楊露頤

（黑龍江省冶金設(shè)計(jì)規(guī)劃院，黑龍江 哈爾濱 150010）

微信無論是信息量還是應(yīng)用形式都十分豐富，而且作為一種新興的社交媒體，在我們工作和生活中不斷滲透，由于其具有龐大的用戶群，因此成為檔案信息的一種新興模式。通過在檔案信息服務(wù)中應(yīng)用微信，能夠進(jìn)一步拉近檔案部門和用戶之間的距離，為用戶提供更為便捷的檔案信息資源，使檔案信息資源能夠更好的服務(wù)于社會(huì)公眾。

一、微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢

微信是目前應(yīng)用最為廣泛的通訊工具，其擁有龐大的用戶群體，而且信息格式十分豐富，傳播具有即時(shí)準(zhǔn)確的特點(diǎn)，能夠?yàn)橛脩臬@取信息帶來全新的體驗(yàn)。特別是智能手機(jī)的應(yīng)用及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及，將其作為微信應(yīng)用的終端設(shè)備，這也使人們在信息交流時(shí)對于微信更為依賴。對于檔案部門而言，其可以利用公眾平臺或是訂閱號來宣傳檔案資源，并為檔案用戶提供推送信息和在線咨詢服務(wù)，及時(shí)收集檔案用戶的反饋信息。微信公眾號申請和使用都是免費(fèi)的，利用微信來開展檔案信息服務(wù)，可以有效的節(jié)臺檔案平臺建設(shè)和維護(hù)的費(fèi)用。當(dāng)前人們越來越意識到檔案信息資源的重要性，檔案部門也積極建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，并加快推進(jìn)檔案信息資源的整合，但對于檔案利用方面投入力度并不大。檔案利用是評價(jià)檔案資源建設(shè)的重要標(biāo)準(zhǔn)，微信十分成熟和穩(wěn)定，將其作為檔案信息利用服務(wù)平臺，能夠?yàn)闄n案用戶提供更為便捷的檔案信息服務(wù)，有利于更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值。

二、檔案信息服務(wù)中應(yīng)用微信的策略

（一）應(yīng)用微信平臺創(chuàng)新服務(wù)意識

微信作為移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的新生事物，將其在檔案信息服務(wù)中進(jìn)行應(yīng)用，要求檔案部門要對微信技術(shù)有一個(gè)全新的認(rèn)知，并能夠不斷提升自身的服務(wù)意識，做到與時(shí)俱進(jìn)，充分的借助地網(wǎng)絡(luò)平臺和相關(guān)的軟件，從而為檔案用戶提供更有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。檔案部門要主動(dòng)開通微信公眾號，重視微信平臺的應(yīng)用，并以微信平臺作為窗口，對外樹立良好的社會(huì)形象，更好的拉近與檔案用戶之間的距離，吸引更多的檔案用戶，增強(qiáng)檔案部門的影響力。

（二）規(guī)范檔案信息的管理

檔案部門借助于微信開展檔案信息服務(wù)過程中，需要在實(shí)際工作中重視信息管理制度的完善，為用戶能夠準(zhǔn)確找到檔案微信公眾平臺提供更多的便利。利用微信公眾平臺發(fā)布信息時(shí)需要保證檔案信息的真實(shí)性、完整性和時(shí)效性，定期對微信公眾平臺的信息進(jìn)行更新，吸引更多的用戶關(guān)注。同時(shí)還要開展在線咨詢服務(wù)，為檔案用戶提供主動(dòng)的檔案信息服務(wù)，并能夠及時(shí)獲取到檔案用戶的反饋信息，積極改進(jìn)自身的服務(wù)模式，從而為用戶帶來更為優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。

（三）加強(qiáng)與用戶的交互，實(shí)施多元化信息服務(wù)

