李東旭

摘 要：為了提高綜合行政事務(wù)管理系統(tǒng)的效率，需要根據(jù)辦公環(huán)節(jié)中的各個部分進(jìn)行合理的劃分，對管理方式和范圍進(jìn)行明確，再使用相關(guān)的軟件程序?qū)k公系統(tǒng)進(jìn)行改善，使其具有更高的工作效率，能夠為客戶帶來更加滿意的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：綜合行政事務(wù)；軟件

國家對信息化建設(shè)的投入使行政事務(wù)的發(fā)展有了更加高效的特點，也加強(qiáng)了行政管理的水平，國家對機(jī)關(guān)單位要求要降低成本，各個地區(qū)的行政單位為了達(dá)到要求，致力于提高行政管理的效率和質(zhì)量，并且有效的進(jìn)行成本的節(jié)省，通過信息化的應(yīng)用，不但減少了工作人員的工作量和壓力，信息化管理能夠優(yōu)化管理的模式和過程，同時節(jié)約了人力物力的消耗，使工作的效率大大提高，采用綜合行政事務(wù)信息化管理能夠提高工作的效率，從而使管理具有更加明顯的作用。

1 綜合行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

辦公室的中的核心系統(tǒng)是辦公自動化，在辦公室中有著運(yùn)作的作用，管理的效率也能得到提高，我國使用辦公室自動化是在會議開展之后，隨著自動化系統(tǒng)的使用以及技術(shù)運(yùn)用等，辦公室自動化系統(tǒng)也逐漸發(fā)展。

辦公室自動化使用剛開始的時候，其工作方式主要為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理，結(jié)合IT技術(shù)的使用，對文件資料管理的水平也得到提高，從而提升效率。之后，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展更加具有網(wǎng)絡(luò)性。

其工作方式的中心由工作流轉(zhuǎn)變?yōu)楣牧鬓D(zhuǎn)、流程審批、會議管理等功能，這些功能使辦公室系統(tǒng)的作用更加廣泛，同時能夠?qū)⒐芾淼乃教岣?，增?qiáng)工作效率，工作的質(zhì)量也隨之提高。辦公室自動化的發(fā)展時期在目前有了逐漸完善的體系，隨著軟件的發(fā)展應(yīng)用，在辦公室中有了重要的作用，在管理的各個方面都能起到幫助，還可以使工作的效率大大提升，從而使辦公室的管理更加快速便捷，對管理活動中的細(xì)節(jié)也能起到較好的效果，利于辦公室管理中的多種環(huán)節(jié)。

2 事務(wù)信息管理系統(tǒng)中存在的問題

辦公自動化系統(tǒng)雖然經(jīng)過了較長的時間，有了一定的技術(shù)水平，但是在為員工提供信息和管理的服務(wù)的過程中，依然存在一些問題這使系統(tǒng)的功能仍然制約著行政事務(wù)管理的效率和質(zhì)量。

1.雖然辦公室自動化系統(tǒng)使管理中的各個環(huán)節(jié)有了一定的提升，但是在辦公的環(huán)節(jié)中對文檔資料的綜合處理水平還比較低，只能對普遍的文件進(jìn)行處理，而對于特殊的文件資料缺少針對性，所以不能使文件的處理質(zhì)量有較大的提高。

2.隨著市場的快速發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展不能和時代的發(fā)展規(guī)律相適應(yīng)，由于辦公系統(tǒng)的處理能力有限，在逐漸復(fù)雜的流程中，軟件功能還無法為客戶提供更加高效的結(jié)果，這使工作的質(zhì)量降低，效率也有所下降。

3.事務(wù)管理是申請審批的過程，事務(wù)管理的內(nèi)容復(fù)雜且數(shù)量比較多，不同的事務(wù)需要不同的處理方式，這和不同的部門都有聯(lián)系，目前的辦公自動化管理系統(tǒng)的事務(wù)流程中都需要特殊的程序來完成，如果不能具有特殊性，那么管理的過程中就會出現(xiàn)問題，導(dǎo)致流程發(fā)生較大的變動，這對辦公的效率有很大的影響，所以需要加強(qiáng)對辦公系統(tǒng)的功能和特殊性，針對流程的不同進(jìn)行特殊的定制。

