察海麗

摘要：實現(xiàn)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，能夠有效提高檔案的利用率，促進單位的健康持續(xù)發(fā)展。本文從優(yōu)化公文制發(fā)工作、提高檔案管理人員的綜合素質、明確立卷歸檔原則、完善檔案管理的保密工作四個角度探討了實現(xiàn)檔案安全保管規(guī)范化管理的具體措施，希望這些觀點能夠有效促進衛(wèi)生事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

關鍵詞：衛(wèi)生事業(yè)單位；檔案安全保管；檔案管理現(xiàn)代化

衛(wèi)生事業(yè)單位保管了大量的具有經濟價值的科研、技術檔案，落實檔案安全保管的規(guī)范化管理，能夠有效提高檔案質量，促進檔案管理現(xiàn)代化，維護國家安全。

一、優(yōu)化公文制發(fā)工作

公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎前提。衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案大部分是由公文轉化過來的，提高公文制發(fā)工作的規(guī)范化、制度化和科學化，能夠為檔案的標準化管理奠定基礎。首先，公文的內容要符合國家法律法規(guī)以及衛(wèi)生事業(yè)單位的規(guī)章制度，內容表述清晰明確、結構嚴謹、條例清除，對于人名、地名、數(shù)字以及引文的使用，準確規(guī)范，其篇幅尺寸規(guī)格要進行標準化設置，排版形式統(tǒng)一為橫寫橫排，左側裝訂。其次，要注意檢查制發(fā)公文的報批流程是否符合相關規(guī)定，內容是否與黨的路線、政策、方針以及法律法規(guī)相一致，是否完整體現(xiàn)了衛(wèi)生事業(yè)單位的決策意圖并與現(xiàn)行有關公文相銜接，公文標題是否準確，落款是否與公文一致等。再次，公文字跡要牢固清晰。對于公文文件的簽字和批注，要使用不易褪色墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，以便于檔案的長久保管利用。最后，要提高文種使用的合理性以及擬制格式的規(guī)范性，保障文字精煉，用詞準確，杜絕形式主義和繁瑣哲學，對于改動多的修訂原稿要進行重新打印，從而為今后的數(shù)字化檔案檢索和歸檔提供便利。

二、提高檔案管理人員的綜合素質

衛(wèi)生事業(yè)單位的醫(yī)療檔案和科研檔案具有一定的復雜性、保密性和特殊性，發(fā)性流行病、傳染病、艾滋病及公共衛(wèi)生事件的頻繁發(fā)生也加劇了檔案管理人員的工作負擔。衛(wèi)生事業(yè)的檔案管理人員要自覺承擔黨和和國家賦予的使命，不斷提高自身的職業(yè)能力和職業(yè)修養(yǎng)，強化對存檔資料的監(jiān)管和保密，保障檔案資料真實可靠且全面系統(tǒng)，充分發(fā)揮其參考和借鑒效用。與此同時，檔案管理人員還要強化對相關法律法規(guī)的學習，落實對檔案資料簽字審批層層把關，對于不符合要求的檔案，要及時退回相關部門，并要求其重新草擬、修改，直至符合要求，另外，衛(wèi)生事業(yè)單位還要注重引進專業(yè)的信息技術的人才，充分利用互聯(lián)網技術和數(shù)據(jù)庫技術，促進檔案管理的信息化和智能化水平，完善電子文件的收集、整理、鑒定、歸檔，以保障衛(wèi)生事業(yè)單位醫(yī)療檔案和科研檔案的完整性和安全性。

三、明確立卷歸檔原則

衛(wèi)生事業(yè)單位的管理人員要樹立正確的檔案管理理念，遵循“以我為主”的立卷歸檔原則，即在進行檔案資料歸檔的過程中，要以本單位形成的文件為主，避免相近公文的重復與立卷組合的混亂。首先，衛(wèi)生事業(yè)單位檔案員明確自己的歸檔范圍，對于不屬于歸檔范圍的文件，要妥善進行歸類處理，明確其是否留在部門作為資料保存或者銷毀，但是無論是采取何種措施，都要接受檔案部門的監(jiān)督。其次，檔案部門要積極配合衛(wèi)生事業(yè)單位的戰(zhàn)略決策，嚴格按照歸檔范圍落實對文件的分類和積累，從年度、問題和保管期限三個角度落實檔案管理工作規(guī)范化、標準化。再次，檔案管理人員還要落實對卷宗的管理，以問題為主，兼顧其它特征，同一內容的文件材料組成一卷或數(shù)卷，每卷不超過100個自然頁，保障文件內容和級別聯(lián)系緊密，類型鮮明，例如，對于會議文件，衛(wèi)生事業(yè)單位可以按會議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，一會一卷、一會數(shù)卷；對于非訴訟案件材料，按問題，可以一案一卷或一案數(shù)卷[1]。衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案人員要認真把握抓住文件材料所記述和反映的內容與本單位之間的聯(lián)系，強化以我為主”的立卷歸檔原則，以實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化。

四、完善檔案管理的保密工作

完善檔案管理的保密工作能夠有效提高衛(wèi)生事業(yè)單位檔案的安全性和規(guī)范性。首先，檔案管理人員做好檔案的保管期限和保密期限的區(qū)分工作，確定保管期限的原則是，在正確分析檔案內容的現(xiàn)實作用和歷史價值的基礎上，根據(jù)衛(wèi)生事業(yè)單位的工作需要和國家積累歷史文化財富的需要，全面衡量檔案內容的保存價值，以明確保存期限；確定保密期限的原則是根據(jù)醫(yī)療檔案和科研檔案在一定時間內容，如果受到篡改和泄漏，對國家造成安全和利益損失大小來確定的，是具有法律效力的時限[2]。其次，要加強對涉密檔案的動態(tài)調整，依據(jù)國家變化發(fā)展和衛(wèi)生事業(yè)單位工作需要，通過建立檔案人員和保密管理人員的溝通協(xié)作制度，促進檔案工作的有效銜接，在法律允許的范圍內落實對涉密檔案的變化調整，完善涉密檔案的規(guī)范化建設。最后，加強涉密檔案利用中的管理，注意密與非密的文件材料提供，當絕密檔案使用完畢后，檔案管理人員要及時進行清對檢查工作，一旦發(fā)現(xiàn)檔案泄密問題，要及時采取有效措施查明進行補救。

五、結論

綜上所述，衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理人員要積極提升個人素質，發(fā)揮“工匠精神”，實現(xiàn)檔案管理的標準化，完善涉密檔案的管理工作。

參考文獻：

[1]耿強.衛(wèi)生事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理重要環(huán)節(jié)的探討[J].山東檔案，2018 （02）：52-53.

[2]常艷麗.血站獻血者資料規(guī)范化歸檔管理探討[J].管理觀察，2018 （05）：161-163.