萬文方

0 前言

自古欠賬還錢，天經(jīng)地義！但現(xiàn)實的社會中，總有欠款不還之人。若被欠錢已成既定事實，能做的也就只有催款了。一般而言，非訴催收手段主要包括電話、信函、上門三種，信函催收是非常重要的非訴催收手段，在實踐中被信貸機構(gòu)廣泛采用，但很多客戶對如何起草催款函，何時發(fā)送催款函，催款函在起草過程中的要點等存在一些認識上的誤區(qū)。

1 信函催收概述

信函催收是指債權(quán)人以發(fā)送信函的方式向債務(wù)人主張權(quán)利并要求債務(wù)人償還債務(wù)。信函大體上可分為到期前的還款提醒函、逾期催收函、律師函、短信、微信、電子郵件等幾種。發(fā)函的作用：其一是主張權(quán)利，促進問題和解；其二是取得證據(jù)，函件是訴訟的重要證據(jù)，發(fā)出的函件即成為某事項已經(jīng)經(jīng)過告知的證據(jù)，尤其是律師函，由于其代表律師已經(jīng)對事實進行了審查，故在訴訟中往往具備更強的證明力；其三也是比較重要的一點，就是中斷訴訟時效。

《民法總則》第一百八十八條規(guī)定：“向人民法院請求保護民事權(quán)利的訴訟時效期間為三年。法律另有規(guī)定的，依照其規(guī)定?！薄睹穹倓t》第一百九十五條規(guī)定，“有下列情形之一的，訴訟時效中斷……（一）權(quán)利人向義務(wù)人提出履行請求；……”有效的發(fā)函能夠中斷訴訟時效，使訴訟時效重新計算。

2 以案說法

【廣東恒諾通用電氣有限公司與廣州市環(huán)博展覽有限公司買賣合同糾紛 2016 粵 01 民終 8725 號】

2008 年 1 月 22 日，恒諾公司、環(huán)博公司簽訂琶洲國際采購中心展位箱買賣合同書（穗環(huán)博合字[2008]4號），約定恒諾公司為琶洲國際采購中心項目展位出線箱向環(huán)博公司提供貨物和服務(wù)。2008 年 3 月 17 日，恒諾公司、環(huán)博公司簽訂琶洲國際采購中心展位箱蓋板底框買賣合同書（穗環(huán)博合字[2008]4 號補），合同對價款、履行方式時間、付款及違約責(zé)任等雙方權(quán)利義務(wù)進行了明確約定。

2009 年 9 月 10 日，恒諾公司向環(huán)博公司出具 2 份聯(lián)系函。要求環(huán)博公司審核并盡快支付貨款。環(huán)博公司于 2009 年 9 月 18 日分別在恒諾公司的上述 2 份聯(lián)系函上蓋章確認。2015 年 11 月 9 日，恒諾公司以環(huán)博公司拖欠 645144 元貨款為由，向法院提起訴訟。一審訴中，恒諾公司提交了買賣合同書（穗環(huán)博合字[2008]4 號）、供應(yīng)合同（穗環(huán)博合字[2008]4 號補）擬證實雙方存在買賣合同關(guān)系；聯(lián)系函，擬證實恒諾公司已完全履行 2 份合同約定的貨物供應(yīng)義務(wù)；中國銀行支票，擬證實恒諾公司 2012 年 11 月 8 日收到 10萬元貨款支票 1 張；催款函，擬證實恒諾公司向環(huán)博公司催款事實。環(huán)博公司質(zhì)證銀行支票的出票人是廣州國際采購中心有限公司，不是合同約定的支付單位，對該證據(jù)的三性不予確認；我方從來沒有收到過該催款函；恒諾公司催款函顯示的落款單位系佛山市南海恒諾通用電氣有限公司，落款時間為 2013 年 11 月 8 日，但根據(jù)法庭查明的事實，恒諾公司在 2012 年 11 月 29 日已變更為現(xiàn)在的名稱，恒諾公司在變更單位名稱后沒有告知我方，仍使用舊單位名稱向我方追討貨款，極不符合常理和商業(yè)習(xí)慣；且該催款函并沒有我方蓋章確認，簽收人的簽名也無法辨識，故我方對催款函的合法性、真實性、關(guān)聯(lián)性不予確認。并主張恒諾公司向環(huán)博公司主張權(quán)利已超過訴訟時效期間，其已喪失勝訴權(quán)。

