摘 要：人事檔案管理是進行實現(xiàn)事業(yè)單位工作有序進行的有效手段，隨著信息化發(fā)展也呈現(xiàn)出顯得特點?；诖?，本文針對人事檔案信息數(shù)字化管理存在的問題進行分析，并且通過選擇合理的數(shù)字化管理載體與系統(tǒng)、提升數(shù)字化管理人員工作水平以及保障信息安全等手段，為提升人事檔案信息數(shù)字化管理的水平提供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；數(shù)字化；信息安全

計算機信息技術(shù)不斷發(fā)展的大環(huán)境下，各項工作對其的應(yīng)用不僅提升了效率還保障了工作的質(zhì)量，例如在人事檔案管理工作中利用信息數(shù)字化技術(shù)，就能夠有效促進該工作的準確性。但是在人事檔案管理的計算機信息技術(shù)應(yīng)用中仍存在一些問題，亟需得到解決。

一、人事檔案信息數(shù)字化管理現(xiàn)存問題

（一）計算機環(huán)境、技術(shù)問題

人事檔案的信息數(shù)字化管理工作，經(jīng)常由于計算機的環(huán)境以及管理系統(tǒng)的具體功能情況而受到影響。其中最為普遍的現(xiàn)象就是人事檔案信息管理環(huán)境的溫度、濕度環(huán)境等。由于人事檔案信息數(shù)字化管理需要利用計算機進行操作，所以其所處環(huán)境必須要能夠支持計算機運行的穩(wěn)定開展。計算機使用過程當(dāng)中，首先是受到濕度的問題影響，一旦濕度過大，就會容易產(chǎn)生漏電現(xiàn)象或者是各種零部件的受潮現(xiàn)象，從而影響具體的使用，還會導(dǎo)致硬件設(shè)施的壽命下降。其次是關(guān)于環(huán)境的整潔性，在灰塵過大的環(huán)境下，計算機的各種硬件設(shè)備或者是U盤等都難以讀取數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致工作開展的影響。最后是關(guān)機計算機技術(shù)方面，計算機技術(shù)提升速度是極快的，計算機發(fā)展可以用日新月異來形容，技術(shù)方面的落后就會導(dǎo)致檔案管理工作的效率降低。

（二）信息安全性問題

自從計算機被廣泛應(yīng)用之后，隨之而來的信息安全性問題也越來越嚴重，計算機信息的安全性問題主要受到兩個要素影響，一是在遭受到外部的黑客、病毒攻擊時，就會產(chǎn)生信息丟失的現(xiàn)象。人事檔案信息關(guān)系到隱私以及各種發(fā)展工作，一旦被竊取就會導(dǎo)致各方面的損失。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，新信息的安全問題成為最險峻也是最難徹底解決的問題，并且由于計算機技術(shù)普及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也充滿更多的危及。而是人事檔案信息數(shù)字化管理工作人員自身對于信息安全的意識不足，也致使信息安全受到影響。在進行人事檔案管理過程中過分重視工作的效率問題，而忽視了工作的安全，是促使人事檔案信息安全性受到威脅的重要原因。

（三）數(shù)字化管理人員個人能力問題

現(xiàn)有的人事檔案數(shù)字化管理人員上崗條件較低，導(dǎo)致很多工作人員個人能力不到位，實質(zhì)上是無法勝任檔案管理工作的。部分的數(shù)字化管理人員是在企業(yè)、單位內(nèi)部的傳統(tǒng)數(shù)字化管理工作更新?lián)Q代之后繼續(xù)進行管理工作的，而忽視了數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理之間的差距。數(shù)字化管理系統(tǒng)對于計算機水平、互聯(lián)網(wǎng)認知以及業(yè)務(wù)熟悉程度都有較嚴的要求，只有在這三個方面都具有完備的知識掌握，才能夠勝任數(shù)字化管理人員這一職位[1]。

二、提升人事檔案信息數(shù)字化管理水平有效對策

（一）選擇合理的數(shù)字化管理載體與系統(tǒng)