檔案部門借助于微信公眾平臺可以為用戶提供自助服務(wù)，并在線與用戶進(jìn)行交流，有效的提高了與用戶的互動(dòng)。而且在實(shí)際交流過程中，可以通過圖片、語音、視頻等與用戶進(jìn)行對話，表達(dá)更具感染力，而且用戶在獲取檔案信息服務(wù)過程中也不受地域和空間的限制。檔案部門還能夠利用微信分組功能來為檔案用戶提供信息推送服務(wù)，有效的激發(fā)用戶的興趣，使用戶獲得良好的交互體驗(yàn)。

（四）完善檔案信息資源共享機(jī)制

在利用微信開展檔案信息服務(wù)過程中，檔案部門可以通過群聊的方式來加強(qiáng)與用戶之間的交流和互動(dòng)，還可以建立用戶討論組來針對具體的主題進(jìn)行討論，實(shí)現(xiàn)信息的有效溝通。由于檔案部門在檔案信息發(fā)布和擴(kuò)散過程中占據(jù)主導(dǎo)地位，因此要檔案信息服務(wù)工作開展過程中可以積極引導(dǎo)用戶進(jìn)行檔案信息分享，這樣在不斷的分享和共享過程中會(huì)使檔案用戶不斷增加，越來越多的人成為檔案信息接收者。而且檔案部門借助于微信這一信息傳播渠道來向公眾進(jìn)行檔案信息征集，對民間檔案信息資源進(jìn)行開展，以此來不斷充實(shí)檔案信息數(shù)據(jù)庫，加快推動(dòng)檔案信息深層次的共享。

（五）改善檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)模式

首先，主動(dòng)服務(wù)。由于檔案信息服務(wù)自身較為繁瑣，通過應(yīng)用微信來開展檔案信息服務(wù)，要求檔案管理人員要投入大量的工作，不僅要做好檔案信息歸類工作，而且能夠?qū)n案信息及時(shí)和準(zhǔn)確傳送至微信平臺。而且在實(shí)際工作中還要及時(shí)發(fā)布檔案信息，將相關(guān)的檔案資訊定期向用戶發(fā)送，積極推廣檔案文化使用戶能夠?qū)n案文化有一個(gè)更深入的了解。

其次，生動(dòng)服務(wù)。檔案管理工作人員可以在制作檔案資訊的時(shí)候，添加一些圖片或者音頻使檔案更加的生動(dòng)化，這樣用戶在閱讀檔案的時(shí)候就不會(huì)覺得枯燥，從而產(chǎn)生對檔案的興趣。另外，檔案管理微信平臺也可以提供人工語音介紹服務(wù)，對于一些不喜歡看文字的用戶而言，是一個(gè)極大的福音，同時(shí)，這也為檔案微信平臺的發(fā)展提供了多樣化的程式，進(jìn)一步說，是為微信檔案用戶提供了較為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

最后，及時(shí)服務(wù)?；谟脩魧τ谒枰臋n案信息都想在第一時(shí)間獲取的心理，檔案微信服務(wù)平臺要保證服務(wù)的及時(shí)性，即能夠第一時(shí)間為用戶提供急需的資料，而且在為用戶提供檔案信息時(shí)，還可以考慮到人工服務(wù)或是自動(dòng)回復(fù)，這樣可以有效的節(jié)省用戶時(shí)間。微信檔案服務(wù)平臺可以針對用戶在使用檔案信息過程中可能遇到的問題進(jìn)行提前編輯，并對評論留言模塊進(jìn)行不斷完善，針對用戶的意見和建議要積極采納，積極回復(fù)用戶的評論和留言，以此來提高用戶的滿意度，也能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案微信服務(wù)平臺的不斷完善。

三、結(jié)束語

基于微信平臺強(qiáng)大的信息服務(wù)功能，將其與檔案信息服務(wù)相結(jié)合，可以全面促進(jìn)檔案信息服務(wù)水平的提升。因此檔案部門需要抓信機(jī)遇，積極對檔案服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，充分的借助于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，加大微信在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用力度，更好的發(fā)揮微信平臺的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案信息服務(wù)水平的提升中。