王夢(mèng)瑤 王英瑋

公務(wù)電子郵件是各種公務(wù)活動(dòng)得以順利開展的重要辦事工具，也是業(yè)務(wù)工作思想、數(shù)據(jù)和信息得以有效溝通的手段之一。公務(wù)電子郵件作為一種電子文件的具體存在形式，若想使其“四性”（真實(shí)性、完整性、可讀性、安全性）得到有效維護(hù)，必須根據(jù)全程管理思想進(jìn)行全生命周期的管控。為此，應(yīng)為公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，提供規(guī)范化程序與管理規(guī)則，并為公務(wù)電子郵件的歸檔與電子檔案管理創(chuàng)造有利條件。檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T32-2005《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱DA/T 32）正是為了適應(yīng)這種實(shí)踐性要求而制定和發(fā)布實(shí)施的。該標(biāo)準(zhǔn)是由深圳市檔案局提出并起草，由國(guó)家檔案局于2005年4月30日發(fā)布，同年9月1日開始正式實(shí)施。

一、T32的體例與內(nèi)容構(gòu)成

T32共分9章，包括57條條款，其中一級(jí)條款9條、二級(jí)條款35條、三級(jí)條款13條。主要內(nèi)容包括正文和附錄兩大部分。正文部分主要規(guī)定了T32使用的范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語定義、總則及公務(wù)電子郵件從生成到歸檔保管各環(huán)節(jié)的具體規(guī)則。附錄包括五個(gè)：《公務(wù)電子郵件收發(fā)文登記表》《公務(wù)電子郵件存儲(chǔ)格式》《公務(wù)電子郵件存儲(chǔ)載體》《公務(wù)電子郵件移交登記表》和《公務(wù)電子郵件移交檢驗(yàn)登記表》。標(biāo)準(zhǔn)的附錄包括資料性附錄和規(guī)范性附錄，資料性附錄是對(duì)理解和使用標(biāo)準(zhǔn)起輔助作用的附加信息，而規(guī)范性附錄則是與標(biāo)準(zhǔn)正文具有同等效力的組成部分。T32的附錄均為規(guī)范性附錄，是為了減少正文篇幅而置于文后，與標(biāo)準(zhǔn)文本本身具有同等效力。

二、T32的主要特點(diǎn)

（一）注重與其他標(biāo)準(zhǔn)的整體協(xié)調(diào)性

公務(wù)電子郵件作為公務(wù)活動(dòng)中廣泛應(yīng)用的一種電子文件的形式，對(duì)其管理需要參照電子文件管理規(guī)范，其歸檔和管理也需要遵循檔案的管理規(guī)則。因此，T32和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之間保持了良好的整體協(xié)調(diào)性。它和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》《歸檔文件整理規(guī)則》及《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)容和要求方面保持了整體協(xié)調(diào)性。

（二）具有較好可操作性和實(shí)踐性

T32作為檔案行業(yè)的第一個(gè)規(guī)范公務(wù)電子郵件歸檔與管理的推薦標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交和保管等規(guī)范化程序和管理規(guī)則，規(guī)范性附錄以表格的形式對(duì)公務(wù)電子文件收發(fā)文登記、存儲(chǔ)格式、存儲(chǔ)載體、移交登記及移交檢驗(yàn)做了較為明確的規(guī)定，注重可操作性。該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各單位公務(wù)電子郵件的歸檔和管理工作具有現(xiàn)實(shí)的引導(dǎo)意義。

三、T32主要內(nèi)容解讀

T32的主要內(nèi)容分為總則和具體規(guī)則兩大部分?？倓t是進(jìn)行一般性規(guī)定，具體規(guī)則是對(duì)公務(wù)電子郵件管理各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

（一）術(shù)語及定義

T32對(duì)“電子郵件electronic mail”“公務(wù)電子郵件elec？ tronic mail document”“公務(wù)電子郵件系統(tǒng)electronic mail document system”“電子文件管理系統(tǒng)electronic records management system”等4個(gè)術(shù)語進(jìn)行了定義。

