彭文

【摘 要】以某高校數(shù)字化圖書(shū)館信息管理系統(tǒng)集成項(xiàng)目開(kāi)發(fā)為例，闡述信息系統(tǒng)項(xiàng)目范圍的定義、工作的分解、項(xiàng)目范圍的核實(shí)與控制往往是項(xiàng)目范圍管理的重要內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】范圍管理；工作分解結(jié)構(gòu)；WBS；信息化建設(shè)；圖書(shū)館；數(shù)字化；

【中圖分類(lèi)號(hào)】TP311 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

一、引言

本文作者在研讀《信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師》和PMBOK項(xiàng)目管理知識(shí)體系后，為了理論與實(shí)踐相結(jié)合，有幸作為某公司項(xiàng)目經(jīng)理助理身份，參與了某高校數(shù)字化圖書(shū)館項(xiàng)目建設(shè)為例，探討了項(xiàng)目范圍管理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性，并分別論述了項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃編制、項(xiàng)目范圍核實(shí)，項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中的項(xiàng)目范圍綜合變更控制等項(xiàng)目范圍管理過(guò)程，在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)所起的積極作用及其實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。

二、項(xiàng)目背景、范圍概況

2013年6月，我作為某公司的項(xiàng)目經(jīng)理助理參與某高校數(shù)字圖書(shū)館的項(xiàng)目建設(shè)。該項(xiàng)目投資約500萬(wàn)元，采用招標(biāo)的方式進(jìn)行。我公司為最終中標(biāo)單位，該項(xiàng)目建設(shè)周期為3個(gè)月。該項(xiàng)目涉及到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、服務(wù)器集群、SAN存儲(chǔ)、應(yīng)用軟件二次開(kāi)發(fā)等方面，該項(xiàng)目跨專(zhuān)業(yè)，跨行業(yè)，屬于典型的信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目。

我作為項(xiàng)目經(jīng)理助理面對(duì)這樣一個(gè)項(xiàng)目，我首先想到的是應(yīng)該將主要精力放在項(xiàng)目的范圍管理上，科學(xué)地運(yùn)用相關(guān)理論知識(shí)及其指導(dǎo)方法，做好項(xiàng)目的全局性統(tǒng)領(lǐng)工作，協(xié)調(diào)完成項(xiàng)目所需的所有人員、計(jì)劃和工作，帶領(lǐng)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的順利成功。項(xiàng)目是為完成產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力，該項(xiàng)目范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項(xiàng)目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作中，產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。范圍管理的基本內(nèi)容大體上包括：編制范圍管理計(jì)劃、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)、范圍控制、范圍變更控制等等。

三、結(jié)合明確的項(xiàng)目目標(biāo)，以專(zhuān)家判斷為依據(jù)，制定項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃

定義和管理項(xiàng)目范圍對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的成功影響極大，建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中需要在工具、數(shù)據(jù)來(lái)源、方法論、過(guò)程和流程以及其他因素間進(jìn)行平衡，以確保在項(xiàng)目范圍管理活動(dòng)上所做的努力與項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜性和重要性相吻合，因此制定一個(gè)合理、科學(xué)的項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃尤其重要。該項(xiàng)目中要整合的子系統(tǒng)較多，涉及的項(xiàng)目干系人多，使得項(xiàng)目能否正確、合理制定范圍管理計(jì)劃增加了難度。為解決這個(gè)問(wèn)題，我通過(guò)采取專(zhuān)家判斷方法，向具有專(zhuān)業(yè)性知識(shí)的專(zhuān)家咨詢(xún)，獲得制定該項(xiàng)目的范圍管理計(jì)劃的分析方法和依據(jù)，再通過(guò)向公司內(nèi)部具有類(lèi)似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的員工詢(xún)問(wèn)細(xì)節(jié)性的技術(shù)幫助，對(duì)所獲得的方法和建議，進(jìn)行篩選分類(lèi)整理，根據(jù)本項(xiàng)目復(fù)雜性特點(diǎn)，制定出了符合項(xiàng)目特點(diǎn)的項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃。為項(xiàng)目后序工作如范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、及范圍確認(rèn)和范圍控制明確了目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。

四、合理使用專(zhuān)家判斷法和項(xiàng)目干系人分析法明確項(xiàng)目范圍定義

項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃是在項(xiàng)目干系人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，作為未來(lái)項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。該項(xiàng)目中涉及到的干系人多、需求多樣，甚至互相矛盾。我對(duì)該項(xiàng)目干系人的要求和期望進(jìn)行了篩選、排序、量化整理，結(jié)合對(duì)該項(xiàng)目的最終目標(biāo)進(jìn)行分解，融合、統(tǒng)一考慮，使用專(zhuān)家判斷方法定義出詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)，并在所有項(xiàng)目干系人之間建立了一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，明確了項(xiàng)目的目標(biāo)，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目實(shí)施期間的工作有章可循。詳細(xì)的項(xiàng)目范圍定義對(duì)項(xiàng)目成功是至關(guān)重要的，在編制項(xiàng)目詳細(xì)范圍說(shuō)明書(shū)中至少要說(shuō)明項(xiàng)目可交付物和項(xiàng)目目標(biāo)，針對(duì)該項(xiàng)目，在范圍說(shuō)明書(shū)中詳細(xì)闡述該項(xiàng)目的應(yīng)用背景、功能要求、性能要求、操作界面要求、接口要求和預(yù)留，項(xiàng)目評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)信息。

五、使用WBS技術(shù)創(chuàng)建項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)，形成明確的項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)