4 系統(tǒng)需求設(shè)計和實現(xiàn)的分析

系統(tǒng)的基本需求分析就是系統(tǒng)的功能性需求，把確定設(shè)計任務(wù)和設(shè)計目標(biāo)作為系統(tǒng)的主要目的，也把它作為一個標(biāo)準(zhǔn)來知道系統(tǒng)的開發(fā)和實現(xiàn)。需求分析也就是系統(tǒng)分析，在整個系統(tǒng)開發(fā)過程中是不可或缺的。經(jīng)過這一非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，然后建立模型。而系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)的基礎(chǔ)就是這系統(tǒng)分析，所以系統(tǒng)分析非常重要。在進(jìn)行系統(tǒng)分析的時候往往需要同時進(jìn)行需求分析和需求調(diào)查。該綜合行政事務(wù)管理信息系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計，將整個系統(tǒng)劃分為七個完整的功能模塊：系統(tǒng)管理模塊、文件管理模塊、會議管理模塊、值班管理模塊、車輛管理、財產(chǎn)管理和系統(tǒng)幫助。具體的系統(tǒng)功能模塊示意圖如圖1 。

4.1 系統(tǒng)管理

在系統(tǒng)管理模塊中，我設(shè)計的是可以進(jìn)行更改密碼、查詢用戶、設(shè)置用戶權(quán)限的功能。這是整個系統(tǒng)管理所有用戶的模塊，如果想進(jìn)一步操作此系統(tǒng)必須在此模塊進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置。

4.2 文件管理

文件管理模塊是本系統(tǒng)的主要模塊之一，公文管理是溫州市農(nóng)業(yè)局辦公室日常辦公活動中的重要組成部分，某市農(nóng)業(yè)局文件需要利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)和高速的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)公文的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，更好的處理內(nèi)部以及兩級機(jī)關(guān)間的公文信息。但是為了做一個適合事務(wù)處理辦公室的辦公系統(tǒng)，我將上面的公文處理做了相應(yīng)的調(diào)整，以期能夠更加適合溫州市農(nóng)業(yè)局的實際情況，能夠更好的給行政部門使用。我將文件管理部分分成行文管理、信函管理、報表發(fā)送管理等三個功能模塊，其功能是實現(xiàn)對各部分?jǐn)?shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行添加、修改、刪除等操作。

各管理部分的明細(xì)如下：1.行文管理：發(fā)文號、發(fā)文日期、保密級別、傳遞方法、份數(shù)、保存年數(shù)、受文者、核辦人、核稿人、承辦人、主題、事由等。2.信函管理：信件號、信件日期、信件類別、單位名稱、信件內(nèi)容、接收人、回函日期、回函內(nèi)容等。3.報表發(fā)送管理：報表編號、發(fā)送日期、保密級別、傳遞方法、標(biāo)題、份數(shù)、接收單位、接收人、保存年數(shù)等。

4.3 會議管理

會議管理模塊主要實現(xiàn)以下功能：此部分功能是實現(xiàn)對會議管理數(shù)據(jù)進(jìn)行添加、修改、刪除等操作。

4.4 值班管理

此部分功能是實現(xiàn)對值班管理數(shù)據(jù)進(jìn)行添加、修改、刪除等操作。內(nèi)容包括：值班開始日期、值班開始時間、值班截止日期、值班截止時間、值班人、記事等。

4.5 車輛管理

車輛管理部分包括車輛登記、車輛使用、車輛事故等。其功能是實現(xiàn)對各部分?jǐn)?shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行添加、修改、刪除等操作。

4.7 財產(chǎn)管理

財產(chǎn)管理部分包括對溫州市農(nóng)業(yè)局的財產(chǎn)進(jìn)行財產(chǎn)登記、財產(chǎn)維修、財產(chǎn)投保、財產(chǎn)增減等。其功能可以實現(xiàn)對各部分?jǐn)?shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行添加、修改、刪除等操作。財產(chǎn)增減：產(chǎn)品編號、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單位、總價、轉(zhuǎn)移單位、轉(zhuǎn)移人、轉(zhuǎn)移原因、轉(zhuǎn)移用途、經(jīng)辦人等。

4.8 系統(tǒng)幫助

此功能模塊可以提供給初次使用此系統(tǒng)的用戶一些幫助，在里面可以設(shè)置一個鏈接文件允許用戶點擊查詢，以提供用戶必須的幫助。

5 結(jié)語

采用軟件的專業(yè)知識來對辦公系統(tǒng)進(jìn)行改善，要通過和客戶的交流獲得經(jīng)驗，以此來對系統(tǒng)進(jìn)行針對性的改變，將操作系統(tǒng)和管理方式變得更加滿足客戶的需求，還要對功能進(jìn)行不斷的完善，使其能夠更加的高效。通過對事務(wù)管理系統(tǒng)的劃分和設(shè)計，對系統(tǒng)進(jìn)行明確的程序設(shè)計，針對不同環(huán)節(jié)的特點，采取軟件的測試方法來分析系統(tǒng)的優(yōu)勢和缺陷，從而利于更好的完善軟件的系統(tǒng)，這樣才能將事務(wù)管理系統(tǒng)的效率和作用提高。

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