摘 要：涉農(nóng)部門檔案工作作為確保涉農(nóng)部門正常履職和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，近年來(lái)暴露出諸多問(wèn)題，成為新形勢(shì)下影響涉農(nóng)部門發(fā)展的重要制約因素。筆者就新形勢(shì)下涉農(nóng)部門檔案工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策問(wèn)題，談點(diǎn)粗淺的個(gè)人認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：：涉農(nóng)檔案；問(wèn)題；對(duì)策

一、 新形勢(shì)下涉農(nóng)部門檔案工作中存在的問(wèn)題

1.檔案管理受重視程度不足，管理缺少必要的準(zhǔn)則。一是檔案管理受重視程度不足。在涉農(nóng)部門中檔案管理部門處于邊緣化的位置，很多涉農(nóng)部門的檔案管理意識(shí)較為薄弱，雖然在形式上都給檔案設(shè)立了專門的場(chǎng)所，但缺少必要的后期投入和管理，一些檔案室1年就開(kāi)幾次，檔案室長(zhǎng)期不打掃，灰塵較多。這些問(wèn)題的根結(jié)在于檔案管理受重視程度不足。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理缺少必要的認(rèn)識(shí)，他們簡(jiǎn)單地認(rèn)為，檔案管理就是將1年的資料收集起來(lái)，放到檔案室即可，對(duì)于檔案如何進(jìn)行管理、調(diào)閱等沒(méi)有一個(gè)整體的思路，這給具體的管理人員帶來(lái)很大的困擾，他們不知道該怎么去有效管理，最終出現(xiàn)一些問(wèn)題。二是檔案管理缺少必要的準(zhǔn)則。涉農(nóng)部門的檔案管理細(xì)分有很多種，如：人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等，這些檔案的整理、歸檔都需要有專人進(jìn)行有效梳理，每年都需要進(jìn)行收集和整理，工作量極大。然而在很多基層涉農(nóng)部門，人員編制相對(duì)緊張，缺少必要的專人管理檔案，很多的檔案管理人員也需要兼任其他繁重的工作。檔案管理的制度，難以在一線基層涉農(nóng)部門進(jìn)行有效落實(shí)，一些地方出現(xiàn)了文書檔案丟失、不夠完整等情況，主要原因在于他們?nèi)鄙俦匾臋n案管理的行為準(zhǔn)則。

2.檔案管理設(shè)備不足，檔案管理模式落后。一是檔案管理設(shè)備不足。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，各地區(qū)經(jīng)濟(jì)條件不同，還存在著許多欠發(fā)達(dá)地方，許多檔案工作中所需的硬件設(shè)施落實(shí)不到位，為檔案工作帶來(lái)了很大的困難。從目前對(duì)于很多涉農(nóng)部門檔案保存機(jī)構(gòu)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機(jī)構(gòu)并不多，大部分還停留在比較原始的紙質(zhì)檔案保存階段，對(duì)于適合現(xiàn)代化聲像資料保存的環(huán)境建設(shè)步伐還沒(méi)有跟上。因此，各單位需要加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)備的建設(shè)，例如檔案庫(kù)房所必須的除濕機(jī)、空調(diào)、防火防盜系統(tǒng)等。而數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)處理軟件等的缺乏，使檔案管理的信息化變得十分被動(dòng)。二是檔案管理模式落后。我國(guó)檔案工作較西方發(fā)達(dá)國(guó)家起步較晚，而仍有部分地方的涉農(nóng)部門沿用著從前傳統(tǒng)的管理模式，檔案的保存、分類不科學(xué)，無(wú)法滿足現(xiàn)今信息化、現(xiàn)代化的要求。而近年來(lái)涉農(nóng)部門諸多問(wèn)題問(wèn)題的出現(xiàn)，又使涉農(nóng)部門檔案管理模式落后的問(wèn)題日益突出，無(wú)法滿足現(xiàn)階段涉農(nóng)部門對(duì)檔案信息的需求。而現(xiàn)階段的檔案也多以文字，圖片等靜態(tài)資料為主，缺乏重要的聲像資料，影響了檔案的完整性，從而間接影響著檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而現(xiàn)在多地基層涉農(nóng)部門實(shí)驗(yàn)室的建立，實(shí)驗(yàn)室的檔案管理又成為需要妥善管理的信息。種種變化迫使涉農(nóng)部門檔案管理模式進(jìn)行升級(jí)。

