付玉環(huán)

摘 要：人事檔案工作是人力資源管理的一個重要環(huán)節(jié)。事業(yè)單位在日常運轉(zhuǎn)的過程中需要大量的從業(yè)人員，為了加強對從業(yè)人員的管理，需要建立人事檔案資料。人事檔案資料不僅提高了單位的管理效率，而且能夠讓人才找到合適的崗位，進而創(chuàng)造更大的價值。

關(guān)鍵詞：新時期；人事檔案；檔案管理

人事檔案是對人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風的詳細記錄，記載著人生的軌跡，對于人的一生都具有極其重要的意義。在當前新時期，我們需要從實際出發(fā)，加強人事檔案管理工作，推動人事檔案管理工作改革的不斷深入，促進人事檔案管理開放性和現(xiàn)代化的進程，實現(xiàn)人才的優(yōu)化配置，更好地為社會主義市場經(jīng)濟的順利發(fā)展提供重要的人才保障。

1 人事檔案管理工作的特性

人事檔案是對人的生平的真實反映，將個人的經(jīng)歷、工作業(yè)線和道德品質(zhì)等方面的內(nèi)容進行集中保存。具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性和機密性等特性。人事檔案囊括的內(nèi)容較為全面，將出生到上學再到工作中經(jīng)歷的所有重大事項利用文字記錄下來，是對個人全貌的真實記載，是一個人人生經(jīng)歷的真實寫照。在實際工作中，人事檔案與人才的使用和工資息息相關(guān)，是人事部門開展人事工作的重要依據(jù)，其對個人和人事部門都具有非常重要的意義。人事檔案在記錄時并不是由個人進行填寫，而是由單位的人事部門進行填寫，具有較強的客觀性和真實性，人事檔案資料更加真實，具有較強的參考價值。由于人事檔案是對人的一生的真實記錄，因此隨著時間的推移會不斷有一些新信息，因此人事檔案管理工作中，需要不斷對新材料進行收集，不斷對人事檔案內(nèi)容進行更新。近年來人員流動性增加，在人員流動過程中，人事檔案也會隨之流動，這樣人事檔案才能更好地發(fā)揮其重要作用，并及時進行更新。由于人事檔案是對個人信息的概括，不僅涉及個人及家庭的隱私，同時還能夠從側(cè)面反映出單位的重大決策和一些重要事項，因此人事檔案管理工作中需要做好保密工作。

2 新時期人事檔案管理工作中存在的不足

首先是從業(yè)人員在入職初期建立人事檔案，介紹從業(yè)人員的學歷、工作經(jīng)歷等，然后將其歸類編碼，放入檔案庫中，進而完成從業(yè)人員的檔案管理工作。檔案內(nèi)容缺少變動，沒有增加從業(yè)人員職務(wù)變遷、學歷變動、家庭關(guān)系等方面的變化。再次是收集的資料內(nèi)容比較單一，并且比較被動，主要是依靠從業(yè)人員個人填寫的資料為主，即使是在工作期間取得的重大工作成果也沒有記錄到人事檔案信息中。人事檔案中的基礎(chǔ)資料不全，只有部分內(nèi)容，所以無法真實地全面地反應(yīng)從業(yè)人員的個人信息資料。其次，信息化管理檔案的方式尚未普及，大量的用人單位依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，從業(yè)人員在入職前填寫個人的信息資料，然后簽訂就業(yè)合同，將從業(yè)人員的單位資料進行編號、歸檔，工作量巨大。最后，部分單位和部門逐漸嘗試將從業(yè)人員的信息和檔案目錄輸入到計算機中，通過系統(tǒng)來檢索和調(diào)閱資料，但是應(yīng)用范圍較窄、應(yīng)用層級較低，尤其是一些中小單位，片面地認為從業(yè)人員較少，無需對其進行信息化管理。

