劉柳

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，我國各事業(yè)單位已基本實現(xiàn)無紙化辦公，采用電子文件來進(jìn)行存檔。那么，如何協(xié)調(diào)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔關(guān)系，如何有效管理電子檔案，將是各事業(yè)單位需要解決的問題?；诖?，本文針對傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔到電子歸檔的變化展開了進(jìn)一步研究。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)歸檔 電子歸檔 歸檔管理

前言：傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔方式存放時間一般較長，而電子歸檔具有占用空間小、便于傳播，而且使用時間久等優(yōu)勢，很多人認(rèn)為紙質(zhì)歸檔似乎沒有存在必要。但是，無紙化辦公過程中會產(chǎn)生數(shù)量巨大的電子文件，對檔案管理工作提出更高要求。因此，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔的研究具有現(xiàn)實意義。

一、傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔的區(qū)別

（一）管理方式存在差異

事業(yè)單位在進(jìn)行紙質(zhì)文件歸檔時，首先由文書處理部門對已處理完畢的文件進(jìn)行處理，將其中具有價值的文件按照一定分類進(jìn)行收集，并移交給檔案部門。通常檔案部門會每年歸檔整理一次。在進(jìn)行電子歸檔過程中，借助計算機可以實現(xiàn)任意角度的分類，無需經(jīng)過分類和組卷過程。電子檔案的接收過程較為復(fù)雜，通常需要向檔案部門移交光盤、軟盤或是磁帶，還可以通過檔案部門規(guī)定的網(wǎng)絡(luò)地址，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的歸檔與提交。要求檔案部門配備專門的格式轉(zhuǎn)換設(shè)備便于對不同格式電子文件的識讀與歸檔。借助計算機自動化系統(tǒng)，可以根據(jù)需要對文件進(jìn)行分類、組合，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。

（二）檔案的載體不同

傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔所采用的載體為實體，就是將相關(guān)數(shù)據(jù)記錄在紙質(zhì)文件上，然后進(jìn)行存檔，穩(wěn)定性較好。而且紙質(zhì)文件文字帶有個人字跡特征，在書寫墨跡上因時間不同還會有新舊差別，因此很難被改造或是偽造。電子歸檔是將文件內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)直接輸入電腦中，存儲到磁盤、光盤上，方便攜帶。借助計算機能夠?qū)崿F(xiàn)多種形式的信息處理與分析，根據(jù)使用者的需求對信息進(jìn)行打印、復(fù)制、分類、統(tǒng)計等操作[1]。

（三）數(shù)據(jù)保存安全性不同

紙質(zhì)文件實現(xiàn)了存儲載體與數(shù)據(jù)的融合，因此只需將紙質(zhì)保存完好，不被損壞就能保持?jǐn)?shù)據(jù)的安全。紙質(zhì)文件對于保存環(huán)境有一定要求，如環(huán)境應(yīng)保持干燥和適宜溫度。電子文件的存儲載體與數(shù)據(jù)是相互分離的，因而文件內(nèi)數(shù)據(jù)信息極易被修改或盜取，嚴(yán)重的還會面臨被銷毀的威脅。此外，如果出現(xiàn)計算機病毒，還會使電子文件受到影響。

（四）文檔保存壽命不同

通常情況下，紙質(zhì)文件的保存壽命長，如果將高溫、化學(xué)反應(yīng)等外界因素排除，紙質(zhì)文件甚至能夠保存上千年。而電子文件由于儲存在光盤或是磁盤上，一旦文檔受到磁場影響，將會導(dǎo)致退磁、消磁的發(fā)生，進(jìn)而造成文件丟失。由于電子文件易于保存和傳播，可以通過備份來防止文件發(fā)生丟失情況。

二、傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔的有效融合

（一）做好紙質(zhì)歸檔向電子歸檔的轉(zhuǎn)換工作

當(dāng)前，對于具有法律效力及憑證作用的文件依舊采用紙質(zhì)歸檔方式。因計算機與信息技術(shù)還存在不足之處，電子文件極易被修改。因此，具有重要價值的電子文件也應(yīng)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔，提高數(shù)據(jù)的安全性?；诖耍瑧?yīng)實現(xiàn)紙質(zhì)歸檔與電子歸檔雙向并行。也就是說，針對同一歸檔內(nèi)容采用紙介質(zhì)與磁盤、光盤等介質(zhì)分別歸檔的方式，強化文件的安全系數(shù)。檔案部門應(yīng)在電子文件的目錄處備注相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號和存儲位置，反之亦然。

（二）對歸檔電子文件進(jìn)行技術(shù)處理、

電子歸檔已經(jīng)成為各事業(yè)單位普遍使用的一種辦公形式，要求檔案管理人員參與到文件工作的各領(lǐng)域，對電子文件的接受、處理及保存工作進(jìn)行有效指導(dǎo)。全面了解信息組合的過程，從而確保電子文件所存儲的原始信息的真實性。例如通過技術(shù)處理將已經(jīng)歸檔電子文件屬性改為“只讀”，這樣就不會被隨意更改，有效提升電子文件的可靠性和真實性。

（三）仔細(xì)鑒別所要歸檔的文件

隨著事業(yè)單位辦公領(lǐng)域自動化的進(jìn)一步應(yīng)用，產(chǎn)生了大量形式多樣的紙質(zhì)文件、電子文件。要求檔案管理人員在歸檔前必須做到認(rèn)真鑒別，否則將相同的歸檔文件采用多種形式進(jìn)行歸檔，不僅增加檔案管理人員的工作量，還會增加一定的管理成本。對于電子文件的鑒別與紙質(zhì)文件鑒定標(biāo)準(zhǔn)相同，需要對文件的保存價值進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)測和判斷。在進(jìn)行電子文件歸檔時，檔案部門應(yīng)協(xié)助文件形成部門，針對文件的內(nèi)容、價值進(jìn)行鑒別，在此基礎(chǔ)上檢查內(nèi)容和載體，作出最后的取舍。明確硬件、軟件環(huán)境，根據(jù)電子文件價值來設(shè)定具體的保管期限[2]。

（四）合理采用紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔方式歷經(jīng)了漫長的發(fā)展時期，已經(jīng)具備完整的管理標(biāo)準(zhǔn)。但是在進(jìn)行電子歸檔與管理的過程中，很多管理標(biāo)準(zhǔn)并不適用。因此應(yīng)充分考慮電子歸檔的特殊性，合理采用紙質(zhì)檔案管理中適用于電子歸檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，避免具有長期保存價值的電子文件在歸檔過程中出現(xiàn)損壞。此外，還應(yīng)積極借鑒當(dāng)前國際上的標(biāo)準(zhǔn)及外國先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，從而制定出符合我國實際情況電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，適應(yīng)時代發(fā)展需求。

總結(jié)：從傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔到電子歸檔的變化，是時代發(fā)展進(jìn)步的表現(xiàn)。但兩種歸檔方式各具優(yōu)勢，應(yīng)在廣泛應(yīng)用電子歸檔方式的同時，與紙質(zhì)歸檔互相結(jié)合，確保文件的安全性。進(jìn)一步加強對電子歸檔方式的研究，使其更加科學(xué)化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 賴秀琴.芻議企業(yè)電子文件的歸檔方式及實現(xiàn)條件[J].辦公自動化，2018，23（08）：60-62.

[2] 劉偉珍.檔案歸檔管理和利用方式之研究[J].城建檔案，2017（08）：63-64.