T32對(duì)“電子郵件”的定義是：“由電子計(jì)算機(jī)生成、處理，并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。電子郵件可在機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進(jìn)行傳遞。電子郵件分為三種：公務(wù)電子郵件、暫時(shí)性公務(wù)電子郵件、私人電子郵件?！蹦壳皩?duì)電子郵件的定義主要有《信息技術(shù)詞匯第32部分：電子郵件》（GB/T 5271.32-2006）對(duì)電子郵件的定義：“在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，用戶終端之間往來的信函?！币话愕睦碚摻忉層袃煞N：其一是“電子郵件利用存儲(chǔ)轉(zhuǎn)發(fā)方式為用戶提供信函、文件、數(shù)字和圖文傳真、圖像信息、數(shù)字化語音等信息交換的傳遞業(yè)務(wù)。系統(tǒng)為用戶分配一塊存儲(chǔ)空間即信箱，可加密。用戶可以在不同地點(diǎn)、任意時(shí)間，利用終端使用自己的信箱，靈活方便。”其二是“電子郵件指用電子手段傳送信件、單據(jù)、資料等信息的通信方法”。通過對(duì)比，我們不難發(fā)現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)文件的術(shù)語定義側(cè)重于對(duì)“電子郵件”內(nèi)容特征的揭示；一般性的理論解釋側(cè)重于從通信角度，從業(yè)務(wù)和方法層面來解釋這一概念。GB/T 5271.32的術(shù)語定義采用了“信函”作為電子郵件的屬概念；T32采用了“電子信息”作為定義的屬概念。信函從存在形式和記錄方式上，可區(qū)分為一般信函和電子信函兩種。一般信函的含義，在我國(guó)的郵政法律法規(guī)中有明確的界定，是指“以套封形式按照名址遞送給特定個(gè)人或者單位的緘封的信息載體，不包括書籍、報(bào)紙、期刊等。”電子信函是用戶將信函、圖表、數(shù)據(jù)、單式、磁帶等各種含有信息的實(shí)物送交辦理電子信函業(yè)務(wù)的郵局（或經(jīng)營(yíng)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的電信局），郵局根據(jù)電子信函的類別分別用相應(yīng)的電子傳輸手段（電報(bào)、傳真、數(shù)據(jù)通信等）通過市內(nèi)電話、長(zhǎng)途電話、微波網(wǎng)路或通信衛(wèi)星等傳送到接收局；接收局收到信息后，用電子打印或高速復(fù)印技術(shù)（靜電復(fù)印、電子噴印、激光打印等）在一定規(guī)格的信紙上打印電文或按原樣復(fù)制成副本或直接錄入磁帶隨郵局正常信函投遞班次投送收件人。目前，人們?cè)谌粘Ｉ詈凸ぷ髦?，?duì)電子郵件和電子信函的概念使用已經(jīng)沒有根本性的區(qū)分。電子郵件的稱謂在很多領(lǐng)域已經(jīng)取代了“電子信函”?；谏鲜霾牧?，我們可以得出以下幾點(diǎn)結(jié)論性認(rèn)識(shí)：

（1）電子郵件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理的；

（2）電子郵件是通過通信網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)模?/p>

（3）電子郵件是由郵件發(fā)送服務(wù)器發(fā)出，并根據(jù)收信人的地址判斷對(duì)方的郵件接收服務(wù)器而將這封信發(fā)送到該服務(wù)器上，收信人要收取郵件也只能訪問這個(gè)服務(wù)器才能完成。發(fā)信人和收信人都要遵守一定的通信協(xié)議。

（4）電子郵件的內(nèi)容是多樣的，包括信函、文件、數(shù)字和圖文傳真、圖像信息、數(shù)字化語音等。

（5）電子郵件的內(nèi)容結(jié)構(gòu)包括：郵件地址、主題（可省略）、正文、附件（如果必要）和元數(shù)據(jù)。

（6）電子郵件可在同一機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進(jìn)行傳遞。按照電子郵件的使用性質(zhì)，可分為公務(wù)電子郵件、私人電子郵件。按照電子郵件的效力，可分為正式電子郵件和非正式電子郵件。

基于上述分析，我們認(rèn)為電子郵件是電子文件的一種存在形式，所以應(yīng)當(dāng)以電子文件作為其屬概念，因此建議將目前的術(shù)語定義修訂為：是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理的，通過通信網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募?。電子郵件通常包括郵件地址、信息文本及其附件（如果需要）和元數(shù)據(jù)等組成部分。按照電子郵件的使用性質(zhì)，可分為公務(wù)電子郵件、私人電子郵件。

