郭姝英
(國家電投集團(tuán)東北電力有限公司撫順撫電能源分公司,遼寧撫順113008)
內(nèi)部審計(jì)作為審計(jì)監(jiān)督體系的重要組成部分,在應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理中,相對獨(dú)立地履行審計(jì)監(jiān)督職責(zé),為加強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)防控、揭示風(fēng)險(xiǎn)、提高效益發(fā)揮著重要作用?,F(xiàn)從內(nèi)部審計(jì)的職能出發(fā),對新形勢下內(nèi)部審計(jì)在應(yīng)收賬款防范風(fēng)險(xiǎn)中,如何更好地發(fā)揮更大作用,淺談幾點(diǎn)看法。
當(dāng)前,中國市場經(jīng)濟(jì)競爭越來越激烈,企業(yè)除了依靠產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)擴(kuò)大銷售外,賒銷也成為擴(kuò)大銷售的主要手段。然而,賒銷必然形成應(yīng)收賬款,賒銷越多,應(yīng)收賬款占用的資金越多,給企業(yè)正常經(jīng)營帶來的風(fēng)險(xiǎn)越大。與貨幣資金相比較,應(yīng)收賬款具有流動性差、成本高、風(fēng)險(xiǎn)大的特點(diǎn),是公司財(cái)務(wù)分析與評價(jià)的重要數(shù)據(jù)。強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理,完善應(yīng)收賬款的管理機(jī)制,對降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),提高經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義。
由于企業(yè)賒銷商品產(chǎn)生了一些沒有現(xiàn)金流入的銷售業(yè)務(wù),必然會占用大量的流動資金,企業(yè)因大量的流動資金沉淀在非生產(chǎn)環(huán)節(jié)上,必將影響資金的周轉(zhuǎn),致使企業(yè)現(xiàn)金短缺,進(jìn)而影響企業(yè)正常經(jīng)營,無法實(shí)現(xiàn)既定效益目標(biāo)。如果企業(yè)無法及時(shí)將盈利轉(zhuǎn)變?yōu)榭晒┲涞默F(xiàn)金流,就會因無法把握投資機(jī)會而降低資金的使用效率,限制了企業(yè)的發(fā)展,甚至?xí)绊懫髽I(yè)的生存。為了維持正常的生產(chǎn)經(jīng)營,企業(yè)不得不利用向銀行貸款等手段來補(bǔ)充流動資金,導(dǎo)致財(cái)務(wù)費(fèi)用增加,融資風(fēng)險(xiǎn)加大,加重企業(yè)負(fù)擔(dān)。
中國的企業(yè)以權(quán)責(zé)發(fā)生制為記賬基礎(chǔ),發(fā)生的賒銷全部記入當(dāng)期收入,使得企業(yè)的賬面利潤增加。因此,企業(yè)應(yīng)收賬款的大量存在,在一定程度上是虛增了賬面銷售收入,夸大了企業(yè)經(jīng)營成果。較高數(shù)額的應(yīng)收賬款將直接導(dǎo)致企業(yè)現(xiàn)金流的減少,出現(xiàn)有利潤而無資金,財(cái)務(wù)狀況不錯卻資金匱乏的局面。賒銷雖然可以增加利潤,但因?yàn)楸酒诘默F(xiàn)金收入并未實(shí)現(xiàn),反而增加企業(yè)的現(xiàn)金流出。企業(yè)不得不墊付資金來繳納各種稅金和支付費(fèi)用。例如,賒銷量越大,以銷售收入為計(jì)算依據(jù)的流轉(zhuǎn)稅和以利潤為依據(jù)的企業(yè)所得稅也就越大,企業(yè)依法清繳稅款必然會加大現(xiàn)金流出,加重資金壓力。對于因企業(yè)出口而形成的應(yīng)收賬款,還存在匯率風(fēng)險(xiǎn)。
應(yīng)收賬款的增加還會造成管理費(fèi)用和機(jī)會成本的增加。企業(yè)要充分認(rèn)識和估算應(yīng)收賬款的成本,進(jìn)行科學(xué)管理。首先,被應(yīng)收賬款占用的資金,客觀上要求在經(jīng)營中加速周轉(zhuǎn),得到回報(bào),但由于應(yīng)收賬款的大量存在,特別是逾期應(yīng)收賬款的比例在不斷上升,導(dǎo)致被占用在應(yīng)收賬款上的資金喪失了其時(shí)間價(jià)值。其次,因應(yīng)收賬款引起在催收過程中,迫使企業(yè)不得不投入大量的人力、物力和財(cái)力,加大了催收成本。
