王心怡

摘要：用InDesign工作時(shí)，從字體設(shè)定、文本框設(shè)定、數(shù)據(jù)合并和頁(yè)碼設(shè)定幾個(gè)方向總結(jié)了提高排版效率的技巧，為今后的工作提供靈活、高效的借鑒方法。

關(guān)鍵詞：排版；InDesign；復(fù)合字體；數(shù)據(jù)合并；自動(dòng)頁(yè)碼

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2018）12-0143-02

InDesign是Adobe公司旗下的一款專(zhuān)業(yè)排版軟件，自從1999年推出以來(lái)，現(xiàn)在已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在書(shū)籍、雜志等刊物的排版中。它的前身是PageMaker，由Aldus公司推出，在升級(jí)至5.0版本時(shí)被Adobe公司收購(gòu)。后由于核心技術(shù)較為陳舊，最終公司停止了對(duì)其的更新。InDesign在經(jīng)歷了幾次版本更新后，功能愈發(fā)強(qiáng)大，操作起來(lái)愈發(fā)便捷。本文總結(jié)了一些排版工作時(shí)的技巧，若使用得當(dāng)可明顯提高工作效率，下面就逐一進(jìn)行分析。

1復(fù)合字體

在一般的情況下，需要排版的文章都是以中文為主，偶爾穿插英語(yǔ)和數(shù)字符號(hào)。在粘貼完整段文字后，只要再選中英語(yǔ)，直接修改為專(zhuān)門(mén)的英語(yǔ)字體即可。一旦遇到夾雜大量非漢字內(nèi)容的正文，如文獻(xiàn)論文等，再用同樣的方法一個(gè)個(gè)修改特殊字體勢(shì)必耗費(fèi)大量的精力，這時(shí)候就可以使用復(fù)合字體來(lái)提高效率了。

在InDesign的主菜單里依次選擇：文字—>復(fù)合字體，打開(kāi)界面。點(diǎn)擊界面右側(cè)的“新建”按鈕來(lái)新建一個(gè)復(fù)合字體。先起一個(gè)易于辨識(shí)的字體名稱(chēng)，然后依次設(shè)置5個(gè)數(shù)據(jù)，分別為：漢字、標(biāo)點(diǎn)、符號(hào)、羅馬字和數(shù)字，要注意可以修改的不僅僅是字體類(lèi)型本身，還包括文字的基線、縮放水平等等。在設(shè)置的過(guò)程中，窗口下方的畫(huà)面可以隨時(shí)預(yù)覽最終的文字段落效果。調(diào)整到滿意的復(fù)合字體后點(diǎn)擊保存，字體的創(chuàng)造就完成了。使用的方法和普通字體是相同的，選中正文的文本，在字體里找到保存過(guò)的復(fù)合字體的名稱(chēng)，選中即可。

復(fù)合字體的新建和設(shè)置最好在關(guān)閉所有文檔的前提下進(jìn)行，不然再次打開(kāi)文檔的時(shí)候可能會(huì)出現(xiàn)復(fù)合字體丟失從而發(fā)生錯(cuò)誤的情況。

2調(diào)整正文所有文本框的大小和位置

在正式排版前，書(shū)籍尺寸是必須確定的數(shù)據(jù)。在實(shí)際工作中，卻總有各種意外的情況，當(dāng)必須要修改一本已經(jīng)排版完成的書(shū)籍尺寸時(shí)，可以按照以下步驟來(lái)避免過(guò)多的重復(fù)勞動(dòng)。

首先，按照新的尺寸要求在頁(yè)面設(shè)置中更改頁(yè)面的大小。隨后，在主頁(yè)中根據(jù)新的頁(yè)面重新設(shè)定頁(yè)邊距，得到新的版心。回到正文頁(yè)面后，發(fā)現(xiàn)文本框和新版心出現(xiàn)了偏差，不用擔(dān)心這個(gè)問(wèn)題。接下來(lái)找到正文文字的起始頁(yè)，解除從第二個(gè)文字框開(kāi)始的自動(dòng)填充功能。具體做法是：找到正文的第二個(gè)文本框，選中它，邊框的左上角就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)很小的指向右側(cè)的三角，快速點(diǎn)擊兩次，如果看到從這個(gè)文字框開(kāi)始后面的文字都消失，就說(shuō)明操作是正確的?，F(xiàn)在所有的文字又重新聚集在第一個(gè)框里，處于文字溢出的狀態(tài)。隨后把這個(gè)文字框的大小調(diào)整成符合新版心的樣子，再次點(diǎn)擊文字框右下角紅色的+并按住shift，后續(xù)版面會(huì)重新填充完畢并符合新版心的大小。

