林子禎

【摘 要】方家山核電工程是采用工程總承包模式的工程項目，科學(xué)規(guī)范的做好工程項目文檔管理新模式下的文檔管理部門的首要工作任務(wù)。本文結(jié)合EPC模式下通過分析方家山核電工程文檔管理的特點及工作難點， 提出在核電文檔管理中引入“三大控制”的管理方法及措施，對后續(xù)EPC模式下的核電建設(shè)工程項目文件管理工作提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】EPC模式；項目文檔；三大控制

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）12-0198-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.12.092

0 引言

方家山核電項目從2008年12月澆筑第一罐混凝土開始，到2015年2月第二臺機組正式商運，從電廠初期的可行性研究工作開展到四通一平工作進行，到方家山核電工程總承包合同、各個設(shè)備的分包合同的談判簽訂，再到土建子項的施工和設(shè)備的安裝調(diào)試，直至機組運行發(fā)電。整個方家山核電工程的時間長度達7年之久。如果不對工程文件進行控制與管理，多年積壓下來的文件就會出現(xiàn)問題，從而影響整個方家山核電工程的文件質(zhì)量。業(yè)主文檔管理部門在實施文檔全生命周期管理基礎(chǔ)上，引入了“三大控制”管理方式，即“項目文檔合同控制、歸檔進度控制、質(zhì)量控制”，并且開展了項目文檔最終驗收前相關(guān)準備工作，從而確保通過檔案最終順利驗收。

1 方家山核電工程EPC模式概述及文檔的特點

1.1 方家山核電工程EPC模式概述

EPC就是英文Engineering（設(shè)計）、Procurement（采購）、Construction（施工）的縮寫?！督ㄔO(shè)項目工程總承包管理規(guī)范GB/T50358- 2005》里指出，工程總承包是指工程總承包企業(yè)受業(yè)主委托，按照合同約定對工程建設(shè)項目的設(shè)計、采購、施工、試運行等實行全過程或若干階段的承包。EPC總承包是一種以向業(yè)主交付最終產(chǎn)品和服務(wù)為目的，對整個工程項目實行整體構(gòu)思、全面安排、協(xié)調(diào)運行、前后銜接緊密的承包體系。

秦山核電廠擴建項目（方家山核電工程）是由中國核工業(yè)集團公司出資營建的商業(yè)性核電廠。中核集團秦山核電有限公司作為項目業(yè)主公司，負責(zé)秦山核電廠擴建項目建設(shè)和運營，中國核電工程有限公司作為總承包商，承擔(dān)核電工程建設(shè)的安全、質(zhì)量、進度、投資、技術(shù)與環(huán)境控制等項目管理責(zé)任，完成前期文件編制和服務(wù)、工程設(shè)計、采購、建安、調(diào)試等工程總承包工作。

1.2 EPC模式下核電文檔自身特點

1.2.1 方家山核電項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的工程文件種類繁多

工程建設(shè)初期包含了可行性研究報告、地質(zhì)水文勘察報告、四通一平文件、電廠初步設(shè)計文件等，工程建設(shè)中期包含了總承包合同、各個設(shè)備項目和施工子項的分包合同、土建施工文件、設(shè)備安裝文件、設(shè)備技術(shù)規(guī)格書等，工程建設(shè)后期包含了系統(tǒng)手冊、報警手冊、調(diào)試規(guī)程、系統(tǒng)流程圖等，工程建設(shè)末端還有大量的竣工文件。橫跨12個檔案大類中的11大類（人事檔案除外），據(jù)統(tǒng)計，截止2016年12月底，方家山核電工程歸檔館藏項目檔案總計254037件/33705卷，形成電子檔案總計358439件，總?cè)萘考s為1433.6GB。不僅種類復(fù)雜，數(shù)量也十分巨大。

1.2.2 方家山核電項目文件接口眾多

方家山核電工程采用的是業(yè)主負責(zé)下的工程公司總承包模式，由中國核電工程有限公司作為該項目總承包方。建設(shè)單位是中核集團秦山核電有限公司，施工單位是中國核電工程有限公司，監(jiān)理單位是北京四達貝克斯工程有限公司，設(shè)計單位是中國核電工程有限公司。工程公司在方家山工程中的對外接口包含了業(yè)主、設(shè)計院、土建施工單位、設(shè)備安裝單位、設(shè)備供應(yīng)商等等，項目的外部接口多達幾百個，文件接口繁多。