3 新時期加強人事檔案管理工作的措施

3.1 加強對人事檔案的動態(tài)管理

人力資源部門是人事檔案的主要管理部門，但由于單位的人力資源部門的從業(yè)人員較少，并且要負責人員招聘、培訓、績效考核等方面的內(nèi)容，工作量較大，所以，注重人事檔案的動態(tài)管理體系構(gòu)建及完善，需要從信息變動及信息存儲應(yīng)用等角度進行專項設(shè)計，以此實現(xiàn)人事檔案管理效果的相對提升。事業(yè)單位的從業(yè)人員流動性較大，所以對人事檔案也要隨著人員的流動而進行調(diào)整，對其進行動態(tài)管理。首先是人事檔案是從業(yè)人員在各個時期、各個階段真實狀態(tài)的反應(yīng)，所以要體現(xiàn)從業(yè)人員的受教育水平、專業(yè)技術(shù)水平等。其次是單位要隨著從業(yè)人員個人的發(fā)展變化而補充相關(guān)資料，例如從業(yè)人員的工作水平、同事評價、工作考核、工作態(tài)度等方面的資料，讓從業(yè)人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業(yè)人員在單位所作出的貢獻，例如在人事檔案上記錄從業(yè)人員的個人專業(yè)技術(shù)水平，以及其發(fā)明和應(yīng)用的新技術(shù)，讓檔案資料來增添從業(yè)人員的個人成就感，并且將讓該項榮譽伴隨從業(yè)人員一生。最后是歸納整理從業(yè)人員的學歷資料、工資獎金的變化等。這些檔案信息是基礎(chǔ)資料，同時也是隨著個人的發(fā)展而不斷變化的，進而見證從業(yè)人員不斷成長的過程。通過不斷增添和調(diào)整人事檔案資料中的內(nèi)容，可以看到一個準確的、立體的從業(yè)人員的信息資料，進而為人才的綜合評定提供大量的理論資料。同時只有不斷增添個人信息資料，才能夠做到人事檔案的動態(tài)管理。

3.2 注重檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建與維護

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，人員也出現(xiàn)較大幅度的變化，進而提高了人事檔案管理的難度，所以為了協(xié)調(diào)人才與單位發(fā)展的關(guān)系，推動事業(yè)單位的有序運行，人事檔案管理的工作越來越重要。部分單位雖然購置了信息化設(shè)備，但是利用效率較低，并未發(fā)揮信息設(shè)備應(yīng)有的作用。所以，需要以完善信息數(shù)據(jù)安全管理制度的方式，對檔案數(shù)據(jù)庫的信息收錄、信息安全、存儲及應(yīng)用等方面進行專項處理與調(diào)整，以此實現(xiàn)人事檔案信息管理的相對處理與調(diào)整，這對優(yōu)化人事資源檔案的完備性、可靠性等方面有積極作用。注重數(shù)據(jù)檔案庫的安全系數(shù)提升，需要對其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行加密處理，在調(diào)整檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)保密性的前提下，實現(xiàn)信息檔案的處理與調(diào)整。

3.3 提高人事檔案的管理水平

在計算機技術(shù)的推動下，人事檔案管理要進入信息化管理系統(tǒng)內(nèi)。首先是企業(yè)必須建立起完善的計算機系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，逐漸建立從業(yè)人員的個人電子檔案，以數(shù)字化的方式記錄從業(yè)人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調(diào)閱，而且提高了檔案資料的安全系數(shù)。其次是對檔案信息進行處理，并且建立內(nèi)部人事檔案網(wǎng)絡(luò)，在企業(yè)的總公司和分公司進行人事檔案資料的交換，不僅實現(xiàn)了檔案信息資料的資源共享，而且保證個人信息檔案的完整性。再次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴格的檔案管理制度，規(guī)定從業(yè)人員人事檔案的調(diào)取方式，記錄方式，以便后期進行追蹤；二是加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，設(shè)置防火墻，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現(xiàn)從業(yè)人員信息檔案泄露的現(xiàn)象。最后是企業(yè)要加強信息化設(shè)備的投入數(shù)量，并且監(jiān)管其使用效率，保證授權(quán)部門能夠擴充和檢索人事信息，保證人事信息的真實性和準確性，進而為企業(yè)推選更多優(yōu)秀的、合理的內(nèi)部人才。

3.4 推動人事檔案管理的信息化。在當前人事檔案管理

工作中，需要加快推動信息化建設(shè)進程，將人事檔案管理工作有效地與計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行結(jié)合，依托于信息化手段來全面提升人事檔案管理工作的效率。同時還要重視人事檔案管理軟件的開發(fā)工作，注重多種功能的實現(xiàn)及軟件之間的兼容問題。打造人事檔案管理信息化工作平臺，使人事檔案管理工作邁上一個新的臺階。

4 結(jié)語

在新時期，人事檔案管理工作已步入了一個嶄新的階段。但隨著市場經(jīng)濟體制的不斷完善，市場對人才資源的配置對人事檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此需要在新時期加快對人事檔案管理工作進行創(chuàng)新，充分運用信息化技術(shù)加快推動人事檔案管理信息化水平，進一步對人事檔案管理制度進行完善，更好地推動人事檔案管理工作的順利開展，使人事檔案能夠與新時期的發(fā)展需求更好地適應(yīng)，為人力資源管理工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻

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