開展人事檔案信息數(shù)字化管理工作之前必須對數(shù)字化管理的載體和系統(tǒng)都進行合理的選擇，保障人事檔案管理工作具有一個穩(wěn)定可靠的基礎(chǔ)。首先是人事檔案信息數(shù)字化管理的載體選擇方面，這是對于硬件層面的考慮。人事檔案信息數(shù)字化管理必須保障硬件可以保障各項工作的開展，以及具體使用年限。數(shù)字化管理的載體壽命關(guān)系到了這項工作開展的成本以及安全性，質(zhì)量可靠才能促使管理水平的提升。其次是數(shù)字化管理系統(tǒng)的選擇方面，需要針對人事檔案信息數(shù)字化管理工作的特點來進行具體選擇。在進行檔案管理工作過程當(dāng)中，必須要保障系統(tǒng)的技術(shù)水平保持在整體行業(yè)內(nèi)部的平均水平的，甚至的超過平均水平的，否則落后的系統(tǒng)只能夠阻礙各項人事檔案管理工作的進行，降低效率以及質(zhì)量。人事檔案管理系統(tǒng)緊跟時代需求進行更新?lián)Q代，并且在更新過程當(dāng)中注意存儲信息的保存與轉(zhuǎn)移，防止在這一階段過程中人事檔案信息被不法分子復(fù)制竊取，保障系統(tǒng)的仿真性。

（二）提升數(shù)字化管理人員工作水平

數(shù)字化管理人員的個人能力水平和管理工作的開展是緊密相關(guān)的，在工作過程當(dāng)中，只有高素質(zhì)的工作人才才能夠促使整體工作質(zhì)量不斷提升。對于管理工作人員必須定期開展培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容涵蓋有基礎(chǔ)的系統(tǒng)操作，還有各項安全意識的培訓(xùn)，以及在出現(xiàn)安全事故的狀況下，怎樣才能有效處理，使損失降到最低。培訓(xùn)過程不能脫離實踐，只有將理論與實踐進行結(jié)合才能保障實際工作工程中，管理工作人員有能力處理各種突發(fā)狀況，應(yīng)對各種事件。并且企業(yè)內(nèi)部也要結(jié)合相關(guān)法律以及企業(yè)自身發(fā)展需求，制定有效的管理制度，保障各項人事檔案信息數(shù)字化管理工作都在框架內(nèi)有序地進行，一旦出現(xiàn)事故，能夠?qū)⒇?zé)任落實到具體的管理人員，這樣也可以有效促使工作態(tài)度的端正以及工作積極性的提升[2]。

（三）保障信息安全

信息安全一直是人事檔案管理工作的重點問題，也關(guān)系到其所服務(wù)單位、企業(yè)的整體發(fā)展運作。保障人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性首先需要從相關(guān)法律法規(guī)的解讀與遵守開始。我國已經(jīng)頒布的有關(guān)于人事檔案管理工作的法律法規(guī)包含有《檔案法》、《計算機病毒防治管理辦法》等，將這些法律各項工作開展的出發(fā)點以及被侵害時的武器，保障信息安全。針對目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜的特點，以及各種木馬、病毒泛濫的現(xiàn)狀，定期開展系統(tǒng)的殺毒以及維護工作，最大限度減少各種安全漏洞，讓不法分子難以找到信息竊取的切入點。最后在進行檔案的錄入導(dǎo)出工作時，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方式，機密檔案可以仍舊采取傳統(tǒng)方式進行保存，這樣就盡量避免信息竊取的現(xiàn)象。

三、結(jié)論

總的來說，利用信息數(shù)字化技術(shù)進行人事檔案的管理是時代發(fā)展的必然趨勢，也是對于新技術(shù)的有效應(yīng)用。這種方式下，利用創(chuàng)新的計算機科技進行人事檔案工作，需要不斷進行系統(tǒng)和載體的質(zhì)量與技術(shù)提升，還需要加強管理人員個人工作素養(yǎng)，以此實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化管理的整體水平提升。

參考文獻

[1]劉倩.事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化探析[J].蘭臺內(nèi)外，2017（04）：77.

[2]張衛(wèi)，姜瑞博，楊騰.人事檔案信息的全面數(shù)字化管理[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（18）：172-174.

作者簡介

宋麗霞（1984—），女，漢族，廣東梅州，本科，中級經(jīng)濟師，現(xiàn)從事檔案管理方面工作。