1.2.3 檔案周期階段性明顯

核電工程周期較長，從開始的土建工程到后期的安裝調(diào)試工程，都要經(jīng)歷好幾個階段。同期產(chǎn)生的工程文件也會相應(yīng)的分為好幾個階段，比如前期準備階段、設(shè)計施工階段、調(diào)試/試運行階段等，具體又可以劃分為前期論證、可行性研究、總體設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、詳細設(shè)計以及采購、土建、安裝、調(diào)試、試運行等階段。工程各個階段的每一項工作都必然產(chǎn)生相對獨立又互相關(guān)聯(lián)文件材料，從而賦予核電項目文檔系統(tǒng)性強的特點。

1.3 EPC模式下核電文檔過程控制的難點

1.3.1 方家山核電工程承包商檔案意識較為薄弱

方家山核電工程承包商檔案人員素質(zhì)良莠不齊。客觀上來說，總承包單位的檔案人員還是有豐富管理經(jīng)驗的專職人員，可是部分分包單位文檔人員難以滿足以上要求，一些承包商單位項目人員會出現(xiàn)既非檔案專業(yè)出身，也無現(xiàn)場施工經(jīng)驗，個別甚至是項目臨時聘任人員且流動性極大。由于缺乏檔案工作的理論知識和實踐工作經(jīng)驗，這些承包商在工程文件管理工作的收集、整理、移交等環(huán)節(jié)的文件質(zhì)量會下降，不符合工程文檔的相關(guān)要求。如現(xiàn)場施工文件材料收集不夠完整、文檔簽批手續(xù)缺失、不符合記錄遺漏跟蹤未形成閉環(huán)、文檔移交與現(xiàn)場施工進度脫節(jié)等，對整體項目文檔歸檔完整性及準確性形成隱患。

1.3.2 接口增多，導(dǎo)致前段控制稀釋，缺乏有效管理設(shè)施

EPC模式下的核電項目文檔管理接口從“大業(yè)主”模式下的“業(yè)主-分包單位”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皹I(yè)主-總承包商-分包單位”。顯而易見，文檔接口增加了一個層級，即增加了總承包商。一方面，層級增加有可能會導(dǎo)致信息傳遞誤差增大，另一方面，業(yè)主公司文檔管理要求與前段控制措施，通過總承包商轉(zhuǎn)換、專遞后，有可能發(fā)生稀釋和偏差，再則分包單位移交文檔時，首先由總包單位進行審查，有可能同業(yè)主單位的審查尺度不一，是問題不能第一時間發(fā)現(xiàn)，從而影響后續(xù)工作的開展。同時接口的增多，客觀上必然造成管理流程變長，從而影響整個項目移交歸檔進度。

2 方家山核電工程文檔“三大控制”與管理

2.1 項目文檔歸檔進度控制

首先要制定并執(zhí)行文件歸檔進度分級計劃，業(yè)主單位文檔管理部門制定并執(zhí)行編制組卷規(guī)劃、編制歸檔年度（季度、月度）計劃并實施滾動跟蹤和開展歸檔進度檢查。總承包商文檔管理部門則要求施工承包單位編制年度計劃及季度歸檔計劃，并對制定的計劃進行有效跟蹤，在計劃執(zhí)行過程中對產(chǎn)生偏差滯后的問題要進行原因分析和采用的整改措施，對未按計劃提交的文檔進行預(yù)警與催交，為確保文件歸檔進度滿足項目進展要求，通過竣工文件組卷協(xié)調(diào)會制定了各分包商按年/季編制《竣工文件組卷移交計劃》，計劃內(nèi)容包括子項號、系統(tǒng)號、機組號、檔案號、十九位文件編碼、標題、計劃移交卷數(shù)、計劃移交時間、實際移交卷數(shù)、實際移交時間、完成率、偏差分析等內(nèi)容。這樣可以使竣工文件組卷工作始終處在可控狀態(tài)下。

