樊靜

摘要：數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)檔案數(shù)字化有支撐與引導(dǎo)作用，同時(shí)其也是公共文化建設(shè)的重要組成部分。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢(shì)與背景之下綜合電子網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)家建設(shè)與取得明顯進(jìn)步，其中主要涉及到通信技術(shù)、多媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等。本文主要對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用的途徑進(jìn)行探究，以期為相關(guān)工作人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 數(shù)字檔案 利用

在信息技術(shù)的大力推動(dòng)之下各行各業(yè)都在逐步朝信息化方向發(fā)展，在不斷應(yīng)用通信技術(shù)的基礎(chǔ)之上數(shù)字檔案開(kāi)始得到發(fā)展。內(nèi)容記載繁復(fù)以及管理過(guò)程繁復(fù)是傳統(tǒng)檔案管理工作的明顯缺陷，結(jié)合實(shí)際情況對(duì)先進(jìn)技術(shù)的使用是完善上述現(xiàn)象的重要手段，同時(shí)檔案工作的管理效率也可在原有的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)最大限度的提升?，F(xiàn)階段檔案管理工作正處于傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化檔案過(guò)度的過(guò)程，必須在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)促使數(shù)字檔案取得發(fā)展與進(jìn)步。

一、數(shù)字檔案的作用

（一）不斷促進(jìn)信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行建設(shè)與完善是數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源管理的實(shí)質(zhì)與目標(biāo)，檔案室主要數(shù)字化的儲(chǔ)存與管理信息資源，因此數(shù)字檔案的建設(shè)過(guò)程離不開(kāi)計(jì)算技術(shù)以及通信技術(shù)的支撐，也是在應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)之上傳統(tǒng)檔案資料才能逐步實(shí)現(xiàn)向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化。在檔案數(shù)字化管理的同時(shí)數(shù)字化最終會(huì)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源信息管理過(guò)程的直觀體現(xiàn)。

檔案信息資源是數(shù)字檔案的重要組成部分，我們可主要將其分為以下三種類(lèi)型。第一種是傳統(tǒng)的檔案資源，第二種是視聽(tīng)檔案資源，最后是在上述兩種資源結(jié)合的基礎(chǔ)之上對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理。在數(shù)字化以及信息化的迅猛發(fā)展之下，數(shù)字化是檔案信息資源管理的主要趨勢(shì)與方向。

（二）使得各種檔案資源進(jìn)行處理的過(guò)程變得數(shù)字化

較為系統(tǒng)以及復(fù)雜是檔案信息資源管理工作的顯著特征，辦公業(yè)務(wù)是數(shù)字檔案建設(shè)過(guò)程必不可少的一部分，自動(dòng)化以及數(shù)字化也是辦公業(yè)務(wù)必須逐漸實(shí)現(xiàn)的一個(gè)階段性目標(biāo)，這是促使檔案信息資源管理工高效化以及系統(tǒng)化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的必要手段。在實(shí)際對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合時(shí)必須實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化手段的合理應(yīng)用，條理清楚的圖書(shū)以及文檔需要在上述條件得到滿(mǎn)足后逐漸形成，并在實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案室有效傳輸?shù)幕A(chǔ)上開(kāi)展科學(xué)的管理工作。檔案使用者可打破傳統(tǒng)檔案時(shí)間與空間上的限制隨時(shí)隨地的查詢(xún)以及調(diào)閱檔案。

（三）促進(jìn)檔案信息資源共享

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字檔案建設(shè)的基礎(chǔ)與前提，為促使各地的檔案資源實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)必須通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化建設(shè)?？鐓^(qū)域共享是資源共享的另一個(gè)目標(biāo)。在數(shù)字檔案中，各地的信息資源用戶(hù)可將自身需求作為主要依據(jù)對(duì)所需信息資料進(jìn)行下載，促使數(shù)字檔案資源信息共享的總目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。

二、加強(qiáng)數(shù)字檔案信息資源整合利用的策略

（一）更新傳統(tǒng)的檔案信息資源管理的理念

在長(zhǎng)期的檔案管理工作中其模式存在較為老舊的現(xiàn)象，數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的主流與趨勢(shì)，這要求相關(guān)部門(mén)以及工作人員在實(shí)際對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理時(shí)必須不斷更新自身的管理觀念。部分人員不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源管理工作的充分認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為該項(xiàng)工作可有可無(wú)。相關(guān)檔案信息資源管理人員必須在及時(shí)改進(jìn)上述態(tài)度的基礎(chǔ)之上合理的改革與創(chuàng)新檔案信息資源管理工作，這不僅可在一定程度上對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行改善，同時(shí)也可促使檔案資源信息管理工作實(shí)現(xiàn)向高效管理的轉(zhuǎn)化。

