白家霖

摘 要：信息技術(shù)飛速發(fā)展，人類進(jìn)入高科技時(shí)代，不動(dòng)產(chǎn)的管理也慢慢實(shí)行電子管理。因?yàn)橐孕畔⒓夹g(shù)的優(yōu)勢為渠道，所以不動(dòng)產(chǎn)的電子檔案管理和利用也變得更加快速和有效，在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、生活中的作用也日益顯著。因此，本文就不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理的特點(diǎn)和如何有效利用進(jìn)行詳細(xì)介紹。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)電子檔案；管理；利用

1.不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的特點(diǎn)

1.1電子檔案的時(shí)效性和共享性

時(shí)效性，相比普通檔案管理工作，電子檔案的管理無疑更加方便快捷，普通檔案的歸結(jié)整理是一項(xiàng)紛繁復(fù)雜的工程，從檔案備案到檔案整理、再次提檔這一個(gè)流程走完所消耗的人力和時(shí)間非常巨大，但是電子檔案利用信息技術(shù)的快捷可以直接在幾分鐘甚至幾秒內(nèi)就能將所需檔案篩選出來，因此具有好的時(shí)效。

共享性，電子檔案的龐大數(shù)據(jù)和信息都可以壓縮成壓縮包或直接通過移動(dòng)硬盤進(jìn)行拷貝?，F(xiàn)在的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息都可以實(shí)行共享制度，查看信息也不用費(fèi)時(shí)費(fèi)力的去檔案室翻箱倒柜，通過計(jì)算機(jī)，遠(yuǎn)程提檔也是輕而易舉的事。如此，也讓電子檔案的相關(guān)信息傳播更快更遠(yuǎn)，得到普及。

1.2傳統(tǒng)檔案與電子檔案的相輔相成

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的介質(zhì)是紙張，而電子檔案的媒介確是多種多樣的。例如：圖像、文字、聲音、表格、程序以及數(shù)據(jù)等等，這不僅豐富了我們文件的保存方式，也使得我們利用起來變得更加具有生命力。電子檔案的保存必須依賴于各種媒介，計(jì)算機(jī)、U盤、光盤等等，但是這些媒介對于保存時(shí)間、保存質(zhì)量是有嚴(yán)格要求的，達(dá)不到保存的要求，對于電子檔案的破壞性是永久性的。而紙質(zhì)檔案可以長久保存的特征彌補(bǔ)了電子檔案的局限性，雖然紙質(zhì)檔案在保存的時(shí)間里也會(huì)有破損，但是還會(huì)承載著大部分的信息，它們有機(jī)的組合在一起使得檔案的管理和利用都具有歷史性的意義。

2.電子檔案的管理

2.1制定電子檔案的管理方法

電子檔案的記錄和保存方式明顯區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。電子檔案的收集、整理、掃描、上傳有一套嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案形成后必須和紙質(zhì)檔案一同歸檔，紙質(zhì)檔案的歸檔包括裝訂和上架，放在檔案對應(yīng)的位置，而電子檔案則是在固定可靠的系統(tǒng)里電子歸檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理。

2.2對相關(guān)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)

如今，雖然計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及到各家各戶，但是針對電子信息的管理和應(yīng)用仍是一門專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)。結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)電子檔案，使得相關(guān)專業(yè)人員更加少之又少，而電子檔案的管理也是新興專業(yè)，沒有前輩們留下的經(jīng)驗(yàn)可以參考和借鑒，都要靠我們這一代人邊走邊總結(jié)，邊總結(jié)邊創(chuàng)新。電子檔案形成后是永久性的，這就要求電子檔案的形成是準(zhǔn)確且完整的，因此，最初形成電子檔案的人員更要是一批精良的隊(duì)伍。對電子檔案的收集、整理和掃描要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對圖像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存儲(chǔ)格式也要區(qū)別劃分。

