王艷艷

摘要：本文對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的不足之處進(jìn)行了分析，同時(shí)闡述了檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，論述了檔案管理信息化建設(shè)的新思路，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的電子檔案數(shù)據(jù)化、歸檔流程梳理、檔案室建設(shè)、資源共享和安全保障等方面提出了行之有效的建議措施，指出檔案管理信息化建設(shè)能夠促進(jìn)信息檔案與公共信息的銜接，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，為全社會(huì)服務(wù)，促進(jìn)檔案事業(yè)向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案;檔案管理;信息化建設(shè)

一、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）軟件缺乏統(tǒng)一性。目前，檔案管理缺乏有效的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，導(dǎo)致用于搜索和文件管理文件信息，難以用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理建設(shè)由于無(wú)法調(diào)整和能夠快速高效地查找信息，嚴(yán)重遲滯了檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的定位和工作標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。然而，因?yàn)橐郧斑z留的問(wèn)題，檔案管理信息化建設(shè)中文件存儲(chǔ)庫(kù)的基礎(chǔ)不好，文件質(zhì)量不高，特別是文件細(xì)節(jié)與系統(tǒng)軟件不兼容，而且沒(méi)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)文件存儲(chǔ)工作模式的標(biāo)準(zhǔn)，是不可能依靠全自動(dòng)操作實(shí)現(xiàn)的。這些都是影響檔案管理信息化建設(shè)的因素。

（三）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理信息化建設(shè)的工作流程標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)分析技術(shù)的特征。更多信息存儲(chǔ)依靠磁盤(pán)和CD-ROM等媒介，而目前的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不能滿足檔案管理信息化建設(shè)。

（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，必須要求管理人員具備相應(yīng)的技能水平和能力儲(chǔ)備，并非會(huì)簡(jiǎn)單操作電腦就可以。當(dāng)今的時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)缺乏高水平管理人員。尤其在處理先進(jìn)的檔案資料，或者更復(fù)雜材料的時(shí)候，這種缺乏顯得更加突出。有些時(shí)候，檔案管理信息化建設(shè)盡管購(gòu)買(mǎi)了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等設(shè)施，但也沒(méi)有起到充分的作用，更遑論檔案管理信息化建設(shè)。

二、檔案管理信息化建設(shè)的新思路

（一）檔案管理信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)化。在信息時(shí)代，傳統(tǒng)行業(yè)不斷變化，同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的文件管理提出了要求。最初，在計(jì)算機(jī)技術(shù)大爆發(fā)環(huán)境下，數(shù)字電子媒介和數(shù)字服務(wù)提供商在數(shù)據(jù)處理方面發(fā)生了變化。電子檔案的爆炸式發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案管理信息化建設(shè)。利用傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)收集電子檔案，以適應(yīng)檔案管理的新要求，為檔案管理信息化建設(shè)做好鋪墊。檔案管理信息化建設(shè)要解決的第一個(gè)問(wèn)題是創(chuàng)建電子檔案，以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)為目標(biāo)?？梢哉f(shuō)沒(méi)有電子檔案，物理文件的信息建設(shè)就從來(lái)不可能實(shí)現(xiàn)。一個(gè)完整的電子檔案可以在下一階段的檔案管理信息化建設(shè)中提

高應(yīng)用水平。電子檔案可以提高恢復(fù)文件的尋找速度和恢復(fù)編輯的準(zhǔn)確性。檔案管理信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)化過(guò)程不僅要考慮滿足目前的要求，還要考慮電子檔案的數(shù)據(jù)化資源。同時(shí)，也保證了數(shù)據(jù)化工作的持續(xù)開(kāi)展。有必要從資金、管理人員、信息種類(lèi)等角度分析電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的歸檔。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，電子檔案中的數(shù)據(jù)保存方式不同于以前的檔案保存，電子文檔的創(chuàng)建和存儲(chǔ)技術(shù)模式也使得電子文檔管理途徑出現(xiàn)了變化。為了滿足信息時(shí)代的需要，相關(guān)檔案部門(mén)出臺(tái)了電子檔案存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)。電子文件管理也納入國(guó)家的發(fā)展規(guī)劃。檔案管理信息化建設(shè)的電子檔案以辦公系統(tǒng)和不同法人團(tuán)體的職責(zé)信息等形式進(jìn)行構(gòu)建。相關(guān)檔案部門(mén)的發(fā)展規(guī)劃說(shuō)，要完善檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中電子檔案管理，就需要界定電子檔案的范圍，推廣檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。具備條件的檔案部門(mén)，在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，可以攜帶一套單一的電子導(dǎo)航系統(tǒng)。這也是指將來(lái)收集的電子檔案必須符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)制度。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)僅以電子檔案的形式存儲(chǔ)。檔案部門(mén)必須具備檔案管理信息化建設(shè)方面的知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能，并將其進(jìn)行分析和整合。按照科學(xué)高效的原則進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化，確保完全實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，保證每一個(gè)電子檔案的準(zhǔn)確性。在實(shí)踐中進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)前端管理。檔案管理信息化建設(shè)使電子目錄數(shù)據(jù)完整，紙質(zhì)文件齊全。符合要求的檔案部門(mén)還可以連接OA系統(tǒng)和檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的可恢復(fù)。

