張琛

摘要：檔案管理，對(duì)每個(gè)單位、個(gè)人來說，都是不可或缺的，在單位的發(fā)展、個(gè)人的晉升及選調(diào)中發(fā)揮重要作用。但由于檔案管理本身未能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，不一定能切實(shí)得到單位的重視，管理過程又比較繁瑣、枯燥乏味，久而久之，可能會(huì)讓工作人員產(chǎn)生倦怠心理，從而導(dǎo)致檔案管理工作不夠細(xì)致，甚至出現(xiàn)檔案缺失、錄入錯(cuò)誤等可能。因此，如何激發(fā)檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性，提高工作人員的管理效率，是每個(gè)單位都必須要重視的問題。本文從檔案管理人員的心理特征表現(xiàn)開始談起，分析出現(xiàn)這些心理問題的原因，并從心理學(xué)的角度探討該如何有效發(fā)揮檔案管理人員在工作中的積極作用。

關(guān)鍵詞：管理；心理學(xué)；檔案管理

管理心理學(xué)，是將心理學(xué)的相關(guān)理論運(yùn)用于檔案管理中，觀察人們?cè)诠芾砉ぷ髦械男睦硖卣?，分析產(chǎn)生這些心理問題的原因，從心理學(xué)中尋找可供解決的辦法，從而調(diào)動(dòng)人們的積極性，以更大的熱情投入到檔案管理工作中。檔案，是每個(gè)人、每個(gè)單位各項(xiàng)較重要的實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)于單位、個(gè)人來說，都是一筆重要的歷史財(cái)富。但就檔案的收集、整理、入庫(kù)等工作來說，日復(fù)一日，是非?？菰锓ξ兜??；跈n案管理在每個(gè)單位的重要性，對(duì)檔案管理工作人員應(yīng)用管理心理學(xué)，是十分有必要的。

1檔案管理人員的心理情況分析

檔案管理人員可能會(huì)較普遍存在的職業(yè)心理問題，又稱為“職業(yè)枯竭癥”，是工作人員們?cè)陂L(zhǎng)時(shí)間處于繁復(fù)、重復(fù)性較強(qiáng)的工作中而產(chǎn)生的身心疲憊感，在這一過程中，沒有因直接出明顯的工作成績(jī)而產(chǎn)生的喜悅，也沒有任何有效的激勵(lì)機(jī)制而激發(fā)的積極性，是一種主要源自心理上的疲乏感。

1.1心理問題表現(xiàn)

1.1.1缺乏職業(yè)幸福感

職業(yè)幸福感同生活上的幸福感一樣，主要是衡量人們對(duì)自身所從事職業(yè)的滿意程度，通過職業(yè)帶給自己的成就感與滿足感。檔案管理是一項(xiàng)精細(xì)而又反復(fù)的工作，需要工作人員們?nèi)諒?fù)一日的整理檔案，發(fā)現(xiàn)其中缺失的部分，向相關(guān)人員收集并編入原檔案，對(duì)原有的檔案需要做好保存，對(duì)新入檔案需要做好記錄及編目。有工作人員需要用到檔案時(shí)，或者涉及到某工作人員的升遷、選調(diào)時(shí)，需要幫助檢索、尋找、核對(duì)檔案。每一階段還需要做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。工作過程重復(fù)性強(qiáng)，很難出現(xiàn)什么新鮮的內(nèi)容。所以，在長(zhǎng)久循環(huán)往復(fù)的工作中，人們較易出現(xiàn)厭煩的消極情緒。

1.1.2缺乏工作自主性

由于工作內(nèi)容過于枯燥、重復(fù)，工作人員往往缺乏主動(dòng)性、積極性，缺乏對(duì)工作的熱情?？赡軙?huì)導(dǎo)致工作中出現(xiàn)失誤，檔案管理不嚴(yán)格，出現(xiàn)檔案缺失、檔案泄露等不良行為，在面對(duì)前來借調(diào)檔案的職員態(tài)度不佳，或者進(jìn)行檔案整理、收集等工作時(shí)拖拖拉拉，工作效率低下等。在工作中就更不會(huì)有積極主動(dòng)的干勁，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理部門如一潭死水，沒有任何活力與激情。

1.1.3缺乏職業(yè)認(rèn)同感

由于檔案管理并不能直接出成績(jī)，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，或者科研成果等，提高單位、院校的知名度，所以許多單位往往把主要關(guān)注點(diǎn)放在能直接產(chǎn)生效益的工作上，對(duì)檔案管理工作卻缺乏應(yīng)有的重視，投入不多，資金不足。許多單位檔案室設(shè)備陳舊，管理方式落后，仍主要為手工操作，給管理人員帶來極大的負(fù)擔(dān)。而且由于資金方面投入不足，多數(shù)管理人員沒有接受定期專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，接觸不到國(guó)內(nèi)外較前沿的管理系統(tǒng)、管理技術(shù)。再加上沒有有效的激勵(lì)機(jī)制，管理人員普遍待遇不高。所以，就檔案室內(nèi)部人員來說，往往會(huì)因?yàn)槿狈挝粚?duì)自己的職業(yè)認(rèn)同感而認(rèn)為這項(xiàng)工作做好做壞一個(gè)樣，也就從心理的源頭上對(duì)該項(xiàng)工作喪失的應(yīng)有的職業(yè)熱情。