3.不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理的有效利用

3.1對電子檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性進(jìn)行審核

落實(shí)不動(dòng)產(chǎn)電子歸檔的首要工作就是搜集準(zhǔn)確無誤的信息，不動(dòng)產(chǎn)信息的來源很多，從何落實(shí)房產(chǎn)檔案的收集工作是每個(gè)不動(dòng)產(chǎn)信息工作者要上的第一課。要搜集準(zhǔn)確信息，首先要派遣優(yōu)秀員工進(jìn)入基層單位對檔案工作進(jìn)行檢查、督導(dǎo)，以便保證房產(chǎn)檔案的完整性，對房產(chǎn)檔案移交問題進(jìn)行探討，讓搜集信息的工作者直接參與到實(shí)際項(xiàng)目中來，這樣對數(shù)據(jù)的了解就會(huì)更加深刻，對數(shù)據(jù)的審核也可以有據(jù)可依；其次，對于搜集上來的資料信息，在處理過程中要嚴(yán)格遵循不遺漏、不改動(dòng)、不泄露的原則，確保內(nèi)容的完整和數(shù)據(jù)的原滋原味。倘若收集上來的數(shù)據(jù)本身就存在問題，則要經(jīng)過退回再收集或者再處理后才能歸檔。

3.2制定不動(dòng)產(chǎn)電子檔案數(shù)據(jù)庫

電子檔案和紙質(zhì)檔案最直接的利用價(jià)值是保存數(shù)據(jù)和信息，所以對于電子檔案有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)的相關(guān)類型信息必須有一套嚴(yán)格的收集、整理、評估、掃描和上傳保存的執(zhí)行方案，建立不動(dòng)產(chǎn)信息登記平臺(tái)，在符合國家制度的前提下對數(shù)據(jù)的處理最好實(shí)行流水制，通過一環(huán)扣一環(huán)的工作安排，將工作落實(shí)到相關(guān)負(fù)責(zé)人，才能保證每個(gè)環(huán)節(jié)的有條不紊，電子檔案形成后必須在固定可靠的系統(tǒng)里電子歸檔，歸檔過程中每一項(xiàng)工作所應(yīng)用的軟件標(biāo)準(zhǔn)，硬件指標(biāo)和保存格式都要統(tǒng)一，這樣一來，不動(dòng)產(chǎn)的電子檔案管理就會(huì)有層次性、統(tǒng)一性，等數(shù)據(jù)統(tǒng)一保存時(shí)就可以制定出不動(dòng)產(chǎn)電子檔案數(shù)據(jù)庫，以供隨時(shí)調(diào)閱。

3.3規(guī)范電子檔案信息的數(shù)據(jù)化管理

不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的管理工作中有一些是涉及個(gè)人隱私和財(cái)產(chǎn)隱私的部分，這部分信息不能實(shí)行共享化，我們要依據(jù)實(shí)際情況制定切實(shí)有效的安保制度。電子檔案信息的數(shù)據(jù)化管理首先就是加強(qiáng)私有信息的保密工作和計(jì)算機(jī)的加密系統(tǒng)；其次，不動(dòng)產(chǎn)的電子檔案系統(tǒng)要盡快與房地產(chǎn)行業(yè)等交易系統(tǒng)形成有機(jī)結(jié)合，獲取第一手資料和信息，克服電子檔案在時(shí)間和空間上可能存在的問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化管理和建立公共共享平臺(tái)，這樣的數(shù)據(jù)化平臺(tái)一旦建立，管理者就可以透過數(shù)據(jù)信息來對市場導(dǎo)向和趨勢做出有決策性的建議。

3.4做好電子檔案的保密工作

沒有規(guī)矩不成方圓，針對電子檔案的安全管理和保密工作，我們應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定切實(shí)有效的電子檔案的安全保密制度。首先，要保證所提供的電子檔案是有利益關(guān)系的權(quán)利人或義務(wù)人，不能泄露給未經(jīng)授權(quán)的人；其次，保證電子檔案數(shù)據(jù)不會(huì)被篡改；第三，提高技術(shù)，對操作系統(tǒng)進(jìn)行加密。

4.結(jié)束語

綜上所述現(xiàn)代社會(huì)就是信息社會(huì)，信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域非常廣泛，在地理測繪、施工建筑、科學(xué)研究、藝術(shù)探討等方而都有涉及，從利用計(jì)算機(jī)對電子檔案進(jìn)行歸檔、保管和利用，不知不覺，電子信息技術(shù)在不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理這一領(lǐng)域也慢慢滲透，漸漸成熟。因此，我國檔案管理相關(guān)部門更應(yīng)該順應(yīng)科學(xué)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，確保將信息技術(shù)與檔案管理有機(jī)結(jié)合，使電子檔案安全可靠的處于健康狀態(tài)。

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（作者單位：齊齊哈爾市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）