企業(yè)有了應(yīng)收賬款,就有了壞賬損失的可能。企業(yè)的應(yīng)收賬款發(fā)生以后,只要是經(jīng)過了對客戶正常的信用評估,履行了嚴(yán)格的賒銷審批程序,應(yīng)收賬款就應(yīng)該能按時(shí)收回。但由于市場競爭激烈,市場情況有時(shí)難以預(yù)料,應(yīng)收賬款形成的銷售收入并未給企業(yè)帶來實(shí)際的現(xiàn)金流入,如果不能及時(shí)催收與清理,就會出現(xiàn)賬齡老化,形成呆賬、壞賬,使企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。
在競爭激烈的市場條件下,企業(yè)為了擴(kuò)大市場占有率,不僅要在產(chǎn)品的種類、價(jià)格、成本上下功夫,而且必須靈活運(yùn)用商業(yè)信用手段。但是,某些企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識不強(qiáng),為了擴(kuò)大產(chǎn)品銷售,在事先未對付款人資信情況作深入調(diào)查、對應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行正確評估的情況下,盲目地采用賒銷策略去爭奪市場,采用較寬松的信用政策,只重視賬面的高利潤,忽視了大量被客戶拖欠、占用的流動資金能否及時(shí)收回的問題。導(dǎo)致企業(yè)流動資金周轉(zhuǎn)受阻,出現(xiàn)潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),給企業(yè)經(jīng)營帶來隱患,從而成為應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)加大的主要原因。
企業(yè)對往來客戶的資信狀況進(jìn)行科學(xué)分析與評估是從源頭上扼制應(yīng)收賬款增加和形成壞賬的重要途徑??蛻舻男庞蔑L(fēng)險(xiǎn)是客戶不良的信用對應(yīng)收賬款產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。目前企業(yè)授予客戶的信用是在主觀決策控制下運(yùn)作的,為了占領(lǐng)市場,往往缺少自我保護(hù)意識,缺乏有效的信用決策系統(tǒng),企業(yè)沒有統(tǒng)一的客戶資信管理制度和客戶授信制度,客戶的信用檔案不完整。對客戶履行償債義務(wù)的可能性有多大,客戶償債能力如何缺乏必要的科學(xué)分析和評估。對客戶的財(cái)務(wù)實(shí)力和財(cái)務(wù)狀況不予重視,更不可能針對不同的往來客戶制定不同的信用政策。
1.有些企業(yè)對應(yīng)收賬款的管理缺乏規(guī)章制度,或有章不循,形同虛設(shè)。企業(yè)應(yīng)收賬款要及時(shí)回籠,要求銷售部門和財(cái)務(wù)部門必須緊密而有效的配合,兩個部門應(yīng)相互監(jiān)督、相互合作。銷售部門將收到的賬款交給財(cái)務(wù)部門及時(shí)入賬,使財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)確掌握應(yīng)收賬款償還情況,做好客戶還款記錄;財(cái)務(wù)部門及時(shí)將客戶還款請款反饋給銷售部門,使銷售部門能正確選擇賒銷對象。但在實(shí)際工作中,財(cái)務(wù)部門與銷售部門往往缺乏溝通核對,各行其是,嚴(yán)重脫節(jié)。造成出現(xiàn)問題部門之間互相推諉,問題不能及時(shí)暴露,并得到盡快解決,致使一些企業(yè)應(yīng)收賬款逐年遞增。
2.企業(yè)沒有設(shè)置專門管理企業(yè)信用的信用管理部門,一般是由財(cái)務(wù)部門兼任這一職責(zé)。雖然財(cái)務(wù)部門通過對應(yīng)收賬款的記錄分析可以適當(dāng)了解到客戶的資信狀況,但由于信用管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性和綜合性較強(qiáng)的工作,需要專業(yè)人員進(jìn)行大量的調(diào)查、分析和專業(yè)化管理。
3.賒銷審批程序不夠完善。業(yè)務(wù)交易上,實(shí)行賒銷交易審批程序的經(jīng)辦人員沒有經(jīng)過有效審批人員批準(zhǔn),便辦理賒銷業(yè)務(wù)。造成某員工單獨(dú)控制業(yè)務(wù)的情形,并且對交易審批程序的執(zhí)行情況沒有進(jìn)行定期或不定期監(jiān)督檢查。
應(yīng)收賬款預(yù)警系統(tǒng)是為了避免應(yīng)收賬款過度膨脹,提高企業(yè)預(yù)測應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)的能力而建立的一個防預(yù)系統(tǒng)。如果企業(yè)實(shí)際收到的款項(xiàng)不能滿足同期經(jīng)營所需的現(xiàn)金支付時(shí),就會影響企業(yè)正常的經(jīng)營。
