羅亞男

【摘要】檔案管理工作的保密任務(wù)，就是在對(duì)檔案資料的管理過(guò)程中，防止那些不宜公開(kāi)的資料因?yàn)楣芾聿划?dāng)而造成外泄，給企業(yè)單位帶來(lái)嚴(yán)重的財(cái)產(chǎn)損失和不良的社會(huì)影響。在具體的檔案管理工作中，從事管理工作的人員要在操作中協(xié)調(diào)好檔案資料的利用與保密之間的關(guān)系，但是面對(duì)已經(jīng)變化的社會(huì)環(huán)境，我們?cè)跈n案管理的過(guò)程中也會(huì)遇到各種問(wèn)題，檔案管理工作中的保密問(wèn)題一般來(lái)說(shuō)都與信息的開(kāi)放利用及檔案管理工作過(guò)程具有很大的關(guān)聯(lián)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 保密工作 開(kāi)放利用 管理過(guò)程

中圖分類號(hào)：G42 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

所謂檔案管理工作的保密任務(wù)，就是在對(duì)檔案資料的管理過(guò)程中，防止那些不宜公開(kāi)的資料因?yàn)楣芾聿划?dāng)而造成外泄，給企業(yè)單位帶來(lái)嚴(yán)重的財(cái)產(chǎn)損失和不良的社會(huì)影響。檔案信息保密工作是檔案管理中最主要的工作內(nèi)容之一。由于檔案管理過(guò)程中保密問(wèn)題情況復(fù)雜，需有針對(duì)性地采取不同的保密措施。

一、現(xiàn)階段檔案管理中存在的保密問(wèn)題

在檔案日常管理中，常遇到的一些保密問(wèn)題主要有工作人員保密意識(shí)還不夠；檔案資料信息嚴(yán)重丟失，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代后，很多資料都已經(jīng)上傳到互聯(lián)網(wǎng)上，因此出現(xiàn)的另一個(gè)主要問(wèn)題就是互聯(lián)網(wǎng)安全系數(shù)不足而遭遇黑客入侵造成的資料泄密問(wèn)題；一些工作人員由于對(duì)檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)不足，在工作中也會(huì)出現(xiàn)一些泄密的現(xiàn)象，這些都給我們的日常檔案管理工作帶來(lái)了很多的困難。

（一）保密意識(shí)不夠

在日常檔案管理工作中，如果相關(guān)的工作人員缺乏保密意識(shí)，那么對(duì)檔案工作的保密性影響將會(huì)是非常大的，就會(huì)很容易因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽造成重要資料的泄漏，給企業(yè)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。那么，在檔案管理工作中都涉及到哪些關(guān)于保密工作的認(rèn)識(shí)呢？首先就是管理人員要具有一定的保密工作重要意識(shí)，要深刻了解自己的工作性質(zhì)。而且要嚴(yán)格保守工作檔案信息。相關(guān)單位要定期給予工作人員檔案保密工作重要性的培訓(xùn)，一旦忽視了對(duì)員工工作保密性的強(qiáng)調(diào)，就很容易出現(xiàn)很多相關(guān)問(wèn)題。

（二）因檔案資料丟失造成的檔案保密問(wèn)題

檔案資料的丟失情況在檔案管理中，并不是一種很少見(jiàn)的情況，甚至可以說(shuō)在很多單位檔案資料的丟失都是一個(gè)常發(fā)問(wèn)題。而且檔案資料丟失很少會(huì)引起管理人員的重視，認(rèn)為只要補(bǔ)上就萬(wàn)事大吉了，這樣的工作心理對(duì)保密工作的開(kāi)展是非常有害的。因此要減少這種情況的發(fā)生，提升檔案管理人員的工作責(zé)任心也是非常有必要的。

（三）網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式提升保密工作的難度

進(jìn)入21世紀(jì)之后，信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理工作也進(jìn)入了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的階段。計(jì)算機(jī)技術(shù)在給檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)，也給檔案工作的保密性帶來(lái)了很多的隱患。由于網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性的特征，這就給各種計(jì)算機(jī)病毒和黑客提供了入侵的機(jī)會(huì)，很有可能會(huì)造成信息的丟失和泄漏，增加了檔案管理的難度。

（四）管理工作人員違法泄露檔案信息造成保密問(wèn)題

另外一個(gè)會(huì)對(duì)檔案管理的保密工作造成消極影響的就是相關(guān)檔案管理人員的泄密問(wèn)題。管理人員向外界透漏本單位檔案信息是一種違法行為，因此提高管理人員的法律意識(shí)對(duì)檔案管理的保密工作也是非常重要的。尤其在當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，很多檔案管理者可能會(huì)因多方面的物質(zhì)誘惑，鋌而走險(xiǎn)做一些金錢(qián)交易違法泄漏本單位檔案信息的行為，如果不對(duì)這種情況進(jìn)行有效的管理和杜絕，會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)不良影響。

二、關(guān)于檔案保密問(wèn)題的優(yōu)化對(duì)策

要想避免這些潛在的檔案管理隱患，在管理過(guò)程中我們要從保密手段以及開(kāi)放利用的過(guò)程進(jìn)行綜合應(yīng)對(duì)。

（一）建立健全檔案管理規(guī)章制度

針對(duì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的保密問(wèn)題，最好的解決方法就是要有一整套比較規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，對(duì)相關(guān)的保密性措施進(jìn)行比較詳細(xì)的規(guī)定，使工作人員在工作時(shí)可以“有法可依”。特別是對(duì)那些比較重要的設(shè)計(jì)公司機(jī)密的檔案文件，更要制定相關(guān)的管理辦法，使工作人員在處理過(guò)程中嚴(yán)格按照規(guī)章行事。同時(shí)，執(zhí)行崗位責(zé)任制，明確每一個(gè)員工的具體工作任務(wù)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題就要對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。提升管理工作人員的檔案管理素質(zhì)，使保密工作成為管理人員的一種重要工作意識(shí)，避免在管理過(guò)程中出現(xiàn)保密問(wèn)題。