3.檔案管理人才不足，人員素質(zhì)參差不齊。一是檔案管理人才不足。檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案工作的質(zhì)量?，F(xiàn)今，我國(guó)檔案管理人才嚴(yán)重缺乏，而參加工作的方案管理人員又普遍地存在著理論水平低、專業(yè)技能不高等問(wèn)題。有關(guān)調(diào)查研究表明，涉農(nóng)部門檔案管理部門中的工作人員絕大部分缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、高學(xué)歷背景、信息技術(shù)或檔案學(xué)等專業(yè)背景，嚴(yán)重阻礙著檔案工作。而很多情況下，由于人才的缺失，涉農(nóng)部門時(shí)常會(huì)安排非專業(yè)的人員進(jìn)行檔案工作的兼管，更使得檔案管理質(zhì)量難以提高。而人才的不足，很大的程度上是由于人們對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，在今后的工作中，我們應(yīng)該注意到這方面的工作。二是檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。涉農(nóng)部門的工作重點(diǎn)在于涉農(nóng)工作，因此，很多涉農(nóng)部門的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)涉農(nóng)工作比較重視，而對(duì)涉農(nóng)部門檔案工作并不十分重視，受涉農(nóng)部門領(lǐng)導(dǎo)部門重視程度的影響，涉農(nóng)部門檔案工作在開(kāi)展時(shí)，通常都是安排非涉農(nóng)專業(yè)、無(wú)技能專長(zhǎng)的人員承擔(dān)各項(xiàng)檔案工作。隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理也開(kāi)始向信息化管理方向發(fā)展，相應(yīng)的，涉農(nóng)部門檔案管理的素質(zhì)要求也明顯提高，新形勢(shì)下的涉農(nóng)部門檔案工作人員需要具備計(jì)算機(jī)實(shí)用基礎(chǔ)。盡可能的減少因檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，限制檔案管理質(zhì)量的提升。

二、 新形勢(shì)下解決涉農(nóng)部門檔案工作中問(wèn)題的對(duì)策建議

1.建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制并嚴(yán)格層級(jí)管理，優(yōu)化并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。一要建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制并嚴(yán)格層級(jí)管理。落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將各項(xiàng)責(zé)任具體化，使數(shù)據(jù)的處理與管理應(yīng)用有所保障，進(jìn)而使檔案工作具有嚴(yán)格的制度規(guī)范，也能夠享受應(yīng)有的設(shè)備設(shè)施，促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。同時(shí)，涉農(nóng)部門需要實(shí)行嚴(yán)格的層級(jí)管理制度，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制是從大方向上保證管理工作的規(guī)范性，具體落實(shí)還需要各級(jí)員工齊心協(xié)力。因此，嚴(yán)格層級(jí)制度，建立嚴(yán)密的管理體系，層層管理、層層監(jiān)督，防止在工作中發(fā)生錯(cuò)誤和懈怠的情況，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案工作的體系性和規(guī)范化。二要優(yōu)化并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。檔案管理需要科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。沒(méi)有一套行之有效的制度體系，檔案管理將出現(xiàn)很多問(wèn)題。涉農(nóng)部門需要進(jìn)一步細(xì)化單位的各類檔案管理制度，考慮到每一個(gè)管理的空白之處，將檔案管理關(guān)進(jìn)“制度的籠子”，這樣，檔案工作才能有更多的保障。同時(shí)，加強(qiáng)管理人員對(duì)這些制度的認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化他們對(duì)這些制度的執(zhí)行。因?yàn)楣芾碇贫葲](méi)有得到有效的落實(shí)和執(zhí)行就是一紙空文，不能對(duì)檔案管理起到有效的作用。