范圍管理計(jì)劃明確了，接下來(lái)把主要的可交付成果分成更容易管理的單元，最終得出項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。

1、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：該工作子模塊涉及到網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃，路由技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)劃等幾種技術(shù)。按照業(yè)內(nèi)通用模型將網(wǎng)絡(luò)劃分為核心層，匯聚層，接入層。各層自下向上所實(shí)現(xiàn)的任務(wù)分別為：

1）接入層主要工作有：VLAN的劃分；IP地址的分配；各接口定義等工作；預(yù)計(jì)需要3個(gè)工程師，預(yù)計(jì)歷時(shí)3天，最快需要2天，最慢需要5天，完成單元測(cè)試。

2）匯聚層主要工作有：VLAN間的路由，冗余鏈路管理，定義連接核心層的路由協(xié)議，定義三層接口等工作；預(yù)計(jì)需要2個(gè)工程師，預(yù)計(jì)歷時(shí)2天，最快需要1天，最慢需要3天，完成集成測(cè)試。

3）核心層主要任務(wù)有：快速轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)據(jù)，雙核心的管理，定義連接匯聚層的路由協(xié)議，定義三層接口，定義雙核心的路由協(xié)議；定義校園網(wǎng)接入的路由協(xié)議等工作；采用多區(qū)OSPF進(jìn)行，預(yù)計(jì)需要2個(gè)工程師，預(yù)計(jì)歷時(shí)2天，最快需要1天，最慢需要3天，完成集成測(cè)試。

4）校園網(wǎng)接入主要工作：NAT的定義，定義至核心層的路由協(xié)議；定義校園網(wǎng)接入的路由協(xié)議等工作，并且嚴(yán)格定義校園網(wǎng)接入?yún)^(qū)域?yàn)楣歉蓞^(qū)域，預(yù)計(jì)需要2個(gè)工程師，歷時(shí)1天，完成集成測(cè)試。

5）系統(tǒng)試運(yùn)行：需要工程師3人，預(yù)計(jì)歷時(shí)5天。最快需要3天，最慢需要8天，完成集成測(cè)試。

2、服務(wù)器集群、SAN建設(shè)：我們團(tuán)隊(duì)成員基本上都是網(wǎng)絡(luò)工程師出身，在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備調(diào)試中不會(huì)存在太多障礙。而服務(wù)器集群技術(shù)，SAN存儲(chǔ)技術(shù)均為技術(shù)領(lǐng)先的產(chǎn)品，所以采用廠家售后技術(shù)工程師進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試，并且建議甲方購(gòu)買(mǎi)過(guò)?，F(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的方式進(jìn)行售后質(zhì)保。這樣既可以避免由于我方工程師技術(shù)限制，又可以保證質(zhì)量，節(jié)約工期。通過(guò)與廠家協(xié)商確定，安裝調(diào)試歷時(shí)5天，最快需要3天，最慢需要8天，系統(tǒng)試運(yùn)行3天。

3、應(yīng)用軟件的二次開(kāi)發(fā)：在軟件二次開(kāi)發(fā)中采用外包的方式進(jìn)行，將采購(gòu)的軟件與校園信息平臺(tái)進(jìn)行整合，二次開(kāi)發(fā)。我方負(fù)責(zé)準(zhǔn)備工作說(shuō)明書(shū)等相關(guān)資料，甲方負(fù)責(zé)提供用戶(hù)需求，軟件開(kāi)發(fā)商負(fù)責(zé)軟件的二次開(kāi)發(fā)，這樣可以在項(xiàng)目初期與硬件實(shí)施同時(shí)進(jìn)行，進(jìn)度上可以保證，將這種開(kāi)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至軟件開(kāi)發(fā)商。通過(guò)與軟件開(kāi)發(fā)商協(xié)商確定，二次開(kāi)發(fā)歷時(shí)50天，最快需要40天，最慢需要60天，完善性改進(jìn)歷時(shí)10天，系統(tǒng)試運(yùn)行3天。這樣可以在項(xiàng)目初期與硬件實(shí)施同時(shí)進(jìn)行，節(jié)約成本、管理時(shí)間、有效的資源，把我公司有限的資源用于提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

六、利用偏差分析等技術(shù)實(shí)施范圍控制

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，通過(guò)采取一系列的措施保障項(xiàng)目章程、項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)等文件在項(xiàng)目干系人中取得一致簽字認(rèn)可，但在項(xiàng)目工程具體實(shí)施過(guò)程中仍難以避免因各種原因提出的變更，因此，為了在項(xiàng)目工程具體實(shí)施中對(duì)各種變更進(jìn)行有效控制，我首先成立了變更控制委員會(huì)，讓項(xiàng)目干系人在思想上形成一個(gè)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。對(duì)項(xiàng)目組全體成員進(jìn)行了變更控制流程及相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)；對(duì)建設(shè)方介紹和解釋項(xiàng)目變更可能引起的影響等，對(duì)干系人提出的變更首先進(jìn)行評(píng)估，保證變更嚴(yán)格按變更流程執(zhí)行。而具體工作中，我采用項(xiàng)目績(jī)效測(cè)量系統(tǒng)對(duì)團(tuán)隊(duì)成員績(jī)效進(jìn)行偏差分析，以度量是否有偏差產(chǎn)生，如有，則分析產(chǎn)生偏差原因，采取相應(yīng)糾正措施。并對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃、WBS、WBS字典、范圍說(shuō)明書(shū)進(jìn)行重新規(guī)劃，以保證后序團(tuán)隊(duì)的工作是在明確的目標(biāo)指導(dǎo)下進(jìn)行。

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