摘 要：伴隨著國家“一帶一路”倡議的加快實施、京津冀一體化建設的深度推進和雄安新區(qū)的建設，給施工企業(yè)帶來了更大的發(fā)展與機遇。工程項目的增加，必然會產(chǎn)生大量的項目檔案，項目檔案的管理水平又直接影響項目的總體驗收和項目成果在生產(chǎn)經(jīng)營等方面的運用。因此，項目檔案管理與項目管理必須同步實施。

關鍵詞：項目檔案；管理；項目管理；同步實施；必要性

伴隨著國家“一帶一路”倡議的加快實施、京津冀一體化建設的深度推進和雄安新區(qū)的建設，給施工企業(yè)帶來了更大的發(fā)展與機遇。工程項目的增加，必然會產(chǎn)生大量的項目檔案，項目檔案的管理水平又直接影響項目的總體驗收和項目成果在生產(chǎn)經(jīng)營等方面的運用。因此，項目檔案管理與項目管理必須同步實施。本文就是從項目檔案管理的角度，談一談做好項目檔案管理與項目管理同步實施的必要性。

1 充分認識項目檔案的重要性

國家對建設項目檔案越來越重視，要求也越來越嚴格。根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。此外，項目檔案的保管期限一般長于項目實體的存在期限，項目檔案比項目實體的生命周期更長、信息價值更大。如果項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設項目發(fā)揮最大的效益。

2 項目檔案管理與項目管理的關系

項目檔案是項目建設在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文件材料；是經(jīng)過鑒定、整理后形成的完整、準確、系統(tǒng)的檔案。項目檔案管理是項目管理的一部分，項目管理與項目檔案管理二者是不可分割的、相輔相成的關系。

3 項目檔案管理中常見問題

現(xiàn)在項目檔案管理中，常出現(xiàn)如下問題：

1）管理職責不明確。主要體現(xiàn)在文件材料的收集職責分工不明確，檔案人員對應收集的材料不清楚，專業(yè)知識不熟悉。

2）檔案人員不穩(wěn)定，檔案管理業(yè)務不熟悉。由于一些大型工程項目建設施工具有周期長，點多、線長、分散的特點，建設管理單位對檔案工作重視不夠，沒有及時配備檔案管理人員，施工單位專業(yè)技術人員變化更換頻繁，沒有設置專人負責文件材料的收集工作。

3）收集不齊全。建設項目前期文件缺失較多，如土地征用文件、協(xié)議文件等，設計基礎文件、設計文件，如：設計審批文件、技術文件、批準概算書等，施工文件如質(zhì)量檢查報告、竣工報告、竣工簽證書等，監(jiān)理文件，如工程進度計劃報審、設計變更報審、特殊工程資質(zhì)報審等；設備文件，如無設備開箱記錄等。

4）文件質(zhì)量不符合規(guī)范要求。文件材料格式不規(guī)范、內(nèi)容不符合規(guī)范要求，文件材料的形成不符合耐久性要求；文件簽章手續(xù)不完整、不真實；復印件較多，如原材料證明與試驗報告等多為復印件，工程竣工圖修改不符合要求等。

5）整理編目不符合規(guī)范要求。文件材料組卷不合理、分類不準確；案卷題名擬寫不規(guī)范，檔案編目不符合國家規(guī)范要求等。

6）歸檔不及時。由于平時不注意檔案資料的收集，工程技術人員更換頻繁，工程需要結(jié)算時才突擊整理，不僅造成工程檔案不能及時歸檔，而且很難保證項目檔案的完整、齊全、準確。

7）電子檔案未完成歸檔或歸檔后不方便提供利用。平時不注意電子文件的收集，歸檔前未及時進行掃描，造成電子檔案不能完成歸檔；有的工程雖完成了掃描工作，但仍未完成檔案庫的建立，不能有效提供利用。