（二）加強(qiáng)檔案利用中的檔案保密工作

檔案管理最終的目的是方便使用，但是在檔案資料開(kāi)放利用過(guò)程中，如果管理不當(dāng)也會(huì)造成檔案保密問(wèn)題。因此，為了避免出現(xiàn)資料泄漏事件，我們需要在對(duì)資料進(jìn)行開(kāi)放利用的過(guò)程中加強(qiáng)借閱管理制度，嚴(yán)格借出和歸還的相關(guān)制度。檔案管理部門(mén)需要對(duì)本單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全進(jìn)行升級(jí)，設(shè)置比較嚴(yán)密的防火墻和殺毒系統(tǒng)，避免外部人員利用網(wǎng)絡(luò)漏洞對(duì)管理系統(tǒng)實(shí)施攻擊。對(duì)于一些在網(wǎng)上進(jìn)行資料閱讀的人員要給予一定的監(jiān)督和管理，防止其拷貝檔案信息。

（三）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保證保密檔案的秘密性是應(yīng)該的，但保密的目的之一是為了利用，只有得到使用才能體現(xiàn)保密工作的價(jià)值，保而不用只會(huì)失去保的價(jià)值，失去檔案的意義。保守保密檔案是每個(gè)從事檔案管理工作人員的應(yīng)盡的義務(wù)。但是在重視檔案保密的同時(shí)，又普遍存在著利用不足，過(guò)于重視保密的現(xiàn)象，因此導(dǎo)致大批具有重大價(jià)值的檔案得不到充分利用，造成資源的浪費(fèi)。所以，檔案管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變過(guò)去不合理的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，使這些珍貴的檔案得到充分利用，發(fā)揮最大的價(jià)值。對(duì)保密檔案管理工作來(lái)說(shuō)，保和用都十分重要，缺一不可，要很好地協(xié)調(diào)兩者的關(guān)系。只注重檔案的秘密性，而不關(guān)心其秘密性的時(shí)效和范圍是錯(cuò)誤的；但缺乏保密觀念，無(wú)度地開(kāi)放使用范圍也是不對(duì)的。所以，在合理的使檔案為大家利用的同時(shí)，還要做好一定的保密工作。保密檔案審查工作是檔案開(kāi)放前的前提工作，其目的是精確合理地區(qū)分、核定檔案的開(kāi)放和使用范圍。這項(xiàng)工作要分三步進(jìn)行：一是初審，根據(jù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要使用的檔案進(jìn)行逐個(gè)審查，初步明確其利用的范圍。二是中審，選擇有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的工作人員，重點(diǎn)取舍初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與否的檔案，三是終審，相關(guān)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)具體情況，進(jìn)行再審查，最終確定檔案是否開(kāi)放。根據(jù)《保密法》規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)。檔案密級(jí)的確定，是為了讓檔案管理人員根據(jù)具體情況采取不同的措施，使檔案能夠最大限度的發(fā)揮作用。密級(jí)是隨時(shí)間的推移而變化的，當(dāng)其失去保密價(jià)值時(shí)應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行公開(kāi)管理。開(kāi)放之前必須先進(jìn)行劃密解密，對(duì)檔案的劃密解密工作，應(yīng)當(dāng)遵照相關(guān)規(guī)則，由原確定密級(jí)的國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位或其上級(jí)來(lái)執(zhí)行。開(kāi)放檔案之前要做好檔案開(kāi)放前期工作，合理地進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到規(guī)定的要求，提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。還要適應(yīng)開(kāi)放后檢索與管理的要求，因此要編制檢索工具。對(duì)極其珍貴的檔案，應(yīng)利用抄錄、復(fù)印、照相等現(xiàn)代手段存好檔案副本。

（四）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

管理人員要熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)，有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)，要有較高的文化修養(yǎng)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

（五）加強(qiáng)保密檔案利用的監(jiān)督

完善檔案利用規(guī)章制度如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)具體情況，對(duì)不同的使用人員確定不同的開(kāi)放范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，在做好檔案利用工作的同時(shí)，更要確保檔案的安全和秘密性。

在開(kāi)放的過(guò)程中，還要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，實(shí)施重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。在重要出入口安裝監(jiān)視設(shè)備，防止某些使用者偷撕或毀壞檔案。管理人員還要三勤：一是嘴勤，多宣傳使用檔案的規(guī)章制度，多與使用者交談，掌握其使用目的；二是眼勤，多觀察使用者的動(dòng)態(tài)，置每個(gè)使用者于視野之中；三是手勤腦勤，多分析使用者的情況和使用效果，多核查被使用的檔案，在使用者離開(kāi)前，仔細(xì)檢查被利用過(guò)的文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案等較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，面對(duì)已經(jīng)發(fā)生了很大變化的社會(huì)環(huán)境，我們?cè)跈n案管理的過(guò)程中也會(huì)遇到各種形式的新問(wèn)題，檔案管理的保密性也面臨著更大的挑戰(zhàn)。正如上文已經(jīng)提到過(guò)的，檔案管理工作中的保密問(wèn)題一般來(lái)說(shuō)都與信息的開(kāi)放利用和檔案管理工作過(guò)程具有很大的關(guān)聯(lián)。所以，避免檔案管理出現(xiàn)的泄密問(wèn)題，提升保密質(zhì)量就要從管理和利用兩方面下手，形成雙管齊下的管理手段，推動(dòng)檔案保密工作的進(jìn)步。