閆海婷

摘 要：當(dāng)前企事業(yè)單位中的檔案數(shù)量日益增加，同時(shí)部分企事業(yè)單位依然還未達(dá)到檔案的數(shù)字化管理，面對(duì)數(shù)量不斷增加的紙質(zhì)檔案，如何確保檔案的質(zhì)量則是目前亟待解決的問(wèn)題。特別是衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理，為了確保檔案的質(zhì)量，需全面實(shí)施數(shù)字化管理。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督檔案；管理；數(shù)字化

1 引言

衛(wèi)生監(jiān)督檔案所指的是衛(wèi)生監(jiān)督主體根據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)法人、個(gè)人以及組織實(shí)施和衛(wèi)生相關(guān)的事項(xiàng)許可，對(duì)于落實(shí)衛(wèi)生法律規(guī)范的狀況實(shí)施監(jiān)管，同時(shí)對(duì)其行為做出相應(yīng)處理的行政執(zhí)法環(huán)節(jié)直接產(chǎn)生的具備儲(chǔ)存價(jià)值的圖表、文字以及聲像等各類不同形式的文件材料。其主要可以劃分為衛(wèi)生監(jiān)督檢查檔案、衛(wèi)生審核檔案以及衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)檔案等等。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的重要性分析

2.1 促進(jìn)檔案數(shù)字化管理

衛(wèi)生監(jiān)督檔案將保存與運(yùn)用檔案由以往手工操作轉(zhuǎn)變成收集信息與現(xiàn)代化管理，合理分配衛(wèi)生監(jiān)督檔案的各種信息資源，是向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的關(guān)鍵渠道。經(jīng)過(guò)衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理創(chuàng)建，能夠使得衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法部門(mén)及時(shí)、精準(zhǔn)的采集信息，進(jìn)而共同分享檔案信息資源。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，不僅能夠節(jié)約時(shí)間，同時(shí)還能夠有效拓展檔案內(nèi)容。

2.2 充分保障領(lǐng)導(dǎo)決策

及時(shí)精準(zhǔn)的決策，合理的管理措施，需經(jīng)過(guò)平穩(wěn)、可靠的信息與快速的分析能力提供保障。因此，衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理將會(huì)呈現(xiàn)出以下兩個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)：第一，衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)處理環(huán)節(jié)和管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，為領(lǐng)導(dǎo)人員提供了相應(yīng)的決策依據(jù)；第二，衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法部門(mén)依法監(jiān)管形成的電子檔案，為衛(wèi)生管理能力的加強(qiáng)奠定了較好的基礎(chǔ)。

2.3 提升執(zhí)法效率

檔案數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)一次性投入，多次產(chǎn)出，資源分享，不但能夠節(jié)省保管空間，防止人員和紙張的大量浪費(fèi)，同時(shí)確保了檔案保存的安全性，避免出現(xiàn)修改檔案的行為。數(shù)字化管理需要檔案第一時(shí)間歸檔，進(jìn)而確保衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)性、全面性，便于檔案的查閱，在較大程度上加強(qiáng)了檔案的運(yùn)用效率，增強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督部分的執(zhí)法質(zhì)量。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的途徑

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)字化管理理念

長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)模式的檔案管理理念對(duì)于管理工作者的影響非常之大，在針對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，在傳統(tǒng)理念的影響下很難創(chuàng)新管理模式。為了達(dá)到衛(wèi)生監(jiān)督檔案的數(shù)字化管理，完全突破傳統(tǒng)管理理念，數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用是非常重要的。在進(jìn)行檔案管理以前能夠?qū)芾砣藛T實(shí)施培訓(xùn)，使得其可以充分意識(shí)到數(shù)字化管理所具備的優(yōu)勢(shì)，借此加強(qiáng)檔案管理工作者數(shù)字化的管理理念，漸漸產(chǎn)生和檔案實(shí)體管理相迎合的管理形式。全面實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理需要突破以往的管理理念，樹(shù)立起數(shù)字化的管理理念，針對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理形式實(shí)施數(shù)字化改造，借此全面推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的數(shù)

