吳振亞

摘要：文章對近年來某企業(yè)在經(jīng)濟合同管理方面所采取的措施、取得的成效進行了總結(jié)，力求為提升經(jīng)濟合同管理水平的同行提供一定參考。在對經(jīng)濟合同管理中普遍存在的問題進行認真分析的基礎(chǔ)上，針對企業(yè)的實際情況，通過堅持全生命周期管理理念、引入內(nèi)部控制管理手段，重點講述經(jīng)濟合同管理過程中決策與執(zhí)行、技術(shù)與商務(wù)、業(yè)務(wù)與財務(wù)、執(zhí)行與監(jiān)督、局部與整體等重要難點問題如何解決，以切實理順管理流程、建立健全管理體系，推動管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：全生命周期；內(nèi)部控制；經(jīng)濟合同管理

一、經(jīng)濟合同管理中出現(xiàn)的問題及原因分析

經(jīng)濟合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。加強經(jīng)濟合同管理，有利于約束、規(guī)范市場交易行為，維護市場秩序。通過有效的經(jīng)濟合同管理，可以防范法律風險，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

在發(fā)電行業(yè)中，采購、銷售、投資、融資、技改、大修、服務(wù)以及勞務(wù)等經(jīng)營管理行為均會涉及經(jīng)濟合同管理，上述行為對規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為、維護企業(yè)合法權(quán)益會起到重要作用，因此尤其需要加強經(jīng)濟合同管理。

雖然經(jīng)濟合同管理的重要性得到了廣泛認可，但是通過實際案例發(fā)現(xiàn)，在經(jīng)濟合同管理方面依然存在諸多不足之處，主要表現(xiàn)在：一是合同的審批權(quán)限、流程不明確、不具體，容易發(fā)生超越權(quán)限審批、審批過程不完整，嚴重情況下會導致合同管理失去控制；二是合同簽訂與業(yè)務(wù)執(zhí)行部門的作業(yè)界面不清楚，或者缺乏有效的溝通機制，相關(guān)部門相互推委扯皮，導致管理目標難以全面實現(xiàn)、效率極其低下；三是沒有建立經(jīng)濟合同管理信息的有效共享機制，各業(yè)務(wù)部門間容易形成信息孤島，各部門提供的業(yè)務(wù)信息均難以全面反映真實狀況，嚴重的甚至會出現(xiàn)會計核算不準確、信息不完整等問題；四是監(jiān)督過程不具體，或者執(zhí)行不嚴格，對合同管理難以形成有效的監(jiān)督體系或流于形式。這些問題的存在嚴重影響了企業(yè)正常經(jīng)營管理，甚至會產(chǎn)生更為嚴重的違法違紀行為。

之所以在高度重視的前提下，還存在諸多問題，本文認為主要在于缺乏完整、嚴謹?shù)慕?jīng)濟合同管理體系，以及行之有效的管理方法，也就無法妥善解決決策與執(zhí)行、技術(shù)與商務(wù)、業(yè)務(wù)與財務(wù)、執(zhí)行與監(jiān)督、局部與整體等突出矛盾，導致經(jīng)濟合同管理效率不高、盲點較多。為了有效解決經(jīng)濟合同管理方面存在的現(xiàn)實問題，白鶴公司針對行業(yè)實際情況，通過對經(jīng)濟合同采用全生命周期管理，廣泛運用行之有效的內(nèi)部控制方法，在經(jīng)濟合同管理的體系建設(shè)、流程疏理、工作要求等方面做出了有益探索，并取得了實實在在的效果，現(xiàn)對該公司的做法進行認真總結(jié)，希望能有所啟迪。

二、改善經(jīng)濟合同管理的具體做法及成效

（一）明確管理目標

由于該企業(yè)所有對外結(jié)算事項均需簽訂相關(guān)合同，通過合同約定當事各方的責、權(quán)、利，因此加強經(jīng)濟合同管理不僅可以實現(xiàn)風險可控在控，也有利于提升企業(yè)經(jīng)營業(yè)績，同時可以推動企業(yè)整體經(jīng)營管理水平的提升。在經(jīng)濟合同管理過程中公司要求做到制度健全、職責分工和權(quán)限劃分清晰明確，經(jīng)濟合同辦理流程規(guī)范、清晰，實現(xiàn)規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為、防范法律風險、維護企業(yè)合法權(quán)益。

