作協(xié)作組制度以來，該區(qū)學(xué)校檔案工作從逐步完善到深入推進，取得了突出的成績。

（一）檔案協(xié)作組建設(shè)運行更加規(guī)范

通過各協(xié)作組成員單位的運作以及各校檔案工作者的不斷努力，該區(qū)教育系統(tǒng)檔案協(xié)作組的結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理，組員專業(yè)技能不斷增強，年齡結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，有力促進了該區(qū)內(nèi)各學(xué)校檔案管理工作及各種檔案交流活動的開展。

（二）檔案意識和業(yè)務(wù)水平得到提升

一所學(xué)校檔案如何管理，其作用發(fā)揮得如何，在很大程度上取決于學(xué)校管理人員的檔案意識。[3]各學(xué)校檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作者通過參與區(qū)檔案局組織的崗前培訓(xùn)、學(xué)校檔案專題培訓(xùn)以及檔案法律法規(guī)競賽等活動，有效地提升了自己的檔案意識、檔案理論水平和業(yè)務(wù)能力，推動了該區(qū)學(xué)校檔案工作水平的整體提高。

（三）檔案管理更加規(guī)范

協(xié)作組通過定期開展活動，互相學(xué)習(xí)和促進，形成了你追我趕爭創(chuàng)省、市級檔案目標(biāo)管理達標(biāo)學(xué)校的良好局面。到2017年，該區(qū)教育系統(tǒng)共創(chuàng)建省級檔案工作目標(biāo)管理單位15家，市級檔案工作目標(biāo)管理單位82家，近97%的學(xué)校成為區(qū)級以上檔案工作目標(biāo)管理單位。

（四）信息化工作得以推進

在協(xié)作組的努力下，該區(qū)學(xué)校檔案管理信息化工作穩(wěn)步推進，協(xié)作組成員單位基本實現(xiàn)檔案條目及永久類檔案電子化，為學(xué)校檔案信息化工作的深入開展奠定了基礎(chǔ)。截至2017年底，區(qū)內(nèi)已有十余所學(xué)校通過省示范性數(shù)字檔案室和標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字檔案室（館）的驗收。

四、教育系統(tǒng)檔案工作協(xié)作組建設(shè)的思考與啟示

（一）建立檔案協(xié)作組是貫徹《檔案法》“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”原則的有力措施[4]

成立檔案協(xié)作組，健全了教育系統(tǒng)檔案工作的基層組織，充實了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力量，實現(xiàn)了檔案行政管理部門對檔案工作的“分級管理”。檔案協(xié)作組工作形式是激活檔案工作機制的有益補充，是檔案事業(yè)發(fā)展的助推器，給檔案工作增添了新的活力。

（二）建立檔案協(xié)作組有利于爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持[5]

協(xié)作組每開展一次活動，均由各成員學(xué)校輪流作東道主，邀請成員單位分管領(lǐng)導(dǎo)參加，既讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解協(xié)作組活動、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的具體內(nèi)容，又能讓他們清醒地認識到本校檔案工作的實際水平與改進方向，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進一步重視與支持檔案工作奠定基礎(chǔ)。

（三）建立檔案協(xié)作組是提升學(xué)校檔案工作的可行模式

學(xué)校檔案工作由于面廣量大，檔案行政管理部門很難進行一對一的指導(dǎo)和監(jiān)管，但是學(xué)校檔案工作內(nèi)容相近，遇到的困難和問題相似，有利于采用協(xié)同管理的工作模式。建立檔案協(xié)作組后，組內(nèi)成員之間可以實現(xiàn)協(xié)同互補，在協(xié)作中采取頭腦風(fēng)暴的形式解決困難和問題，以先進帶動后進，實現(xiàn)區(qū)域檔案管理水平的整體提升。

參考文獻：

[1]廖軍.充分發(fā)揮檔案工作協(xié)作組作用的探討[J].檔案時空，2010（6）：10-12.

[2]常萍.淺談檔案工作協(xié)作組的作用[J].檔案天地，2004 （S1）：23-24.

[3]韓秋黎.學(xué)校檔案管理理論與實務(wù)[M].上海：上海交通大學(xué)出版社，2010：9.

[4]徐光遠.略論檔案管理工作的基本原則[J].群文天地， 2012 （18）：266-266.

[5]馬宏.關(guān)于檔案工作協(xié)作組問題的幾點思考[J].浙江檔案，1998（2）：22-23.