陳淑云

摘要：商業(yè)企業(yè)的合同管理是現(xiàn)代企業(yè)制度的重要組成部分，也是現(xiàn)代企業(yè)管理與社會(huì)主義法制化相融合的結(jié)果，我們注意到，《公司法》、《合同法》在企業(yè)的合同管理上都做了相應(yīng)的規(guī)定，在商業(yè)企業(yè)主體合法的前提下，任何合法的商業(yè)行為，包括合同都應(yīng)當(dāng)受到法律的保護(hù)，但同時(shí)如果對(duì)于合同管理不當(dāng)或者合同的簽署存在問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，給企業(yè)帶去損失。

關(guān)鍵詞：商業(yè)企業(yè)；合同管理；風(fēng)險(xiǎn)控制

現(xiàn)代商業(yè)企業(yè)依法辦事的根據(jù)就是依合同辦事，所以從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)合同管理是商業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要基礎(chǔ)工作。同時(shí)需要建立專門(mén)的部門(mén)加以配合來(lái)實(shí)現(xiàn)合同管理和法務(wù)的落地從而維護(hù)商業(yè)企業(yè)合法權(quán)益，再加上商業(yè)企業(yè)本身建立起來(lái)的規(guī)范和準(zhǔn)則，配備稱職的合同管理人員，建立和完善合同管理相關(guān)制度，從企業(yè)管理制度上保障合同風(fēng)險(xiǎn)降低到最低限度，需要從幾個(gè)方面入手建立從合同審查、內(nèi)容、履行等各環(huán)節(jié)的具體管理規(guī)范。

1合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制概述

合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制是并存的，首先合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議：包括買(mǎi)賣(mài)合同、第三方合同、供應(yīng)供用（電燃水氣）合同，贈(zèng)與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、派遣合同、承攬合同、建設(shè)工程合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同、保管合同、行紀(jì)合同等。本文所指合同包括企業(yè)所有對(duì)外簽署的協(xié)議書(shū)、契約性文件、備忘錄、正式書(shū)面承諾以及前述修訂與補(bǔ)充等。而風(fēng)險(xiǎn)控制就是針對(duì)以上的選項(xiàng)所做出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、評(píng)估、監(jiān)控和管理。是相互相成的一個(gè)整體，從廣義上說(shuō)是合同管理的組成部分，但隨著合同風(fēng)險(xiǎn)的越來(lái)越大，風(fēng)控以成為一個(gè)獨(dú)立的體系。所以從管理學(xué)的角度來(lái)看，可以把合同的管理理解為規(guī)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制，從而使企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)最佳經(jīng)濟(jì)效益。

2商業(yè)企業(yè)的特點(diǎn)與合同管理的模式

2.1商業(yè)企業(yè)的特點(diǎn)

商業(yè)企業(yè)的特點(diǎn)主要是集中在幾個(gè)方面：第一商業(yè)企業(yè)的交易環(huán)境復(fù)雜，一方面是商業(yè)企業(yè)自身要面對(duì)供銷二頭，有些商貿(mào)企業(yè)還在面對(duì)工廠，企業(yè)的主體較多；第二是企業(yè)的利益分散很難集中，各個(gè)利益之間不容易平衡；比如與消費(fèi)者簽得協(xié)議，遇到供應(yīng)商的問(wèn)題你還得與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，形成了三方關(guān)系，可見(jiàn)合同的復(fù)雜性；第三商業(yè)企業(yè)涉及的商品種類繁多。從行業(yè)上說(shuō)涉及到不同類型的行業(yè)就會(huì)有不同的風(fēng)險(xiǎn)，比如涉及到國(guó)家禁止禁售品以及管控產(chǎn)品商品，加上每種商品都有每種商品的特點(diǎn)和用途，管理過(guò)程中需要針對(duì)不同的商品特點(diǎn)拿出具體的措施和方法。第四，針對(duì)不同的行業(yè)和商品在交易和合作中非涉及到方方面面的狀況，需要不同的管理法，特別是在過(guò)程中的要注意有效的法律風(fēng)控?？紤]到商業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的前提是合法性，然后才是針對(duì)過(guò)程中涉及的商品和不同商品的特點(diǎn)，根據(jù)不同的國(guó)家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以及眾多參與交易的市場(chǎng)主體，需要法律風(fēng)控的作用大，出現(xiàn)狀況的比率很高，合同管理的難度較大。