分包商竣工文檔歸檔計劃于2012年啟動，通過三年對分包商文檔歸檔計劃管控，竣工文件歸檔進度已經(jīng)取得了不錯的效果，能滿足業(yè)主文檔專項驗收時間要求，以2014年建安竣工文件移交計劃執(zhí)行情況為例，2014年土建實體工作已結(jié)束，安裝和調(diào)試工作已進入高峰期，通過年度和季度計劃控制，及時掌控分包商移交進度情況，土建承包商在移交進度上存在的嚴重滯后，設(shè)備承包商在移交進度上總體可控制，針對移交滯后問題，文檔部門通過方家山核電工程例會、工程文檔聯(lián)絡(luò)組會議以及文檔專題協(xié)調(diào)會等形式加快推動各參建商優(yōu)化竣工文件審查流程、增加文檔人員數(shù)量以及增加文印設(shè)施配置等，保證竣工文件按計劃歸檔。

2.2 項目文檔質(zhì)量控制

2.2.1 設(shè)備竣工文件質(zhì)量控制

設(shè)備竣工文件是項目工程檔案的重要組成部分，設(shè)備簽訂有378個設(shè)備采購合同包，設(shè)備廠家眾多，設(shè)備竣工文件來至于國內(nèi)外各廠商，難于統(tǒng)一規(guī)范，因此總承包商高度重視設(shè)備竣工文件的質(zhì)量，采購部會同信息文檔部編制《設(shè)備竣工文件管理》、《設(shè)備采購現(xiàn)場開箱檢驗和移交管理》等設(shè)備管理程序，做好各設(shè)備項目負責(zé)人培訓(xùn)，讓設(shè)備項目負責(zé)人掌握設(shè)備竣工文件的質(zhì)量要求，檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督各廠商，在設(shè)備資料出廠時可以在廠家優(yōu)先檢查，盡量使文件到現(xiàn)場后能保證其質(zhì)量基本合格；設(shè)備竣工文件到達現(xiàn)場后，首先由現(xiàn)場項目負責(zé)人和文檔管理人員檢查設(shè)備竣工文件，初步檢查后總承包商文檔部門將設(shè)備竣工文件（紙質(zhì)、電子）提交業(yè)主文檔部門進行文檔和技術(shù)內(nèi)容審查確認，業(yè)主文檔部門依據(jù)《設(shè)備竣工文件整理與歸檔程序》發(fā)起竣工文件審查流程，文檔部門對設(shè)備竣工文件進行文檔要求方面的符合性審查，同時通過E-DOC文件歸檔系統(tǒng)發(fā)起技術(shù)審查流程，設(shè)備相關(guān)處室技術(shù)人員對其文件進行技術(shù)審查，形成《秦山核電廠擴建項目文件檢查通知單》并附上《竣工文件技術(shù)審查記錄表》，業(yè)主文檔部門《文件檢查通知單》反饋總承包商文檔部門匯總后通知設(shè)備廠家按審查意見整改、補充和完善，直至合格。

2.2.2 現(xiàn)場竣工文件質(zhì)量控制

建安竣工文件是檔案管理工作的重要組成部分，是對現(xiàn)場各承包商形成的施工文件進行收集、整理、歸檔、移交的過程管理?？偝邪虖墓こ桃婚_始就重視現(xiàn)場竣工文件的管理，總承包商先后編制了《現(xiàn)場竣工文件整理與歸檔要求》、《總包項目工程竣工圖編制原則》以及《方家山現(xiàn)場文件檢查管理程序》等相關(guān)程序，對建安竣工文件和竣工圖收集、整理、審查、移交與歸檔都有明確的規(guī)定，并要求建安分包商按照總包程序編制相應(yīng)的文檔程序。總承包商文檔部門根據(jù)工程進度分階段對竣工文件質(zhì)量進行控制，2008年至2009年工程前期著重檢查監(jiān)督各承包商的文檔管理機構(gòu)和文檔管理程序的編制，到了工程土建安裝階段主要監(jiān)督檢查各承包商形成的各種記錄的質(zhì)量和收集工作的控制，工程后期主要對竣工文件的整理歸檔進行檢查，首先依照總承包商文檔部門檢查流程和檢查程序，使監(jiān)理公司、工程公司、業(yè)主公司和文檔管理等單位從不同角度進行檢查監(jiān)督指導(dǎo)，形成良好的檢查機制和順暢的檢查流程。主要在審查過程中對形成歸檔文件的各項原始憑證、資料逐一認真檢查，及時提出改正意見，并督促施工單位修改、更正，要求竣工文件字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備、原則上保證是原件，文件做到無污損、霉變、銹蝕、涂改、字跡褪變、撕裂、模糊等現(xiàn)象，尤其對竣工圖案卷質(zhì)量進行嚴格把關(guān)，竣工圖力求完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工驗收的實際情況，所有竣工圖必須由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工章，監(jiān)理單位在竣工章監(jiān)理單位欄簽字認可。

