夏澤良

摘 要：分析醫(yī)院行政檔案管理在醫(yī)院管理中的作用，探討行政檔案管理中存在的管理組織不健全、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理人員素質(zhì)不高、檔案利用不足等問題，提出加強(qiáng)檔案管理組織建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)與宣傳、加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)、深化檔案利用和加強(qiáng)信息化建設(shè)等對(duì)策，為醫(yī)院行政檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院行政檔案； 困難； 對(duì)策

醫(yī)院行政檔案是指醫(yī)院在實(shí)踐中形成，記錄醫(yī)院日常工作的紙質(zhì)文書、電子文檔、視頻、照片等資料，包含醫(yī)院黨群、行政、醫(yī)療、科教、設(shè)備、基建、人事和財(cái)務(wù)等內(nèi)容。醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院工作的重要載體和客觀體現(xiàn)，對(duì)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展有著重要的意義。

一、醫(yī)院行政檔案的作用

1.歷史記憶作用

醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院工作的客觀載體，忠實(shí)記錄醫(yī)院發(fā)生的日常工作和重大事件。通過查閱行政檔案，可以有效回顧醫(yī)院歷史發(fā)展軌跡，了解醫(yī)院重大歷史事件和突出工作人員，掌握醫(yī)院人事、基建營房、水電等行政后勤建設(shè)的各項(xiàng)基本數(shù)據(jù)，是醫(yī)院歷史沿革的一手素材，是開展工作的直接依據(jù)，具有不可替代的歷史記憶作用。

2.文化建設(shè)作用

醫(yī)院行政檔案客觀記載醫(yī)院發(fā)展歷程、重大事件和先進(jìn)工作人員等單位和個(gè)人奮斗歷史，記錄單位由小到大、艱苦奮斗、不斷發(fā)展的歷程，以及先進(jìn)模范積極投身醫(yī)院建設(shè)、奉獻(xiàn)力量的先進(jìn)事跡，具有豐富的可以激勵(lì)當(dāng)前醫(yī)院工作人員投身崗位，積極奉獻(xiàn)的榜樣，是醫(yī)院文化建設(shè)素材的重要來源。

3. 參考借鑒作用

醫(yī)院行政檔案記錄醫(yī)院歷史上面對(duì)各時(shí)期外部機(jī)遇與挑戰(zhàn)、內(nèi)部優(yōu)勢與劣勢等情況下醫(yī)院各級(jí)的決策和應(yīng)對(duì)，既有決策成功取得良好效果的成功案例，也有決策失當(dāng)沒有達(dá)到既定目標(biāo)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)； 例如重大醫(yī)療糾紛的現(xiàn)場處置和事后處理，是醫(yī)院管理智慧的結(jié)晶。細(xì)致研究醫(yī)院行政檔案，對(duì)醫(yī)院在新形勢下科學(xué)決策有著重要的參考借鑒意義。

二、醫(yī)院行政檔案管理存在的問題

1.管理組織不健全，各自為戰(zhàn)。醫(yī)院行政檔案一般由院辦或檔案室管理，但全院統(tǒng)一的管理組織還沒有建立。在機(jī)關(guān)層面，醫(yī)院醫(yī)務(wù)、護(hù)理、財(cái)務(wù)、后勤等不同部門為了自身工作方便，不同程度存在各自獨(dú)立存放資料的現(xiàn)狀，阻礙醫(yī)院檔案資源體系的完整性，為檔案開發(fā)利用帶來諸多不便。

2.管理技術(shù)缺乏，效率較低。醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員大部分是由臨床醫(yī)務(wù)人員轉(zhuǎn)崗擔(dān)任或機(jī)關(guān)工作人員兼職，缺乏系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練。相對(duì)于臨床工作，檔案管理工作不為醫(yī)院直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，處于后臺(tái)，往往存在重視不足的情況，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)修深造、學(xué)術(shù)交流的機(jī)會(huì)較少。醫(yī)院在醫(yī)教研等多方面的實(shí)踐活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生黨群、行政、醫(yī)療、科教、設(shè)備、基建、人事和財(cái)務(wù)等涉及多方面的關(guān)聯(lián)檔案。這要求文檔管理人員具備跨學(xué)科、多領(lǐng)域的綜合業(yè)務(wù)能力，但目前檔案管理人員能力還比較單一，缺乏處理專業(yè)交叉檔案的能力。