字化。

3.2 創(chuàng)建完善的監(jiān)管機(jī)制

需創(chuàng)建統(tǒng)一的檔案管理指標(biāo)。因?yàn)楦鱾€(gè)部門(mén)的工作需求，各自明確了相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)格式，各個(gè)部門(mén)間的信息很難共享，所以為了防止以上問(wèn)題的出現(xiàn)需創(chuàng)建起統(tǒng)一的檔案管理指標(biāo)。統(tǒng)一的檔案管理指標(biāo)需要格式統(tǒng)一、整潔大方、結(jié)構(gòu)完善。檔案根據(jù)相應(yīng)的指標(biāo)轉(zhuǎn)、歸類、存檔。分門(mén)別類采集整理，并且根據(jù)相應(yīng)的順序索引，在較大程度上加強(qiáng)了工作效率。創(chuàng)建完善的監(jiān)督管理制度，激發(fā)管理工作者的積極性?？?jī)效考核機(jī)制的執(zhí)行，全面激發(fā)管理工作人員的熱情，端正管理者的態(tài)度。同時(shí)監(jiān)督不單單拘泥于考核，還需監(jiān)管整個(gè)數(shù)字化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，定期針對(duì)檔案實(shí)施檢查，軟件的日常維護(hù)、升級(jí)工作的全面貫徹。數(shù)字化的檔案管理不僅需求快捷性、合理性，更為主要的便是關(guān)注其實(shí)用性與時(shí)效性，在如此的監(jiān)督管理狀況下，才可以安全、穩(wěn)定地工作。

3.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬、軟件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理數(shù)字化創(chuàng)建不可或缺的基本要素，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)運(yùn)用與數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用的重要基石。所以，衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)需引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等完善的硬件設(shè)施，以使得其能夠適用于系統(tǒng)中海量數(shù)據(jù)的迅速處理，文字圖片的掃描以及聲像檔案材料的錄入、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的創(chuàng)建等等，并且按照衛(wèi)生監(jiān)督檔案的實(shí)際狀況，選擇一套功能完善的信息系統(tǒng)軟件。唯有硬、軟件設(shè)施同時(shí)兼?zhèn)?，才可以達(dá)到衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)檔案數(shù)字化建設(shè)的本質(zhì)需求，達(dá)到衛(wèi)生監(jiān)督檔案的數(shù)字化管理。

3.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

若想達(dá)到衛(wèi)生監(jiān)督檔案的數(shù)字化管理，便需要增強(qiáng)對(duì)于檔案數(shù)字化管理人才團(tuán)隊(duì)的培育與建設(shè)。能夠繼續(xù)教育、崗位培訓(xùn)等途徑，增強(qiáng)對(duì)于管理工作者的專業(yè)理論與技能的培養(yǎng)，全面普及數(shù)字化技術(shù)專業(yè)知識(shí)。除單位需增強(qiáng)對(duì)檔案工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以外，檔案管理工作者本身同樣需增強(qiáng)學(xué)習(xí)專業(yè)理論與技能的自覺(jué)性，全面把握同時(shí)可以熟練的運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)。伴隨科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的大量運(yùn)用，因此，檔案的數(shù)字化創(chuàng)建已經(jīng)成為了檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，此環(huán)節(jié)并非是一蹴而就的，對(duì)于當(dāng)前衛(wèi)生監(jiān)督檔案重點(diǎn)出現(xiàn)改變、科技含量較低以及管理制度不完善等問(wèn)題依然存在，政府部門(mén)與衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)需要運(yùn)用合理高效的措施以妥善處理并給轉(zhuǎn)變此種情況。由增大信息基礎(chǔ)設(shè)施投資、增強(qiáng)檔案數(shù)字化人才團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)以及加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理等層面入手，必然可以加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的數(shù)字化管理水平，促使檔案管理工作更加好的符合時(shí)代發(fā)展要求，快速的進(jìn)入數(shù)字化，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展作出巨大的貢獻(xiàn)。

4 結(jié)論

綜上所述，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)有助于我們國(guó)家的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作取得更好的成績(jī)。衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理不但可以保障檔案信息的安全性，同時(shí)還可以在一定程度上減少管理工作的工作量，加強(qiáng)工作效率。

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