T32對(duì)“公務(wù)電子郵件”的定義是：“國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件?！痹摱x的含義主要包括：

第一，公務(wù)電子郵件的形成者。其中包括“國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織”。

第二，公務(wù)電子郵件的產(chǎn)生領(lǐng)域是“公務(wù)活動(dòng)”。

第三，傳輸方式是“經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸”。

第四，公務(wù)電子郵件是電子郵件的一種存在形式。

雖然該術(shù)語定義看起來很嚴(yán)整，但是并沒有準(zhǔn)確地揭示“公務(wù)電子郵件”和“私人電子郵件”之間的最大差異，而且在已經(jīng)定義了“電子郵件”概念后，就沒有必要在這個(gè)種概念中重復(fù)其中的某些特征性思想。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)放在“公務(wù)電子郵件”和“私人電子郵件”之間的區(qū)別。其實(shí)，兩者之間的區(qū)別主要體現(xiàn)在使用目的的不同，公務(wù)電子郵件的形成目的是為了實(shí)現(xiàn)某種公務(wù)活動(dòng)的目標(biāo)；而私人電子郵件的形成目的則是為了私人或私務(wù)服務(wù)。為此，建議將“公務(wù)電子郵件”概念定義為：在履行公務(wù)職責(zé)中形成、收到和保存的電子郵件。

T32對(duì)“公務(wù)電子郵件系統(tǒng)”概念的術(shù)語定義是：“用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)?！惫珓?wù)電子郵件系統(tǒng)是電子郵件系統(tǒng)的一種。電子郵件系統(tǒng)（Electronic mail system，E-mail）一般由用戶代理MUA（Mail User Agent）以及郵件傳輸代理MTA（Mail Transfer Agent）和MDA（Mail Delivery Agent）郵件投遞代理組成。MUA是指用于收發(fā)郵件的程序。MTA是指把來自MUA的信件轉(zhuǎn)發(fā)給指定用戶的程序。MDA就是將MTA接收的信件依照信件的流向，將該信件放置到本機(jī)賬戶下的郵件文件中（收件箱），當(dāng)用戶從MUA中發(fā)送一份郵件時(shí)，該郵件會(huì)被發(fā)送到MTA，而后在一系列MTA中轉(zhuǎn)發(fā)，直到它到達(dá)最終發(fā)送目標(biāo)為止。為此，建議將該術(shù)語定義為：用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的電子郵件系統(tǒng)，一般由MUA（用戶代理）、MTA（郵件傳輸代理）和MDA（郵件投遞代理）組成。

T32對(duì)“電子文件管理系統(tǒng)”的術(shù)語定義是：“為了收集、組織、記錄電子文件信息并對(duì)其進(jìn)行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)?！睆哪壳暗亩x來看，電子文件管理系統(tǒng)的功能包括：收集、組織、記錄、分類等。而且該定義強(qiáng)調(diào)的管理對(duì)象是“電子文件信息”，而不是電子文件。如果是強(qiáng)調(diào)對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行管理，則應(yīng)表述為電子文件的數(shù)據(jù)和信息，而不是僅僅強(qiáng)調(diào)“信息”，因?yàn)殡娮游募涗浀膬?nèi)容并不是只有“信息”而沒有數(shù)據(jù)。事實(shí)上，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的數(shù)據(jù)和信息均可以“文件”的形式予以固化。文件是固化的結(jié)果，數(shù)據(jù)和信息則是被固化的結(jié)果。另外，從目前的功能描述來看，這個(gè)術(shù)語如果命名為“電子檔案管理系統(tǒng)”會(huì)更好?！半娮游募芾硐到y(tǒng)”是“文件管理系統(tǒng)”的一種形式，因此，應(yīng)首先搞清楚它的術(shù)概念，才好對(duì)其進(jìn)行定義。文件管理系統(tǒng)應(yīng)具有的功能包括：集中存儲(chǔ)文件的功能、權(quán)限管理功能、檢索功能（快速、準(zhǔn)確查找所需文件）、審計(jì)功能（可以全程掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況）、版本管理功能（支持歷史版本的查看、回退與下載）、自動(dòng)編碼功能（可自由組合設(shè)計(jì)編碼規(guī)則）、鎖定保護(hù)功能（文件作者和管理權(quán)用戶可將文件鎖定而不被隨意修改）、規(guī)則應(yīng)用功能（系統(tǒng)支持為目錄設(shè)定規(guī)則，指定動(dòng)作、條件和操作）、存儲(chǔ)加密功能（文件采用加密存儲(chǔ)，防止文件擴(kuò)散，全面保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和信息的安全性和可靠性）、數(shù)據(jù)備份功能（支持?jǐn)?shù)據(jù)庫備份和完整數(shù)據(jù)備份雙重保護(hù)，全面保障系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息的安全性）、借閱功能（借出過程中可控制用戶訪問權(quán)限），以及審查和統(tǒng)計(jì)功能等?！半娮游募芾硐到y(tǒng)”對(duì)應(yīng)的英文應(yīng)該是：electronic document or record management system，而不應(yīng)是electronic records management system（該術(shù)語對(duì)應(yīng)的漢語詞匯應(yīng)是電子檔案（記錄）管理系統(tǒng)）。為此，建議將“電子文件管理系統(tǒng)”定義為：有效集中存儲(chǔ)、保存、檢索、使用和處置電子文件的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。

