龔娜 東方汽輪機(jī)有限責(zé)任公司 618000

當(dāng)前，計算機(jī)技術(shù)得到迅猛發(fā)展，信息以及網(wǎng)絡(luò)化逐漸成為現(xiàn)代化發(fā)展的主題。這一背景下，怎樣促使文書檔案管理工作順應(yīng)時代發(fā)展，提升文書檔案管理水平，是文書檔案管理工作應(yīng)當(dāng)深入思考的一個問題。因此，相應(yīng)工作人員必須加強(qiáng)對文書檔案管理工作的信息化建設(shè)。因此，對基于信息化背景下的文書檔案管理工作進(jìn)行分析，意義深遠(yuǎn)。

1.文書檔案管理工作的信息化管理理念

當(dāng)前，我國進(jìn)入了信息化時代，計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)逐漸被廣泛的應(yīng)用在管理工作當(dāng)中，這種情況下，對于文書檔案管理工作也提出了更高的要求。為了應(yīng)對時代發(fā)展的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要求先為其配置和時代相適應(yīng)的信息化管理理念。單位文書檔案信息化管理工作，主要是將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用在該工作中，促使文書檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化進(jìn)程， 并且對文書檔案管理工作的人工流程、人員素質(zhì)以及人機(jī)交互等進(jìn)行適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變。對市場資源、網(wǎng)絡(luò)資源等進(jìn)行整合，最終進(jìn)一步提升文書檔案管理工作水平以及工作效率。充分貫徹和落實(shí)信息化管理理念，對文書檔案管理工作的流程以及運(yùn)行機(jī)制等進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，只有這樣才能夠促使文書的檔案管理工作順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展。

2 傳統(tǒng)文書檔案管理方式的弊端

對于傳統(tǒng)文書檔案管理工作而言，其主要是通過紙質(zhì)載體來實(shí)現(xiàn)的，多數(shù)檔案因?yàn)榇娣拍甏眠h(yuǎn)，導(dǎo)致檔案在具體查閱過程中，容易出現(xiàn)破損現(xiàn)象，從而促使這些檔案難以得到較好的保存。同時文書檔案管理工作的過程較為繁瑣，文書檔案管理工作幾乎包含整個單位的全部部門的存在保密性的資料，對這些資料進(jìn)行歸檔、編目、上架等過程中，可能會涉及不同部門的相關(guān)人員，對此在具體管理過程中，可能會涉及不同部門相關(guān)人員，所以在對其進(jìn)行管理過程中，可能會發(fā)生人員交錯、工作繁雜的現(xiàn)象。

3 信息化背景下的文書檔案管理策略

3.1 提高管理意識，創(chuàng)新管理理念

任何工作在開展過程中均需要具備一定的思想和理念，將其作為支撐和引導(dǎo)。對于文書管理的信息化，也需要將現(xiàn)代信息化技術(shù)作為載體，通過現(xiàn)代信息管理理念進(jìn)行引導(dǎo)，進(jìn)而促使信息技術(shù)的優(yōu)勢得到充分展示，進(jìn)一步提升文書檔案管理效率。對此，相關(guān)工作人員需要進(jìn)一步深化對文書檔案管理方面的認(rèn)知，要了解現(xiàn)代化文書檔案管理不同以往，在開展工作過程中，需遵循現(xiàn)代化社會的發(fā)展。管理人員要對信息化管理理念進(jìn)行不斷創(chuàng)新，制定科學(xué)可行的管理計劃，制定管理目標(biāo)，然后有條不紊的開展文書檔案管理工作。同時，單位需要適當(dāng)?shù)脑黾釉谖臅鴻n案管理工作方面的資金投入，可以將現(xiàn)代化信息設(shè)備應(yīng)用在文書檔案管理工作中去，結(jié)合文書檔案資料情況進(jìn)行分類，對資料進(jìn)行收集、分類和整理，最終促使文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。