2.2.3 文檔培訓(xùn)納入崗位培訓(xùn)系統(tǒng)體系

培訓(xùn)工作是方家山核電工程項目文檔管理的重要一環(huán)，主要由業(yè)主向總承包商、分包商的不定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著力開展業(yè)務(wù)崗位授權(quán)培訓(xùn)，并納入公司整體員工授權(quán)體系中，并且為保證文檔培訓(xùn)得到保證，業(yè)主文檔管理處起草、編制一套方家山項目文檔培訓(xùn)專用教材，據(jù)此通過自學(xué)或者課堂培訓(xùn)的方式，讓相關(guān)人員學(xué)習(xí)項目文檔管理工作各項業(yè)務(wù)流程，從而彌補承包單位文檔人員業(yè)務(wù)水平參差不齊、人員流動性大的不利情況。

2.3 項目文檔合同控制

文檔管理處參與總承包合同或自主項目合同簽訂，明確承包商在文檔方面的工作職責(zé)、執(zhí)行標準或程序、文檔編碼及格式、文件傳遞規(guī)則、文檔整理及移交的范圍、種類、數(shù)量等文件要求；根據(jù)項目情況和合同規(guī)定，文檔管理部門至少在合同執(zhí)行結(jié)束前參加支付會簽，例如將設(shè)備出廠驗收時制造完工文件移交、建安竣工文件移交及完成情況設(shè)置為考核節(jié)點，以保證竣工文件按計劃移交。文檔合同控制從責(zé)任主體上區(qū)分，包括業(yè)主對總承包商的評價和考核控制、總承包商對分包商的評價和考核控制兩個層面。

2.3.1 業(yè)主對總承包商評價和考核控制

業(yè)主公司積極推進實施了“總承包單位綜合評價”工作，成立了綜合評價領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，組建了包括質(zhì)量監(jiān)督、質(zhì)量管理、進度管理、安全管理、合同管理、投資管理、設(shè)計管理、設(shè)備管理、文檔管理等在內(nèi)的基本覆蓋工程項目管理各個方面的監(jiān)督管理組織機構(gòu)。每個領(lǐng)域確定幾項評價內(nèi)容以引導(dǎo)評價，并制定具體的評價分數(shù)標準，評價分數(shù)的主要依據(jù)是階段工作開展中發(fā)現(xiàn)的問題，對于發(fā)現(xiàn)的問題要求必須舉出具體的事例，以確保評價的客觀性，便于評價完成后的交流和提升。各領(lǐng)域管理部門每季度組織一次綜合評價，形成各領(lǐng)域評價的量化結(jié)果和待改進行動項，并監(jiān)督總承包商及時整改，以此來及時發(fā)現(xiàn)工程實施過程中的問題，幫助總承包商不斷提高項目管理水平。

實施文檔合同管理內(nèi)容包含文檔要求列入總包合同及各分包合同條款以及合同考核辦法、參與重大合同的起草及談判活動、參與合同支付會簽和合同履行考核等。根據(jù)業(yè)主文檔管理處發(fā)布的《方家山工程總承包合同綜合評價管理辦法》，業(yè)主文檔管理處負責(zé)對總承包商文檔管理處組織機構(gòu)及人員配備情況、信息文檔管理、工程信息系統(tǒng)管理等領(lǐng)域進行綜合評價，填寫綜合評價意見，督促總承包商對相關(guān)問題進行整改，文檔板塊納在查考核內(nèi)容和評分標準中所占比例約為10%，該活動為文檔領(lǐng)域監(jiān)督管理提供了渠道，提升了監(jiān)督管理效果，綜合評價完成后，就具體待改進行動項，總承包單位能夠及時與提出問題的單位進行溝通和交流，更有利于問題的協(xié)調(diào)和解決，共同提高管理水平。

