阿里古麗?吐爾德

摘 要：檔案管理逐漸趨于信息化模式發(fā)展，剔除了傳統(tǒng)的勞動力單向化信息記錄形式，不僅便于信息的檢查填補，使得一些有漏洞的信息得到完善，同時還能夠避免筆誤造成的手寫信息失信、浪費紙張等問題，信息的收集更為便捷化，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的遠程終端軟件發(fā)放，就可以短時間的將檔案有關(guān)信息調(diào)查清楚，并做好檔案的安全留存，縮減了檔案歸納的空間，通過云端空間的保存，信息能夠大量的存儲，隨時通過查閱等形式調(diào)取信息，不必“大海撈針”式翻閱，節(jié)省了檔案管理的時間，使得檔案管理的效率大幅度提升，目前我國的事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)正在如火如荼的展開，有關(guān)人員應(yīng)與時俱進，掌握新時期的檔案管理措施，優(yōu)化管理流程， 使得檔案管理更具有效性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

新疆迎來了信息化的熱潮，各行各業(yè)都展開了信息化的建設(shè)，針對事業(yè)單位的檔案管理來說，信息化的構(gòu)建已經(jīng)逐漸成型，傳統(tǒng)的人力信息收集形式已經(jīng)成為歷史，目前檔案管理采取電子化信息與紙質(zhì)版信息兩種形式，方便各類的信息匯總，以電子信息為核心的處理模式，分門別類的將有關(guān)的信息整合到一個文件夾中，便于保存與信息的傳輸，且提高了信息的安全性與保密性，可在移動終端設(shè)計密碼保護系統(tǒng)信息，并將信息傳送到處云終端，避免受到設(shè)備的干擾造成信息的流失，信息化建設(shè)中還存在一定的問題，可結(jié)合現(xiàn)有的建設(shè)情況進行分析，綜合提高電子檔案管理的效率。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 檔案管理人員的綜合能力有待加強

檔案管理人員需要具備較高的責(zé)任意識，甚至能夠不畏強權(quán)，在管理崗位上依照章程辦事，管理中無論是新老員工其管理能力與管理的責(zé)任意識都亟待提高，遇到一些領(lǐng)導(dǎo)人想要查閱資料，有時候沒有經(jīng)過流程記錄就允許其擅自翻閱，甚至將資料帶走復(fù)印，潛在較大的風(fēng)險影響，管理人員的信息化處理能力還較為薄弱，僅會簡單的打字是不夠的，應(yīng)具備各種辦公室軟件的數(shù)據(jù)計算能力、表格列舉能力、文檔傳輸能力等，由于他們對現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不夠熟練，所以在運用計算機的過程中總是出現(xiàn)這樣或那樣的問題，不能夠利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行檔案管理工作，對于檔案資料的收集和整理過程還只是采用最原始的方法，既浪費了大量的時間，也浪費了檔案工作人員大量的精力。

1.2 檔案管理信息化制度不夠完善

由于事業(yè)單位的檔案管理工作一直采用的是原始的管理方法，因此，在進行檔案管理信息化建設(shè)后，很多的制度沒有建立和完善，影響了檔案管理工作的進行。檔案管理工作者在進行信息化管理時沒有任何的參照物，只是按照原來的制度進行管理，當然會出現(xiàn)很多的問題，導(dǎo)致很多的檔案資源沒有得到充分地利用，檔案資料的價值也沒有得到充分地發(fā)揮，影響了事業(yè)單位檔案管理工作的進行。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化策略

2.1 制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)要制定總體規(guī)劃時，應(yīng)該按照事業(yè)單位經(jīng)濟發(fā)展的基本戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位的自身特點和發(fā)展目標基礎(chǔ)上，要深入調(diào)查研究和科學(xué)推理論證，制定一個可行的檔案管理信息化的長期規(guī)劃和近期規(guī)劃，形成一個更大的網(wǎng)絡(luò)管理模型的檔案信息管理模式，促進檔案信息的協(xié)調(diào)發(fā)展。同時，還應(yīng)注重檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果，高度重視系統(tǒng)對事業(yè)單位的信息服務(wù)目標支持，強調(diào)了系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，為檔案管理的未來發(fā)展道路，留下大量的可擴展空間。