（二）總則規(guī)定了公務(wù)電子郵件管理的目標(biāo)、原則與要求

公務(wù)電子郵件是電子文件的一種，對(duì)其管理也應(yīng)當(dāng)遵循電子文件管理的目標(biāo)、原則與要求?？倓t規(guī)定“公務(wù)電子郵件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性?！边@一規(guī)定是對(duì)公務(wù)電子郵件歸檔管理的目標(biāo)提出了要求?？倓t中還規(guī)定“公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性?！边@一規(guī)定提出了公務(wù)電子郵件歸檔管理的原則，即全稱管理原則。此外總則還規(guī)定了公務(wù)電子郵件管理的相關(guān)責(zé)任人，并著重強(qiáng)調(diào)了公務(wù)電子郵件賬戶和系統(tǒng)的安全性問題。

（三）具體規(guī)則明確了公務(wù)電子郵件各管理環(huán)節(jié)應(yīng)遵循的操作規(guī)范

具體規(guī)則主要規(guī)定公務(wù)電子郵件的撰寫與傳遞、鑒定與歸檔、整理、移交、接收及保管等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，涉及公務(wù)電子郵件從生成到歸檔管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，鮮明地體現(xiàn)出總則中的全過程管理和監(jiān)督思想。這一思想可以通過下圖展示：

公務(wù)電子郵件從生成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的過程，對(duì)各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)全過程、連續(xù)性的管理與監(jiān)督，體現(xiàn)出全程管理的原則。此外，公務(wù)電子郵件從撰寫與傳遞開始就受控管理，也體現(xiàn)了前端控制的原則。

1.公務(wù)電子郵件的撰寫和傳遞

T32第5部分主要規(guī)定公務(wù)電子郵件撰寫與傳遞環(huán)節(jié)，提出為保證應(yīng)用的時(shí)效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量，公務(wù)電子郵件的標(biāo)題、正文內(nèi)容的撰寫和署名規(guī)則要參照相關(guān)紙質(zhì)公文規(guī)定。同時(shí)也強(qiáng)調(diào)對(duì)公務(wù)電子郵件的軟硬件環(huán)境進(jìn)行安全性檢驗(yàn)，確保涉密文件不被泄密、普通郵件不被修改和偽造、系統(tǒng)不被病毒攻擊。在公務(wù)電子郵件形成階段，不僅要求重視電子郵件的質(zhì)量，還要保證其安全可靠。

2.公務(wù)電子郵件的鑒定與歸檔

T32第6部分規(guī)定了公務(wù)電子郵件鑒定歸檔的責(zé)任歸屬、鑒定內(nèi)容和歸檔范圍與要求。明確規(guī)定鑒定歸檔的責(zé)任人是T32的一大特色，“6.1規(guī)定對(duì)外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進(jìn)行鑒定歸檔，接收到的外部郵件，由接收者進(jìn)行鑒定歸檔；內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進(jìn)行鑒定歸檔；公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責(zé)任人進(jìn)行鑒定歸檔，個(gè)人郵箱內(nèi)郵件的鑒定，由郵箱擁有者負(fù)責(zé)?！泵鞔_各類型電子郵件鑒定和歸檔的責(zé)任歸屬，可以避免日后各自推諉、互相扯皮，也可以在電子郵件歸檔保存出現(xiàn)問題時(shí)，進(jìn)行責(zé)任倒查。