假設(shè)需要移動(dòng)正文文本框的位置，原理和上面的方法是相同的。按照取消正文文本的自動(dòng)填充、修改全新的文本框位置、重新進(jìn)行自動(dòng)填充這3個(gè)步驟來(lái)操作就可以了。

3數(shù)據(jù)合并

在編排一些有著相似板式的項(xiàng)目，如席卡、工作證、通訊錄時(shí)，數(shù)據(jù)合并是可以節(jié)約時(shí)間的好幫手。

首先我們要明確項(xiàng)目中需要修改的變量有哪些，以席卡為例，通常需要更改的只有與會(huì)人員的姓名。

1）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源 將要導(dǎo)入的名單整理成符合規(guī)范的EXCEL。具體來(lái)說(shuō)由于席卡只有一項(xiàng)需要更換的變量，所以EXCEL文件里也只需要一列數(shù)據(jù)。第一個(gè)單元格名稱(chēng)隨意起，為了操作考慮可以直接命名為“姓名”，從第二個(gè)單元格起就要導(dǎo)入具體的姓名。要注意姓名之間不要有空行，字體最好也不要有特殊的格式。第一個(gè)單元格的名稱(chēng)必須簡(jiǎn)練，否則后期數(shù)據(jù)置入時(shí)容易產(chǎn)生文本溢出的麻煩。整理完導(dǎo)出名單后，EXCEL里選擇文件—>另存為—>UNICO 文本格式。

2 ）制作InDesign樣板 在INDESIGN里新建文件，頁(yè)數(shù)選擇一頁(yè)，頁(yè)面大小按照實(shí)際需要調(diào)整。將席卡的背景置入，拖動(dòng)并放置在整個(gè)頁(yè)面的左上角。接下來(lái)做個(gè)字符模板，設(shè)置好字體的類(lèi)型、大小、色彩、是否描邊等等，字符框和席卡背景等寬更好，可以減少后期的調(diào)整。

3 ）大批制作 在INDESIGN里選擇窗口—>自動(dòng)（新版本為實(shí)用程序）—>數(shù)據(jù)合并，點(diǎn)擊新窗口右上角的小三角，選擇“選擇數(shù)據(jù)源”，選定之前保存的姓名文本文件。數(shù)據(jù)源選擇成功后會(huì)在新窗口中的列表里顯示出來(lái)，這時(shí)刪除文字框模板里的文字，將數(shù)據(jù)源拖動(dòng)到文本框上，會(huì)顯示出<<名單>>的字樣，說(shuō)明導(dǎo)入成功了。再點(diǎn)擊窗口右下角的創(chuàng)建合并文檔，選擇多個(gè)頁(yè)面，根據(jù)需要進(jìn)行一系列的參數(shù)設(shè)置，主要包括新生成的每個(gè)席卡之間的位置、是否每個(gè)頁(yè)面顯示一張還是多個(gè)席卡排在一個(gè)頁(yè)面上等等，設(shè)置完畢后點(diǎn)擊“生成”即可。

4）調(diào)整輸出 由于姓名中經(jīng)常出現(xiàn)生僻漢字，生成文檔后還要調(diào)整一下這些文字的字體或者直接進(jìn)行拼字。全部調(diào)整完畢后，將文件導(dǎo)出為EPS或PDF格式，方便后續(xù)的印廠制作。此外還有一個(gè)關(guān)于描邊的技巧，由于InDesign的特點(diǎn)，直接對(duì)姓名進(jìn)行描邊處理的話，得到的邊框會(huì)比較生硬，轉(zhuǎn)角處都是尖角。如果想要柔和一點(diǎn)的效果，可以先不在InDesign里選擇描邊，等導(dǎo)成EPS格式后，再用AI打開(kāi)文件，將所有姓名文本框選中后執(zhí)行“路徑偏移”命令，即可得到柔和的效果。

5）可能遇到的問(wèn)題 如果最終沒(méi)有成功輸出想要的文件，那就要積極尋找錯(cuò)誤。最常見(jiàn)的錯(cuò)誤是文本溢流，多發(fā)生于姓名較長(zhǎng)的場(chǎng)合，這時(shí)只要找到對(duì)應(yīng)的頁(yè)數(shù)，直接修改本頁(yè)內(nèi)容即可。還有時(shí)會(huì)遇到輸出文件格式錯(cuò)誤，比如模板的文字明明是居中對(duì)齊，但到了輸出文件里變成了左對(duì)齊等等；這可能是Excel在生成Unico文本時(shí)出現(xiàn)的隱患，可以通過(guò)去除Excel文件里內(nèi)容的所有格式、重新生成Unico文本來(lái)嘗試解決。

