張平

【摘要】檔案管理專業(yè)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)就是電子檔案的應(yīng)用，通過(guò)分析企事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案應(yīng)用程度，可以總結(jié)出電子檔案的當(dāng)前應(yīng)用深度，提升企事業(yè)單位的檔案管理水平。本文對(duì)企事業(yè)單位的檔案管理特征做出闡述，并將電子檔案管理在企事業(yè)檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用方式展開(kāi)探討。

【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位 電子檔案 檔案管理 策略分析

事實(shí)上，當(dāng)前我國(guó)企事業(yè)在檔案管理當(dāng)中已經(jīng)開(kāi)始使用電子檔案管理的方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式漸漸淡出。電子檔案有便捷高效的特點(diǎn)，遠(yuǎn)超紙質(zhì)檔案管理的工作效率和工作的準(zhǔn)確性，但在優(yōu)勢(shì)背后，電子檔案也存在一定的缺陷。本文對(duì)電子檔案管理做出了全面分析，對(duì)其優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)加以總結(jié)，并根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)其在企事業(yè)檔案管理中的應(yīng)用提出可行性解決建議，以發(fā)揮電子檔案的最大價(jià)值，讓我國(guó)檔案管理邁上高效、科學(xué)的新臺(tái)階。

一、當(dāng)前階段企事業(yè)單位檔案特性

現(xiàn)今時(shí)代是一個(gè)數(shù)字化時(shí)代、信息化時(shí)代，企事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，在信息技術(shù)的幫助下，讓檔案管理工作的效率得到提升，同時(shí)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位內(nèi)部檔案的共享利用，一定程度上減少了人力及財(cái)力的投入成本[1]。電子檔案管理技術(shù)是在信息技術(shù)及標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)的支撐下實(shí)現(xiàn)的，信息技術(shù)有普遍性，標(biāo)準(zhǔn)化使得企事業(yè)單位的檔案管理具備一定的繼承性，而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集和存儲(chǔ)需要首先對(duì)檔案數(shù)據(jù)展開(kāi)處理，由此看來(lái)，在企事業(yè)單位檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用使其有了普遍性、集成性以及動(dòng)態(tài)性。

（一）企事業(yè)單位檔案管理的普遍性

信息技術(shù)時(shí)代讓人們的生活方式發(fā)生了全面改變，對(duì)于企事業(yè)單位檔案管理來(lái)說(shuō)也有較大的影響。我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)的時(shí)間補(bǔ)償，但隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和普及，在企事業(yè)單位檔案管理方面，信息技術(shù)的應(yīng)用和其他專業(yè)沒(méi)有較大差距。想要通過(guò)電子檔案管理的方式來(lái)做好企事業(yè)單位檔案的管理工作，就應(yīng)當(dāng)明確信息技術(shù)在檔案管理行業(yè)的普遍使用性，并根據(jù)這一點(diǎn)順應(yīng)檔案管理行業(yè)的發(fā)展特性[2]。使用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，可以讓檔案管理工作的效率實(shí)現(xiàn)大跨步飛躍，因此企事業(yè)應(yīng)當(dāng)在檔案管理理論工作以及實(shí)踐環(huán)節(jié)充分利用信息技術(shù)，由此，企事業(yè)單位的檔案管理工作的信息化程度也就呈現(xiàn)出普遍性的特點(diǎn)。

（二）企事業(yè)單位檔案管理的集成性

企事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化方式之后，在檔案管理工作中只需做相應(yīng)的整理和錄入工作，繼而檔案管理工作就可以得到完善，由此，數(shù)據(jù)的整理以及輸入和使用都產(chǎn)生了集成性，這種集成性讓檔案具備了共享利用的特征，讓檔案信息有了一定的服務(wù)功能。電子檔案信息系統(tǒng)的最大特征是完整性和效率高，可以理解為，企事業(yè)單位使用電子檔案管理的的方式開(kāi)展自身的檔案管理工作，可以充分發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的這一特性，實(shí)現(xiàn)管理工作的高效率以及完整性。