1.2心理問題產(chǎn)生原因

檔案管理人員出現(xiàn)上述心理問題，究其原因，主要考慮有客觀及主觀兩方面，即工作性質(zhì)、內(nèi)容，與工作人員本身素質(zhì)、心理調(diào)節(jié)能力及價(jià)值取向等問題導(dǎo)致。經(jīng)深入分析，主要?dú)w納為如下幾點(diǎn)。

1.2.1檔案工作性質(zhì)、內(nèi)容

一項(xiàng)有挑戰(zhàn)性、時(shí)刻迸發(fā)新思維新內(nèi)容的工作，會(huì)充分激發(fā)人們的工作熱情，激發(fā)工作活力；反之，一項(xiàng)缺乏挑戰(zhàn)性，工作內(nèi)容又總是雷同或類似，每天進(jìn)行的工作環(huán)節(jié)也都是相同，日復(fù)一日的重復(fù)性工作，很難會(huì)給人帶來新意，再加上每日的工作任務(wù)繁重，就好像在高速上駕車，長(zhǎng)時(shí)間的高速、勻速駕駛易使人產(chǎn)生倦意一樣，長(zhǎng)時(shí)間從事這樣的工作也會(huì)讓人出現(xiàn)厭倦心理。檔案管理就是這樣一種工作，不管是內(nèi)容還是工作過程，重復(fù)性強(qiáng)，整體面對(duì)白紙黑字的檔案，永遠(yuǎn)是重復(fù)的收集、整理、保管工作，沒有任何能讓工作人員受到激勵(lì)的機(jī)制，操作過程還要受到條例規(guī)章的嚴(yán)格限制，時(shí)間一長(zhǎng)，會(huì)讓人們失去熱情與動(dòng)力。

1.2.2缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制

建立有效的激勵(lì)機(jī)制，是任何單位管理的核心，除了一些物質(zhì)、經(jīng)濟(jì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，還有個(gè)人發(fā)展的激勵(lì)。有效的激勵(lì)機(jī)制，能極大促進(jìn)員工的工作積極性，提高工作效率，并發(fā)揮員工在工作上的創(chuàng)造力。但由于許多單位對(duì)檔案管理缺乏重視，專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不足，對(duì)檔案管理人員缺乏必要的定期培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)長(zhǎng)時(shí)間得不到更新，自己也缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)的熱情，在工作上得過且過；績(jī)效考核上未能建立科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)，就更加難以激發(fā)工作人員在檔案管理上的積極性。而且，長(zhǎng)期處于封閉的工作環(huán)境中，人與人之間缺乏交流，會(huì)明顯影響工作人員的情緒，給心理上帶來一定壓力，使得工作人員喪失認(rèn)同感與歸屬感。

1.2.3對(duì)新的工作職能難以適應(yīng)

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，許多單位的檔案管理建立起相應(yīng)的信息平臺(tái)，需要檔案管理者門在對(duì)本身業(yè)務(wù)知識(shí)精通的情況下，還有熟悉計(jì)算機(jī)操作，熟練使用網(wǎng)絡(luò)，以達(dá)到現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)檔案信息化的要求。同時(shí)，檔案管理工作也逐漸向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，逐漸走向開放的工作模式，對(duì)檔案服務(wù)的要求越來越高，檔案工作者的工作職能也逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)變，需要兼顧導(dǎo)航信息、提供檔案、幫助查詢服務(wù)、建立信息化檔案庫(kù)等多種職能，這些轉(zhuǎn)變都對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、綜合能力、心理適應(yīng)能力等提出了較高要求。若工作者們適應(yīng)不了這些要求與工作職能上的變化，也可能會(huì)因此引發(fā)各種工作相關(guān)的心理問題，直接影響工作效率。

2管理心理學(xué)在檔案管理中的重要性

2.1有利于加強(qiáng)思想教育，調(diào)動(dòng)工作積極性

檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理心理學(xué)的學(xué)習(xí)，幫助其掌握下屬工作人員的心理變化規(guī)律，分析他們的心理現(xiàn)狀及產(chǎn)生原因，從心理學(xué)的角度尋找解決辦法，分析他們的思想、行為轉(zhuǎn)變的特點(diǎn)，讓思想教育工作開展得更有針對(duì)性，獲得更好的效果。重視工作人員在物質(zhì)與精神上的需求，在可能的合理的范圍內(nèi)，對(duì)其需求盡量滿足，讓工作人員感到自己能得到上級(jí)的重視，感到自己的工作與在工作中的付出是有意義的，是被單位所需要的，從而找到認(rèn)同感。在這種被充分認(rèn)同的感覺影響下，會(huì)讓工作人員在工作中更有活力，更有激情，甚至?xí)氲椒e極主動(dòng)的開展工作，主動(dòng)去發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，主動(dòng)尋找更好的解決方法，不僅極大提高工作效率，而且會(huì)讓整個(gè)部門脫離以往的倦怠、拖沓的工作作風(fēng)，面貌一新。