（二）堅持全生命周期管理理念

由于經(jīng)濟合同在事前、事中、事后的所有環(huán)節(jié)會涉及企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、法律、審計、信息等多方面的管理，如果僅限于關(guān)注合同中的某些過程或某些要素管理，而忽略了任一過程、要素的管理，則必然會在合同管理過程中留有盲點、管理隱患?；谏鲜稣J識，企業(yè)在經(jīng)濟合同管理中引入了全生命周期管理理念，通過構(gòu)建全過程、全要素的合同管理體系，強化合同事前、事中、事后等所有環(huán)節(jié)的全生命周期管理，實現(xiàn)合同管理與生產(chǎn)經(jīng)營、計劃發(fā)展、財務(wù)管理、審計監(jiān)督等信息進行有效融合。

所謂全過程就是從事前提出合同需求到事后合同完成歸檔的過程中，實行縱向全覆蓋，而且全過程執(zhí)行同樣的工作質(zhì)量標準。所謂全要素就是具體到流程里橫向到每一個工作環(huán)節(jié)中，所涉及到的合同審批、執(zhí)行、監(jiān)督、核算等各要素齊全，職責履行到位。

通過堅持全生命周期管理理念來構(gòu)建合同管理體系，該公司在合同管理全過程實現(xiàn)了工作界面清晰、職責清楚，不會因為某一細小環(huán)節(jié)遺漏導致無人負責，或某一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量不高所導致的合同管理瑕疵；也不會因為工作環(huán)節(jié)中存在短板而導致合同管理存在漏洞，給企業(yè)造成損失。

（三）全面引入有效內(nèi)部控制手段

經(jīng)濟合同管理作為內(nèi)部控制的重要工作內(nèi)容，企業(yè)在構(gòu)建管理體系、制定工作流程時，也大量運用了內(nèi)部控制的有效手段和方法來解決實際工作中存在的問題。

首先，按全面性和重要性相結(jié)合的原則對企業(yè)經(jīng)濟合同事項進行全面疏理，在管理全覆蓋的基礎(chǔ)上，按照不同業(yè)務(wù)的重要性和特殊性分類別設(shè)計相應(yīng)的管理流程，比如燃料采購合同，由于該類型業(yè)務(wù)所發(fā)生的成本在總成本中占比較大，因此根據(jù)業(yè)務(wù)特性，制訂專門的管理流程，配備專門的人員從事合同的調(diào)研、執(zhí)行、審核等工作。其他業(yè)務(wù)則按照分類歸口管理的原則設(shè)置相應(yīng)的流程。

其次，是充分貫徹制衡性原則，在充分識別不同業(yè)務(wù)風險點的基礎(chǔ)上，將流程細分，按照相互制約、相互監(jiān)督并兼顧效率的原則設(shè)置辦事機構(gòu)，并明確權(quán)責分配、辦事流程。

對管理流程設(shè)計進行客觀評估，實行動態(tài)調(diào)整，在流程設(shè)計時即充分考慮企業(yè)所面臨的經(jīng)營環(huán)境、業(yè)務(wù)特點、人員狀態(tài)等實際情況，隨時關(guān)注管理體系的實際運行狀況，并根據(jù)變化的情況及時調(diào)整，更能適應(yīng)企業(yè)所面臨的實際情況，以確保管理體系的高效運轉(zhuǎn)、風險可控。

（四）重點解決突出矛盾

在堅持全生命周期管理理念基礎(chǔ)上，通過對經(jīng)濟合同實施全方位的內(nèi)部控制，針對決策與執(zhí)行、技術(shù)與商務(wù)、業(yè)務(wù)與財務(wù)、作業(yè)與監(jiān)督、局部與整體管理之間普遍存在的問題進行重點解決，在流程設(shè)置、職責劃分方面做到界面清晰、流程有序、相互制約，有效提升整體經(jīng)營管理水平。

1. 劃定決策與執(zhí)行工作界面

決策層主要是由公司高管組成的各類專業(yè)決策機構(gòu)，負責經(jīng)濟合同管理制度、流程的制定，管理職責劃分、人員配置，審批合同事項。關(guān)鍵是明確決策層的權(quán)限，不能超范圍決策；明確議事規(guī)則，實行民主決策、科學決策；禁止決策層成員違規(guī)干預(yù)具體業(yè)務(wù)辦理。

