華明秀

摘 要：檔案在現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用，所以應(yīng)采用現(xiàn)代化的手段，對檔案進行有效管理，注重檔案的安全防護，確保檔案資源的全面性以及真實性，充分發(fā)揮檔案的有效作用，為醫(yī)院各項工作的開展提供更加便利的條件，促進醫(yī)院工作的順利進行。本文首先闡述了檔案管理的概念，進而分析了當(dāng)前辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案管理的特點，在此基礎(chǔ)上，論文分析了當(dāng)前檔案管理中存在的問題，以及后續(xù)加強檔案管理工作的對策，相信對從事相關(guān)工作的同行能有所裨益。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：R197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）03（c）-0140-02

1 檔案管理的概念

1.1 檔案的定義

檔案的學(xué)術(shù)概念，以國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》關(guān)于檔案的表述為代表：即檔案是國家機構(gòu)、社會組織或者個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

檔案的法律概念，以《中華人民共和國檔案法》第二條關(guān)于檔案的表述為代表：即本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化以及宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄。

1.2 檔案管理的定義

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者。

1.3 檔案管理工作的內(nèi)容

檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

醫(yī)院檔案管理記錄的內(nèi)容對醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施正常運轉(zhuǎn)、醫(yī)院的科學(xué)研究、醫(yī)療技術(shù)的進步都有重要的參考價值，在一定程度上能推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分。在現(xiàn)今的信息化時代，檔案管理工作也呈現(xiàn)出自動化、現(xiàn)代化，檔案工作的新理念、新思想也隨之產(chǎn)生，準(zhǔn)確的辦公自動化代替了繁瑣的人工操作。辦公自動化是高科技產(chǎn)物，是復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是以計算機和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的先進科學(xué)技術(shù)，由辦公業(yè)務(wù)與辦公人員構(gòu)成的人機信息系統(tǒng)。辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理需要先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔方案、人員培訓(xùn)等多方面的協(xié)調(diào)合作。因此檔案管理部門應(yīng)以辦公自動化為基礎(chǔ)，采取科學(xué)的檔案管理辦法，提高醫(yī)院檔案管理水平，挖掘檔案信息，以滿足醫(yī)院各方面的需求，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

2 辦公自動化后醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 存儲文件的保密性存在隱患

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和盜密技術(shù)的發(fā)展，存儲文件的保密性成為關(guān)鍵。電子文件沒有固定的形式，也不再具有特定的字跡、簽名等特殊標(biāo)記，易于修改，保密性弱，修改的可能性比紙質(zhì)文件要大。醫(yī)院的電子病歷是能實現(xiàn)存儲、管理、傳輸和重現(xiàn)的醫(yī)療記錄，包含文字、符號、圖表、圖形、數(shù)據(jù)、影像等數(shù)字化信息。電子病歷的安全涉及到醫(yī)院的醫(yī)療安全和患者的隱私，安全性、保密性尤為重要。

2.2 檔案管理人員綜合能力不強

多種存儲形式的文件歸檔及檔案管理，與紙質(zhì)檔案管理的方法、原則、技術(shù)不同。傳統(tǒng)的檔案管理人員知識面窄、學(xué)歷偏低，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，管理水平和技術(shù)進步跟不上形勢的發(fā)展，現(xiàn)代化的檔案設(shè)備，不能充分發(fā)揮作用。僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員，缺少了檔案管理的理論和原則也是不能勝任的。所以既懂得現(xiàn)代檔案管理知識又熟悉計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型發(fā)展是當(dāng)今檔案管理人員的新課題。

2.3 檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)

辦公自動化使用的先進設(shè)備方便、快捷，但給檔案存檔帶來了很多問題。辦公自動化后，一般只有正式文件存檔，無原始底稿存檔現(xiàn)象。打印機的打印材料、傳真機接收的文件、復(fù)印件作底稿歸檔的現(xiàn)象也普遍存在。檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后。辦公自動化勢必要把庫存檔案數(shù)字化以便為辦公提供更方便快捷的檢索利用，這就要求對已歸檔的檔案和現(xiàn)行文件提出一個統(tǒng)一的現(xiàn)實可行的標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化系統(tǒng)目前存在水平低、軟件投入少、模擬手工作業(yè)增加管理負(fù)擔(dān)等特點，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。系統(tǒng)開發(fā)商水平參差不齊，開發(fā)隊伍組隊模式不合理、缺乏開發(fā)經(jīng)驗等，使部分軟件產(chǎn)品質(zhì)量不高，系統(tǒng)與其他系統(tǒng)集成度差，為用戶考慮的實際功能較少。系統(tǒng)中將電子公文運轉(zhuǎn)與電子檔案管理的工作貫通在一起的檔案管理子系統(tǒng)更是缺乏。例如醫(yī)院公文管理的 OA 系統(tǒng)與檔案管理軟件之間、庫與庫之間的關(guān)聯(lián)、對接就存在著對文件流程不能全程監(jiān)控、管理的弊端。