很多企業(yè)缺乏有效、完善的激勵機(jī)制,過度強(qiáng)調(diào)占有市場,將工資報(bào)酬與銷售任務(wù)掛鉤,而忽略了產(chǎn)生壞賬的可能性,未將應(yīng)收賬款納入考核體系。用銷售發(fā)貨開票指標(biāo)考核業(yè)務(wù)部門的工作業(yè)績,致使銷售人員為了追求個人利益,只關(guān)心銷售任務(wù)的完成,往往采用賒銷方式,而無心考察購貨方的償債能力。最后雖然提高了個人銷售指標(biāo),卻導(dǎo)致企業(yè)應(yīng)收賬款大幅度上升,從而使應(yīng)收賬款狀況日趨惡化。對這部分應(yīng)收賬款,企業(yè)沒有采取有效措施要求有關(guān)部門和經(jīng)銷人員全權(quán)負(fù)責(zé)追款,致使應(yīng)收賬款大量沉積下來。如此惡性循環(huán),企業(yè)的壞賬風(fēng)險(xiǎn)與費(fèi)用開支不斷擴(kuò)大,給企業(yè)經(jīng)營背上了沉重的包袱。
為保障市場經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展,國家制定了一系列的法律規(guī)章制度,為保護(hù)經(jīng)營者的合法權(quán)益,提供了法律武器,對回收困難的款項(xiàng),在法律時(shí)效內(nèi)及時(shí)提請?jiān)V訟,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益可以得到保護(hù)。一方面,企業(yè)為了擁有一定的客戶資源,在發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況出現(xiàn)問題后,不愿意盡早通過法律手段維護(hù)自己的合法權(quán)益,導(dǎo)致喪失訴訟的最佳時(shí)機(jī)。另一方面,企業(yè)管理者缺乏一定的相關(guān)法律知識,對其不予以重視。銷售合同管理不夠完善,導(dǎo)致無效合同或者因未簽合同及合同權(quán)利義務(wù)不明確,而引起經(jīng)濟(jì)糾紛。
為了減少或降低應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn),加速企業(yè)資金周轉(zhuǎn),提高資金使用效率,企業(yè)必須采取相應(yīng)的對策,建立有效的管理模式,加強(qiáng)對應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)的防范與控制。
信用政策又稱應(yīng)收賬款政策,是指企業(yè)在采用信用銷售方式時(shí),為對應(yīng)收賬款進(jìn)行規(guī)劃和控制所確定的基本原則和規(guī)范。信用政策是企業(yè)財(cái)務(wù)政策的一個重要組成部分,主要包括信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件、信用額度和收賬政策四部分。
1.確定正確的信用標(biāo)準(zhǔn)。信用標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)決定授予客戶信用所要求的最低標(biāo)準(zhǔn),也是企業(yè)對于可接受風(fēng)險(xiǎn)提供的一個基本判別標(biāo)準(zhǔn)。信用標(biāo)準(zhǔn)較嚴(yán),可使企業(yè)遭受壞賬損失的可能減小,但會不利于擴(kuò)大銷售。
2.采用正確的信用條件。信用條件是指導(dǎo)企業(yè)賒銷商品時(shí)給予客戶延期付款的若干條件,主要包括信用期限、折扣期限和現(xiàn)金折扣等。
3.建立恰當(dāng)?shù)男庞妙~度。信用額度是企業(yè)根據(jù)客戶的償付能力給予客戶的最大賒銷限額,確定恰當(dāng)?shù)男庞妙~度能有效地防止由于過度賒銷超過客戶的實(shí)際支付能力而使企業(yè)蒙受損失。
4.制定可行的收賬政策。企業(yè)對各種不同時(shí)期應(yīng)收賬款的催收方式,包括準(zhǔn)備為此付出的代價(jià),這就是收賬政策。制定收賬政策時(shí)要針對具體問題具體分析,對企業(yè)信譽(yù)尚可,目前遇到暫時(shí)的困難而不能及時(shí)支付賒銷貨款的情況,應(yīng)采取靈活多樣的方法幫助其渡過難關(guān),以便將來能夠收回貨款并保持業(yè)務(wù)關(guān)系,對有實(shí)力支付而近期不愿意支付的客戶,應(yīng)要求對方制定還款計(jì)劃并提供相關(guān)的擔(dān)保,確保其能逐步還款,如對方不予以配合,為保護(hù)企業(yè)的利益,盡力降低應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn),必要時(shí)運(yùn)用法律手段維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
