文/長江南京航道局 馬琰

科技檔案不同于其他的檔案，具有一定的特殊性，主要保存的是在科學(xué)研究和生產(chǎn)過程中的形成的具有一定價(jià)值的圖紙、材料以及聲像資料等等，是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣、難度大的工作，在信息技術(shù)發(fā)展迅猛的今天，我們更要重視科技檔案的管理工作，以使這些珍貴的資料更好地為社會(huì)進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

一、科技檔案管理工作存在的問題

（一）重視程度不夠，利用率低。因?yàn)榭萍紮n案不能直接帶來經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致有的單位在思想上存在偏見，對(duì)檔案的作用未形成充分的認(rèn)識(shí)，在資金、人力等方面投入較少，造成檔案管理硬件設(shè)施不足，影響管理工作的開展。再者領(lǐng)導(dǎo)層的不重視無形中也使得管理人員的意識(shí)淡薄，工作中消極懈怠。其次，科技檔案的信息資源沒有得到有效的利用和開發(fā)，無法滿足新形勢的需要。在傳統(tǒng)的管理模式中，比較重視收藏，其價(jià)值沒能真正發(fā)揮出來，檔案管理的意義不大，如同虛設(shè)，這樣不利于科技檔案管理的深入發(fā)展。

（二）管理制度不完善，工作不規(guī)范。在當(dāng)前的檔案管理工作中，由于制度的不完善，使得檔案管理存在盲目性大、隨意性強(qiáng)的問題，很多有價(jià)值的檔案資料收集、歸檔不及時(shí)，或者少歸、錯(cuò)歸、漏歸現(xiàn)象突出，甚至課題還沒有驗(yàn)收、成果還沒有鑒定就匆忙歸檔，影響了檔案的利用率，資源被浪費(fèi)。其次，檔案內(nèi)容不夠全面，形式也比較單一，紙質(zhì)材料居多，影像資料較少，使得檔案的真實(shí)性大打折扣，同時(shí)破壞了檔案工作的完整性。另外，檔案管理工作人員職責(zé)不明確，導(dǎo)致工作中積極性、主動(dòng)性較差，對(duì)科技檔案的收集、移交、歸檔工作不及時(shí)，工作效率不如人意，還有一些人為原因造成檔案破損，比如相關(guān)人員借閱后不能盡快歸還，嚴(yán)重時(shí)造成資料的遺失，這是一筆不小的損失，造成檔案資料喪失了應(yīng)有的價(jià)值及功能。

（三）現(xiàn)代化管理水平低?，F(xiàn)在信息時(shí)代，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，在這樣的背景下，科技檔案的管理在查詢與對(duì)接等方面存在技術(shù)與手段相對(duì)落后的現(xiàn)象，處于尷尬的境地，設(shè)備陳舊、手段落后，幾臺(tái)電腦就是檔案管理工作的全部，軟件得不到及時(shí)的升級(jí)、設(shè)備得不到及時(shí)的更新，制約了科技檔案管理工作的發(fā)展。比較明顯的是在對(duì)檔案進(jìn)行收集、編輯、檢索等環(huán)節(jié)中，依然采用手工的方式，不僅影響了工作效率，還出現(xiàn)了資料不完整、歸檔不及時(shí)等問題，使檔案的開發(fā)和利用難度進(jìn)一步加大了，根本就適應(yīng)不了新形勢的發(fā)展趨勢。

（四）檔案管理的人員素質(zhì)有待提高?，F(xiàn)階段，從事檔案管理工作的一般是單位年齡比較大、快退休的人員，也有年輕的工作人員，他們的共同點(diǎn)是均非檔案專業(yè)畢業(yè)，并且很多人沒有接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，很難適應(yīng)新形勢下科技檔案管理的新要求，不能開展完整的歸檔工作，充其量也就是一個(gè)資料保管員。其次，還有一種情況就是從事檔案管理工作的人員屬于兼職，人員流動(dòng)性較大，不能專心從事檔案管理工作，另外檔案人員工作壓力大，科技檔案的管理繁瑣復(fù)雜，可是人員不足，現(xiàn)有的工作人員只能增加工作量，同時(shí)作為服務(wù)崗位，往往因?yàn)橐患∈聸]做好，就會(huì)被否定。以上種種情況都不利于科技檔案管理工作。

