曲秀婷

摘 要：信息技術(shù)的廣泛普及給檔案數(shù)字化建設(shè)提供了機(jī)會，同時也提出了一定的挑戰(zhàn)。本文主要分析討論檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理研究，以謀求企業(yè)更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題分析

1.1 檔案管理模式

檔案是信息的載體，用于記錄企業(yè)發(fā)展的資料文件，所謂的檔案的管理，實(shí)際上就是資料的分類保存歸納，所以，這項(xiàng)工作較為繁瑣，需要消耗大量的人力物力財(cái)力。隨著當(dāng)今社會信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的模式仍有些落后，一些企業(yè)和組織仍然存在手工管理的方式， 這不利于檔案管理工作效率的提高，而且容易出現(xiàn)錯誤的幾率較大，企業(yè)對檔案管理工作的計(jì)劃容易存在誤差，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

1.2 工作規(guī)劃存在不足

在如今企業(yè)組織的檔案信息化建設(shè)過程中， 缺乏整體性的概念，大都采用由局部到整體的方式，因而使得管理各個檔案的部門無法進(jìn)行有效的溝通實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一， 企業(yè)組織各個系統(tǒng)不協(xié)調(diào)統(tǒng)一可能會阻礙企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

1.3 數(shù)字化的管理問題

面對數(shù)字化管理問題的不足，存在以下幾個方面的問題。

①數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)的不兼容給歸檔工作帶來了問題。因?yàn)椴患嫒莸脑颍３?dǎo)致辦公系統(tǒng)生成的文件格式需要進(jìn)行轉(zhuǎn)格式處理。②電子檔案和紙質(zhì)檔案同時存在的導(dǎo)致了很大的資源浪費(fèi)。一些企業(yè)沒有正確的認(rèn)識和對系統(tǒng)的把握，對數(shù)字化檔案不能接受。為了緊跟時代的潮流，在建設(shè)數(shù)字化檔案之后又對檔案進(jìn)行了一遍紙質(zhì)的歸納總結(jié)處理，相當(dāng)于浪費(fèi)了時間和人力資源， 對檔案數(shù)字化建設(shè)起到了不良作用。③數(shù)字檔案化意識不夠強(qiáng)，導(dǎo)致存在的便捷資源得不到合理的使用。一些企業(yè)組織對數(shù)字化檔案意識薄弱，沒有意識到數(shù)字化檔案的便捷， 經(jīng)常因?yàn)槿狈堎|(zhì)檔案而放棄對資源的使用。④數(shù)字化檔案可以對隨時修改信息，動態(tài)的保存檔案，相對于紙質(zhì)檔案而言，保存的時間更長，與時俱進(jìn)性能比紙質(zhì)優(yōu)良。

2 檔案數(shù)字化的操作方法和利用

2.1 優(yōu)化資源配置

檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入， 特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入所需較大， 建成之后需要一定的運(yùn)行成本。根據(jù)具體情況，對專業(yè)人員的分工進(jìn)行合理配置，建立檔案專業(yè)人員，數(shù)字專業(yè)人員，計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的專業(yè)人員操控，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的性價(jià)比，做到投入少產(chǎn)出多的高效率建設(shè)。

2.2 建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫

為了多功能全方面的建設(shè)，可以建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫。館藏檔案目錄僅僅依靠目錄數(shù)據(jù)庫檢索可能使得工作效率較低，不能及時解決所有檢索問題。為了滿足客觀需求，對專門的問題檔案有集中的需求是經(jīng)常發(fā)生的事情， 建立專題數(shù)據(jù)庫是檔案館與時俱進(jìn)的重要一方面， 也是充分凸顯檔案數(shù)字化特點(diǎn)的機(jī)會。著重注意以下幾個方面：①依據(jù)館藏檔案內(nèi)容確定專題的分類處理。②依據(jù)需求分期進(jìn)行專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。③根據(jù)文件內(nèi)容和檢索需要的不同分別設(shè)置不同的專題數(shù)據(jù)庫。

2.3 建立全文數(shù)據(jù)庫

為了滿足客觀需求，建立全文數(shù)據(jù)勢在必行。通過多年檔案利用統(tǒng)計(jì)率的分析，優(yōu)先建立全文數(shù)字化檔案全宗、年代。在網(wǎng)絡(luò)中，在文件級目錄的的基礎(chǔ)上同步進(jìn)行檔案的開放、存儲、鑒定、篩選進(jìn)而形成和文件目錄一一對應(yīng)的全文數(shù)據(jù)庫，并且保證數(shù)字化的真實(shí)準(zhǔn)確性。

2.4 數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程

數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程以促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)為目的，以各個網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為平臺，通過建設(shè)安全管理制度，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行制度，數(shù)據(jù)管理工作人員，提供數(shù)據(jù)人員等形成責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，從而保證檔案數(shù)字化的嚴(yán)謹(jǐn)合理性。

（1）在局域網(wǎng)上的應(yīng)用。在局域網(wǎng)內(nèi)，檔案成果數(shù)據(jù)庫對所有接待工作人員都有檢索權(quán)限， 對只進(jìn)行目錄數(shù)字化的檔案實(shí)行現(xiàn)用現(xiàn)掃描全文的方式使之達(dá)到全文數(shù)字化的檔案一樣的效果，利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案得到了法律的支持和認(rèn)可， 為檔案館參與電子政務(wù)提供了新方式。

