程瑞紅

（濮陽(yáng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 濮陽(yáng) 457000）

0 引 言

近些年，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國(guó)家對(duì)人才培養(yǎng)越來(lái)越重視，在教育事業(yè)方面的投資也越來(lái)越多，同時(shí)各大高校也實(shí)施了擴(kuò)招政策，在校學(xué)生的人數(shù)不斷增加。高校擴(kuò)招增加了高校學(xué)生檔案管理工作的難度，因而在近些年也出現(xiàn)了許多管理方面的問題，對(duì)高校發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響。為了全面提高高校學(xué)生檔案管理工作的效率，許多學(xué)校在信息化背景下開始進(jìn)行電子檔案管理，不僅提高了高校檔案管理的效率，同時(shí)也提高了學(xué)生檔案管理的質(zhì)量，為檔案管理人員的工作帶來(lái)了極大的方便。本文針對(duì)高校檔案管理工作方面的問題及解決措施進(jìn)行了全面研究，從而促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

1 高校檔案管理的概念

檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯、研究和提供利用等一系列工作，其中檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等方面的工作屬于檔案實(shí)體管理，而對(duì)檔案信息的組織和集中則為檔案信息管理，因此檔案管理方向不同，其具體的工作形式也存在很大的差異。而高校檔案管理是高校實(shí)施教育教學(xué)的重要組成部分，能夠?qū)Ω咝５陌l(fā)展產(chǎn)生一定的推動(dòng)作用。在具體實(shí)施管理期間，檔案管理部門將教職工和學(xué)生的檔案按照一定的流程和規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一分類管理。

目前，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作也開始采用信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變了檔案的管理形式，高校檔案管理的概念也開始發(fā)生了一些變化，管理形式由實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，管理理念由之前的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生服務(wù)的管理理念，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益的最大化。

2 高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

2.1 不重視檔案管理工作

高校是培養(yǎng)社會(huì)人才的主要場(chǎng)所，學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案具有清晰的管理和把握，將對(duì)高校發(fā)展有非常大的促進(jìn)作用。但在實(shí)際工作中，由于高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)學(xué)生檔案管理認(rèn)識(shí)不足，因而對(duì)檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理工作效果比較差。由于我國(guó)高校在發(fā)展過程中也沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的作用，在這種情況下使領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理不夠重視，同時(shí)也造成檔案管理工作人員對(duì)檔案內(nèi)容管理不到位。此外，由于學(xué)校不重視檔案管理工作，因而安排的檔案管理工作人員的文化程度也比較低，而且年齡比較大，不利于順利開展高校檔案管理工作。

2.2 高校學(xué)生檔案管理工作量大、效率低

在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案主要以紙質(zhì)形式記載，而紙質(zhì)形式記載在檔案分類和校對(duì)方面存在很大的困難，同時(shí)紙質(zhì)檔案比較容易損壞，需要工作人員在工作期間加倍小心，在整個(gè)檔案管理工作中損耗的人力和時(shí)間成本也比較高。雖然高校投入了大量的工作人員，但是由于每年的檔案數(shù)量都在不斷增加，導(dǎo)致原來(lái)的工作人員很難快速完成檔案管理工作，所以從整體而言，高校學(xué)生檔案管理工作的效率比較低。同時(shí)，紙質(zhì)檔案為檔案管理工作人員帶來(lái)了較大的工作量，一方面工作人員在快速記載過程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，另一方面在檔案調(diào)取過程中很難快速找到，因此在整個(gè)過程中將耗費(fèi)大量的時(shí)間。

2.3 高校檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)備現(xiàn)代化程度比較低

在高校建設(shè)發(fā)展過程中，檔案管理工作容易被忽視，再加上學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，因而在資金、設(shè)備投資方面的投入很少，沒有及時(shí)引進(jìn)便捷的檔案管理設(shè)備和軟件，從而導(dǎo)致高校檔案管理工作中的基礎(chǔ)設(shè)備現(xiàn)代化程度比較低。由于缺少現(xiàn)代化的設(shè)施，許多檔案管理工作人員只能采用手寫的形式實(shí)施檔案管理，大大降低了檔案管理工作的效率。