一、二審法院均認為恒諾公司主張權(quán)利的期限為2009 年 10 月 15 日至 2011 年 10 月 14 日。2011 年 8 月11 日環(huán)博公司簽收恒諾公司開具的發(fā)票，僅能反映雙方之間交接發(fā)票的事實，并不能證實恒諾公司以發(fā)票的形式向環(huán)博公司催款，也無證據(jù)證實環(huán)博公司收取發(fā)票后即時支付了相應(yīng)款項，因此該事實并不構(gòu)成訴訟時效中斷的法定事由，在上述情況下，恒諾公司于 2013 年11 月 14 日向環(huán)博公司送交催款函已超過法定的訴訟時效期間，即便環(huán)博公司員工朱某簽收了函件，但從其注明“收到”的內(nèi)容反映，其僅是收取函件而未作出重新確認債務(wù)的意思表示，故本案訴訟時效期間不發(fā)生重新起算的情形，據(jù)此，恒諾公司于 2015 年 11 月 6 日提起訴訟，顯然已超出了兩年訴訟時效期間。本案恒諾公司一審、二審最終以敗訴告終。

3 發(fā)函的正確方法

發(fā)函也是有技術(shù)含量的！實踐中常常發(fā)生明明權(quán)利人已經(jīng)發(fā)送過函件，但是法院并不認可權(quán)利人在訴訟期間主張過權(quán)利，從而導(dǎo)致案件因超過訴訟時效而敗訴。原因就是沒有掌握發(fā)函的正確姿勢。

1. 逾期催款函應(yīng)當(dāng)在訴訟時效有效期內(nèi)送達。逾期催款函應(yīng)當(dāng)采用書面形式，書面形式便于留存證據(jù)。

2. 逾期催款函應(yīng)當(dāng)以適當(dāng)方式送達。建議首要選中國郵政 EMS，法庭認可郵政投遞信息真實、合法性高于其他快遞公司。根據(jù)《關(guān)于審理民事案件適用訴訟時效制度若干問題的規(guī)定》中的規(guī)定，如果直接送達，借款人為法人或者其他組織的，簽收人可以是其法定代表人、主要負責(zé)人、負責(zé)收發(fā)信件的部門或者被授權(quán)主體；借款人為自然人的，簽收人可以是自然人本人、同住的具有完全行為能力的親屬或者被授權(quán)主體。一般應(yīng)堅持讓其本人簽收為主，實踐中門衛(wèi)、收發(fā)室、財務(wù)室、鄰居、未成年子女簽收普遍存在，容易發(fā)生爭議。

3. 對于下落不明的債務(wù)人，債權(quán)人在國家級或者下落不明的當(dāng)事人一方住所地的省級有影響的媒體上刊登具有主張權(quán)利內(nèi)容的公告，可以起到訴訟時效中斷的效果，這也屬于信函催收。

4. 借款合同有第三方擔(dān)保的，必須注意向擔(dān)保方催收。從審慎角度分析，如果借款人是分期還款，債權(quán)人應(yīng)當(dāng)盡量做到每筆到期債務(wù)到期前都進行催收。

5. 逾期催款函的接收人盡量具體到某一具體職位的某一人員。如果覺得有必要，可以給不同的人發(fā)送多封。逾期催款函中要寫明發(fā)送方的名稱或姓名，并留下具體的聯(lián)系方式，聯(lián)系方式上要寫明聯(lián)系人的職位與職權(quán)、回電號碼，以便對方和我們聯(lián)系。

6. 催款函的語言要確切、簡明、直接，一定要說明貸款的來龍去脈。要求支付的金額要寫在催款通知的突出位置。措辭應(yīng)當(dāng)堅定，信函結(jié)束處一定要給對方確定的付款或回復(fù)信函的具體日期，最后告訴對方未履行付款會有什么后果。

7. 關(guān)于回執(zhí)的問題，在回執(zhí)上中對催款函內(nèi)容進行一定重復(fù)，最好讓對方在回執(zhí)上簽字蓋章并在催款通知復(fù)印件上讓客戶簽字和蓋章，將送達回執(zhí)及催款通知復(fù)印件合在一起讓客戶加蓋騎縫章或騎縫簽字或摁手印。

4 總結(jié)

催款函的力度應(yīng)依次遞進，逐漸加大對債務(wù)人的壓力，在催收的過程中，催款函是我們單方的行為，對方不見得一定會回應(yīng)，應(yīng)結(jié)合其他的催收方式一并使用，這樣效果會更好一些。重要的文件建議選擇 EMS，要在下單的時候在備注寫好寄件人、收件人、地址信息、文件信息，收集好回單，以滿足送達證據(jù)需要！