2.2商業(yè)企業(yè)的合同管理模式

根據(jù)商業(yè)企業(yè)的不同類型和規(guī)模，可以初步分為4類：

（1）大數(shù)據(jù)管理。所謂大數(shù)據(jù)管理就是針對(duì)合同進(jìn)行備案，建立數(shù)據(jù)庫(kù)模型，設(shè)立有關(guān)接口，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全、便捷和系統(tǒng)化管理的，從數(shù)據(jù)對(duì)接到自動(dòng)化分類和無(wú)紙化辦公，以及不受合同文本丟失的影響，具有時(shí)代性和永久性的特點(diǎn)。未來(lái)也是基于大數(shù)據(jù)可以做平臺(tái)化管理。

（2）分層管理制度。分層管理制度是指將合同標(biāo)的按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，一般以合同金額進(jìn)行劃分，對(duì)數(shù)額巨大的再區(qū)別進(jìn)行管理，分標(biāo)簽化歸檔。不同的標(biāo)準(zhǔn)由不同層級(jí)的人員負(fù)責(zé)審核、簽署和保存。這樣就可以最大限度的保證合同的分層有效性而不是分級(jí)，這種管理模式的優(yōu)勢(shì)在于提高工作效率。

（3）銷售和快銷合同管理制度。銷售或者快銷品領(lǐng)域的合同主要是體現(xiàn)在這種合同快速需要簽署而且不同的促銷和產(chǎn)品可能在不同的時(shí)間段會(huì)有不同的要求，這就需要合同的歸口不能是專門(mén)的合同管理部門(mén)或總經(jīng)辦了而是要放到下而的銷售部門(mén)進(jìn)行獨(dú)立的分類和管理。

（4）法務(wù)人員律師審核制度。法務(wù)人員概念的前提是取得法律從業(yè)資格證，同時(shí)對(duì)于律師審核制度起到一定的補(bǔ)充作用。不能說(shuō)有了公司法務(wù)就不要律師的參與了，這是不同的概念，這里面就會(huì)涉及到公司法務(wù)的訴訟經(jīng)驗(yàn)和對(duì)接口，同時(shí)這是雙重的審核制度；第一是公司法務(wù)針對(duì)法律知識(shí)和公司規(guī)定的有效審核；二是基于律師第三方的審核；雙重把來(lái)確保 合理合情。

3商業(yè)企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制

合同風(fēng)控主要是把握住合法性、合規(guī)性、有效性以及真實(shí)性。

3.1合同簽定的合法性

（1）對(duì)方主體資質(zhì)的審查。訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同向?qū)Ψ降闹黧w資格、相關(guān)業(yè)務(wù)資質(zhì)，特別是資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查和落實(shí)，現(xiàn)在基本上都五證合一了，就查營(yíng)業(yè)執(zhí)照的原件，同時(shí)查一下誠(chéng)信網(wǎng)數(shù)據(jù)，有合法授權(quán)使用證明的或者是專利證書(shū)或授權(quán)使用證明等相關(guān)證書(shū)的復(fù)印件。上述證件要抓住主體資格是否合適、對(duì)一，是否具備相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)能力和負(fù)債的情況等問(wèn)題，特別要對(duì)公司的信用進(jìn)行分析把握從而把風(fēng)險(xiǎn)控制在一定的范圍內(nèi)。

（2）合同的形式與起草權(quán)。作為商業(yè)企業(yè)來(lái)講，訂立合同，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，合同的文本最好是市場(chǎng)監(jiān)督局提供的，有的地方還是叫工商局，書(shū)面合同文件簽署后必須取得合同原件，并妥善保存。對(duì)于重大合同，應(yīng)爭(zhēng)取合同的起草權(quán)，同時(shí)備案存檔；對(duì)于自擬合同，盡量握住起草權(quán)這樣就可以在合同談判過(guò)程中爭(zhēng)取有利的談判地位，并有利于本單位合同管理和審批的效率。