實(shí)際工作中根據(jù)需要完全可以在一個(gè)模板里設(shè)定多個(gè)文字變量。而且不僅僅是文字，圖片也同樣可行，與文字不同的是在整理數(shù)據(jù)源時(shí)第一個(gè)單元格開(kāi)頭必須加上“@”，同時(shí)留意圖片的路徑位置。

4自動(dòng)頁(yè)碼

在內(nèi)文的頁(yè)數(shù)少于10的時(shí)候，即使是手動(dòng)編排頁(yè)碼也十分方便。如果內(nèi)文頁(yè)數(shù)達(dá)到一定的數(shù)量就要考慮使用自動(dòng)頁(yè)碼這個(gè)功能了。

在母版里選擇文字—>插入特殊字符—>標(biāo)識(shí)符—>當(dāng)前頁(yè)碼，即可完成自動(dòng)頁(yè)碼的設(shè)置。將這一母版應(yīng)用到正文需要標(biāo)注頁(yè)碼的所有頁(yè)面，頁(yè)碼工作的一大半就完成了。下面來(lái)說(shuō)說(shuō)關(guān)于自動(dòng)頁(yè)碼需要注意的幾個(gè)地方。

第一點(diǎn)，InDesign里默認(rèn)的起始頁(yè)都是右手版。如果直接將左手版設(shè)定為起始頁(yè)，軟件也會(huì)強(qiáng)行將這一頁(yè)變?yōu)橛沂职?。要解決這個(gè)問(wèn)題我們需要先找到頁(yè)面窗口，在小三角的下拉菜單中找到“允許頁(yè)面隨機(jī)排列”，勾選，然后再進(jìn)行起始頁(yè)面設(shè)置，這時(shí)候就能達(dá)到目的了。勾選了“允許頁(yè)面隨機(jī)排布”之后，再在文章中添加或刪除頁(yè)面可能會(huì)出現(xiàn)頁(yè)面無(wú)法按照正常跨頁(yè)排列的情況，所以如果涉及左手版為起始頁(yè)，建議將頁(yè)碼的添加放在排版的最后進(jìn)行。

第二點(diǎn)，如果某一頁(yè)需要插入圖片，而圖片的位置恰好與頁(yè)碼重合，那自動(dòng)頁(yè)碼就會(huì)被圖片覆蓋。如果想把頁(yè)碼圖層改到圖片上方，需要進(jìn)行這樣的操作：選中需要修改的頁(yè)面，在頁(yè)面窗口里點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“覆蓋所有主頁(yè)項(xiàng)目”，就可以看到頁(yè)碼了。如果母版里內(nèi)容較多，不適合全部覆蓋的話，可以打開(kāi)窗口—>圖層，將自動(dòng)頁(yè)碼的圖層拖到最上層，然后回到畫(huà)面選中自動(dòng)頁(yè)碼，按CTRL+SHIFT+]就好。

第三點(diǎn)，有時(shí)候書(shū)中的插圖不需要編排頁(yè)碼，那就需要跳過(guò)這一頁(yè)，自動(dòng)頁(yè)碼也可以做到。首先找到插圖的那一頁(yè)，記下當(dāng)時(shí)的具體頁(yè)碼數(shù)字，我們假設(shè)是a。隨后將無(wú)內(nèi)容的母版應(yīng)用到這一頁(yè)，這樣插圖頁(yè)的頁(yè)碼就消失了。隨后觀察一下插圖頁(yè)的前頁(yè)和后頁(yè)，頁(yè)碼分別為a-1和a+1。選中插圖頁(yè)的后頁(yè)，在頁(yè)面窗口右擊，選擇“頁(yè)碼和章節(jié)選項(xiàng)”，將這一頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)定為a，這樣頁(yè)碼就重新變成連續(xù)的了。

如果在一篇文章里多次設(shè)定過(guò)頁(yè)碼，系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)將文章分成許多章節(jié)，在導(dǎo)出PDF校對(duì)和印刷的時(shí)候會(huì)比較麻煩。這時(shí)候可以通過(guò)編輯—>首選項(xiàng)—>常規(guī)—>頁(yè)碼—>絕對(duì)頁(yè)碼來(lái)調(diào)整，會(huì)給后續(xù)操作帶來(lái)方便。

5 小結(jié)

Indesign軟件隨著時(shí)間不斷更新，使用技巧和方法也必然需要與時(shí)俱進(jìn)，只有不斷學(xué)習(xí)，最終才能達(dá)成節(jié)約時(shí)間、提高效率的目的。