高爽 天津市海岸鹽堿地生態(tài)綠化工程有限公司

一、前言

行政管理是保證企業(yè)平穩(wěn)正常發(fā)展的重要元素，雖然大多數(shù)人對企業(yè)行政管理的定義和內(nèi)涵比較陌生，但是，結(jié)合實際來看，每個人的工作都是在行政管理的統(tǒng)籌之中。企業(yè)脫離了健康的行政管理，單純依靠一線部門、財務部門等等，是很難正常運轉(zhuǎn)的，行政管理出現(xiàn)失誤和漏洞，同樣會關乎一個企業(yè)的生死存亡。企業(yè)行政管理是包含總經(jīng)理、部門經(jīng)理等在內(nèi)的領導團隊，它既需要上下級配合，實現(xiàn)縱向管理，又根據(jù)企業(yè)具體情況區(qū)分為多個功能領域，共同組成企業(yè)這個整體。企業(yè)的行政管理層人員不僅需要具備扎實的一線運營技能，又需要具有足夠的領導力、決策力，他們少數(shù)人的能力與決策往往會影響企業(yè)每個員工的具體工作狀態(tài)與切身利益，同時也能夠在整個市場實現(xiàn)對企業(yè)以及對行業(yè)的引領。

二、企業(yè)行政管理現(xiàn)狀

（一）責任不明，人力成本偏高

行政管理層面的人事安排在整個企業(yè)管理中占據(jù)比較重要的作用，很多大型企業(yè)的組織架構都是相對穩(wěn)定的，因為其公司運轉(zhuǎn)已經(jīng)基本成型，上下級關系以及每部門、職位對應的工作職責也比較清晰，同時，這些成熟企業(yè)的行政管理層人才選拔也會更加慎重，選拔途徑以及考量方法也更為全面。責任不明、人力成本偏高此類問題往往出現(xiàn)在一些正在成長或者轉(zhuǎn)型的企業(yè)中，它們的部門功能劃分尚不明確，一些部門和員工會面臨權責不清晰，甚至相互扯皮的問題，重復勞動的情況也頻繁發(fā)生。此類糾紛不僅不能保證人們的工作任務順利完成，還會為企業(yè)內(nèi)部員工人際關系和人員配置埋下隱患。長期下去，人力成本居高不下，勞動生產(chǎn)率偏低，團隊意識渙散，企業(yè)必然不能夠順利實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。在“人才戰(zhàn)”打的火熱的今天，企業(yè)應當再次重視人員管理，合理的、并且超前的考慮行政管理人才結(jié)構，在工作硬件、軟件以及心理層面進行科學的配置，用更加明確的權責制度去優(yōu)化員工以及行政管理人員的體驗，從而實現(xiàn)優(yōu)化人力結(jié)構，降低人力成本的目的。

（二）傳統(tǒng)行政管理缺乏專業(yè)性

行政管理在很多人意識里就是辦公室的文職工作，這種認識是非常狹隘和淺薄的。不管公司規(guī)模大小，行政管理都是這個企業(yè)的“中樞神經(jīng)”，只不過其具體的表現(xiàn)形式與工作內(nèi)容根據(jù)企業(yè)各異的實際情況而產(chǎn)生區(qū)別而已。目前，很多企業(yè)的領導和員工仍然會把行政管理誤認為只包括公司規(guī)章制度的制定與執(zhí)行、后勤辦公用品管理，或者是將其和人力資源管理、財務出納等等混為一談。因此，由此導致的行政管理人員缺乏專業(yè)性，責任不明確等問題，以及一線員工對行政管理人員的誤解就尤為嚴重。很多行政管理層員工都是從一線員工做起的，他們可能在專業(yè)實操領域技能過人，但是在作為管理層人員時卻感到比較迷茫，難以認清自身定位，不能良好的行使其組織、領導以及決策的能力。想要在企業(yè)管理模式升級轉(zhuǎn)型的大潮中獲得理想的效果，行政管理層人員的自身轉(zhuǎn)變尤為重要，他們在企業(yè)中扮演的多重角色要求他們能夠更加清晰的認識到專業(yè)性的重要意義。

（三）企業(yè)數(shù)據(jù)量大，管理力不從心

對于企業(yè)而言，數(shù)據(jù)管理問題在近幾年逐漸凸顯，一方面，在現(xiàn)今信息技術的支持下，企業(yè)的經(jīng)營管理仿佛是一個巨大的數(shù)據(jù)中轉(zhuǎn)和處理的場所，客戶信息、員工信息、行業(yè)市場數(shù)據(jù)等等都是企業(yè)需要進行管理與應用的。數(shù)據(jù)的收集、整理與計算能夠幫助企業(yè)直觀地感受到企業(yè)經(jīng)營利潤增減以及變化趨勢，進而對領導者的決策產(chǎn)生參考意義。能夠準確把握行業(yè)發(fā)展風向、搶占市場先機的人往往是數(shù)據(jù)分析全面準確的企業(yè)，由此可見，誰更快掌握了一手數(shù)據(jù)，誰掌握的數(shù)據(jù)更加準確和權威在行業(yè)中越具有話語權。然而，現(xiàn)如今大多數(shù)企業(yè)都面臨著一個比較尷尬的問題，就是數(shù)據(jù)管理問題。早期數(shù)據(jù)管理比較簡易，多是人工計算和保管，很難與現(xiàn)階段數(shù)字化的管理方式成功并軌，數(shù)據(jù)管理工作人員缺乏經(jīng)驗、專業(yè)技能不強，在一些中小型企業(yè)，數(shù)據(jù)信息收集能力不強，數(shù)據(jù)分析比較狹隘和片面。要知道，未來社會經(jīng)濟發(fā)展仍然離不開數(shù)據(jù)的管理與應用，其作用比重還將進一步擴大，因此，優(yōu)化數(shù)據(jù)的管理與分析能力是企業(yè)管理以及行政管理的重中之重。