二、科技檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)。檔案管理工作要想取得實(shí)效，充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就要從思想上轉(zhuǎn)變觀念，改變過去可有可無的錯(cuò)誤認(rèn)知，科技檔案的重要性不言而喻，首先這些科技檔案信息為以后科技活動(dòng)的開展提供了依據(jù)，使科技活動(dòng)更具計(jì)劃性，通過客觀、深入的分析，研究原有的檔案資料，找到問題，并采取有效措施加以解決，活動(dòng)的成功率、正確率大大提高，應(yīng)用效率盡顯。其次培訓(xùn)作用突出，因?yàn)檫@些資料真實(shí)性強(qiáng)，能夠?qū)⒀芯壳闆r進(jìn)行直觀的展示，在教學(xué)中也好，在培訓(xùn)中也罷，效果較好。因此，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要高度重視，積極對(duì)待，形成重視、支持、發(fā)展檔案管理工作的意識(shí)，為提高檔案管理水平、發(fā)揮檔案的價(jià)值打下堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。

（二）健全、完善管理制度。管理工作制度的不完善是制約檔案管理工作發(fā)展的一大因素，所以積極完善、健全檔案管理制度，使檔案管理更加規(guī)范、更加科學(xué)。不僅包括檔案的利用、保管制度，還包括對(duì)工作人員的考核、獎(jiǎng)懲制度等等，切實(shí)可行的管理制度與規(guī)范的管理模式雙管齊下，使檔案管理有章可循，以保證檔案資料的完整性、連續(xù)性，為檔案服務(wù)功能和利用率的提高打下基礎(chǔ)。具體來說，檔案的借閱時(shí)間、檔案的查閱情況、檔案的下載方式等，多個(gè)方面都需要進(jìn)行全面的管理，以此提高檔案管理的質(zhì)量。另外，科技檔案部門還需要落實(shí)企業(yè)的科研成果的鑒定、工程的驗(yàn)收、重要的儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收、新產(chǎn)品的開發(fā)等等具體的工作制度。

（三）盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?？萍紮n案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是現(xiàn)在發(fā)展的必然趨勢，它能夠有效改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的一些弊端，比如紙質(zhì)載體在時(shí)間一長的情況下，極易受到損傷：發(fā)霉、受潮、蟲咬等等，將會(huì)造成科技信息的丟失，影響研究工作的開展，同時(shí)科技檔案信息量大，而利用信息技術(shù)不僅能夠有效防止檔案的遺失，同時(shí)大大減少檔案的儲(chǔ)存空間，易于保存，還可以使操作更加簡便快捷，使工作效率大幅度提升。所以應(yīng)該加大資金投入力度，一方面積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，另一方面設(shè)備更新?lián)Q代要及時(shí)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，可以從提高檔案的查找效率入手，通過索引或分類目錄完成查詢工作，也可以將圖像和文字等信息進(jìn)行信息化處理，實(shí)現(xiàn)信息資源的整合，檔案管理方式更加多元化。

（四）提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。高素質(zhì)的檔案管理人員能夠促進(jìn)科技檔案管理工作的順利開展。需要不斷對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，既要提高業(yè)務(wù)能力，又要提高他們的整體素質(zhì)。一方面進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，這是管理工作開展的支撐點(diǎn)，包括操作、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)安全等，還要強(qiáng)化檔案管理能力，做到檔案的大致內(nèi)容、編號(hào)、信息等心中有數(shù)，按照準(zhǔn)確的檔案管理方式進(jìn)行檔案的管理工作。另外，通過培訓(xùn)，使檔案工作人員了解檔案工作的需求形勢，使檔案管理工作適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)和利用，為社會(huì)、為人民大眾更好地服務(wù)。

（五）構(gòu)建科技檔案多樣化服務(wù)。對(duì)科技檔案進(jìn)行多元化服務(wù)，比如改變過去科技檔案歸檔繁瑣的服務(wù)過程，化繁瑣為簡易，方便檔案下載，加強(qiáng)服務(wù)化管理的質(zhì)量化。再如在借閱檔案的時(shí)候，借閱人、時(shí)間、用途、歸還日期、檔案編號(hào)等都要如實(shí)詳細(xì)地填寫，并要求在填寫的借閱日期之前要及時(shí)歸還，如果途中有轉(zhuǎn)借的行為，也要有轉(zhuǎn)借的詳細(xì)表格，在經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)允許的情況下進(jìn)行轉(zhuǎn)借，如果并沒有按照規(guī)定進(jìn)行借閱等相關(guān)服務(wù)，同樣要給予相應(yīng)的懲罰，以提高多元化服務(wù)的質(zhì)量和效果。

三、結(jié)語

科技檔案這一種主要的信息資源，其作用、地位的重要性都在不斷地提升，也逐漸受到了重視，在信息時(shí)代對(duì)科技檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，以提高科技檔案管理工作的質(zhì)量。更加充分地利用起檔案信息，將其效能最大限度地發(fā)揮出來，為了企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)而有力的支持。因此要積極探索、創(chuàng)新管理模式，促使科技檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新突破。