信息社會(huì)的來(lái)臨，使電子文件與檔案之間的界限變得越來(lái)越模糊，也使檔案界同仁的危機(jī)感在增長(zhǎng)，擔(dān)心檔案事業(yè)會(huì)淹沒(méi)在電子文件之中而失去發(fā)展的空間，設(shè)想通過(guò)對(duì)電子文件的前端控制及全程管理來(lái)避免檔案管理工作被其他部門(mén)所“吞噬”的悲劇發(fā)生。于是，有學(xué)者提出了“前端控制”的概念，試圖通過(guò)適當(dāng)?shù)目缃鐏?lái)爭(zhēng)取和擴(kuò)展檔案工作的地盤(pán)，爭(zhēng)取發(fā)展的空間。據(jù)論者介紹，“前端控制”的理論依據(jù)來(lái)自西方學(xué)者，法國(guó)學(xué)者諾加雷提到的是“考慮”“進(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)”;國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)“主張?jiān)谖募纬汕安扇⌒袆?dòng)”。中國(guó)學(xué)者只是走得更遠(yuǎn)一點(diǎn)，直接提出“前端控制”。“前端控制”論的基本觀點(diǎn)是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對(duì)電子文件從生成到歸檔的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效的監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的超前控制和全程管理。如若真如論者所設(shè)想的予以實(shí)現(xiàn)，將給檔案事業(yè)帶來(lái)美好的前景。然而，理想很豐滿(mǎn)，現(xiàn)實(shí)很骨感。

在人類(lèi)社會(huì)發(fā)展史中，控制與反控制的博弈無(wú)處不在，控制方需要足夠的權(quán)威和權(quán)力來(lái)應(yīng)付被控制方的反作用力，權(quán)威意味著在自己的職權(quán)范圍之內(nèi)，權(quán)力用來(lái)保證控制的順利實(shí)施。而反觀檔案部門(mén)的“前端控制”已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了職權(quán)范圍，也沒(méi)有依法獲得相關(guān)授權(quán)來(lái)實(shí)施控制，充其量也只能是一種美好的幻想。

“前端控制”論的癥結(jié)在于，僅從技術(shù)層面去考慮實(shí)施的可能性，而沒(méi)意識(shí)到，檔案是一種復(fù)雜的社會(huì)現(xiàn)象，在社會(huì)生態(tài)環(huán)境中，受社會(huì)各種因素的影響極大，大到不是檔案部門(mén)所能掌控的。檔案如何留存，留存什么檔案，由誰(shuí)管理、如何管理，都會(huì)受到法律、體制、權(quán)力、利益等諸多方面因素的相互制衡，而在其中，檔案部門(mén)所能發(fā)揮的影響力幾乎可以忽略不計(jì)，更不要奢望對(duì)文件的形成過(guò)程進(jìn)行前端控制。在信息社會(huì)里，信息的重要性是不言而喻的，因此，控制與反控制已經(jīng)演變成一場(chǎng)看不見(jiàn)硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng)，道高一尺，魔高一丈，黑客與白客一直在進(jìn)行著你死我活的較量，局域網(wǎng)的防火墻越筑越高，病毒、木馬也越來(lái)越高明。無(wú)論是從法律層面上，還是從部門(mén)職能上，還是技術(shù)能力上，檔案部門(mén)都很難在其形成過(guò)程中有所作為。

首先，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，雖然電子文件即將成為檔案的重要來(lái)源，而電子文件在轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程已沒(méi)有了傳統(tǒng)檔案歸檔那樣明確的界限，也沒(méi)有了可視的物理運(yùn)動(dòng)過(guò)程，但這并不意味著處于后端的電子檔案管理工作與前端的文件管理工作之間沒(méi)有明確的權(quán)限劃分，更不意味著檔案部門(mén)可自然獲得由后端向前端延伸及轉(zhuǎn)化的權(quán)限，并不代表著“歸檔是文件的終點(diǎn)，也是檔案的起點(diǎn)”的傳統(tǒng)理論的失效。按照社會(huì)分工的基本原理，只有當(dāng)電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，檔案部門(mén)才有實(shí)際的管理權(quán)限。因此，“前端控制”是明顯的越權(quán)行為。

其次，從檔案管理的基本原理來(lái)看，檔案的基本職能是維護(hù)歷史的真實(shí)，而不能從檔案管理的需要出發(fā)去干預(yù)原始?xì)v史記錄的產(chǎn)生和形成。檔案部門(mén)運(yùn)用“前端控制”去指導(dǎo)文件應(yīng)如何生成、如何運(yùn)轉(zhuǎn)，無(wú)疑是使檔案進(jìn)入了一個(gè)被制造的程序，其后果是破壞了歷史活動(dòng)記錄的自然形成過(guò)程，使之改變了社會(huì)生活的自然生長(zhǎng)程序，越來(lái)越遠(yuǎn)地背離了維護(hù)歷史真實(shí)的社會(huì)職能，也有損于檔案的信用和檔案工作的職業(yè)聲譽(yù)。

最后，我們應(yīng)該清晰地認(rèn)識(shí)到檔案工作的社會(huì)定位。檔案工作實(shí)質(zhì)上是撿拾人類(lèi)社會(huì)生活中遺留下來(lái)的腳印，維護(hù)社會(huì)生活的真實(shí)歷史面貌，是一種相對(duì)滯后型的服務(wù)工作。我們工作的起點(diǎn)是在社會(huì)生活中的歷史事件結(jié)束之后，而不是出現(xiàn)在中端或前端，任何時(shí)候都不能干預(yù)歷史活動(dòng)的自然生長(zhǎng)過(guò)程，而影響歷史的真實(shí)性，更不用說(shuō)管理與控制。

當(dāng)然，從“前端控制”的理論思想來(lái)看，對(duì)于單位內(nèi)部的文控過(guò)程是具有重要意義的，對(duì)于一些生產(chǎn)和科研單位內(nèi)部的檔案管理也是有指導(dǎo)意義的，但將“前端控制”視作檔案管理理論則缺乏現(xiàn)實(shí)依據(jù)。在現(xiàn)實(shí)工作中，哪些文件會(huì)交給檔案部門(mén)作為檔案留存，歸檔單位是要進(jìn)行全面衡量的，也就是說(shuō)，還是要經(jīng)過(guò)歸檔過(guò)程的，經(jīng)過(guò)這一過(guò)程的檔案才成為我們的工作對(duì)象，我們的工作也只能從這時(shí)候開(kāi)始。我們也希望歸檔單位“前端控制”做得好，而且也有機(jī)會(huì)真能進(jìn)行些干預(yù)，也會(huì)為我們的工作打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)，但也只能視作是可遇不可求的理想追求。