公安信訪檔案是公安機關(guān)根據(jù)《信訪條例》、《公安機關(guān)信訪工作規(guī)定》等規(guī)定，在辦理人民群眾來信、來訪問題的過程，接收以及直接形成的以文字、圖片或影像等形式存在的真實記錄。公安機關(guān)受理的信訪事項為信訪人對本級公安機關(guān)及派出機構(gòu)和民警的職務(wù)行為反映情況，提出建議、意見或者投訴請求等信訪事項。例如，公民A因受到他人非法人身傷害向公安機關(guān)報案，后公民A認為公安機關(guān)在辦案過程中存在執(zhí)法不公的情況，于是向公安機關(guān)信訪部門反映該事項。公民A信訪時提供的反映事項的材料即為信訪原始材料，公安機關(guān)對信訪事項的登記、轉(zhuǎn)辦、受理、辦理、答復(fù)、復(fù)查、復(fù)核等一系列過程中所產(chǎn)生的材料均為公安信訪檔案應(yīng)當收集的材料。這說明公安信訪檔案立卷是以信訪人開始信訪為起點，以公安執(zhí)法活動本身為訴求，以案結(jié)事了為終點。公安信訪檔案作為一種檔案，必然具有一般檔案的共性，也有著其自身的特點。

1 來源和形式的自主性

公安信訪檔案與公安案件卷宗檔案雖然都是公安機關(guān)履職過程中產(chǎn)生的，卻不是直接的執(zhí)法過程中產(chǎn)生的。公安案件卷宗檔案是公安機關(guān)在處理客觀存在的違法行為時直接產(chǎn)生的，不容信訪人自主選擇。而公安信訪檔案的產(chǎn)生是信訪人由于牽涉治安、刑事、行政等案件與公安機關(guān)產(chǎn)生法律關(guān)系后，對公安機關(guān)的處理存在異議時，而自主決定信訪的，信訪材料是信訪人自行撰寫的，純粹的主觀行為，即使沒有充分的證據(jù)支持，只是信訪人對公安執(zhí)法行為的主觀感受不滿意，其即可向公安門戶網(wǎng)站，電話、信訪窗口等渠道向公安機關(guān)信訪。信訪材料的形式也豐富多樣，最常見的是以信件為主，其他的如口訴后由公安機關(guān)代為登記 ，或是提供照片、U盤、光盤，有的信訪材料幾種形式兼有，完全由信訪人自行決定，具有充分的自主性。

2 公安信訪卷宗的特定完備性

公安信訪材料必須是針對公安機關(guān)或民警的職務(wù)行為，才屬于公安信訪管轄的范疇，具有很強的特定性。公安機關(guān)信訪部門在收到信訪人提供的信訪材料后，會逐一進行甄別，對于依法應(yīng)當通過法定途徑解決的信訪事項、依照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定管轄，15日內(nèi)出具不受理信訪事項告知書依法導(dǎo)入法定程序辦理，不啟動信訪程序。對屬于公安機關(guān)受理的信訪事項，應(yīng)當啟動信訪程序。信訪程序通常由縣級公安機關(guān)啟動，信訪程序包括登記、受理告知、辦理、信訪答復(fù)。信訪人對于公安信訪答復(fù)不服的，可向地市級公安機關(guān)或縣級人民政府提出復(fù)查請求；對信訪復(fù)查意見仍不服的，還可向省級公安機關(guān)或地市級人民政府得出復(fù)核請求。換言之，一旦啟動信訪程序，就必須按《信訪條例》規(guī)定時限60日內(nèi)辦理并答復(fù)信訪人。這些信訪活動體現(xiàn)在一份完整的信訪卷宗材料上，就包括了信訪人提供的原始材料、公安機關(guān)登記表、受理告知書、轉(zhuǎn)辦警種部門的轉(zhuǎn)辦函、警種部門辦理情況反饋報告，處理信訪事項答復(fù)意見書以及送達憑證等，缺一不可。一旦缺失其中任一材料，就說明該信訪事項在辦理程序上不完備，存在可能需要追究相關(guān)部門或人員責(zé)任的情況。