3 信息化背景下實(shí)施高校檔案信息化管理的具體措施

3.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理

在信息化技術(shù)快速發(fā)展的過程中，數(shù)字化檔案管理能夠促進(jìn)高校檔案信息化管理，而在社會(huì)信息化技術(shù)快速發(fā)展的情況下，轉(zhuǎn)變檔案管理和利用特點(diǎn)是當(dāng)前高校檔案管理中急需解決的問題，在全面解決檔案管理問題后，才能促進(jìn)高校檔案為高校的發(fā)展提供服務(wù)。首先，加強(qiáng)高校檔案館藏目錄數(shù)字化，即編制檔案分類的電子目錄，為檔案檢索提供方便，同時(shí)也能提高檔案數(shù)字化目錄管理的程度。其次，高校檔案管理工作人員要對(duì)學(xué)校館藏的檔案進(jìn)行全面管理，將平時(shí)利用率較高的檔案在較短時(shí)間內(nèi)實(shí)施數(shù)字化管理，為實(shí)際工作提供方便。其次，高校還要將數(shù)字化管理與檔案館藏特色相結(jié)合，從而在加強(qiáng)高校電子檔案管理期間建立有特色的檔案館藏風(fēng)格，從而體現(xiàn)本校的特色。

3.2 建設(shè)規(guī)范的高校檔案信息化管理準(zhǔn)則

在高校檔案管理中，由于學(xué)生檔案管理內(nèi)容比較多，工作量非常大，因而在實(shí)施電子化檔案管理期間，需要建設(shè)規(guī)范的高校檔案信息化管理準(zhǔn)則。首先，相關(guān)人員在建立電子化檔案之前要制作規(guī)范的信息標(biāo)識(shí)，比如：對(duì)于檔案的電子信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸、管理等環(huán)節(jié)的操作，都需要按照標(biāo)準(zhǔn)程序進(jìn)行操作。其次，確保檔案的輸入格式統(tǒng)一，確保項(xiàng)目、代碼符號(hào)統(tǒng)一，確保代碼的轉(zhuǎn)換規(guī)則統(tǒng)一，這樣才能確保檔案管理工作的規(guī)范性。

3.3 提高檔案信息化管理隊(duì)伍的素質(zhì)

為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化，需要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，從整體上提高高校檔案信息化管理隊(duì)伍的素質(zhì)。首先，高校要為檔案管理工作提供現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，改善傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境，督促檔案管理人員及時(shí)掌握新設(shè)備的操作知識(shí)，并轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，利用信息技術(shù)代替紙質(zhì)檔案，從而節(jié)省檔案管理室的空間，也節(jié)省工作人員的時(shí)間。其次，學(xué)校要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，主要培訓(xùn)簡(jiǎn)單、基本的辦公軟件操作技能，可以讓計(jì)算機(jī)系的教師對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，從內(nèi)部提高檔案管理人員的操作技能和素質(zhì)。最后，學(xué)校要引進(jìn)復(fù)合型檔案管理人才。由于高校檔案管理不僅需要專業(yè)的檔案管理人員來(lái)實(shí)施管理，而且還需要管理人才全面熟悉信息技術(shù)，具備計(jì)算機(jī)專業(yè)方面的知識(shí)，才能勝任檔案管理工作。然后由復(fù)合型人才帶動(dòng)檔案管理工作的內(nèi)部人員，不斷提升自己的業(yè)務(wù)技能，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化管理。

4 結(jié) 語(yǔ)

檔案管理是高校教育教學(xué)中不可缺少的組成部分，但在長(zhǎng)期實(shí)施發(fā)展過程中，由于信息技術(shù)的推廣運(yùn)用，使檔案管理工作與當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展之間產(chǎn)生了非常大的沖突。因此，高校需要加強(qiáng)檔案管理改革，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，才能促使高校檔案實(shí)施數(shù)字化管理。

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