2.建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，改進(jìn)涉農(nóng)部門檔案管理模式。一要建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。要做好檔案的信息化管理，離不開(kāi)一個(gè)完善的基礎(chǔ)設(shè)施，這是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及許多軟件和硬件的參與?，F(xiàn)今，涉農(nóng)部門的資金投入大多用于涉農(nóng)工作上，往往忽視了檔案工作。這不僅僅影響了檔案管理的信息化進(jìn)程，更有可能造成檔案儲(chǔ)備信息不全等嚴(yán)重后果。現(xiàn)今信息化的檔案管理模式越來(lái)越趨向于微縮化和數(shù)字化，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化終端將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子資料已成為必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案主要依靠的是手工管理方式，已有一套相對(duì)完善的管理方法與制度，但無(wú)法滿足電子檔案管理的要求。電子檔案體積小，儲(chǔ)存量大，一張CD光盤便相當(dāng)于30萬(wàn)漢字的圖書1000冊(cè)。但其主要的保管載體對(duì)環(huán)境的要求也比紙質(zhì)檔案要求更高，運(yùn)作的設(shè)備主要依賴于計(jì)算機(jī)。因配套設(shè)施不足，導(dǎo)致電子檔案無(wú)法保存，要么保管極其困難，丟失損壞的情況極其普遍。為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，涉農(nóng)部門應(yīng)當(dāng)建立起自動(dòng)化辦公設(shè)備，并將它與現(xiàn)有設(shè)備合理有效地銜接起來(lái)，以便于管理人員更有效率地對(duì)檔案進(jìn)行管理。二要改進(jìn)涉農(nóng)部門檔案管理模式。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在檔案管理的需求。信息時(shí)代，涉農(nóng)檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢(shì)，而要推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)就必須要更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。而現(xiàn)今的檔案來(lái)源、保存形式與以前也已經(jīng)大相徑庭，若想實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，探索出適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的新的管理模式勢(shì)在必行。在如今的檔案工作中，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的信息在體外，還出現(xiàn)了光盤、磁盤等形式的電子資料載體。新的資料載體的出現(xiàn)必然使檔案工作發(fā)生巨大的變化，傳統(tǒng)的管理模式必然無(wú)法適應(yīng)信息化的要求。我們應(yīng)當(dāng)在檔案工作中充分應(yīng)用先進(jìn)的管理設(shè)備與思維，建立一個(gè)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的智能化和自動(dòng)化地管理模式，以充分得發(fā)揮信息化管理地優(yōu)勢(shì)。

3.加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度，提高涉農(nóng)部門檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一要加大信息化檔案管理人才的培養(yǎng)力度。人才在檔案工作中的地位舉足輕重，在檔案的信息化管理過(guò)程中，人一方面負(fù)責(zé)建設(shè)和保養(yǎng)管理運(yùn)作所需的基礎(chǔ)設(shè)施和建設(shè)，另一方面還負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)和維護(hù)軟件系統(tǒng)，此外，還負(fù)責(zé)加工、整理、保存各種檔案信息等。但是現(xiàn)階段，很多涉農(nóng)部門的檔案管理人員并不具備這些素質(zhì)，他們中的大部分缺乏相當(dāng)?shù)膶I(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、檔案學(xué)管理知識(shí)及圖書情報(bào)資源管理知識(shí)等。培養(yǎng)適合現(xiàn)今社會(huì)的信息化檔案管理人才的任務(wù)迫在眉睫。首先，我們應(yīng)該加大對(duì)正處于一線檔案管理人員的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)他們的工作能力，提升他們的知識(shí)水平。另一方面，應(yīng)該大力引進(jìn)檔案管理相關(guān)的管理人才，給予優(yōu)厚的條件，使他們堅(jiān)守崗位，發(fā)揮他們的特長(zhǎng)，增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍。如果是兼職檔案管理的專業(yè)涉農(nóng)醫(yī)療人員，應(yīng)當(dāng)明確自己的工作方向，端自己的正服務(wù)態(tài)度，去盡可能的練習(xí)計(jì)算機(jī)操作、學(xué)習(xí)信息化時(shí)代下的檔案管理知識(shí)，學(xué)習(xí)刻錄機(jī)等設(shè)備的使用、懂得電子檔案信息技術(shù)、以及安全網(wǎng)絡(luò)管理的相關(guān)知識(shí)。只有檔案人員的自身素質(zhì)提高了，才能有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，提高涉農(nóng)部門檔案信息的利用價(jià)值。二要提高涉農(nóng)部門檔案管理人員的綜合素質(zhì)。涉農(nóng)部門檔案工作人員必須具備相應(yīng)的素質(zhì)，才能勝任檔案工作。首先，加強(qiáng)涉農(nóng)部門檔案工作人員的素質(zhì)，讓檔案工作人員對(duì)自己的工作有一個(gè)正確認(rèn)識(shí)，并努力將檔案工作做到細(xì)致化管理。其次，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行能力培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與技能培訓(xùn)，在掌握基本檔案管理方法，提高檔案工作能力，促使涉農(nóng)部門檔案工作系統(tǒng)化發(fā)展。最后，涉農(nóng)部門可根據(jù)本單位的實(shí)際情況，選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉中心工作、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)檔案工作，定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，通過(guò)定期培訓(xùn)，有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，貫徹實(shí)施涉農(nóng)部門檔案管理的管理工作，逐步做到檔案管理人員專業(yè)化、固定化。

作者簡(jiǎn)介，劉杰超（1975-），男，河南南樂(lè)人，南樂(lè)縣國(guó)土資源局，科員，農(nóng)藝師，大專，研究方向：檔案管理。