范志偉

【摘要】當前檔案信息數(shù)量的增加給檔案管理工作帶來了較大的難度，為了有效的解決這一難題，則需要進行檔案信息數(shù)據(jù)庫建設，從而實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的合理存放和共享，全面提高檔案信息的利用效率和檔案信息的管理水平。

【關鍵詞】檔案信息數(shù)據(jù)庫；建設優(yōu)勢；順利；方法

當前隨著社會活動的增加，檔案的數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢，這使傳統(tǒng)的手工目錄管理模式越來越無法適應當前檔案工作發(fā)展的要求。通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以有效改變傳統(tǒng)手工模式檢索中的單點線性，可能有效提高檔案查詢檢索效率和準確率，而且對于檔案編排管理效率的提升也具有極為重要的意義。同時檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設，可以將所有檔案都錄入數(shù)據(jù)庫中，強化了檔案的保存功能，有效解決了檔案保存和利用之間的矛盾。

一、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的順序

在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設過程中，需要先收集檔案信息，這其中以傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件作為主要檔案信息的來源，同時檔案機構和管理部門也是檔案數(shù)據(jù)和事實數(shù)據(jù)的重要來源，因此在檔案數(shù)據(jù)庫建設時，需要對檔案信息的收集范圍和來源進行確定，并按照要求進行全面收集。同時還要做好檔案信息的前期處理工作，即將檔案的內容特征和形式特征著錄和標引出來，同時著錄和標引還要達到規(guī)范化和標準化要求，從而為檢索質量起到重要的保障。在對檔案數(shù)字化過程中，其是將一切信息用0和1這兩個數(shù)字組成的不連續(xù)的數(shù)位表示的二進制代碼來表示，從而實現(xiàn)計算機管理，通過網(wǎng)絡進行傳輸和提供利用。電子文件生成時即是以數(shù)字代碼形式表示，因此要功能上與經(jīng)過數(shù)字化處理的文件相等同，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設時，需要做好電子文件的收集歸檔工作。在對檔案信息數(shù)據(jù)錄入時要經(jīng)過嚴格的校對審核，還需要對不同格式的數(shù)據(jù)進行具體的轉換，使其成為機讀數(shù)據(jù)。另外，由于計算機技術的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)也發(fā)生了不斷的變化，作為組成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、軟件和硬件等的范圍、規(guī)模和復雜性也有了較大程度的擴展，因此最后一個步驟需要對數(shù)據(jù)庫進行完善，通過不斷完善數(shù)據(jù)庫，從而更好地實現(xiàn)檔案信息的存儲、開發(fā)和利用，實現(xiàn)檔案信息的資源有效共享，全面提高檔案信息管理和檔案服務質量。

二、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設的具體方法

通過檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設，充分表明當前檔案管理工作的科技含量不斷提升，先進的現(xiàn)代化技術開始在檔案工作中進行廣泛應用?；陂L遠的眼光進行分析，可以將檔案信息數(shù)據(jù)庫建設看作是檔案信息化建設的延伸和推進，其涉及到數(shù)字檔案信息從形成直至銷毀的全部過程。在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設過程中，其具體的建設方法主要以調整相關檔案業(yè)務環(huán)節(jié)、文化一體化及其實現(xiàn)為主。在相關檔案業(yè)務環(huán)節(jié)調整工作中，需要通過采取一系列有效的方法來確保檔案有序化，即對檔案進行整理，有效解決檔案的零亂和管理、利用系統(tǒng)化之間的問題，更好地實現(xiàn)對檔案實體進行管理及利用。這其中通過利用計算機自動檢索，能夠快速找到指定的文件。在具體的整理工作中，要盡量做到簡化，即在尊重文件形成的自然形態(tài)的基礎上，確保文件之間的內在聯(lián)系即可，以檔案計算機檢索系統(tǒng)或管理系統(tǒng)準備好數(shù)據(jù)作為整理工作的重點。同時還要實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的保管保護工作，由于數(shù)字檔案信息存儲載體在保管條件上具有較高的要求，不僅要存放在專用庫房內，而且還要嚴格控制庫房內的溫度和濕度，并在庫房內配備防塵、防塵、防磁場和電場等設施，做好計算機病毒的防范工作。這也充分說明傳統(tǒng)的檔案保管手段對于數(shù)字檔案信息的存儲和管理都不具有適用性，因此對于數(shù)字檔案信息的保管保護工作需要新的會議紀要、標準和方法，同時還要充分運用先進技術手段。在文檔一體化中，主要是將文件管理與檔案管理進行銜接，將其整合到一個管理系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)統(tǒng)一管理和控制文件生命周期的全過程。由于信息化環(huán)境下，文件與檔案之間界限并不明顯，電子文件的形成、流轉和消亡可能都會在數(shù)據(jù)庫中完成，因此要向前端延伸檔案管理，實現(xiàn)文檔一體化，充分運用現(xiàn)代信息技術手段來對各單位和組織中的文件信息流進行重新組成，可以說文檔一體是一個業(yè)務流程重組的過程，是檔案管理的一種變革。

三、結束語

檔案信息庫的建設與科學管理是保障檔案安全有效的前提條件，是提升現(xiàn)今檔案管理效率的有效手段，進行檔案信息庫建設應明確檔案目錄分類，理順檔案信息庫建設步驟，根據(jù)檔案建設目標有針對性地對檔案進行歸類與錄入，才能保證檔案建設工作的完整及有序，從而推動我國檔案管理工作的科學發(fā)展。

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