2.3.2 總承包商對分包商評價和考核控制

總承包商文檔管理處現(xiàn)場部按照《方家山項目進度考核管理程序》要求，依據(jù)合同規(guī)定的文檔板塊區(qū)域及根據(jù)分包商竣工文件的質(zhì)量、進度等情況，按季度、年度進行對各分包商文檔管理考核評分，文檔負責(zé)人對文檔領(lǐng)域進行打分并簽字，從2010至2015年文檔參與分包商文檔考核從未間斷，參與合同支付會簽數(shù)十次。

3 總承包驗收工作經(jīng)驗總結(jié)

3.1 編制項目檔案驗收工作計劃、最終驗收大綱

為有序開展方家山工程檔案驗收各階段準備工作，業(yè)主文檔管理處專門編制了《方家山核電工程檔案驗收計劃》，確保項目檔案各階段工作按計劃有序推進?？偝邪涛臋n管理部門則發(fā)布《方家山核電工程最終驗收大綱》，方家山核電工程最終驗收委員會本著“職責(zé)無空白、責(zé)任不重疊”的組織系統(tǒng)建立原則，確定最終驗收組織結(jié)構(gòu)，主要責(zé)任是負責(zé)竣工驗收準備，工程最終驗收的各項工作，并積極協(xié)助并配合業(yè)主做好與國家有關(guān)政府部門等相關(guān)單位的溝通聯(lián)絡(luò)工作。工程最終驗收組織機構(gòu)由決策層、協(xié)調(diào)層、執(zhí)行層構(gòu)成。

3.2 成立檔案驗收專項工作組

為確保方家山工程竣工驗收工作順利開展，業(yè)主公司于2014年成立了竣工驗收領(lǐng)導(dǎo)小組及專項工作組，負責(zé)組織開展各項竣工驗收工作，檔案驗收專項工作組為8個專項工作組之一，全面負責(zé)項目檔案驗收的計劃、協(xié)調(diào)、準備、迎檢、整改工作。

3.3 注重項目檔案驗收支持材料準備，展示項目檔案管理工作成果

為迎接項目最終驗收順利通過，需要提前做好支持材料精心策劃與準備，明確佐證材料收集范圍，通過對方家山文檔管理特點分析，并吸收同行歷次驗收材料準備經(jīng)驗，編制了全宗指南，確定支持材料共分十四章節(jié)作為全宗指南附件，包括文檔組織與協(xié)調(diào)、文檔程序控制、合同控制、歸檔進度控制、質(zhì)量控制及檢查、歸檔組卷總說明、檔案人員四參加活動記錄、檔案人員及培訓(xùn)、檔案評估及外部監(jiān)督、文檔信息化建設(shè)、文檔計劃及總結(jié)、工程檔案總目錄和項目檔案驗收準備材料及編研成果。項目文檔管理貫穿整個項目建設(shè)過程中，文檔管理活動材料收集需要長期的積累，對大量日常文檔管理活動，如文檔聯(lián)絡(luò)會、文檔專題會、工程進度推進會、開工會、驗收會等要做好“四參加記錄”，為后期支持材料編纂提供各類記錄證明，雖然各類活動記錄收集和編研開發(fā)投入了大量的精力，但檔案專項驗收取得了很好的效果，支持材料準備充分、支持材料脈絡(luò)清晰，記錄內(nèi)容詳實，形成共計55卷，滿足驗收檢查需要。

4 結(jié)論

2017年1月，國家檔案局對方家山核電工程項目檔案開展專項驗收，并順利通過，方家山核電工程文檔管理作為中核集團首個EPC模式下的核電建設(shè)項目，在項目檔案管理上勇于創(chuàng)新，不斷探索，在整個工程建設(shè)中，總承包商文檔管理部門和業(yè)主文檔管理處工作職責(zé)分工、制度規(guī)范體系建設(shè)、文檔過程監(jiān)控、信息系統(tǒng)應(yīng)用、階段性評估驗收等方面形成一系列有益經(jīng)驗，可以為同行單位提供參考的經(jīng)驗價值。

近幾年來，國內(nèi)幾乎所有擬建和在建的核電工程項目均不同程度的采用EPC建設(shè)模式，如何適應(yīng)EPC模式下的專業(yè)核電文檔工作，將不可避免的遇到各種難點和問題，本文所介紹的引入并推行“三大控制”管理理念與措施就是應(yīng)對這些難題和挑戰(zhàn)的一個大膽的嘗試。有鑒于此筆者拋磚引玉，以期在EPC模式下項目文檔管理體系的不斷完善作出有益的探索和討論。

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