信用政策建立以后,企業(yè)還要加強(qiáng)應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制,主要做好以下幾方面的工作。
1.做好客戶的資信調(diào)查。企業(yè)在作出是否對客戶提供商業(yè)信用以及對哪些客戶提供、賒銷的額度多少等決定之前,首先要對客戶的信用情況進(jìn)行調(diào)查,做到知彼知己,防患于未然。企業(yè)應(yīng)廣泛收集有關(guān)客戶信用狀況的資料,并據(jù)此采用定性分析及定量分析的方法評估客戶的信用品質(zhì)。取得分析結(jié)果后應(yīng)注意或減少與信用差的客戶發(fā)生賒賬行為并對往來多、金額大或風(fēng)險(xiǎn)大的客戶加強(qiáng)監(jiān)督。根據(jù)客戶的資信狀況,確定所能給予的最大賒銷,預(yù)防壞賬損失的發(fā)生。
2.制訂合理的賒銷方針和結(jié)算方式。企業(yè)可借鑒西方對商業(yè)信用的理解,制訂適合自己的可防范風(fēng)險(xiǎn)的賒銷方針。如:第一,有擔(dān)保的賒銷。企業(yè)可在合同中規(guī)定,客戶要在賒欠期中提供擔(dān)保,如果賒欠過期則承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。第二,條件銷售。賒欠期較長的應(yīng)收賬款發(fā)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)一般比賒欠期較短的壞賬風(fēng)險(xiǎn)要大,因此,企業(yè)可與客戶簽定附帶條件的銷售合同,在賒欠期間貨物所有權(quán)仍屬銷售方所有,客戶只有在貨款全部結(jié)清后才能取得所有權(quán)。若不能償還欠款,企業(yè)則有權(quán)收回商品,彌補(bǔ)部分損失。
3.建立賒銷審批制度。建立賒銷審批制度,強(qiáng)化管理。企業(yè)可根據(jù)自身特點(diǎn)和管理方便,設(shè)立一個賒銷審批制度,規(guī)定在一定額度內(nèi)的銷售由特定權(quán)力的人員批準(zhǔn),各經(jīng)辦人員只能在各自的權(quán)限內(nèi)辦理審批,超過限額的,必須請示上一級領(lǐng)導(dǎo)同意后方可批準(zhǔn),金額特別巨大的,需報(bào)請企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。同時(shí),應(yīng)落實(shí)責(zé)任制,各經(jīng)辦人員經(jīng)辦的業(yè)務(wù)應(yīng)自己負(fù)責(zé),并與其經(jīng)濟(jì)利益掛鉤,要求其對自己經(jīng)辦的每筆業(yè)務(wù)進(jìn)行事后監(jiān)督,直至收回資金為止。
4.加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督管理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賒銷業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理。根據(jù)《企業(yè)會計(jì)制度》規(guī)定,當(dāng)賒銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生時(shí),財(cái)務(wù)按權(quán)責(zé)發(fā)生制及時(shí)入賬,并據(jù)此設(shè)置“應(yīng)收賬款”“應(yīng)收票據(jù)”和“壞賬準(zhǔn)備”等賬戶,相關(guān)的總賬和明細(xì)賬應(yīng)由不同的人員分工負(fù)責(zé),加強(qiáng)相互控制。企業(yè)應(yīng)根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)、債務(wù)單位的實(shí)際財(cái)務(wù)狀況和現(xiàn)金流量情況,以及其他一些已經(jīng)掌握的相關(guān)信息進(jìn)行合理的估計(jì)并確定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的方法。定期統(tǒng)計(jì)應(yīng)收賬款各客戶的賒銷金額、賬齡及增減變支情況,必要時(shí)應(yīng)向債務(wù)人函證,對應(yīng)收賬款的可收回性進(jìn)行客觀、準(zhǔn)確的評價(jià)。將賒銷結(jié)果及時(shí)反饋給企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和銷售,為評估、調(diào)整賒銷客戶的信用等級提供可靠依據(jù)。企業(yè)財(cái)務(wù)部門對已經(jīng)形成的應(yīng)收賬款應(yīng)定期向賒銷客戶寄送對賬單和催交欠款通知書。負(fù)責(zé)營銷的部門及有關(guān)人員應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門及有關(guān)人員做好此項(xiàng)工作。
