肖璟

摘要：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步和普及，人類社會已經(jīng)進入了一個信息化時代，這就使得檔案信息化建設(shè)成為影響新時期檔案管理和檔案服務(wù)的重要因素。檔案管理工作者應(yīng)掌握新時期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，明確新時期檔案信息化建設(shè)的意義，探索新時期檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施，以此促進檔案管理工作的與時俱進，加快新時期檔案信息化建設(shè)的步伐。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；內(nèi)涵；意義；措施

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）28-0112-02

檔案信息化建設(shè)是計算機信息技術(shù)進步和普及、傳統(tǒng)檔案管理方式不適應(yīng)信息化社會要求兩大背景下的科學選擇，是實現(xiàn)檔案管理工作健康可持續(xù)發(fā)展的必然要求。面對新時期洶涌而來的社會信息化浪潮，檔案管理工作者必須深刻理解新時期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵、意義和應(yīng)采取的措施，以現(xiàn)代信息技術(shù)手段開發(fā)和利用檔案資源，積極開展檔案管理創(chuàng)新，推動檔案資源的開發(fā)、利用和共享，為檔案管理的信息化、現(xiàn)代化奠定了堅實的基礎(chǔ)。

一、新時期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)以《檔案法》和《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》為指導，緊密結(jié)合新時期計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會信息化的發(fā)展趨勢，以促進檔案管理由傳統(tǒng)的檔案保管、利用職能向檔案信息采集、檔案資源開發(fā)、檔案信息傳播和檔案信息服務(wù)等多方位職能轉(zhuǎn)變?yōu)楹诵模瑢崿F(xiàn)檔案信息的接收、編研、存儲、利用一體化，其實質(zhì)性內(nèi)涵主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先是檔案信息的數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案資源以紙質(zhì)為主，不僅查閱方式和渠道單一，而且可能會對檔案資料本身形成無法預(yù)測的損害。利用計算機、掃描儀、激光打印機、光盤刻錄機等設(shè)備將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化的電子文件，從根本上改變了檔案資料的物化屬性，提高了檔案資源的維護和服務(wù)效能。其次是檔案查閱的網(wǎng)絡(luò)化。對于紙質(zhì)檔案資料為主的傳統(tǒng)檔案館（室）而言，要查閱檔案資料，不去檔案館（室）是無法實現(xiàn)的。而在完成了檔案信息化建設(shè)的背景下，檔案利用者完全可以在電腦、手機等網(wǎng)絡(luò)終端自主選擇和遠程查閱。這就打破了檔案資料查閱、利用的時間和空間限制，既節(jié)省了查閱者的時間，也便于檔案資源的激活、互通和高度共享。第三是檔案管理的自動化。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，無論是檔案資料的保管、整理還是查閱、利用都要采取人工的方式，檔案管理工作的強度大，管理效率還難以保證。通過檔案信息化建設(shè)，檔案館（室）形成了館藏資源的數(shù)據(jù)庫，檔案管理人員只需利用電腦就可以全面掌握檔案資料的搜集、整理、存儲和查閱狀態(tài)，推動了檔案管理自動化的實現(xiàn)。第四是檔案服務(wù)的社會化。傳統(tǒng)檔案館（室）的服務(wù)對象以到館（室）查閱人員為主，呈現(xiàn)出相對封閉的服務(wù)格局。通過檔案信息化建設(shè)，檔案資源處于開放的網(wǎng)絡(luò)平臺之上，檔案服務(wù)的對象變成了社會上任何有相關(guān)需要的單位和個體，服務(wù)的范疇由檔案館（室）拓展到整個社會。

二、新時期檔案信息化建設(shè)的意義

1.促進了傳統(tǒng)檔案資源的搶救和開發(fā)。在每個檔案館（室）都有許多珍貴的館藏資料，這是記錄歷史、反映社會發(fā)展進程的不可再生資源。由于資料的材質(zhì)、存儲的條件和資料形成時間等諸多因素的限制，不可避免地使得一些傳統(tǒng)檔案資源受到介質(zhì)損毀、信息缺失、價值降低的威脅，由此引發(fā)的是每個檔案館（室）都面臨著搶救和開發(fā)傳統(tǒng)檔案資源的任務(wù)和難題。通過檔案信息化建設(shè)，可以使大部分館藏資料數(shù)據(jù)化，大容量、高保真的電子檔案真實、完整地保存了瀕危檔案資源，促進了傳統(tǒng)檔案資源的搶救和開發(fā)。

2.創(chuàng)新了檔案管理工作的手段和模式。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會生活各個空間的新時期，檔案管理必須緊跟時代步伐，以檔案信息化建設(shè)變革傳統(tǒng)檔案管理方式。數(shù)字化目錄中心和資源自動檢索系統(tǒng)的建立，局域網(wǎng)信息庫的不斷完善，確保了檔案文件搜集、編研、整理、歸檔和調(diào)閱的一體化，實現(xiàn)了檔案管理從人工向智能的跨越，創(chuàng)新了檔案管理工作的手段和模式，推動了檔案管理工作的品質(zhì)升級。