在改變傳統(tǒng)檔案信息資源管理工作人員理念時(shí)必須對(duì)定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)與宣傳，檔案信息資源管理知識(shí)以及理念都是其主要宣傳內(nèi)容，這可以說(shuō)是一種潛移默化的影響，管理人員長(zhǎng)期處于這種環(huán)境之下其思想以及觀念會(huì)發(fā)生一定程度的轉(zhuǎn)變，這為檔案信息資源管理工作的整合打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字檔案信息資源的整合工作需要在多個(gè)部門(mén)以及工作人員的共同努力下完成，基礎(chǔ)設(shè)施在其中占據(jù)核心位置，同時(shí)也可以說(shuō)是其基本保障。為在真正意義上促使檔案信息資源管理水平得到最大限度上的提升必須不斷的完善與優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息資源數(shù)字化管理的水平以及效率會(huì)受到基礎(chǔ)設(shè)施承載能力的直接影響與作用，這可在一定程度上說(shuō)明基礎(chǔ)設(shè)計(jì)在數(shù)字化檔案信息資源中的重要性。

在實(shí)際建設(shè)檔案信息資源管理基礎(chǔ)設(shè)施的過(guò)程中必須對(duì)以下條件進(jìn)行滿(mǎn)足。首先是對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行有意識(shí)的加強(qiáng)，檔案信息資源管理工作帶有一定的特殊性，在整合檔案信息資源的同時(shí)也要建立健全檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，注意保持這部分網(wǎng)絡(luò)的相對(duì)獨(dú)立性。其與互聯(lián)網(wǎng)之間應(yīng)結(jié)合實(shí)際進(jìn)行有效的區(qū)分，當(dāng)前的辦公網(wǎng)絡(luò)與業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)之間必須呈現(xiàn)出一種相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)。為從根本上對(duì)檔案室的信息安全進(jìn)行保障必須使用嚴(yán)格的安全措施開(kāi)展數(shù)據(jù)交換工作。

（三）加大對(duì)數(shù)字檔案信息資源管理人員的培訓(xùn)力度

數(shù)字檔案建設(shè)效率與人才隊(duì)伍建設(shè)之間存在不可分割的密切聯(lián)系，因此如何建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是現(xiàn)階段檔案信息資源整合工作面對(duì)的主要問(wèn)題。在實(shí)際進(jìn)行人才選拔時(shí)必須實(shí)現(xiàn)對(duì)嚴(yán)格把關(guān)這一原則的遵守，主要是對(duì)綜合型人員進(jìn)行選擇，不僅是需要具備檔案管理知識(shí)，同時(shí)需要熟悉與掌握信息管理知識(shí)，這部分人員參與到檔案信息資源整合工作中對(duì)上述工作的順利開(kāi)展有積極作用。從在崗人員角度來(lái)說(shuō)，必須在不斷加強(qiáng)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上促使其業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)素養(yǎng)得到本質(zhì)上的提升。

（四）加強(qiáng)檔案室與相關(guān)信息機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系

檔案室可以說(shuō)是數(shù)字檔案發(fā)展的主要方向與目標(biāo)，信息資源的整合主要是在檔案室的支撐下進(jìn)行，將與其他社會(huì)信息結(jié)構(gòu)之間的聯(lián)系進(jìn)行不斷加強(qiáng)是促使檔案室建設(shè)完成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在國(guó)家數(shù)字信息基礎(chǔ)工程中數(shù)字檔案占據(jù)較大份額。因此促使數(shù)字檔案資源整合不可避免的會(huì)遇到協(xié)調(diào)所有信息結(jié)構(gòu)工作的問(wèn)題，檔案館、文化館以及博物館等是其中的代表機(jī)構(gòu)。對(duì)上述部門(mén)之間的資源進(jìn)行有效整合可促使信息系統(tǒng)的利用效率得到本質(zhì)上的提升，同時(shí)也可作為基礎(chǔ)與前提營(yíng)造出良好的環(huán)境以便數(shù)字檔案信息資源整合與利用得以順利進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化成為提高檔案管理工作效率的關(guān)鍵，如何才能構(gòu)建高效的數(shù)字化檔案室，是當(dāng)前檔案室管理工作研究的重點(diǎn)。在數(shù)字檔案的建設(shè)和利用過(guò)程中，需要采取多種策略，整合人力資源、加強(qiáng)不同機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系等，以提高數(shù)字檔案的利用效率。

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（作者單位：哈爾濱創(chuàng)業(yè)投資集團(tuán)有限公司）