（2）在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用。在CA 證書的安全保證下，在互聯(lián)網(wǎng)方面應(yīng)用。不但實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)上傳的審批，主要是開展開放檔案遠(yuǎn)程查詢、下載、打印。特別是把CA 證書發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室， 為CA 用戶遠(yuǎn)程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效力的體現(xiàn)，減少異地現(xiàn)場查詢的不便。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理方法

3.1 建立檔案數(shù)字化的保護(hù)系統(tǒng)

構(gòu)建檔案數(shù)字化系統(tǒng)以后也要有一定的維護(hù)意識， 建立一個相應(yīng)完善的保護(hù)系統(tǒng)。一旦檔案信息的數(shù)字化沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際使用過程中會出現(xiàn)很多麻煩。例如：數(shù)據(jù)沒有辦法傳輸，資源不能共享等。因此，能否建立完善的檔案數(shù)字化保護(hù)系統(tǒng)對檔案數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要。檔案數(shù)字化建設(shè)保護(hù)機(jī)制一般包含以下幾種類型：組織、運(yùn)行、管理機(jī)制；人力、財(cái)力、物力、技術(shù)的支持；其它機(jī)制的保障。

3.2 制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)劃

構(gòu)建數(shù)字化檔案的過程中， 最重要的是要有一個科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)哪繕?biāo)。在實(shí)施的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)目標(biāo)不合理，及時的進(jìn)行更改調(diào)整。錯誤的目標(biāo)可能會導(dǎo)致檔案完成之后使用過程中并不適用于企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用。在最初建立檔案數(shù)字化過程中，可以成立專門的研究小組，根據(jù)當(dāng)今的企業(yè)現(xiàn)狀和未來可能的發(fā)展趨勢進(jìn)行討論，最終制定出一個合理的目標(biāo)。

3.3 加快檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享

首先， 要按照科學(xué)的原則逐步的推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，制定合理的工作計(jì)劃，并且對監(jiān)督工作力度不能松懈，保證檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。此外，在滿足人們?nèi)粘Ｉ钚枨蟮臈l件之下制作一套完善的檔案目錄， 建立一套合理的目錄有利于信息之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，給信息的生成、協(xié)調(diào)、使用提供了方便?？梢园凑展ぷ鞯碾y易先后程度實(shí)施對檔案目錄工作的開展，制定目錄的過程中，要注意檔案管理職責(zé)機(jī)制的內(nèi)容，合理分工，采用條框結(jié)合的方式，保證檔案的與時俱進(jìn)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

3.4 優(yōu)化檔案的管理模式

由于檔案管理模式和機(jī)制并不完善， 所以想要改變這一現(xiàn)狀就要先建立一套完善的數(shù)字化管理模式和管理機(jī)制。這是檔案數(shù)字化實(shí)施的第一步。目前一些企業(yè)已經(jīng)具備一套完善的機(jī)制和模式，是得工作流程更加規(guī)范。在選用人才方面，招聘過程中選用具備一定的專業(yè)素養(yǎng)的人勝任這個崗位。企業(yè)可以為正在企業(yè)工作的老員工進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)工作，加強(qiáng)他們的技能。同時， 對于新加入的員工進(jìn)行實(shí)際操作培訓(xùn)，他們雖然擁有一定的理論基礎(chǔ)，但是并沒有和實(shí)踐完美的結(jié)合，因此對于不同的員工要有不同的培訓(xùn)方案。

4 檔案數(shù)字化較之前紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)

4.1 提高經(jīng)濟(jì)效益

在過去企業(yè)組織一般使用的多為紙質(zhì)檔案， 不僅工作人員的工作量較大， 而且極易出現(xiàn)失誤， 導(dǎo)致管理成本大大增加。但是以數(shù)字化為基礎(chǔ)的檔案改善了這一缺點(diǎn)，不僅節(jié)省了保管存儲費(fèi)用和空間，而且使用查用起來也更加快捷便利，避免了人力財(cái)力的浪費(fèi)。

4.2 提高辦公效率

數(shù)字化的檔案可以使資料進(jìn)行及時的歸檔并且能做到盡快的提取。在一些部門里面，對于資料的提取要有一定的及時性和準(zhǔn)確性方便為領(lǐng)導(dǎo)的決策作出幫助作用。同時，檔案的數(shù)字化處理會給我們查找檔案提供很大的便捷， 真正的讓工作人員做到足不出戶就可以知道大量信息。因?yàn)樾畔⒌牧魍ǎ瑪?shù)字化檔案成為了“無墻界檔案”。檔案庫也從實(shí)體變成了虛擬檔案文庫。

4.3 增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)

把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化電子檔案之后， 檔案的

使用將變得更加安全。尤其對于歷史比較久的檔案，數(shù)字化檔

案實(shí)現(xiàn)以后絕對是對其最有效的保護(hù)。除此之外，數(shù)字化檔案

的實(shí)現(xiàn)防止了部分檔案被篡改的情況發(fā)生。

5 結(jié)束語

總之，檔案數(shù)字化是信息時代的挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。大量的紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化檔案大大提高了工作效率， 給我們提供了便捷，減少了工作人員的工作負(fù)擔(dān)和企業(yè)的成本支出。

參考文獻(xiàn)：

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