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試論機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策

2019-01-12 18:03:01陳莉
魅力中國(guó) 2019年8期
關(guān)鍵詞:信息管理機(jī)關(guān)事業(yè)單位

陳莉

(湖北省黃岡市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心,湖北 黃岡 438000)

引言

隨著電子科技的發(fā)展,信息化辦公已經(jīng)融入我們的生活,作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位,應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè),尤其是檔案管理的信息化建設(shè),對(duì)于提高工作效率,豐富管理功能,更好的為廣大民眾服務(wù),促進(jìn)社會(huì)文明和諧發(fā)展都起著十分重要的作用。雖然事業(yè)單位已經(jīng)在檔案信息化建設(shè)中取得了一定的成績(jī),但由于受到各種因素的制約,致使機(jī)關(guān)事業(yè)的檔案管理未能跟上信息化發(fā)展的步伐,亟需采取有效措施,解決機(jī)關(guān)事業(yè)檔案信息化管理的問(wèn)題

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

(一)檔案信息化建設(shè)重視度低,缺乏專(zhuān)業(yè)人才

雖然機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室引入了檔案管理的軟件,進(jìn)行了檔案的信息化錄入,但由于重視程度不夠,導(dǎo)致檔案信息化工作沒(méi)有全面展開(kāi),甚至于認(rèn)為只要把檔案信息收集存儲(chǔ)在電腦里,就是檔案信息化管理了。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)沒(méi)有在思想上對(duì)檔案信息化建設(shè)給予足夠的重視,只重視日常的中心管理工作,忽視的檔案信息化建設(shè)的管理,致使檔案信息化管理在沒(méi)有物力、財(cái)力、人力的支持下,造成檔案信息化經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足,檔案信息化設(shè)備設(shè)置不足,使檔案信息化建設(shè)無(wú)法有效展開(kāi),嚴(yán)重影響了機(jī)會(huì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)不僅需要大量資金投入,而且也急需相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才。由于各機(jī)關(guān)事業(yè)單位缺乏相關(guān)的技術(shù)人才,所以檔案信息化工作人員大多是兼職的檔案管理人員。既不熟悉檔案管理業(yè)務(wù),對(duì)互聯(lián)網(wǎng),計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)更是知之甚少,形成了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理力量薄弱,嚴(yán)重景響了檔案信息化的進(jìn)度。

(二)檔案信息開(kāi)發(fā)建設(shè)缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),存在安全隱患

由于當(dāng)前信息開(kāi)發(fā)公司紛繁復(fù)雜,各類(lèi)檔案信息管理軟件名目繁多,行業(yè)間自行其事,缺少檔案信息管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。加之機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理缺乏有效管理,相關(guān)技術(shù)人員嚴(yán)重不足,對(duì)檔案信息管理軟件知識(shí)不甚了解,軟件開(kāi)發(fā)的質(zhì)量不高。從而造成檔案軟件的選用出現(xiàn)較大的差別。軟件相互間的兼容性較差,在相關(guān)部門(mén)檔案轉(zhuǎn)交的過(guò)程中,無(wú)法做到無(wú)縫連接,加之缺少有效的安全保障措施,影響了檔案的傳輸和利用,給檔案信息化的安全管理留下了隱患。

(三)建設(shè)前期資金量投入較大,數(shù)據(jù)信息不全面

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō),前期建設(shè)需要大量的資金投入,比如機(jī)房、服務(wù)器、磁盤(pán)陳列等設(shè)備組成龐大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程。此外還需要采購(gòu)相關(guān)的電腦、掃描儀等相關(guān)的信息錄入存儲(chǔ)設(shè)備。這些設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成檔案信息化系統(tǒng),共同完成檔案信息的收集、傳輸、以及網(wǎng)絡(luò)間相關(guān)部門(mén)信息共享等共同實(shí)現(xiàn)檔案信息的交互利用。雖然有些單位建設(shè)了檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),但由于缺乏對(duì)檔案信息庫(kù)的有效管理,致使檔案信息庫(kù)信息量不足,相關(guān)功能得不到有效開(kāi)放,最終使檔案信息庫(kù)的有效查詢(xún)使用功能受到了限制,造成了檔案信息只能滿(mǎn)足本單位內(nèi)部的查詢(xún)使用,無(wú)法實(shí)現(xiàn)其它單位對(duì)電子檔案文件的調(diào)取查詢(xún),無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案使用方遠(yuǎn)程查詢(xún)的作用。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)的方法

(一)提高領(lǐng)導(dǎo)意識(shí),加強(qiáng)信息化建設(shè)的力度

由于檔案信息化建設(shè)需要投入大量的人力物力建設(shè),容易對(duì)單位中心工作產(chǎn)生沖擊,從而使單位領(lǐng)導(dǎo)忽視了單位檔案信息化建設(shè)的管理,單位檔案信息化不是單位一個(gè)部門(mén)兩個(gè)部門(mén)的任務(wù),需要的是全單位各部門(mén)的努力,更需要大量人力、物力、財(cái)力的支持。因此,對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo),要從思想上要提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí),把單位檔案信息化當(dāng)作單位的重要工作來(lái)抓。還要把單位檔案信息化納入到單位的年度工作計(jì)劃中,在資金預(yù)算上給予支持。同時(shí)明確責(zé)任分工,層層簽訂責(zé)任狀,上下一心,形成齊抓共管的局面,為檔案信息化管理創(chuàng)造良好的氛圍。從而有效推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的進(jìn)程。

(二)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作的有效管理

一是成立專(zhuān)門(mén)的檔案信息化管理的組織機(jī)構(gòu),制定明確的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃,建立完善的管理制度,保證單位的檔案信息化建設(shè)有序發(fā)展。二是規(guī)范檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),合檔案信息化資源格式規(guī)范,檔案齊全。三是加強(qiáng)對(duì)檔案的管理,完善檔案交接手續(xù)制度,確保檔案不丟失,不泄密。四是加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的體系建設(shè),做到全網(wǎng)互聯(lián)互通,實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享,更好的方便民眾。

(三)加強(qiáng)檔案信息化工作人員的管理

只有多方采取有效措施,才能提高檔案信息化工作人員的素質(zhì)。檔案信息化管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作,它需要檔案管理人員,既要有相關(guān)的檔案管理的相關(guān)知識(shí),又要具有互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等綜合性的人才。只有提高檔案信息化管理人員的素質(zhì)與水平,才能提高檔案信息化管理的水平,因此,針對(duì)檔案信息化工作人員有針對(duì)性的進(jìn)行培訓(xùn),提高互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、電腦知識(shí)、檔案管理的技能,從而切實(shí)保障檔案信息化管理的有序進(jìn)行。加強(qiáng)檔案信息化技術(shù)人才的引進(jìn),通過(guò)人才引進(jìn),引導(dǎo)帶領(lǐng)檔案信息化工作人員按照檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)流程收集整理信息,充實(shí)檔案信息化人才管理隊(duì)伍,提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息管理的整體水平。

結(jié)語(yǔ)

總之,隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步,檔案信息化建設(shè)必將是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的最終結(jié)果,檔案信息化對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位信息化檔案管理,提高單位信息管理效率,更好的方便廣大民眾,服務(wù)于民,有著重要意義。因此,各機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極加強(qiáng)本單位的檔案信息化管理的建設(shè)力度,重視檔案信息化的管理和應(yīng)用,為單位的發(fā)展做好服務(wù)。

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