4 加強檔案管理工作的對策研究

4.1 加強管理人員隊伍建設(shè)

要搞好管理隊伍建設(shè)，隊伍結(jié)構(gòu)優(yōu)化非常重要。當(dāng)前，要提高疾控檔案管理隊伍建設(shè)質(zhì)量，就必須要加大投入力度，多途徑、多方法地培養(yǎng)創(chuàng)新型、應(yīng)用性、復(fù)合型疾控檔案管理人才，堅持外引、內(nèi)訓(xùn)相結(jié)合，提升疾控檔案管理隊伍質(zhì)量。同時還要適當(dāng)?shù)匾敫偁帣C制，突出工作人員與疾控檔案管理部門之間的雙向選擇性。基于對每名工作人員個體之間差異的考慮，其在很多方面都可以進行互補，比如性格、知識結(jié)構(gòu)等等。

所以要從工作人員的年齡、性別、文化水平、性格特征等進行科學(xué)的隊伍配置，最大限度合理、有效地優(yōu)化管理隊伍結(jié)構(gòu)，爭取能夠?qū)⒚棵ぷ魅藛T的個體優(yōu)勢都發(fā)揮出來，保證疾控檔案管理工作的高效、有序開展。

4.2 大力推進檔案信息化建設(shè)

（1）加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一是對“檔案工作目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)”認(rèn)真學(xué)習(xí)和討論研究，提出標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，對基礎(chǔ)性工作進行梳理和完善。二是加強了硬件建設(shè)，購置快速掃描儀、復(fù)印、打印一體機、裝釘機，更換計算機、購置安裝閱覽桌、書柜、電腦桌等，為檔案轉(zhuǎn)型打下堅實基礎(chǔ)。三是深層次開發(fā)檔案管理軟件，對室藏永久和部分長期保存的檔案進行掃描掛接，真正意義上實現(xiàn)了數(shù)字圖像與相關(guān)聯(lián)目錄數(shù)據(jù)的掛接，達(dá)到了在目錄級下進行全文檢索、查閱、瀏覽。

（2）創(chuàng)建《圖片檔案系統(tǒng)》。為加強圖片檔案管理，更好地完整保存圖片，使各科室在日常工作中形成的圖片及時上傳該系統(tǒng)歸檔，這樣就可以做到圖片、文字、排序自動生成，操作簡單、使用便捷，設(shè)計科學(xué)合理，結(jié)束了圖片檔案刻制光盤的保存方法，大大提高了圖片檔案的歸檔率、完整率和利用率。

（3）加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義

第一保護了紙質(zhì)檔案的載體及信息安全。檔案多為紙質(zhì)檔案，類型多樣，時間跨度比較大，有些形成時間較長的紙質(zhì)檔案面臨著紙質(zhì)老化的問題，如不及時對其信息內(nèi)容進行轉(zhuǎn)移，一旦紙質(zhì)發(fā)黃發(fā)脆，存儲信息極易丟失，本著對原件的保護和歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，加快紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)移至電子設(shè)備儲存勢在必行。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化儲備具有極大地優(yōu)勢：一方面，儲存所占的空間小；另一方面，便于維護和利用。

第二提高了利用率。目前，檔案仍然是“你查我調(diào)”的傳統(tǒng)利用方式，紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描后，工作人員在接待查檔時，就不必調(diào)取紙質(zhì)載體，直接從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取掃描件再打印即可，這種方式大大節(jié)省了查檔時間，提高了檔案的服務(wù)效率，同時，也避免了紙質(zhì)載體因反復(fù)利用而產(chǎn)生的損耗，可謂是一舉兩得。

第三便于異地備份的開展。異地備份主要是為了避免因自然災(zāi)害等不可預(yù)知因素對檔案室室藏檔案的損壞，2008 年的汶川地震對北川檔案館館藏檔案的嚴(yán)重破壞令人痛心疾首，也因此，異地備份也成為近幾年檔案學(xué)術(shù)界的一個研究熱點。紙質(zhì)檔案具有載體和信息不可分開的特征，如果采用復(fù)制的方式儲存在其他檔案保管機構(gòu)，少量的珍貴檔案可以如此，數(shù)量多了，保管成本也不斷提高。如果采取數(shù)字化存儲的方式進行異地備份，對承擔(dān)備份任務(wù)單位而言，無疑可以大大降低管理成本。

總之，通過數(shù)字化掃描，加強對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)是各級各類檔案館面臨的共同任務(wù)。

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