執(zhí)行層主要包括業(yè)務(wù)執(zhí)行部門和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，關(guān)鍵是明確部門領(lǐng)導只能負責工作協(xié)調(diào)，不得干預(yù)具體業(yè)務(wù)辦理；非經(jīng)決策程序批準不得變更或調(diào)整業(yè)務(wù)辦理流程、降低作業(yè)要求。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員只能按劃定的工作流程和要求，辦理份內(nèi)之事，不得延伸或省略辦事范圍，不得降低工作要求。

2. 劃定技術(shù)與商務(wù)工作界面

技術(shù)人員負責提出需求并發(fā)起審批流程、參與合同談判、接受供應(yīng)商提供的服務(wù)、組織合同驗收、整理合同檔案。商務(wù)人員根據(jù)批準后的需求進行合同調(diào)研，組織合同談判、會簽、結(jié)算；設(shè)獨立的合同結(jié)算崗位，并明確合同簽訂的人員不得辦理合同結(jié)算。負責技術(shù)與商務(wù)的兩類工作人員不得相互替代作業(yè)，不得增減或調(diào)整作業(yè)流程。

3. 劃定業(yè)務(wù)與財務(wù)工作界面

由技術(shù)、商務(wù)等業(yè)務(wù)部門負責合同量的確認，并在業(yè)務(wù)部門設(shè)置專門的統(tǒng)計主管，由統(tǒng)計主管按規(guī)定程序和要求向財務(wù)部門定期、匯總報送合同執(zhí)行情況，監(jiān)督合同實施情況。會計相關(guān)信息必須來源于業(yè)務(wù)前端，財務(wù)部門按接收到的業(yè)務(wù)前端數(shù)據(jù)，進行財務(wù)處理。財務(wù)部門應(yīng)履行必須的財務(wù)監(jiān)督職能，雙方必須定期核對成本、收入及債權(quán)債務(wù)情況，留下核對記錄，以確保財務(wù)信息準確。

4. 嚴格履行監(jiān)督程序

在管理體系設(shè)置之初，即堅持執(zhí)行與監(jiān)督必須同步的理念，在合同決策和執(zhí)行的全過程均須接受監(jiān)督。一是要求法律、監(jiān)察、審計人員必須全面參與重大合同決策，就決策程序是否合法、合規(guī)發(fā)表專業(yè)意見。二是在合同執(zhí)行階段，首次擬定的合同文本必須經(jīng)法律顧問審簽；監(jiān)察、審計人員必須全程參與所有合同的調(diào)研、談判、會簽、變更、驗收過程，并留下審查記錄；審計人員必須對所有已執(zhí)行的合同進行審計、出具審計結(jié)論，方可結(jié)算。三是合同執(zhí)行完畢后，由商務(wù)部門整理合同檔案，監(jiān)察、審計人員全面會審所有合同的過程資料，核實資料的完整性；業(yè)務(wù)、財務(wù)人員共同核實會計信息與業(yè)務(wù)前端數(shù)據(jù)；所有合同資料經(jīng)業(yè)務(wù)、商務(wù)、財務(wù)、監(jiān)察、審計人員共同會審簽字后方可歸檔。

5. 正確處理局部與整體關(guān)系

在具體工作流程中，必須嚴格按分段式作業(yè)要求，各自負責份內(nèi)之事、承擔相應(yīng)責任，不得超越許可權(quán)限，以確保內(nèi)部控制的各項制度落到實處。同時，為了避免限于本位主義而導致整體效率降低，以及信息共享的需要，建立了相應(yīng)的定期協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)機制，要求對工作中出現(xiàn)的新情況、新問題及時向決策層報告，通過決策程序解決局部工作中面臨的障礙，以提高整體工作效率。另外，在合同管理中還要求對每一個合同執(zhí)行的過程資料進行集中歸檔、保管、授權(quán)查閱，歸檔內(nèi)容必須包括合同需求、計劃、調(diào)研、會簽、履行、變更、結(jié)算、審計、監(jiān)察等合同管理全過程資料，要求各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員對所涉及的檔案資料核實無誤、簽署意見后方可完成檔案整理、集中存放；通過檔案整理過程實現(xiàn)對合同管理全過程的再次疏理，并提供完整的合同管理信息。

