哈爾濱市第一醫(yī)院 黑龍江哈爾濱 150001

進(jìn)入信息化時代以后，人們的生產(chǎn)生活都離不開互聯(lián)網(wǎng)的支持和現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用。這些技術(shù)讓人們的生產(chǎn)生活變得更加方便快捷，同時也提高了效率，節(jié)約了人力、物力和財力。如今，隨著國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展水平的提高，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域，各行各業(yè)都在加大對信息技術(shù)的投入，以求進(jìn)一步提升管理水平，降低管理成本，為人民提供更好的服務(wù)。

1 人力資源檔案管理與信息化

人才是推動一個地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有力驅(qū)動，人力資源的管理水平是區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的重要體現(xiàn)，也是影響地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的重要因素。只有最大限度地利用好人才，做好人力資源方面的相關(guān)管理，才能進(jìn)一步提升社會的現(xiàn)代化建設(shè)水平。

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，信息技術(shù)已成為人們生產(chǎn)生活中必不可少的一部分，它在給人們帶來便捷的同時也對傳統(tǒng)的管理方式提出了挑戰(zhàn)。在各單位中，人力資源的檔案管理是檔案部門的重要工作，為了能夠更好地進(jìn)行人力資源的檔案管理，不少單位都引入了現(xiàn)代信息技術(shù)來加強(qiáng)和提升檔案管理的效率。但在這個過程中依然存在一些問題影響著人力資源檔案管理的信息化水平。

2 影響人力資源檔案管理信息化水平的因素

2.1 人力資源檔案信息化意識

意識是影響人力資源檔案信息化水平的一個重要因素。上級單位或領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理不重視，對人力資源檔案管理信息化建設(shè)投入不夠，缺乏信息化的發(fā)展意識，人力資源檔案的管理水平就很難再提升。

2.2 人力資源檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

雖然不少單位都引入了現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于人力資源的檔案管理中，但對信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和投入?yún)s很少。不少單位并沒有切實將預(yù)算落到實處，檔案管理仍舊停留在紙質(zhì)檔案和人工查找的階段。特別是一些經(jīng)濟(jì)水平較為落后的地區(qū)，他們對于檔案部門的投入少之又少，檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不達(dá)標(biāo)，人力資源檔案管理的工作內(nèi)容也還停留在收集資料、代管勞動人口檔案等較為基礎(chǔ)的工作上[1]。

2.3 人力資源檔案信息化制度

制度建設(shè)是檔案管理必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。雖然目前很多單位跟風(fēng)引入了現(xiàn)代信息技術(shù)，也引入了一些信息化設(shè)施應(yīng)用于人力資源檔案管理，但在制度建設(shè)上卻又缺失。引入信息技術(shù)以后，檔案管理的方式、內(nèi)容都和以前傳統(tǒng)的、單一的紙質(zhì)檔案有所不同，如果制度建設(shè)跟不上，那么就有可能導(dǎo)致檔案管理的混亂，甚至可能造成檔案的缺損和丟失。

2.4 人力資源檔案信息化隊伍

聽起來檔案管理是非常簡單的工作，無非就是收集檔案，進(jìn)行整理歸類，最后進(jìn)行保存。然而，檔案管理有其很強(qiáng)的專業(yè)性、政治性、機(jī)密性，需要專業(yè)從事檔案管理的人員來進(jìn)行。尤其是引入了信息技術(shù)以后，檔案管理工作更需要擅長信息技術(shù)的高素質(zhì)復(fù)合型人才，但目前來看，許多地方從事檔案管理的人員，其學(xué)歷水平和專業(yè)能力都不能符合人力資源檔案管理信息化水平的要求。

3 提高人力資源檔案管理信息化水平的對策研究

3.1 提升人力資源檔案管理信息化意識

意識決定行動。作為人力資源檔案的管理人員必須具有信息化意識，從認(rèn)識上認(rèn)同信息化管理，意識到信息化管理在現(xiàn)階段人力資源檔案管理中的重要性。而與此同時，更重要的是，組織或單位的領(lǐng)導(dǎo)層也必須認(rèn)識到人力資源檔案管理要引入信息化技術(shù)的迫切性和必要性，并做好宣傳和培訓(xùn)工作，從而推動人力資源檔案管理的信息化建設(shè)[2]。

3.2 加大對人力資源檔案信息化建設(shè)的投入

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，要在年初預(yù)算的時候就要把對人力資源檔案管理信息化建設(shè)部分的預(yù)算納入年度總預(yù)算中，并列為當(dāng)年的重點(diǎn)項目，引進(jìn)檔案管理所需要的設(shè)備資源，加大對技術(shù)應(yīng)用的投入力度。在管理費(fèi)用上，加大對檔案管理方面的投入，使檔案管理部門有一定的活動資金用于流轉(zhuǎn)備用，及時更新信息設(shè)備。在人員配備上，積極引入檔案管理專員，投入培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，提高人員隊伍素質(zhì)。最后，要建立人力資源檔案數(shù)據(jù)庫和人力資源檔案共享平臺，將部分紙質(zhì)檔案錄入為電子檔案，為檔案的查詢提供方便，提升檔案管理的效率[3]。

3.3 完善人力資源檔案信息化制度建設(shè)

沒有規(guī)矩，不成方圓。制度建設(shè)是每項事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵保障。在人力資源檔案信息化制度建設(shè)的過程中要注意兩點(diǎn)：一是要對已有的制度進(jìn)行改進(jìn)和完善，根據(jù)現(xiàn)在的實際情況和部門運(yùn)營特點(diǎn)更新已有的規(guī)范制度，使之與時俱進(jìn)。二是要根據(jù)《中華人民共和國保密法》和《中華中華人民共和國檔案法》做好檔案制度體系的建設(shè)，補(bǔ)充相關(guān)制度規(guī)范，加強(qiáng)檔案查詢、借閱、存儲的管理，使工作人員在日常工作中能夠有章可循，有法可依。

3.4 加強(qiáng)人力資源檔案信息化隊伍建設(shè)

提升人力資源檔案管理水平和信息化水平不能離開隊伍建設(shè)。一方面，單位要根據(jù)實際情況對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，包括政治理論培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的政治敏銳度和政治意識，端正檔案管理人員的思想態(tài)度，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力，同時要特別加強(qiáng)信息化技術(shù)方面的培訓(xùn)，讓每一個檔案管理人員都能掌握一定的應(yīng)用技術(shù)。另一方面，可以設(shè)置兼職檔案員，使每個部門都有專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集整理，這樣不僅能夠管理好人力資源檔案，還能對其他檔案的管理起到積極的作用。