2.2有利于整合人力資源，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

在充分而深入的學(xué)習(xí)管理心理學(xué)后，部門負(fù)責(zé)人可以運(yùn)用心理學(xué)的理論與方法，對(duì)下屬工作人員不同的心理需求、工作特長(zhǎng)、性格特點(diǎn)、行為動(dòng)機(jī)等進(jìn)行分析，在具體工作分配上能選擇更加適合的人去做，盡可能做到物盡其責(zé)，人盡其用，有助于人力資源的充分整合。同時(shí)，經(jīng)過對(duì)管理心理學(xué)各種理論方法的掌握，負(fù)責(zé)人可以通過對(duì)工作人員的特點(diǎn)分析，對(duì)其優(yōu)缺點(diǎn)了解的更為充分、深入，對(duì)他們適合什么、不適合什么了解的更全面，在開展專業(yè)技能培訓(xùn)時(shí)，能更有針對(duì)性的安排人員參加，讓人員在自己欠缺的項(xiàng)目上加強(qiáng)培訓(xùn)，從而讓下屬工作人員得到更全面的個(gè)人發(fā)展，綜合素質(zhì)得以明顯提高，整個(gè)檔案管理部門的人才隊(duì)伍建設(shè)更為有力。

3管理心理學(xué)在檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1突出人本主義的管理理念

檔案管理工作，需要由人去展開并落實(shí)，所以，加強(qiáng)檔案管理，尤其從管理心里學(xué)的角度去加強(qiáng)檔案管理工作，說到底，即是需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的管理工作。每名工作人員都有自己獨(dú)特的個(gè)性，有不同的心理需求和物質(zhì)需要，對(duì)自己的個(gè)人發(fā)展要求也不同。管理，是建立在人的基礎(chǔ)之上的，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)仔細(xì)分析下屬每一名工作人員的特點(diǎn)，因勢(shì)利導(dǎo)，因地制宜的開展管理。只有當(dāng)工作人員們感覺到自己被重視了、被關(guān)心了，才會(huì)以更大的熱情回報(bào)單位。所以，單位需要建立科學(xué)、合理的激勵(lì)機(jī)制，根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)制定相應(yīng)的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，及合理的獎(jiǎng)懲措施，以最大化激發(fā)人員的工作積極性。

部門負(fù)責(zé)人需不斷更新工作方法，也可以考慮開展針對(duì)檔案管理方面的各項(xiàng)活動(dòng)，如知識(shí)競(jìng)賽、技能競(jìng)賽等，一方面設(shè)立相應(yīng)獎(jiǎng)項(xiàng)，調(diào)動(dòng)人員的參與積極性，為枯燥的工作注入活力，另一方面，借著競(jìng)賽之名，可以加強(qiáng)工作人員對(duì)本專業(yè)知識(shí)技能的鉆研力度。單位需要加大對(duì)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)投入，定期開展相關(guān)人員知識(shí)、技能培訓(xùn)，以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、應(yīng)用的培訓(xùn)，讓工作人員不斷接受新的管理理念，獲得個(gè)人素質(zhì)的提高，并在晉升、調(diào)職等個(gè)人發(fā)展上設(shè)立有效機(jī)制，進(jìn)一步提高人員積極向上的工作斗志。

3.2培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神

團(tuán)隊(duì)精神，在每一個(gè)單位、每一個(gè)部門都不可缺少的，是將部門或單位內(nèi)部所有人員凝聚在一起的“粘合劑”，能讓整個(gè)單位或部門的人員心往一處想，勁往一處使，齊心協(xié)力干好工作，為達(dá)到單位或部門不同階段的目標(biāo)而奮斗。因此，部門管理人員在平時(shí)工作中，需多強(qiáng)化組織意識(shí)，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，促進(jìn)下屬工作人員之間的彼此信任、彼此依賴、互幫互助的關(guān)系，培養(yǎng)他們擁有共同的價(jià)值觀，以及為本部門發(fā)展而奮勇前進(jìn)的精神。在具體管理中，可適當(dāng)創(chuàng)造寬松的工作氛圍，多鼓勵(lì)，少責(zé)罵，幫助人員正確認(rèn)識(shí)自我，突出情感化的管理特色。

4小結(jié)

總之，管理心理學(xué)能有利于加強(qiáng)思想教育，調(diào)動(dòng)人員工作積極性，整合人力資源，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，在檔案管理上發(fā)揮極為重要的作用。單位及部門負(fù)責(zé)人需要充分運(yùn)用管理心理學(xué)知識(shí)、方法，認(rèn)真分析下屬工作人員的心理問題與原因，有針對(duì)性的提出解決辦法，提高整個(gè)部門的凝聚力，以及提高檔案管理工作效率。

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