3.2 建設(shè)信息平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享

進(jìn)行文書檔案的最終目標(biāo)便是對檔案信息進(jìn)行充分挖掘，針對原有檔案內(nèi)容、檔案技術(shù)或者檔案服務(wù)等進(jìn)行充分利用，并且進(jìn)行有效整理，或者適當(dāng)?shù)母纳?，對檔案信息進(jìn)行收集之后，通過相關(guān)信息技術(shù)對其進(jìn)行加工和處理，然后借助當(dāng)前多元化的媒體將其展示出來，方便獲取、快速傳播，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案應(yīng)用增值服務(wù)，能夠促使檔案的價值得到充分實(shí)現(xiàn)。

以本公司為例，檔案文件通過電子流程上傳至OA系統(tǒng)，完成線上歸檔流程的電子文書檔案，可在檔案歸檔管理中的歸檔模塊進(jìn)行查詢、利用。同時，其條目數(shù)據(jù)也應(yīng)定期同步到航星綜合檔案管理系統(tǒng)中，并生成移交單，并可在航星綜合檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行科研檔案組卷、整理、編目等工作。促使本公司的文書檔案管理工作效率得到進(jìn)一步提升，檔案管理水平也得到有效提高。

3.2.1 建立文書檔案加工系統(tǒng)

結(jié)合文書檔案管理的實(shí)際情況，針對文書檔案的初步加工進(jìn)行科學(xué)有效的設(shè)計，從而建立起相應(yīng)的文書檔案加工系統(tǒng)。這樣做主要是為了對文書檔案資料進(jìn)行收集和整理，主要功能應(yīng)具備收集、刪除、錄入等，同時還對不同文件報表進(jìn)行打印。

3.2.2 文書存儲系統(tǒng)

因?yàn)槲臅鴻n案管理工作內(nèi)容比較繁雜，任務(wù)量也比較大，因此要借助信息化設(shè)備建立文書檔案資料數(shù)據(jù)庫。對預(yù)歸檔、檔案管理量大模塊進(jìn)行綜合分析，先要將存在保存價值的文件當(dāng)成是不同類別，然后將其轉(zhuǎn)存到與之相關(guān)的文檔庫當(dāng)中，對其進(jìn)行歸檔處理，從而保障文檔具有較高的完整性。此后再針對移交后的文件以及預(yù)歸檔完成的文件作出相應(yīng)分類，將其存儲在文書檔案庫當(dāng)中，此后再對這些文件進(jìn)行收集、檢索、整理、統(tǒng)計并打印。通過這種方式，促使信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)立能夠?yàn)橐?guī)范文書檔案數(shù)字格式提供一定幫助，最終提升文書檔案資源的利用效率。

3.2.3 文書檔案查詢系統(tǒng)和保密

信息化時代背景下，在相應(yīng)的文書檔案管理工作中，面臨的最大問題就是對檔案資料進(jìn)行保密，對于這一問題，要求相關(guān)人員對軟件進(jìn)行開發(fā)以及設(shè)計，對于不同類型的檔案資料進(jìn)行針對性的管理，構(gòu)建相應(yīng)的文書檔案資料查詢權(quán)限。對檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的相應(yīng)模塊，實(shí)現(xiàn)對電子文件的瀏覽、下載和打印，同時還能夠?qū)﹄娮游募?shí)施在線借閱申請，同時還可以添加到收藏夾。

4 結(jié)束語

總之、文書檔案管理工作對于企業(yè)來說十分重要，但是當(dāng)前多數(shù)企業(yè)對文書檔案管理工作缺乏重視力度，在這方面的投入也相對較少，促使不少單位的文書檔案管理工作不能順應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展。對此，要求企業(yè)加大對文書檔案管理部門的建設(shè)， 加大投入力度，引進(jìn)先進(jìn)管理軟件，加大隊伍建設(shè)，最終提高文書檔案管理工作效率。