3 公安信訪卷宗的弱法性

公安信訪卷宗與公安案件卷宗相比具有較弱的法定性。公安案件卷宗檔案是根據(jù)治安、刑事、行政等法律規(guī)定下進行收集整理的，在行政處罰、案件訴訟等法律活動中起著關(guān)鍵性作用，而公安信訪活動的最大法即《信訪條例》，屬于行政法規(guī)，公安信訪不直接參與執(zhí)法活動，公安信訪卷宗法定屬性較弱。兩種檔案材料在法律上的強弱之分其實也正體現(xiàn)了兩項工作的區(qū)別與關(guān)系。公安信訪工作是公安工作的“晴雨表”，通過對公安信訪檔案材料的整理與分析，能夠及時靈敏的反映出公安工作的成效，人民的滿意度。正是由于公安信訪的弱法性，門檻低，近年來，公安機關(guān)在暢通信訪渠道上下了較大功夫，開放了公安公眾服務(wù)網(wǎng)、便民服務(wù)熱線、統(tǒng)一規(guī)范全國公安信訪接待窗口，鼓勵律師參與和代理信訪案件，目的就是為了更好接收人民群眾的來信來訪，為規(guī)范公安工作提供更有力的監(jiān)督。

基于公安信訪檔案兼具一般檔案的屬性，又具有自身的特殊性，參照普通檔案的管理，公安信訪檔案的管理分基礎(chǔ)工作和利用工作兩部分。

一是公安信訪檔案基礎(chǔ)管理。公安信訪卷宗從立卷到歸檔，是完全依托信訪程序而設(shè)立，歸檔順序就是一個倒序的完整的辦理信訪事項流程圖。即信訪人提供的原始材料在卷宗最下方，接著往上分別是調(diào)查處理材料、轉(zhuǎn)辦函、受理告知、信訪事項回訪表，處理信訪事項答復(fù)意見書、辦結(jié)情況報告。在這個過程中，信訪流程的每一步均需要領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，送達的文書還需要收集送達憑證，目的是為了確保信訪人切實收到文書，也為后期信訪復(fù)查、復(fù)核時限參考使用。公安信訪檔案實行一事一卷。若屬于同一信訪事項，信訪人重復(fù)信訪的，不再重復(fù)立卷。若同一信訪人反映多個訴求同屬同一案件的，仍立一卷；多個訴求且不屬同一案件的，則立多卷。這種立卷管理模式，能夠有效避免重復(fù)信訪、一信多投導(dǎo)致的重復(fù)工作，有利于引導(dǎo)信訪人通過信訪答復(fù)、復(fù)查、復(fù)核三級程序逐級信訪，規(guī)范信訪秩序。

二是公安信訪檔案信息利用。為了充分挖掘公安信訪檔案的數(shù)據(jù)信息，進一步服務(wù)公安工作，公安機關(guān)對公安信訪檔案也實行信息化管理。信訪信息系統(tǒng)也是根據(jù)信訪流程建立，信訪流程和文書均在信息系統(tǒng)中生成，并硬性要求上傳對應(yīng)掃描的紙質(zhì)文書后才可進入進一步驟，這就從源頭上實現(xiàn)了信訪檔案的電子信息化，確保紙質(zhì)和電子檔案同步生成。同時，為了避免信訪人重復(fù)信訪導(dǎo)致數(shù)據(jù)重復(fù)問題，系統(tǒng)增加判重功能，大大減輕了信訪部門的工作量。在這樣的流程管理下，原始數(shù)據(jù)可以有效和充分地錄入，數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計功能也得以發(fā)揮到極致，在龐大的信訪數(shù)據(jù)下，信訪系統(tǒng)可以高效快捷地分析出當?shù)匦旁L動態(tài)和預(yù)警，為管理決策提供有力地數(shù)據(jù)和信息支撐。

作者簡介

李莉（1986--），女，漢，福建省福鼎市人，本科，畢業(yè)于山西財經(jīng)大學(xué)；現(xiàn)有職稱：助理館員；研究方向：檔案管理。