2.2 建立實用的檔案信息網(wǎng)站

在檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)中，首先，要選擇有升級能力、在開發(fā)能力的檔案信息管理操作系統(tǒng)，用來適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理發(fā)展的日益更新的需求，突出檔案信息網(wǎng)站強大的檢索功能，發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)管理重要的優(yōu)勢；其次，在檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，要選擇標準化的設(shè)備。設(shè)備的選擇必須符合我國有關(guān)標準，最好是目前市場上的主流產(chǎn)品，或者和與國內(nèi)外實力雄厚的企業(yè)合作，為事業(yè)單位量身定制檔案文件管理部分的開發(fā)檔案管理系統(tǒng)操作，以此保障檔案信息化建設(shè)的良好開展，提供一個確保文件管理可以安全有效的更新、升級，降低在未來的開發(fā)成本。同時，在網(wǎng)絡(luò)中選擇配置時應(yīng)充分考慮實際的網(wǎng)絡(luò)容量，響應(yīng)時間和傳輸速度。

2.3 在工作中加強滲透科學(xué)發(fā)展觀觀念

著重的將科學(xué)發(fā)展觀觀念徹底的落實到工作中的方方面面，加強服務(wù)意識、在工作中嘗試進行超前服務(wù)、主動服務(wù)等等，深入單位、社會去調(diào)查，充分了解人們對信息的需求，從而整合、優(yōu)化檔案內(nèi)容，充實檔案資源，充分體現(xiàn)檔案資源的作用和價值。同時，作為事業(yè)單位的檔案管理人員還應(yīng)加強信息安全意識，做好檔案信息公開以及檔案信息保密工作，正確處理兩者之間的關(guān)系，維護個人或者單位或者國家的穩(wěn)定以及人民的合法權(quán)益等等。在工作過程中結(jié)合科學(xué)發(fā)展觀的觀念，適當?shù)膶y(tǒng)檔案管理進行創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)墨守成規(guī)的思想和做法，推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.4 加快事業(yè)單位檔案管理模塊建設(shè)

現(xiàn)如今，我國事業(yè)單位檔案數(shù)字化主要是通過先進的信息手段，在檔案部門各種材料的載體形式上，處理成數(shù)字信息模式，建立一個系統(tǒng)、規(guī)范、便于查找的檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在互聯(lián)網(wǎng)上對資源隨時更新發(fā)布新信息，提供高質(zhì)量，快速的檔案信息服務(wù)工作?，F(xiàn)如今，我國館藏檔案的全文數(shù)字化，不是對館藏的所有檔案進行數(shù)字化，而是對館藏檔案資源數(shù)字化進行全面分析，突出重點，逐步解決。在檔案數(shù)字化管理模式建立的同時，應(yīng)該強調(diào)建立數(shù)字檔案并不意味著傳統(tǒng)的檔案管理模式、檔案載體的消亡，而是要適應(yīng)時代發(fā)展的潮流，形成一種長期共存，相互補充的合作。

2.5 加強專業(yè)人才的培養(yǎng)

在事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運行工作中，檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)尤為重要。加強培養(yǎng)工作人員的專業(yè)能力，能夠有效提高事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展。因此事業(yè)單位在推進檔案管理系統(tǒng)信息化的過程中，應(yīng)注重對相關(guān)工作人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，使工作人員能夠?qū)π畔⑵脚_的使用技能不斷提升，滿足靈活使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的需求，從而有效的促進檔案管理信息化建設(shè)。

2.6 增強檔案信息化設(shè)備的置辦工作

檔案信息化建設(shè)工作屬于是系統(tǒng)工程，涉及信息的收集、保管、利用等內(nèi)容，同時，這幾個內(nèi)容之間都是環(huán)環(huán)相扣，缺一不可的。這也就預(yù)示著檔案設(shè)備在置辦過程中需要齊全、充足，符合規(guī)范化、信息化的要求，進而將不同類、不同載體的檔案信息有序的進行保管，便于日后的查找。促使檔案信息逐漸實現(xiàn)信息資源數(shù)字化管理，推動檔案信息的全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，置辦多媒體設(shè)備，實現(xiàn)檔案存儲的電子化，全文信息的電子化查詢等等，提升數(shù)字檔案綜合業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的先進性，還可以將建立的電子信息通過網(wǎng)絡(luò)進行發(fā)布，拓寬檔案部門的服務(wù)途徑。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會的發(fā)展，為了適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢，事業(yè)單位必須要加強檔案管理信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，為實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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