高帥

【摘要】隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，在高中檔案管理工作中也應(yīng)該借鑒新興技術(shù)，將傳統(tǒng)工作中存在的問題予以改進(jìn)，并且通過實現(xiàn)檔案管理信息化等來不斷提升相關(guān)工作的效率。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗對檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，并對其信息化發(fā)展道路進(jìn)行闡述，望為相關(guān)工作者的研究提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】高中；檔案管理；信息化；發(fā)展

一、高中檔案管理存在的問題

（一）安全性較差。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要都是通過人力來對相關(guān)信息進(jìn)行錄入，并且對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息等進(jìn)行分析整理，在這種高強度的工作模式下，很容易出現(xiàn)差錯，并且這種模式也會使得相關(guān)工作存在一定的安全隱患。在工作中會因為相關(guān)操作人員主觀性等原因使得信息輸入錯誤，并且由于一些工作開展的過程缺乏規(guī)范性，因此導(dǎo)致校園檔案管理信息化工作無法有序?qū)嵤?/p>

（二）工作量大。高中檔案管理工作，工作量是非常大的，每年都要定期對需要入檔的材料進(jìn)行收集、分類和整理，尤其是在面對學(xué)校人事變動的過程中，需要進(jìn)行調(diào)檔、查找等諸多繁瑣的工作，并且通過傳統(tǒng)的方式在很大程度上加大檔案管理工作的強度。對于工作人員的精力來說是一項很大的挑戰(zhàn)。

（三）檔案查找困難。如果使用較為傳統(tǒng)的檔案存儲方式，那么在查找相關(guān)資料時會非常繁瑣，并且對檔案進(jìn)行更新和維護(hù)工作也是較為困難的，往往需要花費更多的精力與時間，并且紙質(zhì)檔案會占據(jù)很大的空間，并且隨著時間的積累不斷增多，使得高中檔案資源管理工作更加困難。因此當(dāng)下應(yīng)該針對上述狀況，有效運用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作信息化，進(jìn)而有效提升工作效率，也能夠解放人力，實現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。

二、高中檔案管理信息化發(fā)展策略

（一）改變檔案管理工作的重心。當(dāng)前隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會上很多行業(yè)都通過有效引入相關(guān)技術(shù)來不斷提升工作效率。因此在高中檔案管理工作中，不能僅僅依靠傳統(tǒng)的方式來開展工作，要能夠盡快轉(zhuǎn)移工作重心，將傳統(tǒng)檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)移到檔案信息化建設(shè)中。因為通過信息化建設(shè)，可以更好地確保在檔案信息等相關(guān)信息方面的準(zhǔn)確性。通過實現(xiàn)檔案資料的信息化，可以更好地對其進(jìn)行加工與分享，并且保障檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范地運行。當(dāng)前檔案管理工作人員要能夠意識到計算機對于檔案管理工作的重要性，有效借助工具來提升工作效率，并且也能夠在很大程度上避免主觀性的錯誤。檔案管理人員在翻閱資料時，也不用使用傳統(tǒng)的方式，只需要在網(wǎng)上對相關(guān)的資料進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取，進(jìn)而提升了工作的質(zhì)量與效率，并且更方便對相關(guān)檔案信息的查閱與更新。

（二）提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。對于高中檔案管理工作人員來說，其應(yīng)該在新時期下不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，并且有效革新工作理念，而不是使用傳統(tǒng)的模式來開展相關(guān)工作。要能夠用于接受新理念的熏陶。當(dāng)下需要實現(xiàn)檔案無紙辦公，就需要真正依靠信息化技術(shù)。高中的檔案管理工作要能夠及時引入信息化技術(shù)，并且引入無紙化辦公理念，響應(yīng)當(dāng)下的環(huán)保理念。對于管理者來說，應(yīng)當(dāng)在新時期不斷革新工作理念，并且在工作之余，不斷加強專業(yè)知識的補充，豐富自己的內(nèi)涵，不斷為校園的檔案管理工作提供更加高效便捷的工作方式，進(jìn)而切實提升檔案管理的有效性。

（三）加強檔案保密工作。對于檔案管理工作來說，保密工作是非常重要的內(nèi)容。對于高中干部人事檔案的管理來說，需要具備足夠的安全性，因為相關(guān)資料對于學(xué)校的職工來說是非常重要的，對于其工作生涯以及道德品德、工作變動等都有著詳細(xì)的記錄，對于記錄者本身具有非常重要的意義。因此校方要能夠確保檔案管理工作的有效性，確保干部人事檔案信息是真實可靠的，并且防止相關(guān)工作人員出于私利對相關(guān)信息進(jìn)行修改等。因此實現(xiàn)檔案管理信息化，并且設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，就可以更好地對人事檔案以及相關(guān)資料進(jìn)行保存，并且網(wǎng)上訪問檔案資源都是有記錄的，對于檔案出現(xiàn)問題的狀況也能夠追責(zé)到人。校方也應(yīng)該針對相關(guān)工作設(shè)置更加專業(yè)的管理人員，確保專人負(fù)責(zé)，進(jìn)而在出現(xiàn)問題時可以迅速問責(zé)。

（四）統(tǒng)一檔案數(shù)字化規(guī)范。在高中檔案資源數(shù)字化的過程中，要確保其流程以及模式的規(guī)范化，能夠針對相應(yīng)的內(nèi)容建設(shè)數(shù)據(jù)庫服務(wù)，并且按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來開展工作內(nèi)容。確保在檔案信息化建設(shè)中能夠?qū)崿F(xiàn)依據(jù)、程序、管理制度等標(biāo)準(zhǔn)化，并且防止傳統(tǒng)工作中不同部門各自為政的現(xiàn)象出現(xiàn)，有效做好新時期檔案資源共享工作，進(jìn)而提升相關(guān)管理工作的實效性。

三、結(jié)束語

在高中檔案管理工作中，實現(xiàn)其信息化建設(shè)，不僅是為了更好地滿足時代發(fā)展的需求，也是為了針對在傳統(tǒng)工作中存在的不足予以應(yīng)對策略，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、便捷化等。有效運用新技術(shù)來提升檔案管理工作的有效性，是對校職工負(fù)責(zé)的一種表現(xiàn)，當(dāng)前高中應(yīng)該針對相關(guān)問題不斷探索，并且尋求適合本校檔案管理工作的具體模式。

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