3.檔案利用不足，作用乏力。檔案歸檔后，加工與利用不足，多半在檔案室內(nèi)塵封。這與檔案管理人員的管理理念有關(guān)，部分檔案管理人員認(rèn)為，收集、保存好檔案就完成了本職工作，其他人員借閱檔案時(shí)，按借閱人要求為其提供好檔案文件就行，對(duì)檔案內(nèi)容并不關(guān)心。不能給借閱人提供經(jīng)過篩選的、精確的檔案信息，導(dǎo)致檔案管理工作在醫(yī)院的地位弱化。面對(duì)上級(jí)檢查和醫(yī)院等級(jí)評(píng)審等重大事件時(shí)，往往又需要臨時(shí)突擊整理補(bǔ)充甚至編造檔案資料，造成人員精力和物力財(cái)力浪費(fèi)。

三、加強(qiáng)行政檔案管理工作的建議

1.健全檔案管理組織。健全的組織領(lǐng)導(dǎo)是檔案工作順利開展的組織保障。醫(yī)院應(yīng)成立分管副院長負(fù)責(zé)、各職能部門和科室領(lǐng)導(dǎo)參加的管理組織，落實(shí)第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)各部門、科室行政檔案管理工作。形成綜合檔案室統(tǒng)管，醫(yī)院 - 科室 - 專人三級(jí)負(fù)責(zé)的檔案管理體系。借鑒醫(yī)療病案質(zhì)量管理經(jīng)驗(yàn)，成立由醫(yī)療、行政、黨群等各專業(yè)專家組成的行政檔案質(zhì)量管理專家小組，每月定期對(duì)全院行政檔案內(nèi)涵質(zhì)量進(jìn)行檢查督導(dǎo)，專家組定期召開檔案質(zhì)控討論會(huì)，明確下一階段質(zhì)量控制的重點(diǎn)，并對(duì)優(yōu)秀檔案和問題檔案予以公示，利用全院大會(huì)進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。

2.加強(qiáng)人員培訓(xùn)。檔案管理人員素質(zhì)提升是檔案管理工作的關(guān)鍵。對(duì)醫(yī)院檔案室現(xiàn)有專職檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)和交流培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息化能力，加速紙質(zhì)檔案管理向信息化、智能化檔案管理邁進(jìn)。加大科室兼職檔案人員培訓(xùn)力度，定期組織檔案質(zhì)量管理專家組成員對(duì)檔案管理中存在的常見問題和重點(diǎn)問題進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，提高檔案質(zhì)量，促進(jìn)部門和科室一線工作人員按三級(jí)管理體系主動(dòng)收集、整理、存儲(chǔ)一線實(shí)踐中產(chǎn)生的檔案。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)。醫(yī)院加大檔案管理信息化投入。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)于種類多、非標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)值密度低的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，實(shí)現(xiàn)由檔案目錄、檔案全文的粗粒度信息管理向檔案內(nèi)容信息的細(xì)粒度檔案管理延伸，通過數(shù)據(jù)共享、交叉復(fù)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的深度整合和開發(fā)。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)，在檔案服務(wù)網(wǎng)站平臺(tái)做好開放與利用的基礎(chǔ)上，開發(fā)醫(yī)院廣大員工密切關(guān)注的職稱晉升、生活待遇、學(xué)科前沿進(jìn)展等檔案專題數(shù)據(jù)庫，探索利用微博、微信、微電影與信息訂閱、信息推送等新媒體拓展查檔服務(wù)新模式，提高用戶利用檔案的查全率、查準(zhǔn)率和方便程度。

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