（三）企事業(yè)單位檔案管理的動(dòng)態(tài)性

在企事業(yè)檔案管理工作中使用信息技術(shù)的動(dòng)態(tài)性表現(xiàn)在以下三點(diǎn)：首先是檔案信息采集的動(dòng)態(tài)性，數(shù)據(jù)信息在收集完畢以后，能夠及時(shí)放入到數(shù)據(jù)庫(kù)，這個(gè)過(guò)程所需要的時(shí)間非常短，由此也讓檔案數(shù)據(jù)庫(kù)具備了實(shí)時(shí)更新的功能，這種檔案信息采集的動(dòng)態(tài)性是傳統(tǒng)檔案管理方式所無(wú)法比擬的；第二電視檔案數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)性，檔案信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中以后，數(shù)據(jù)雄可以對(duì)收集來(lái)的數(shù)據(jù)展開(kāi)處理，處理過(guò)程所用時(shí)間較短，同時(shí)在處理過(guò)程還可以避免認(rèn)為操作的失誤，足見(jiàn)信息技術(shù)檔案管理的效率至高；第三點(diǎn)是在數(shù)據(jù)和搜集和處理動(dòng)態(tài)過(guò)程后，檔案數(shù)據(jù)的公布以及使用也有動(dòng)態(tài)化特征，使用者可以根據(jù)自身需要選取數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)的使用更具靈活性。

二、電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用舉措

（一）技術(shù)層面

企事業(yè)單位想要在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，首先需要有健全的電子檔案管理系統(tǒng)[3]。這需要企事業(yè)單位有多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的制成，所以。另外，要構(gòu)建出科學(xué)、健全的電子檔案管理系統(tǒng)，就需要對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃和處理，根據(jù)企事業(yè)單位管理工作的特征，設(shè)計(jì)更加便捷、符合實(shí)際情況的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的最大區(qū)別就是存儲(chǔ)介質(zhì)的性質(zhì)發(fā)生根本改變，因此，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理要有信息技術(shù)設(shè)備的全面支持。

（二）人才資源

電子檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息設(shè)備的基礎(chǔ)上，還要有專業(yè)的電子檔案管理人員進(jìn)行具體工作的操作。操作人才需要在以下三個(gè)方面發(fā)揮重要作用：一是技術(shù)改進(jìn)和檔案管理工作；二是檔案管理質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量；三是電子檔案管理的規(guī)范化。所以，企事業(yè)單位想要順利走上電子檔案管理之路就要注重人才的培養(yǎng)，讓專業(yè)的人才在電子檔案管理工作承擔(dān)起系統(tǒng)的使用、維護(hù)、更新與管理工作。

（三）安全保證體系的建設(shè)

使用電子檔案管理的方式開(kāi)展企事業(yè)檔案管理工作，對(duì)安全問(wèn)題不能忽視。電子檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性是保證電子檔案系統(tǒng)發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)，在系統(tǒng)安全的基礎(chǔ)上，方可實(shí)現(xiàn)檔案的高效率、高準(zhǔn)確度管理工作[4]。對(duì)于這一點(diǎn)，要強(qiáng)化機(jī)房的監(jiān)管工作，定期檢測(cè)和掃描檔案，設(shè)置瀏覽權(quán)限避免病毒入侵，安裝防火墻、制定嚴(yán)格的管理規(guī)定，同時(shí)還要提升檔案管理工作人員的安全意識(shí)，從根本上排除電子檔案管理系統(tǒng)的安全隱患。

時(shí)代是不斷進(jìn)步的，科學(xué)技術(shù)也迅速發(fā)展、日新月異，當(dāng)前社會(huì)對(duì)信息的重視度越來(lái)越高，科技進(jìn)步的方方面面也需要有信息的協(xié)助和補(bǔ)充。這種情況下，電子檔案在企事業(yè)檔案管理工作中就發(fā)揮出了重要作用。電子檔案有很大的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)當(dāng)普遍推廣，不過(guò)在具體的使用當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)電子檔案，使其發(fā)揮最大價(jià)值，同時(shí)避免其不利因素。通過(guò)深化電子檔案的學(xué)習(xí)，提出電子檔案的技術(shù)改進(jìn)方式，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，從方方面面推動(dòng)電子檔案的實(shí)施和普及，使電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮重要作用。

參考文獻(xiàn)

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[4]劉妍然.淺談企事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 社會(huì)科學(xué)：引文版，2017，11（6）：00166-00166.