3.提高了檔案管理工作服務(wù)社會的水平。檔案管理工作具有文化和服務(wù)的雙重屬性。在檔案信息化建設(shè)中建立的檔案館（室）官方網(wǎng)站，打開了傳統(tǒng)檔案館（室）的封閉之門，給檔案資料查閱利用者提供了一個全方位、全天候、智能化、人性化的網(wǎng)絡(luò)平臺。社會單位和個體得以清晰地了解檔案館（室）的館藏資源，通過網(wǎng)站留言提出自己的查閱要求，檔案館（室）則根據(jù)留言的需要實施精準服務(wù)，從而提高了檔案管理工作服務(wù)社會的水平。

三、新時期檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

1.提高對檔案信息化建設(shè)重要性的認識。提高對檔案信息化建設(shè)重要性的認識是新時期檔案信息化取得理想效果的關(guān)鍵。各級領(lǐng)導應(yīng)高度重視檔案信息化建設(shè)，將其擺在關(guān)系檔案文化事業(yè)發(fā)展進程的地位，并給予必要的人力、物力和財力支持。檔案管理工作者應(yīng)清醒地認識到自己肩負的歷史使命，明確檔案信息化建設(shè)對檔案館（室）健康可持續(xù)發(fā)展的重要性，自覺地摒棄傳統(tǒng)檔案管理中不適合新時期社會要求的理念和習慣，建立起以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為載體的寬口徑、多角度、跨時空檔案服務(wù)新格局。

2.加快館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在技術(shù)層面，檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)就是將傳統(tǒng)檔案資料的紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子介質(zhì)，并以此為依托，建立館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫。要實現(xiàn)這一目標，檔案館（室）應(yīng)組織精干力量，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，完成館藏紙質(zhì)檔案資料的拍照、掃描、打印、整理等基礎(chǔ)性工作，將形成的數(shù)字檔案材料歸檔輸入微機組建全文數(shù)據(jù)庫，同時建立館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫和機讀目錄數(shù)據(jù)庫，加大電子目錄編研力度，以科學、規(guī)范的檢索體系保證檔案資料查詢的快、準、全。

3.推動檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與檔案資源的共享。現(xiàn)代檔案館（室）與傳統(tǒng)檔案館（室）的最大區(qū)別就在于館藏檔案資源查詢利用的時空概念不同，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與檔案資源的共享構(gòu)成了現(xiàn)代檔案館（室）的超時空特質(zhì)。要適應(yīng)信息化社會在檔案查閱、利用上的新要求，檔案館（室）應(yīng)加強局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺的建設(shè)，公示本館（室）的檔案資源，設(shè)置中心服務(wù)器和數(shù)據(jù)交換機，創(chuàng)立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，推動不同單位、不同地區(qū)、不同領(lǐng)域檔案館（室）的互聯(lián)互通，以檔案資源的合作共享實現(xiàn)檔案資源的遠程查閱和異地調(diào)閱。

4.加強檔案信息化專業(yè)人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)離不開專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才，掌握以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)是新時期對檔案管理工作者的基本業(yè)務(wù)要求。檔案館（室）應(yīng)結(jié)合本單位員工的實際情況，以定期業(yè)務(wù)培訓、到相關(guān)高校進修、開展兄弟館（室）業(yè)務(wù)交流等方式，提高檔案管理人員的計算機及對相關(guān)硬件設(shè)備使用維護、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與融通、軟件開發(fā)與利用、電子檔案信息采集和加工等方面的專業(yè)技能，努力建設(shè)一支檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)雙過硬的復(fù)合型人才隊伍，全方位的提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。

5.建立檔案資源信息安全保障體系。檔案信息化建設(shè)以數(shù)字化檔案資源為介質(zhì)、以網(wǎng)絡(luò)多媒體平臺為載體，構(gòu)建起一個以機讀數(shù)據(jù)和資源鏈接為紐帶的檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享模式。網(wǎng)絡(luò)的開放性和虛擬性是一把雙刃劍，在帶來檔案資料查閱利用便捷的同時，也給黑客、病毒等互聯(lián)網(wǎng)公敵以可乘之機。要維護檔案信息安全，應(yīng)采取用戶實名認證和密鑰管理、對局域網(wǎng)實施內(nèi)部隔離、安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻和殺毒軟件、設(shè)置遠程訪問權(quán)限等技術(shù)措施，建立起嚴密的檔案資源信息安全保障體系。

四、結(jié)語

“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”是新時期檔案管理工作必須堅守的原則，檔案信息化建設(shè)則是信息社會背景下落實這一原則的必然選擇。各級檔案館（室）應(yīng)從本單位的實際情況出發(fā)，采取恰當?shù)臋n案信息化建設(shè)行動，切實提高檔案信息管理和服務(wù)的信息化水平，以更好地適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

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