本部分還規(guī)定了鑒定內(nèi)容，不僅要對(duì)電子郵件內(nèi)容進(jìn)行鑒定，確定其是否具有公文性質(zhì)和保存價(jià)值，還要參考紙質(zhì)文件相關(guān)規(guī)定確定其保管期限和密級(jí)。此外，特別強(qiáng)調(diào)要對(duì)公務(wù)電子郵件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定，“6.2.3規(guī)定真實(shí)性鑒定是指認(rèn)定郵件是否當(dāng)時(shí)當(dāng)人收發(fā)的，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與收發(fā)時(shí)的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測(cè)公務(wù)電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。”與傳統(tǒng)檔案鑒定相比，公務(wù)電子郵件鑒定體現(xiàn)出雙重鑒定的思想，既對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行鑒定分析以判斷電子郵件信息的有用程度，又進(jìn)行技術(shù)鑒定以判斷電子郵件有用程度是否具有實(shí)現(xiàn)的可能。

對(duì)于公務(wù)電子郵件的歸檔范圍與歸檔要求，T32規(guī)定公務(wù)電子郵件實(shí)行雙套制歸檔：具有保存價(jià)值的公務(wù)電子郵件在辦理完畢之后保存在專門的電子文件管理系統(tǒng)中，同時(shí)還應(yīng)將電子郵件打印成紙質(zhì)文件，將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中。這種雙套歸檔雖能起到雙保險(xiǎn)的作用，但也會(huì)增加單位檔案部門的日常工作和管理成本。

3.公務(wù)電子郵件的整理

T32第7部分規(guī)定歸檔電子郵件的整理要按照《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定進(jìn)行，要求以件為整理單位，同一全宗內(nèi)可以按照類別、保管期限、機(jī)構(gòu)等進(jìn)行分類整理，編號(hào)規(guī)則與電子文件編號(hào)規(guī)則保持一致，并要求不同保管期限的公務(wù)電子郵件應(yīng)該分別存儲(chǔ)在不同的載體上。本部分未詳細(xì)規(guī)定公務(wù)電子郵件的著錄內(nèi)容，但對(duì)公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容以及載體包裝盒的標(biāo)簽信息進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定。

4.公務(wù)電子郵件的移交、接收與保管

T32第8和第9部分對(duì)公務(wù)電子郵件的移交、接收和保管做了規(guī)范性要求。各單位進(jìn)行公務(wù)電子郵件移交時(shí)需要做好移交登記，并且移交單位和檔案保管部門需要對(duì)歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，并填寫移交檢驗(yàn)登記表。歸檔公務(wù)電子郵件移交可以采用邏輯和物理兩種方式，對(duì)于涉密的公務(wù)電子郵件采用物理方式移交。此外，需要永久或長(zhǎng)期保存的公務(wù)電子郵件需要電子與紙質(zhì)或縮微形式雙套移交。

對(duì)公務(wù)電子郵件的保管體現(xiàn)出異質(zhì)異地備份的思想，標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定檔案保管部門需要進(jìn)行三套備份：一套封存保管、一套提供利用、一套異地保存，檔案部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行定期檢查、定期轉(zhuǎn)移，以確保公務(wù)電子郵件的安全與完整。

四、T32存在的問題及修改建議

T32是國(guó)內(nèi)第一個(gè)關(guān)注到公務(wù)電子郵件歸檔與管理的規(guī)范，也是目前唯一的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，它的制定讓公務(wù)電子郵件管理有據(jù)可依、有規(guī)則可遵循，對(duì)推動(dòng)公務(wù)電子郵件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化具有重要意義。但T32自2005年頒布至今已十余年，實(shí)踐已發(fā)生變化，T32的部分內(nèi)容已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，存在明顯的不足與問題。