（三）檔案管理信息化建設(shè)的檔案室。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，創(chuàng)建電子檔案存儲(chǔ)是當(dāng)今時(shí)代檔案部門(mén)最關(guān)鍵的工作之一，也是檔案管理信息化建設(shè)的唯一途徑。開(kāi)發(fā)創(chuàng)新、整合資源是檔案管理信息化建設(shè)的主要手段，提高電子檔案的開(kāi)發(fā)利用能力。運(yùn)行檔案管理信息化建設(shè)，提高業(yè)務(wù)流程效率和電子檔案存儲(chǔ)的可靠性。雖然檔案部門(mén)的層次不同，但是必須進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，目前很多檔案部門(mén)正在向前推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，并取得成效。很多地方的檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)開(kāi)始成形。根據(jù)《數(shù)字檔案建設(shè)手冊(cè)》《儲(chǔ)存室數(shù)字內(nèi)容建設(shè)組織與評(píng)價(jià)方法》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，檔案管理信息化建設(shè)基本都在庫(kù)房建設(shè)和設(shè)備安裝方面。這些是檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的重中之重。檔案管理信息化建設(shè)程序是一個(gè)文件系統(tǒng)管理系統(tǒng)，一般可以通過(guò)相關(guān)單位進(jìn)行采購(gòu)或研發(fā)。在檔案管理信息化建設(shè)中，我們需要更加注意文件管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能、編程功能、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分類(lèi)和使用功能等。構(gòu)建電子文件作為檔案管理信息化建設(shè)的起步，必須注意對(duì)所有內(nèi)容的保護(hù)。與檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的和不相關(guān)的資源文件，都將納入管理系統(tǒng)。目前檔案管理信息化建設(shè)的電子檔案建設(shè)不是一蹴而就，只能由外包公司來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案部門(mén)要明確模型目標(biāo)相關(guān)組織和相關(guān)責(zé)任，分配計(jì)算機(jī)優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

（四）檔案管理信息化建設(shè)的資源共享。檔案管理最初的想法是，該文件將被保密，并且不可訪問(wèn)，并且在文件存在時(shí)是有價(jià)值的。在當(dāng)今世界大發(fā)展和大變化的時(shí)代，經(jīng)濟(jì)信息社會(huì)全球化和多樣性，檔案管理信息化建設(shè)更要與文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展想結(jié)合，要深化與外部產(chǎn)業(yè)相匹配的協(xié)作方式。真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)分享，互幫互助。要完成檔案管理信息化建設(shè)中資源的開(kāi)放和共享，必須需要全部檔案部門(mén)的積極參與協(xié)調(diào)，共同進(jìn)行開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)和使用功能，加強(qiáng)電子文件的創(chuàng)建和檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)發(fā)利用，深入發(fā)現(xiàn)電子文件資源。充分利用工作系統(tǒng)和檔案內(nèi)部聯(lián)系，為檔案管理人員提供有用的電子文件資源。通過(guò)檔案部門(mén)外部網(wǎng)絡(luò)收集、組織和開(kāi)發(fā)檔案管理信息化建設(shè)的研究，開(kāi)展公開(kāi)交流。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要轉(zhuǎn)變工作方式，了解社會(huì)組織，實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)行業(yè)不斷變化，同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的文件管理提出了要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)使電子目錄數(shù)據(jù)完整，紙質(zhì)文件齊全。符合要求的檔案部門(mén)還可以連接OA系統(tǒng)和檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的可恢復(fù)。檔案部門(mén)要明確模型目標(biāo)相關(guān)組織和相關(guān)責(zé)任，分配計(jì)算機(jī)優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)分享，互幫互助，通過(guò)檔案部門(mén)外部網(wǎng)絡(luò)收集、組織和開(kāi)發(fā)檔案管理信息化建設(shè)的研究，開(kāi)展公開(kāi)交流，轉(zhuǎn)變工作方式，了解社會(huì)組織，實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)共同發(fā)展。然而，這對(duì)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中安全保障提出了挑戰(zhàn)，需要檔案部門(mén)對(duì)其進(jìn)行特別關(guān)注，要增強(qiáng)檔案部門(mén)內(nèi)部管理，完善檔案安全機(jī)構(gòu)，尤其是管理者的培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度。檔案管理信息化建設(shè)能夠促進(jìn)信息檔案與公共信息的銜接，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，為全社會(huì)帶來(lái)益處，幫助檔案事業(yè)向前發(fā)展。

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（作者單位：濱州黃河河務(wù)局）