為防止銷售人員片面追求完成銷售任務(wù)而強(qiáng)銷盲銷,企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部明確追討應(yīng)收賬款不是財(cái)務(wù)人員而是銷售人員的責(zé)任。同時(shí),制訂嚴(yán)格的資金回款考核制度,以實(shí)際收到貨款數(shù)作為銷售部門的考核指標(biāo),每名銷售人員必須對每一項(xiàng)銷售業(yè)務(wù)從簽訂合同到回收資金全過程負(fù)責(zé)。堅(jiān)持“誰經(jīng)辦、誰催收、誰負(fù)責(zé)”的原則,作到人員、崗位、責(zé)任三落實(shí),在經(jīng)辦人、責(zé)任人調(diào)離換崗時(shí),應(yīng)向部門主管報(bào)告清欠工作進(jìn)展情況,這樣就可使銷售人員明確風(fēng)險(xiǎn)意識,加強(qiáng)貨款的回收。
在應(yīng)收賬款各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)防控活動執(zhí)行過程中,結(jié)合內(nèi)部審計(jì)的定期或不定期稽核檢查為再監(jiān)督、再控制,結(jié)合建立崗位責(zé)任制、對重要崗位進(jìn)行崗位輪換、建立回避制度等方式,以進(jìn)一步強(qiáng)化制約與監(jiān)督,定能取得最大的風(fēng)險(xiǎn)防控效果。
集團(tuán)審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理委員會組織公司系統(tǒng)財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、工程技術(shù)人員,對2016年全面審計(jì)整改情況進(jìn)行逐條逐項(xiàng)后評估。重點(diǎn)評估應(yīng)收賬款審計(jì)意見和建議執(zhí)行情況、內(nèi)控制度完善程度及其效果、企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制情況等。通過審計(jì)“回頭看”,加強(qiáng)審計(jì)結(jié)果運(yùn)用,進(jìn)一步消除經(jīng)營管理缺陷和制度漏洞,防止問題重復(fù)發(fā)生。
集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)對應(yīng)收賬款評估報(bào)告進(jìn)行了批示,各有關(guān)部門和單位逐一確定應(yīng)收款項(xiàng)具體的回收措施,明確責(zé)任,分級負(fù)責(zé),層層落實(shí),堅(jiān)持層層傳導(dǎo)壓力。公司嚴(yán)格按照回收方案確定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)督促并檢查完成情況,嚴(yán)肅考核,確保應(yīng)收款項(xiàng)回收工作的管理風(fēng)險(xiǎn)可控在控。通過應(yīng)收賬款的回收,提高了企業(yè)效益。
合理調(diào)配人員,培養(yǎng)一支多元化高素質(zhì)的內(nèi)審隊(duì)伍,從CIA考試內(nèi)容我們也知曉,國際內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會要求內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)具備財(cái)務(wù)、會計(jì)、企業(yè)管理、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算機(jī)、概率、線性規(guī)劃、審計(jì)、工程、法律等各方面的知識,以保證執(zhí)業(yè)質(zhì)量。只有高素質(zhì)的審計(jì)隊(duì)伍,才能挖掘出深層次的問題,提出深層次和有價(jià)值的建議,才能具有針對性和較強(qiáng)的操作性,才能被領(lǐng)導(dǎo)層和決策層采納,才能真正發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用。
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