三、企業(yè)行政管理模式創(chuàng)新途徑

（一）明確權責，優(yōu)化人力結(jié)構

明確的權責制度不僅能夠讓員工能夠清楚了解自己的工作職責，還能夠企業(yè)管理中為各個部門和每位員工提供準繩和標尺，避免人們因為權責不清扯皮或者引起爭端，其公開透明的屬性是企業(yè)行政管理模式中所必需的。明確權責可以從橫向和縱向兩個維度采取措施。一方面，從每個部門的功能劃分入手，在已有的權責劃分現(xiàn)狀基礎上，針對長期含糊不清的工作進行明確拆分，或者為區(qū)分權責劃分標準，例如時間節(jié)點、區(qū)域、資金流向等等都能成為日后工作中劃分彼此責任權利的關鍵要素。另一方面，在同一部門，每個員工的功能權限也需要進行進一步的細化，其崗位職責 、任職資格、以及直線上下級都應該得到確定，有異議的案例應該得到具體分析，長期存在的員工之間的矛盾也應該得到充分調(diào)查，以便部門領導能夠確定員工是否需要轉(zhuǎn)崗，或者對其崗位職責進行增減。此外，人力結(jié)構的調(diào)整應該是動態(tài)的、與時俱進的，企業(yè)行政管理層的員工應該做到善于觀察和發(fā)現(xiàn)，以便及時對人力配置進行優(yōu)化。

（二）加強行政管理培訓，引入新思路、新方法

在新時期下，學習培訓是每個企業(yè)都更加重視的問題，不論是行業(yè)發(fā)展態(tài)勢，還是企業(yè)經(jīng)營管理現(xiàn)狀都在提醒著人們，積極主動的去學習、去直面挑戰(zhàn)才是在當下激烈競爭中去的主動權的有效途徑。大型企業(yè)一般在行政管理層員工培訓方面都具備相對成熟的體系，針對不同領域、不同層級的員工，公司都有相對應的課程。在此基礎上，公司還應該將培訓課堂進行拓展，比如鼓勵和組織員工參加企業(yè)間的研討會、行業(yè)博覽會等等，不僅能在能力和技能層面優(yōu)化行政管理團隊，還能夠讓他們看到自身與其他公司的差距、取長補短，了解到最前端的管理與經(jīng)營策略，幫助其形成全局觀念，促成企業(yè)管理的創(chuàng)新。一些中小型企業(yè)可能在資金和硬件上并不如大企業(yè)那么完備，但是，他們也可以利用信息網(wǎng)絡和共享平臺定期對企業(yè)行政管理人員進行集中培訓，通過網(wǎng)絡課程的科普性來拓寬員工的眼界，幫助其更加深入和科學的對當前面臨的管理問題、經(jīng)營問題進行探討，進而實現(xiàn)行政管理人員業(yè)務水平的提升。

（三）借助信息技術，實現(xiàn)科學化管理

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，與之關系密切的信息收集平臺、數(shù)據(jù)演示軟件等等也應運而生，企業(yè)行政管理工作可以大膽的去嘗試利用這些信息工具，來簡化自己的工作。比如對每個行政管理人員、或者行政管理模塊建立電子檔案，將其年度考核分數(shù)、勞動生產(chǎn)率、人員架構、投入產(chǎn)出比等等量化指標納入檔案，每次需要對企業(yè)行政管理進行評估時能夠方便的對歷史數(shù)據(jù)進行比較，同時還能夠?qū)⒖己诉^程變得公平公開，避免出現(xiàn)一些人為因素對企業(yè)常規(guī)管理產(chǎn)生干擾。另外，在對員工行為的管理上，人們也可以利用數(shù)據(jù)演示軟件實現(xiàn)公開透明管理的目的。員工的獎懲記錄、規(guī)范操作流程是否達標，是否受到投訴等等也能利用電子數(shù)據(jù)進行記錄和展示，特別是現(xiàn)階段一些優(yōu)秀的可視化數(shù)據(jù)演示兼具準確性和趣味性，能夠讓人們產(chǎn)生耳目一新的感覺，更適合年輕化企業(yè)的日常管理。作為企業(yè)領導者，行政管理形式的創(chuàng)新可以借助現(xiàn)有的信息化工具得以實現(xiàn)，積極的嘗試和探索新事物，并將其和企業(yè)自身經(jīng)營有機結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)“1+1＞2”的效果。

四、總結(jié)

企業(yè)行政管理改革創(chuàng)新的動力一方面來自于信息技術的飛速發(fā)展，另一方面也來自于企業(yè)實現(xiàn)集約型管理的強烈訴求。高效的行政管理模式不僅能保證企業(yè)決策的及時性、前瞻性，也能幫助企業(yè)上下形成良好的工作風氣與習慣，實現(xiàn)全員化的高效。企業(yè)管理科學性和創(chuàng)新性，不僅會提升其員工隊伍的幸福感和凝聚力，還將直接優(yōu)化企業(yè)在市場與行業(yè)中的品牌形象，成為企業(yè)的第二張名片。行政管理作為企業(yè)管理體系的中樞神經(jīng)，在實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有序、高效管理的同時，還將會在其長久的生存和發(fā)展中起到重要的引領作用，進而開啟企業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)。