8）工程現(xiàn)場聲像材料歸檔不齊全。工程施工現(xiàn)場不注意聲像材料的形成、收集，造成聲像材料不能反映工程質(zhì)量、安全、進度等問題。

4 要解決上述問題，項目檔案管理工作就必須要與項目建設管理同步實施

1）建設項目檔案資料是隨著項目的建設環(huán)環(huán)相扣、段段相連、步步延伸、逐漸形成的，這些檔案資料一旦形成，其完整、準確、系統(tǒng)性就已經(jīng)客觀存在了，要保持這種客觀性，從工程項目立項建設伊始，就注意文件材料的形成、積累工作，文件質(zhì)量是關鍵，積累是基礎，回憶錄式的檔案不能作為日后檔案利用的依據(jù)。強調(diào)從項目的提出、論證初始，就要有專人對檔案工作進行通盤考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，遵循工程建設和檔案形成的規(guī)律，堅持檔案工作與工程建設同步管理，保證歸檔資料的“完整、系統(tǒng)、準確”。

2）在項目管理中，必須要明確項目檔案分管領導、檔案部門負責人、各職能部門負責人、專（兼）職檔案人員的職責，健全項目檔案管理制度。檔案分管領導是本單位檔案工作的最高責任人，對檔案工作負總責。通過層層落實，明晰責任人，建立檔案工作管理體制，堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣就改變了檔案管理工作得不到重視、經(jīng)常出現(xiàn)“亡羊補牢”現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案工作的正常開展。

3）堅持項目檔案管理工作與工程建設“五同步”（即“同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔”）是我國基本建設項目檔案工作的一條重要經(jīng)驗，也是基本建設項目檔案工作是否能達到預期效果的關鍵。一是項目建設前期階段就應及時建立檔案工作，加強對前期階段產(chǎn)生的文件材料的管理，在建設合同中要明確提出對文件材料的編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實建設項目的實施過程中，要同時檢查落實檔案工作的情況。三是在工程竣工驗收時，要同時驗收工程檔案情況，在竣工階段，必須按要求認真進行項目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。要按國家要求組織竣工檔案資料的專項驗收。四是在竣工驗收三個月內(nèi)，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔要同步。

4）合同是一切項目基礎，是約束參建各方強有力的法律依據(jù)和紐帶，有了合同就有了工作的主動權和法律保障。因此，項目檔案要納入合同管理，明確有關方面提交檔案的相關要求，如對檔案移交的范圍、整編質(zhì)量、套數(shù)、移交時間、歸檔載體形式等要有明確的要求，取得檔案工作的主動權，確保檔案的完整、系統(tǒng)、準確。

5）在項目施工階段，不定期開展有關項目檔案管理的培訓，努力提高有關項目參與人員以及項目內(nèi)兼職檔案員的業(yè)務素質(zhì)。只有項目人員對檔案工作重視了、了解了，檔案管理工作才會開展得更順利，項目管理工作才會更好。同時，要保持檔案人員的穩(wěn)定性。

6）建立項目檔案網(wǎng)絡化管理。通過網(wǎng)絡化管理，使項目人員與檔案管理人員可以清楚知悉項目進程，使之更便捷、更及時、更系統(tǒng)地了解項目管理各節(jié)點工作，為材料的整理、移交、歸檔、提供利用等工作提供有力保障。

7）注重項目建設中聲像、電子檔案的同步收集。對開工前、施工過程中、竣工及驗收中的重點部位、主要設施情況、工程質(zhì)量情況、主體工程、典型施工過程以及開、竣工儀式、重大事件等及時收集，同步管理，確保聲像、電子檔案的歸檔質(zhì)量符合要求。

5 結(jié)束語

項目檔案對項目后期的管理、運營、維護等起著十分重要的作用，項目檔案的驗收也關系著整個項目的順利竣工驗收，整個項目活動的全過程和成果也都在項目檔案中體現(xiàn)，可以說，項目檔案是一個項目的守護者，因此項目檔案的管理要與項目管理同步進行，制定項目檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為，確保項目檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。

參考文獻

[1]《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實施指南 李和平主編.

[2]《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（國家檔案局DAT28-2002）.

[3]《天津市重點建設項目檔案工作指南》（天津市檔案局）.

作者簡介

侍莉莉，女，館員，從事科技檔案管理工作。