（一）某些條款表述缺乏準(zhǔn)確性和規(guī)范性

標(biāo)準(zhǔn)中有諸多條款表述不夠清晰，缺乏準(zhǔn)確性，容易給檔案工作者造成誤導(dǎo)。正文中多處出現(xiàn)“參照國(guó)家相關(guān)規(guī)定”的表述，但并未指出規(guī)定或者規(guī)則的名稱。此類表述含糊不清，影響著標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)價(jià)值。筆者建議修改。詳見表格。

明確指出應(yīng)當(dāng)參考的規(guī)定或規(guī)則，能夠?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)使用者的工作指明方向，提升整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)踐指導(dǎo)價(jià)值，增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的可操作性。

（二）部分內(nèi)容過時(shí)，難以適應(yīng)新形勢(shì)

T32在制訂時(shí)參考了GB/T18894-2002《電子文件歸檔和管理規(guī)范》，總則部分前四條條款基本相同。但目前該標(biāo)準(zhǔn)已出新版本GB/T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，許多內(nèi)容已修訂更新。如電子文件管理的目標(biāo)從“確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性”修改為“確保電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性”。有效性是指電子文件應(yīng)具備可理解性和可利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性?？捎眯允侵鸽娮游募梢员粰z索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)，內(nèi)涵與有效性基本一致，但表述更直觀、更便于理解。此外，增加了“可靠性”目標(biāo)，更強(qiáng)調(diào)電子文件的內(nèi)容要完整和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)。保證電子文件是事務(wù)的原始記錄，確保其內(nèi)容可靠，才能最終保證電子檔案的原始記錄性。

公務(wù)電子郵件是電子文件的重要種類，隨著電子文件管理目標(biāo)的改變，T32也應(yīng)當(dāng)隨之更新，將公務(wù)電子郵件的鑒定要求和管理目標(biāo)確定為“確保公務(wù)電子郵件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性”，適應(yīng)新的形勢(shì)，增強(qiáng)自身參考價(jià)值，與時(shí)俱進(jìn)。

（三）歸檔范圍的確定寬泛，利用環(huán)節(jié)被忽視

微觀層面，公務(wù)電子郵件的各個(gè)管理環(huán)節(jié)的規(guī)定中也存在條款粗糙、顆粒度不夠的問題。如關(guān)于公務(wù)電子郵件的歸檔范圍劃分，6.3.1規(guī)定“凡是反映本單位工作活動(dòng)且具有查考利用價(jià)值的公務(wù)電子郵件均屬于歸檔范圍?！睂?duì)于歸檔范圍的確定不僅過于寬泛，缺乏實(shí)際指導(dǎo)意義，而且忽略了公務(wù)電子郵件元數(shù)據(jù)的收集與歸檔問題。建議修改為“反映單位職能活動(dòng)、具有查考和保存價(jià)值的公務(wù)電子郵件及其元數(shù)據(jù)均屬于歸檔范圍。具體歸檔范圍可參照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！?/p>

此外，T32對(duì)公務(wù)電子郵件從形成到保管環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范，但對(duì)公務(wù)電子郵件進(jìn)行歸檔和管理的最終落腳點(diǎn)是提供利用，標(biāo)準(zhǔn)中卻并未對(duì)公務(wù)電子郵件利用環(huán)節(jié)進(jìn)行闡述和規(guī)范，影響了整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的完整性。建議增加對(duì)公務(wù)電子郵件利用環(huán)節(jié)的規(guī)定。

電子郵件在我國(guó)國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織的公務(wù)活動(dòng)中扮演著越來越重要的角色，與此同時(shí)產(chǎn)生了許多單位業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄與憑證，需要制定相應(yīng)管理規(guī)則進(jìn)行規(guī)范管理。T32對(duì)于提升我國(guó)公務(wù)電子郵件歸檔和管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化水平有重要現(xiàn)實(shí)意義和指導(dǎo)價(jià)值，但標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容過時(shí)、表述不清、歸檔范圍的確定寬泛及利用環(huán)節(jié)被忽略等問題也不容忽視，需要對(duì)其進(jìn)行修訂完善，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)的與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步提升標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)作用和實(shí)踐價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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[5]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學(xué)[M]北京：中國(guó)人民大學(xué)，2015：353.

作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院