（3）合同的批準(zhǔn)和授權(quán)。有些單位比如是派出機(jī)構(gòu)本身可能沒(méi)有簽約權(quán)，比如單位內(nèi)部的分支機(jī)構(gòu)等，這就需要有簽約權(quán)的母公司母主體來(lái)履約；或者經(jīng)過(guò)公正和授權(quán)才能簽訂合同，在簽訂合同前，就需要讓對(duì)方提供必要的授權(quán)證明文件，以防止合同簽署后效力處于不確定狀態(tài)，從而帶來(lái)不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.2合同內(nèi)容的注意事項(xiàng)

涉及到合同的注意事項(xiàng)主要是可以分為：第一對(duì)于合同的中所涉內(nèi)容的合法性、合規(guī)性，比如有些涉及到內(nèi)容的商標(biāo)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的，要進(jìn)行識(shí)別和公證，對(duì)于有特殊行業(yè)和資質(zhì)的要提供相關(guān)的資質(zhì)文件進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明；第二對(duì)于合同中所涉及到的國(guó)家審批項(xiàng)比如消防方面的驗(yàn)收是否通過(guò)；還比如有些汽車買(mǎi)賣(mài)合同，汽車信貸不通過(guò)對(duì)于定金的處理；第二是對(duì)于保證金的條款，對(duì)于履約中的支付款項(xiàng)的約定都需要有明確的說(shuō)明和解釋。第三是涉及到保密合同的一定要規(guī)定保密合同約定的范圍和有效性，這個(gè)有效性主要是針對(duì)時(shí)間效應(yīng)的具體的要求和約束。第三，合同的真實(shí)性主要是體現(xiàn)在張冠李戴，把不是合同的主體來(lái)對(duì)合同進(jìn)行簽定，這是不合規(guī)的也是不合法的，同時(shí)也不能保證合同的有效性，風(fēng)險(xiǎn)巨大。第四合同的簽署過(guò)程中除了合同章、公章以外還得有法人的簽名或者的授權(quán)人的簽名和身份信息。第五，合同的簽署一定要有雙方都自愿的條件和環(huán)境下進(jìn)行，否則有可能會(huì)涉及到合同簽署的非自愿，比如你在人命關(guān)天的危險(xiǎn)時(shí)刻要求說(shuō)， 我救你可以但是要簽個(gè)合同，這樣的合同肯定是在非自愿而且緊迫的條件下進(jìn)行的，于情于理于法都不能得到支持。

另外，合同內(nèi)容的其他條款，一個(gè)是補(bǔ)充條款，涉及到的一些特殊的行業(yè)和產(chǎn)品要加說(shuō)明；還有就是違約責(zé)任條款的約定，一定要做到內(nèi)容清晰明確、具體合規(guī)；同時(shí)具有可操作性和可實(shí)現(xiàn)性；一定要把各種可能出現(xiàn)的問(wèn)題全面考良好，這樣才能從根本上防范合同的法律風(fēng)險(xiǎn)。

4結(jié)束語(yǔ)

對(duì)合同的管理工作以及風(fēng)險(xiǎn)控制都是一個(gè)有機(jī)的整體，缺一不可在全過(guò)程都要樹(shù)立證據(jù)意識(shí)，書(shū)面意識(shí)和證據(jù)獲取、保留證據(jù)，樹(shù)立合是雙方當(dāng)事人之間法律憑據(jù)的觀念，樹(shù)立契約精神，依法辦事，依規(guī)行事，只有做到合理合情合法，風(fēng)險(xiǎn)的控制自然得到有效的預(yù)防，對(duì)于商業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)控制也是企業(yè)的管理要素和現(xiàn)代企業(yè)制度的重要組成部分。

參考文獻(xiàn)：

[1] 全國(guó)人民代表大會(huì).中華人民共和國(guó)合同法[EB/OL]. https：//baike.baidu.com/item/%E4%B8%AD%E5%8D%8E%E4%BA%BA%E6%B0%91%E5%85%B1%E5%92%8C%E5%9B%BD%E5%90%88%E5%90%8C%E6%B3%95/61754？fr=aladdin