通過采取上述措施，該公司在合同管理方面取得了明顯進步，并對企業(yè)整體經(jīng)營管理水平提升形成了重要的推動作用。

一是建立了重大事項民主決策、科學決策的機制，有效避免了重大決策失誤。二是形成了凡事有人負責、不留盲點的管理體系，管理效率得到提高。三是實現(xiàn)了對經(jīng)濟合同管理監(jiān)察審計全過程覆蓋，合同管理的合規(guī)性得到進一步提升。四是注重業(yè)務(wù)、商務(wù)、財務(wù)、監(jiān)督等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)協(xié)同配合，各項管理行為得以順利實施、經(jīng)營成果得以客觀反映。

三、對現(xiàn)有管理模式的持續(xù)改進建議及對策

雖然現(xiàn)有的管理模式對增強企業(yè)經(jīng)濟合同管理取得了切實成效，但是還沒有實現(xiàn)全面信息化，不利于經(jīng)濟合同管理效率的進一步提升。對此，我們認為應(yīng)該在堅持現(xiàn)有管理模式的基礎(chǔ)上，按照信息化的特點和要求，將現(xiàn)有管理模式在企業(yè)進行網(wǎng)絡(luò)化布置，形成更為高效的經(jīng)濟合同管理信息系統(tǒng)，進一步提升管理效率、實現(xiàn)信息共享。

關(guān)于經(jīng)濟合同管理體系信息化設(shè)置的建議具體如下。

1. 頂層設(shè)計、體系建設(shè)階段。首先，對管理體系要達成的目標、如何實現(xiàn)目標進行合理的規(guī)劃設(shè)計；其次，要明確決策、執(zhí)行、監(jiān)督各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責、權(quán)限，并進行崗位不相容設(shè)置；最后，要對合同管理信息的共享權(quán)限進行合理設(shè)置，并確保傳遞及時、到位。

2. 需求提出、審核階段。在系統(tǒng)中，需求提出并經(jīng)審核后，該需求應(yīng)與物資庫存、預(yù)算管理等系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)進行自動平衡，產(chǎn)生合理的采購計劃并流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)。

3. 合同計劃階段。根據(jù)系統(tǒng)產(chǎn)生的采購計劃，由合同管理人員結(jié)合實際情況，在系統(tǒng)內(nèi)組合生成合同計劃；系統(tǒng)根據(jù)管理權(quán)限、合同類型，判斷并確定不同合同計劃的處理方式，如詢價、比價、議價、招標等；處理方式確定后，進入相應(yīng)方式的下一處理環(huán)節(jié)；系統(tǒng)應(yīng)向供應(yīng)商開放相應(yīng)權(quán)限，可以提交注冊信息、查閱相應(yīng)采購信息、參與報價等。

4. 合同會簽階段。在不同采購模式下，合同管理各方參與的方式需要合理設(shè)計，通過對系統(tǒng)流程的合理規(guī)劃，確保業(yè)務(wù)需求、法律、監(jiān)督部門均能參與到合同談判中，并能充分履行各自的職責。

5. 合同審批階段。在系統(tǒng)中要按照既定的管理權(quán)限，合理設(shè)置審批流程，能自動流轉(zhuǎn)到下一審批環(huán)節(jié)，能根據(jù)不同類型的合同判斷有權(quán)批準人，盡量減少人為干預(yù)流轉(zhuǎn)程序。

6. 合同執(zhí)行階段。系統(tǒng)需要為執(zhí)行部門提供可以完整記錄合同執(zhí)行過程的功能，能夠有多種方式上傳文檔、圖片、視頻等信息，得以妥善保存并順利流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)。

7. 合同結(jié)算階段。必須設(shè)置各需求部門驗收意見、合同管理部門提出的結(jié)算意見、審計部門出具的審計結(jié)論，如有缺失則不可提交至付款部門。系統(tǒng)可以上傳驗收過程、結(jié)算發(fā)票等圖片信息，妥善保存并流轉(zhuǎn)到結(jié)算部門作為付款資料。

8. 信息的儲存、應(yīng)用。信息的儲存應(yīng)符合法律、法規(guī)的要求，并與紙質(zhì)檔案共同構(gòu)成經(jīng)濟合同檔案的組成部分。信息的共享應(yīng)設(shè)置合同權(quán)限，在符合企業(yè)內(nèi)部控制需要的前提下，盡量提升管理效率。

（作者單位：國家電投集團重慶白鶴電力有限公司）