郭善寧 姜 輪

(煙臺(tái)工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 煙臺(tái) 264006)

一、電子信息化檔案管理的具體任務(wù)

電子信息化管理模式是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備儲(chǔ)存、查閱、管理電子文件的方式。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件具備直接可讀性，需要借助一定的設(shè)備才能使用，且極易受溫濕度和電磁干擾，但在處理效率、傳遞速度上卻是傳統(tǒng)檔案管理方式比不上的。電子文件在不受空間的限制下實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，與紙質(zhì)文件相比也減少了許多占用空間。電子信息化檔案管理內(nèi)容包括：①鑒定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放性，使得儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)上的信息具有一定的安全問題，在進(jìn)行檔案管理之前，要先鑒定電子檔案的安全性、生成條件、可存取性[1]。鑒定計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，檢查是否存在病毒威脅、信息內(nèi)容是否可讀。②收集信息。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、硬盤、U盤等為載體，收集并儲(chǔ)存檔案信息，然后將收集到的檔案信息形成數(shù)據(jù)庫。③整理信息。通過計(jì)算機(jī)將電子檔案進(jìn)行編號(hào)整理，使排序具有邏輯性，同時(shí)可以將編號(hào)制作目錄，以便于查閱使用。④統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能，不僅確保檔案信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)減輕工作人員的工作量，提升工作效率。⑤對(duì)各類檔案進(jìn)行編目。集中所有檔案工作者的力量，可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地編目，促進(jìn)行業(yè)交流的同時(shí)，確保編目的質(zhì)量和效率。⑥檔案信息保密。電子檔案有一個(gè)潛在的威脅——信息泄露，外來者的侵入會(huì)竊取或篡改數(shù)據(jù)信息。因此，要做好檔案的儲(chǔ)存和傳輸工作，增加其保密性和安全性。在保密工作中，工作人員一般設(shè)置使用者權(quán)限，或采用分級(jí)保存的方式[2]。⑦使用。通過軟件系統(tǒng)的檢索功能，查閱并使用電子檔案。

二、電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

(一)計(jì)算機(jī)的普及，為檔案的信息化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)

近幾年，互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展正在逐漸改變?nèi)藗兊纳罘绞?，在檔案管理方面，信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，是推動(dòng)各行各業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的載體，計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用也越來越廣泛，熟練操作計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為社會(huì)對(duì)人才的最基本要求。檔案管理工作人員通過快捷、生動(dòng)、精確的方式，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保管理工作的效率，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。

(二)管理方式的改革，對(duì)檔案工作管理水平的提升有重要影響

如何改變傳統(tǒng)落后的人工管理方式，提高檔案管理的水平，建立符合現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理方式，需檔案工作者積極探索。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷深化改革和信息技術(shù)的發(fā)展，將檔案管理與電子信息化有效結(jié)合，是檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)，是提高檔案管理水平的新方法。借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，通過使用信息技術(shù)和相關(guān)軟件系統(tǒng)，在電腦中整理檔案材料，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理，以便于進(jìn)行使用、統(tǒng)計(jì)、歸檔等服務(wù)工作，從而提高檔案管理效率[3]。

(三)服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案工作服務(wù)質(zhì)量的提高

信息化環(huán)境下，人們的生活節(jié)奏和生活水平發(fā)生了巨大改變，而改革檔案管理方式，實(shí)行信息化檔案管理工作最重要的目的就是方便人們使用，為人們提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。作為一種重要的信息資源，檔案對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展極為重要，人類是檔案信息普遍的利用者，也是最大的需求者[4]。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，不僅改變了人們的生活方式，提高了生活水平，同時(shí)，轉(zhuǎn)變了人們獲取信息的渠道，由紙質(zhì)書變成了電子書，在檔案管理方面也有巨大的改變，紙質(zhì)檔案在向電子檔案轉(zhuǎn)變，人工檔案管理方式變成了電子信息化檔案管理。推進(jìn)檔案管理信息化服務(wù)是提高檔案服務(wù)質(zhì)量，增加檔案使用率的必然要求。通過服務(wù)領(lǐng)域的拓展、服務(wù)觀念的更新，檔案管理工作為人民提供了更加高效的檔案信息資源。

三、電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

(一)增強(qiáng)檔案管理工作的準(zhǔn)確性

檔案管理是企業(yè)長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵，對(duì)各行各業(yè)都有十分重要的作用。以企業(yè)檔案為例，檔案類型除基礎(chǔ)人事檔案之外，還有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等，檔案信息復(fù)雜，數(shù)據(jù)量龐大[6]。因此，企業(yè)需對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，增強(qiáng)檔案管理工作的準(zhǔn)確性，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。電子信息技術(shù)以計(jì)算機(jī)作為信息管理載體，以數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為管理手段。在查閱信息時(shí)，與傳統(tǒng)翻閱查找相比，計(jì)算機(jī)的檢索功能更加準(zhǔn)確迅速；在信息的精確性和保密性方面，與人工操作相比，計(jì)算機(jī)技術(shù)更加精準(zhǔn)、安全。

(二)構(gòu)建檔案管理工作的流程體系

在檔案管理工作中，電子信息化管理模式不需要人為操控，是一種自動(dòng)化管理模式。與傳統(tǒng)人工檔案管理相比，電子信息化檔案管理工作具有資源共享的特點(diǎn)，各部門能有效利用檔案信息，同時(shí)，電子信息化管理模式規(guī)范了檔案管理流程，使管理工作條理清晰，流程明了[5]。

在使用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理前，需設(shè)定好相應(yīng)的程序，然后根據(jù)實(shí)際情況，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，完美融合信息共享和信息儲(chǔ)存功能。

(三)提高檔案管理工作的效率

利用電子信息化管理模式進(jìn)行檔案管理時(shí)需要用到計(jì)算機(jī)工具，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、U盤、硬盤等能對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存、應(yīng)用和管理。網(wǎng)絡(luò)化儲(chǔ)存方式使信息儲(chǔ)存具有環(huán)保、快速、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，能有效減少紙質(zhì)檔案占有的空間和資源。此外，在電子化信息檔案管理工作過程中，工作人員只需操控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，避免人力物力的損耗，使工作人員能騰出時(shí)間做其他工作，提高工作效率，使工作變得簡(jiǎn)潔快速。

(四)保證檔案管理工作的時(shí)效性

傳統(tǒng)檔案管理工作具有耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、信息不精確、工作量巨大的缺點(diǎn)，是困擾企業(yè)和工作人員的一大問題，而通過電子信息技術(shù)分類管理檔案，使其具有時(shí)效性，在保證工作質(zhì)量的同時(shí)，又能提高工作速度，同時(shí)對(duì)提高檔案管理效率有極大的作用，是科技發(fā)展下的一個(gè)優(yōu)秀的，有效的產(chǎn)物。

四、總結(jié)語

隨著科技技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化已經(jīng)成為了必然。信息技術(shù)使傳統(tǒng)檔案管理向信息化管理方式邁進(jìn)。信息化環(huán)境下，計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，為檔案的信息化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)；將檔案管理與電子信息化有效結(jié)合，是檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)，是提高檔案管理水平的新方法；服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作為人民提供了更加高效的檔案信息資源，增加了檔案使用率。在信息化檔案管理中，工作人員利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，避免人力物力的損耗，提高工作效率，保證檔案管理工作的時(shí)效性。此外，加強(qiáng)對(duì)檔案的監(jiān)督，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性，對(duì)檔案管理工作的至關(guān)重要。